Số hóa dữ liệu là gì? Hướng dẫn triển khai chi tiết A-Z

Để bắt kịp xu hướng công nghệ hiện đại, ngày càng nhiều doanh nghiệp quan tâm đến việc số hóa dữ liệu nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý và vận hành. Phương pháp này mang lại nhiều lợi ích vượt trội trong việc lưu trữ, chia sẻ và tìm kiếm thông tin. Hãy cùng DACO tìm hiểu chi tiết số hóa dữ liệu là gì và quy trình triển khai hiệu quả ngay sau đây!

Số hóa dữ liệu là gì?

Để hiểu rõ số hóa dữ liệu là gì, trước hết ta cần nắm được khái niệm số hóa. Số hóa là quá trình chuyển đổi các dạng thông tin như giấy tờ, hình ảnh, âm thanh thành dữ liệu máy tính có thể lưu trữ và xử lý.

Ví dụ, khi doanh nghiệp phát triển, lượng tài liệu giấy tờ tăng lên chóng mặt, gây tốn kém không gian lưu trữ, chi phí bảo quản và khó khăn trong quản lý. Số hóa dữ liệu ra đời như một giải pháp hữu hiệu, cho phép chuyển đổi toàn bộ thông tin, dữ liệu truyền thống sang dạng kỹ thuật số và lưu trữ trên máy tính, máy chủ hoặc nền tảng đám mây.

Tóm lại, đây là bước tiến quan trọng, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành, nâng cao hiệu quả kinh doanh và sẵn sàng cho sự phát triển trong thời đại số.

>>>Có thể bạn muốn biết: Số hóa là gì? Phân biệt số hóa và chuyển đổi số

Vì sao phải số hóa dữ liệu?

Trong bối cảnh bùng nổ thông tin hiện nay, việc quản lý và khai thác dữ liệu hiệu quả đóng vai trò then chốt đối với sự thành công của mọi tổ chức. Số hóa dữ liệu chính là giải pháp tối ưu, mang đến những lợi ích vượt trội và thúc đẩy sự phát triển bền vững.

Dưới đây là một số lý do quan trọng:

Lưu trữ có hệ thống

Dữ liệu số hóa cho phép người dùng lưu trữ tập trung và có hệ thống trên các nền tảng điện tử. Thay vì lưu trữ tài liệu giấy cồng kềnh, dễ thất lạc, hư hỏng, doanh nghiệp có thể quản lý toàn bộ dữ liệu trên một hệ thống duy nhất. Các hệ thống này được trang bị tính năng tìm kiếm mạnh mẽ, cho phép người dùng dễ dàng tra cứu, phân loại tài liệu theo các tiêu chí như từ khóa, chủ đề, thời gian, người tạo,…

Ví dụ, thay vì phải mất thời gian để tìm kiếm một hợp đồng đã ký từ năm ngoái, với hệ thống số hóa, bạn chỉ cần nhập tên khách hàng hoặc mã số hợp đồng là có thể tìm thấy ngay lập tức.

Bảo mật dữ liệu

Dữ liệu giấy luôn tiềm ẩn rủi ro hư hỏng, thất lạc do các yếu tố khách quan như thiên tai, hỏa hoạn, mối mọt,… Ngược lại, dữ liệu số hóa được lưu trữ an toàn trên các thiết bị điện tử, máy chủ hoặc hệ thống đám mây, hạn chế tối đa nguy cơ mất mát.

Hơn nữa, việc số hóa còn cho phép áp dụng các biện pháp bảo mật tiên tiến như mã hóa dữ liệu, phân quyền truy cập, xác thực đa yếu tố,… giúp kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập và ngăn chặn các hành vi xâm nhập, đánh cắp dữ liệu trái phép.

Truy cập dữ liệu nhanh chóng

Dữ liệu số hóa giúp mang đến khả năng truy cập thông tin vượt không gian và thời gian. Chỉ cần thiết bị có kết nối internet, nhân viên có thể dễ dàng truy cập, tra cứu và chia sẻ dữ liệu mọi lúc, mọi nơi. Điều này giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn với nhiều chi nhánh và phòng ban.

Tự động kiểm tra và xuất báo cáo

Các phần mềm quản lý dữ liệu số thường tích hợp các công cụ tự động kiểm tra, phân tích dữ liệu, giúp phát hiện lỗi sai, thiếu sót, đảm bảo tính chính xác và thống nhất của thông tin.

Ngoài ra, dữ liệu được số hóa còn hỗ trợ tạo lập các báo cáo tự động theo các tiêu chí định sẵn. Nhân viên không cần phải mất nhiều thời gian để tổng hợp, xử lý số liệu thủ công, từ đó tập trung vào các công việc quan trọng hơn.

