Số hóa quy trình là gì? Hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp

Thời đại số đang đặt ra những thách thức mới, đòi hỏi doanh nghiệp phải thay đổi cơ cấu tổ chức để thích ứng và phát triển. Việc chuyển đổi này không hề dễ dàng, đòi hỏi người lãnh đạo phải có tầm nhìn chiến lược và những giải pháp thông minh. Trong đó, số hóa quy trình được xem là chìa khóa then chốt, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động, nâng cao hiệu quả và định hướng tương lai.

Cùng DACO tìm hiểu sâu hơn về chủ đề này trong bài viết dưới đây.

Số hóa quy trình Digitalization là gì?

Số hóa quy trình (Digitalization) về cơ bản là việc ứng dụng công nghệ số để cải tiến và tối ưu hóa các quy trình vận hành trong doanh nghiệp. Thay vì dựa trên các phương thức thủ công truyền thống, doanh nghiệp sẽ sử dụng dữ liệu và tài liệu ở dạng kỹ thuật số để quản lý và thực hiện công việc.

Ví dụ, thay vì lưu trữ tài liệu giấy, doanh nghiệp có thể số hóa chúng và lưu trữ trên nền tảng đám mây. Điều này cho phép nhân viên dễ dàng truy cập, tìm kiếm và chia sẻ thông tin, từ đó đẩy nhanh tiến độ công việc và nâng cao hiệu suất.

Có thể thấy, số hóa dữ liệu (Digitization) là bước đầu tiên và cũng là nền tảng quan trọng để tiến tới số hóa quy trình (Digitalization). Khi dữ liệu đã được số hóa, doanh nghiệp mới có thể tận dụng chúng để xây dựng các quy trình làm việc tự động, hiệu quả và linh hoạt hơn. Đây cũng là bước đệm quan trọng để doanh nghiệp tiến tới chuyển đổi số toàn diện.

>>>Tìm hiểu ngay: Số hóa dữ liệu là gì? Hướng dẫn triển khai chi tiết A-Z

5 Bước số hóa quy trình trong doanh nghiệp

Hiểu được bản chất của số hóa quy trình là gì là bước đầu tiên để doanh nghiệp triển khai thành công quy trình này. Dưới đây là 5 bước cơ bản doanh nghiệp có thể tham khảo:

Bước 1: Phân tích thực trạng doanh nghiệp

Đây là bước nền tảng, giúp doanh nghiệp xác định rõ điểm xuất phát và những điều kiện cần thiết để triển khai số hóa. Cụ thể, doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng các yếu tố sau:

• Cơ sở hạ tầng công nghệ: Đánh giá hệ thống máy tính, mạng internet, phần mềm hiện có… để xác định khả năng đáp ứng yêu cầu của việc số hóa.
• Năng lực nhân sự: Xác định trình độ kỹ thuật, khả năng thích ứng với công nghệ của nhân viên. Đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng nếu cần thiết.
• Quy trình hiện tại: Liệt kê, phân tích tất cả quy trình đang vận hành trong doanh nghiệp, bao gồm cả quy trình thủ công và quy trình đã được số hóa một phần.
• Dữ liệu hiện có: Kiểm tra hình thức lưu trữ dữ liệu (giấy tờ, file điện tử…), mức độ sẵn sàng để chuyển đổi sang dạng số. Ví dụ, nếu doanh nghiệp vẫn đang sử dụng hoàn toàn tài liệu giấy, cần tiến hành số hóa thông tin (Digitization) trước khi chuyển sang các bước tiếp theo.

Bước 2: Phân tích, đánh giá quy trình đang vận hành

Sau khi đã phân tích tổng quan về thực trạng doanh nghiệp, bước tiếp theo là phân tích chi tiết từng quy trình nghiệp vụ hiện có. Cần xác định rõ những điểm mạnh, điểm yếu, nút thắt cổ chai, cũng như những khía cạnh có thể cải thiện thông qua số hóa.

Các công ty cung cấp giải pháp số hóa thường sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp trong bước này, đưa ra những phân tích chuyên sâu và tư vấn để xây dựng quy trình số tối ưu, đáp ứng tốt nhất nhu cầu vận hành và mục tiêu phát triển.

Bước 3: Xây dựng lộ trình số hóa

Đây là một quá trình chuyển đổi mang tính chiến lược, đòi hỏi sự đầu tư thời gian, nguồn lực và sự phối hợp đồng bộ giữa các phòng ban. Do đó, việc xây dựng một lộ trình số hóa rõ ràng, chi tiết là vô cùng quan trọng. Lộ trình này cần xác định rõ các giai đoạn triển khai, mục tiêu cụ thể cho từng giai đoạn, các nguồn lực cần thiết, thời gian hoàn thành và các chỉ số đánh giá hiệu quả.