Giảm chi phí vận hành hệ thống

Số hóa các dữ liệu giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ tài liệu giấy, chi phí thuê mặt bằng kho bãi, nhân lực quản lý,…

Bên cạnh đó, việc tự động hóa các quy trình xử lý dữ liệu cũng giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và công sức, góp phần nâng cao năng suất lao động.

Tóm lại, đây là một bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số, mang lại nhiều lợi ích to lớn cho các tổ chức, doanh nghiệp. Ứng dụng số hóa không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phí mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai.

Các bước trong quy trình số hóa dữ liệu là gì?

Mặc dù mỗi doanh nghiệp có thể điều chỉnh quy trình cho phù hợp với nhu cầu riêng, nhưng nhìn chung, quy trình bao gồm 5 bước chính sau đây:

Bước 1: Tiến hành thu thập dữ liệu cần lưu trữ

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất, đòi hỏi sự chính xác và toàn diện. Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng mục tiêu số hóa để thu thập đầy đủ các loại dữ liệu và tài liệu liên quan.

Ví dụ, nếu mục tiêu là số hóa hồ sơ nhân sự, cần thu thập tất cả các tài liệu như sơ yếu lý lịch, hợp đồng lao động, bảng lương, quyết định bổ nhiệm,… của từng nhân viên.

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu

Sau khi thu thập, tài liệu cần được phân loại, sắp xếp và xử lý trước khi số hóa. Cụ thể:

• Phân loại tài liệu: Phân loại theo loại, thời gian, chủ đề,… để thuận tiện cho việc quản lý và tra cứu sau này.
• Làm sạch và bảo quản: Loại bỏ bụi bẩn, ghim, kẹp,… và xử lý các tài liệu bị hư hỏng (rách, ố vàng,…) để đảm bảo chất lượng hình ảnh sau khi số hóa.
• Làm phẳng tài liệu: Đảm bảo tài liệu phẳng phiu để quá trình scan diễn ra thuận lợi, tránh hiện tượng mờ, nhòe, mất nét.

Bước 3: Thiết lập hệ thống

Bước này liên quan đến việc lựa chọn và thiết lập hệ thống phần cứng và phần mềm phù hợp cho việc số hóa và lưu trữ dữ liệu.

• Lựa chọn thiết bị scan: Tùy thuộc vào khối lượng, loại tài liệu và yêu cầu về chất lượng hình ảnh mà doanh nghiệp có thể lựa chọn các loại máy scan khác nhau như máy scan phẳng, máy scan khổ lớn, máy scan tốc độ cao,…
• Phần mềm số hóa và quản lý dữ liệu: Cài đặt phần mềm chuyên dụng để scan, xử lý ảnh, nhận dạng ký tự quang học (OCR), lưu trữ và quản lý dữ liệu số.
• Đặt tên file và định dạng lưu trữ: Để đảm bảo tính thống nhất và dễ dàng tra cứu, cần xây dựng quy tắc đặt tên file rõ ràng và lựa chọn định dạng lưu trữ phù hợp (như PDF, TIFF, JPEG,…).

Bước 4: Kiểm tra dữ liệu

Sau khi hoàn tất việc số hóa, cần tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo chất lượng và tính chính xác của dữ liệu. Đầu tiên là kiểm tra chất lượng hình ảnh, đảm bảo hình ảnh rõ nét, không bị mờ, nhòe, mất nét. Tiếp theo, cần đối chiếu nội dung với tài liệu gốc để đảm bảo nội dung được số hóa chính xác, đầy đủ.

Nếu phát hiện lỗi sai sót về nội dung, định dạng, cần tiến hành chỉnh sửa hoặc scan lại tài liệu. Việc kiểm tra kỹ lưỡng sẽ giúp đảm bảo chất lượng dữ liệu số, đáp ứng yêu cầu sử dụng và khai thác thông tin.

Bước 5: Tiến hành nghiệm thu và bàn giao toàn bộ tài liệu liên quan

Đây là bước cuối cùng, đánh dấu sự hoàn tất của quy trình.

Cần tiến hành nghiệm thu toàn bộ dữ liệu đã số hóa để đảm bảo đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, số lượng và tính bảo mật. Sau khi nghiệm thu, dữ liệu số hóa sẽ được bàn giao cho bộ phận quản lý và lưu trữ. Đồng thời, doanh nghiệp cần lưu trữ tài liệu gốc một cách an toàn để phòng trường hợp cần thiết.

Cuối cùng, cần hướng dẫn người dùng cách truy cập, sử dụng và khai thác dữ liệu số hóa một cách hiệu quả.

Các yếu tố tác động đến quy trình số hóa dữ liệu là gì?

Quy trình số hóa các dữ liệu chịu sự ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau. Việc nhận diện và đánh giá đúng các yếu tố này sẽ giúp doanh nghiệp triển khai số hóa một cách hiệu quả, tối ưu chi phí và đạt được mục tiêu đề ra. Sau đây là một số yếu tố quan trọng cần xem xét:

Mục tiêu của doanh nghiệp khi số hóa dữ liệu là gì?

Việc xác định rõ ràng mục tiêu ngay từ đầu là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của quy trình số hóa. Mục tiêu cần cụ thể, đo lường được và phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

Ví dụ, mục tiêu có thể là cải thiện tốc độ chia sẻ thông tin, rút ngắn quy trình làm việc, phục vụ nghiên cứu chuyên sâu, hoặc đơn giản là bảo quản tài liệu quan trọng. Mục tiêu rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực, lựa chọn phương pháp và công nghệ số hóa phù hợp, tránh lãng phí thời gian và chi phí.

Trang thiết bị chuyên dụng

Trang thiết bị đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả và chất lượng của quá trình số hóa. Doanh nghiệp cần đầu tư vào các thiết bị phù hợp như máy scan, máy chủ, phần mềm số hóa, hệ thống lưu trữ,… Việc lựa chọn thiết bị cần dựa trên các yếu tố như khối lượng dữ liệu cần số hóa, loại tài liệu, yêu cầu về chất lượng hình ảnh, khả năng kết nối và tích hợp với hệ thống hiện có của doanh nghiệp.

Lựa chọn dữ liệu

Không phải tất cả dữ liệu đều cần được số hóa. Doanh nghiệp cần lựa chọn những dữ liệu thực sự quan trọng, có giá trị sử dụng cao và phù hợp với mục tiêu số hóa. Việc lựa chọn dữ liệu cần được thực hiện cẩn thận, tránh lãng phí nguồn lực cho những dữ liệu không cần thiết, đã cũ hoặc lỗi thời.

Nguồn nhân lực

Con người là yếu tố quyết định then chốt trong bất kỳ quá trình nào, và số hóa trong dữ liệu cũng không ngoại lệ. Doanh nghiệp cần có đội ngũ nhân sự có đủ năng lực, kỹ năng để thực hiện các công việc như thu thập, xử lý, số hóa, kiểm tra, lưu trữ và quản lý dữ liệu.

Đồng thời, cần đào tạo và nâng cao nhận thức cho nhân viên về tầm quan trọng của quy trình này, cũng như cách thức sử dụng và khai thác hiệu quả hệ thống dữ liệu số.

Chi phí thực hiện

Chi phí là yếu tố quan trọng cần được cân nhắc kỹ lưỡng trước khi triển khai số hóa dữ liệu. Doanh nghiệp cần dự trù kinh phí cho các hạng mục như mua sắm trang thiết bị, phần mềm, thuê ngoài dịch vụ số hóa (nếu cần), đào tạo nhân lực, bảo trì hệ thống,… Việc lập kế hoạch chi phí rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách, đảm bảo hiệu quả đầu tư và tránh phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

Số hóa tài liệu có phải là số hóa dữ liệu không?

Tuy có vẻ giống nhau, nhưng số hóa tài liệu và số hóa dữ liệu có những điểm khác biệt nhất định.

• Số hóa tài liệu thường được hiểu là quá trình chuyển đổi các tài liệu vật lý, thường là văn bản giấy, thành dạng kỹ thuật số. Ví dụ như quét giấy tờ, hợp đồng, sách vở thành file PDF, ảnh JPEG,…
• Số hóa dữ liệu lại là một khái niệm rộng hơn, bao gồm việc chuyển đổi mọi dạng thông tin từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số. Điều này không chỉ bao gồm tài liệu mà còn có hình ảnh, video, âm thanh, thậm chí cả dữ liệu từ các thiết bị cảm biến, tín hiệu,…

Tóm lại: Số hóa tài liệu có thể được xem là một phần của số hóa dữ liệu, tập trung vào việc chuyển đổi các tài liệu truyền thống sang dạng kỹ thuật số.

>>>Xem thêm: Số hóa tài liệu là gì? Cùng tìm hiểu quy trình số hóa chi tiết từ A đến Z

Lời kết

Số hóa dữ liệu không chỉ là xu hướng tất yếu của thời đại công nghệ số mà còn là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí và gia tăng lợi thế cạnh tranh. Bằng cách áp dụng quy trình số hóa phù hợp, doanh nghiệp có thể khai thác tối đa giá trị của dữ liệu, tạo tiền đề vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai.

Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp số hóa phù hợp với quy mô, đặc thù hoạt động và nguồn lực hiện có. Bên cạnh đó, việc đào tạo, nâng cao nhận thức cho đội ngũ nhân viên về tầm quan trọng và cách thức sử dụng hệ thống số hóa cũng đóng vai trò then chốt.

Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về số hóa dữ liệu là gì và những lợi ích thiết thực mà nó mang lại.