Một lộ trình bài bản sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt tiến độ, đảm bảo việc số hóa diễn ra thuận lợi, hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Bước 4: Giám sát

Để quá trình số hóa đạt hiệu quả tối ưu, việc giám sát chặt chẽ đóng vai trò then chốt. Doanh nghiệp cần chủ động theo dõi sát sao các chỉ số hiệu suất chính (KPI), từ đó nhanh chóng phát hiện những vấn đề phát sinh và điều chỉnh kịp thời, đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng lộ trình và đạt được mục tiêu đề ra.

>>>Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng bộ KPI hiệu quả

Việc áp dụng một quy trình không phù hợp với thực tế hoạt động và văn hóa doanh nghiệp có thể dẫn đến lãng phí nguồn lực và gây ra những khó khăn trong vận hành.

Bước 5: Vận hành và cải tiến

Sau khi hoàn tất việc triển khai, doanh nghiệp cần đưa quy trình số vào vận hành thực tế và liên tục theo dõi, đánh giá hiệu quả.

Dựa trên kết quả thu được, doanh nghiệp có thể điều chỉnh, tinh chỉnh và cải tiến quy trình để tối ưu hóa hiệu suất hoạt động. Việc thu thập phản hồi từ người dùng, phân tích dữ liệu và áp dụng các công nghệ mới sẽ giúp quy trình số ngày càng hoàn thiện, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của doanh nghiệp trong bối cảnh kinh doanh không ngừng biến đổi.

Lợi ích của việc số hóa quy trình là gì?

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, việc số hóa trong quy trình làm việc đang trở thành yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa lợi nhuận. Các tổ chức thường đánh giá hiệu quả của việc số hóa dựa trên các tiêu chí tương tự như cách đánh giá lợi nhuận đầu tư (ROI) của các dự án thông thường.

Mặc dù kết quả đạt được có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô và ngành nghề, nhưng nhìn chung, quá trình này mang lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp. Cụ thể, có thể kể đến 6 lợi ích chính sau đây:

Tối ưu hóa hiệu suất làm việc

Số hóa cho phép tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, giải phóng sức lao động cho những công việc mang lại giá trị cao hơn. Nhờ đó, quy trình vận hành trở nên tinh gọn, thời gian xử lý công việc được rút ngắn, năng suất lao động được cải thiện đáng kể.

Giảm chi phí hoạt động

Số hóa giúp loại bỏ các quy trình thủ công tốn kém, giảm thiểu sai sót và lãng phí. Nghiên cứu của McKinsey cho thấy, quy trình làm việc được số hóa có thể tiết kiệm đến 90% chi phí hoạt động.

Báo cáo của Deloitte cũng chỉ ra rằng, hơn 40% doanh nghiệp đã ghi nhận hiệu quả vượt kỳ vọng sau khi quy trình được số hóa.

Duy trì chất lượng sản phẩm ổn định

Số hóa quy trình giúp tiêu chuẩn hóa các hoạt động, đảm bảo sự đồng nhất và chính xác trong mọi khâu. Kết quả là, chất lượng sản phẩm và dịch vụ được duy trì ổn định, nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Tăng tính minh bạch

Việc sử dụng công nghệ số để quản lý và giám sát quy trình giúp mọi hoạt động trở nên minh bạch, dễ dàng theo dõi và kiểm soát. Điều này không chỉ gia tăng sự tin tưởng giữa các cấp trong doanh nghiệp mà còn nâng cao uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng và đối tác.

Tối ưu hóa sự linh hoạt trong vận hành

Doanh nghiệp số hóa có khả năng thích ứng nhanh chóng với những thay đổi của thị trường. Việc điều chỉnh, cập nhật quy trình cũng trở nên dễ dàng hơn nhờ sự hỗ trợ của công nghệ.

Đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác

Số hóa cung cấp cho ban lãnh đạo những thông tin chính xác, đầy đủ và kịp thời để đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả. Dữ liệu được thu thập và phân tích một cách hệ thống sẽ là cơ sở vững chắc cho các chiến lược phát triển của doanh nghiệp.

Những lầm tưởng của doanh nghiệp về số hóa quy trình là gì?

Trong quá trình tìm hiểu và tiếp cận với số hóa trong quy trình làm việc, nhiều doanh nghiệp thường mắc phải những lầm tưởng, cản trở quá trình chuyển đổi và khiến họ bỏ lỡ những lợi ích to lớn mà số hóa mang lại. Vậy, những lầm tưởng phổ biến đó là gì?

Hiểu lầm số 1: Quy trình được số hóa đã là thành công

Mặc dù đây đang là xu hướng tất yếu, nhiều doanh nghiệp vẫn còn hiểu lầm về bản chất và vai trò của nó trong hoạt động kinh doanh. Một trong những lầm tưởng phổ biến nhất là quan niệm rằng chỉ cần áp dụng công nghệ, đưa mọi quy trình lên nền tảng số là doanh nghiệp sẽ tự động đạt được thành công.

Thực tế, đây chỉ là một bước đệm trong quá trình chuyển đổi số tổng thể của doanh nghiệp. Bản chất của số hóa là tối ưu hóa quy trình vận hành, cải thiện hiệu suất làm việc thông qua việc ứng dụng công nghệ. Việc số hóa nếu không được triển khai một cách chiến lược, bài bản, phù hợp với mục tiêu và định hướng phát triển của doanh nghiệp sẽ không mang lại hiệu quả như mong đợi.

Hiểu lầm số 2: Chỉ có các doanh nghiệp, tập đoàn lớn mới cần số hóa quy trình

Nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa cho rằng đây là điều chỉ dành cho các tập đoàn lớn với nguồn lực dồi dào. Tuy nhiên, thực tế, bất kỳ doanh nghiệp nào, dù quy mô lớn hay nhỏ, đều có thể hưởng lợi từ việc số hóa quy trình.

Như đã đề cập, quy trình được số hóa giúp doanh nghiệp tăng tốc phát triển, nâng cao hiệu quả hoạt động và khả năng thích ứng với thị trường. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, thường có nguồn lực hạn chế và dễ bị ảnh hưởng bởi các biến động của thị trường.

Với sự phát triển của công nghệ, việc triển khai số hóa quy trình ngày càng trở nên dễ dàng và tiết kiệm chi phí hơn. Nhiều giải pháp số hóa được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa, với chi phí hợp lý và tính năng linh hoạt, đáp ứng nhu cầu đa dạng.

Do đó, không nên chờ đợi đến khi quy mô lớn mạnh mới nghĩ đến số hóa. Các doanh nghiệp nhỏ và vừa cần chủ động nắm bắt cơ hội, ứng dụng công nghệ để tối ưu hóa hoạt động, nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.

Hiểu lầm số 3: Triển khai số hóa quá vội vã

Trong quá trình chuyển đổi số, nhiều doanh nghiệp vội vã áp dụng công nghệ mà chưa có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Đây là một sai lầm nghiêm trọng có thể dẫn đến lãng phí nguồn lực và không đạt được hiệu quả như mong đợi.

Điều này cần được thực hiện một cách có kế hoạch, bắt đầu từ việc xây dựng nền tảng vững chắc về dữ liệu. Nếu chưa số hóa thông tin, dữ liệu, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc triển khai các giải pháp công nghệ, dễ bị lạc hướng và tiêu tốn nhiều chi phí mà không mang lại kết quả như ý.

Bên cạnh đó, việc trang bị kiến thức và kỹ năng cho nhân viên cũng là một yếu tố quan trọng. Nhân sự cần được đào tạo bài bản để có thể sử dụng thành thạo các công cụ số, thích ứng với phương thức làm việc mới.

Tóm lại, đây là một xu hướng tất yếu, nhưng không phải là một cuộc chạy đua. Doanh nghiệp cần có một chiến lược rõ ràng, lộ trình triển khai phù hợp, tránh nóng vội, đốt cháy giai đoạn để quá trình số hóa diễn ra thuận lợi, hiệu quả và bền vững.

Lời kết

Số hóa quy trình là một chặng đường dài, đòi hỏi sự đầu tư nghiêm túc và nỗ lực không ngừng từ phía doanh nghiệp. Bằng việc lựa chọn giải pháp phù hợp, áp dụng đúng phương pháp và không ngừng cải tiến, doanh nghiệp sẽ từng bước chinh phục thành công con đường chuyển đổi số, tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và nâng cao năng lực cạnh tranh trong thời đại công nghệ số.

Hãy liên hệ với DACO ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết về giải pháp số hóa phù hợp với doanh nghiệp của bạn!

>>>Có thể bạn muốn biết:

• Số hóa là gì? Phân biệt số hóa và chuyển đổi số
• Số hóa tài liệu là gì? Lợi ích & Quy trình thực hiện Chi tiết