WIP là gì? 6 Giải pháp giảm thiểu WIP để tối ưu hóa sản xuất

Trong thế giới sản xuất hiện đại, việc giảm thiểu WIP không chỉ là một lựa chọn, mà là một yêu cầu tất yếu để duy trì tính cạnh tranh. Vậy WIP là gì và tại sao nó lại quan trọng đến vậy? 

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về WIP các nguyên nhân gốc rễ và cung cấp các chiến lược hiệu quả để giảm WIP, từ đó tối ưu hóa quy trình sản xuất của bạn.

1.Tổng quan về WIP

1.1 WIP là gì?

WIP là viết tắt của cụm từ tiếng Anh “Work in Progress”, có nghĩa là “Công việc đang trong quá trình” hoặc “Công việc đang thực hiện”. 

Đây là thuật ngữ thường được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, đặc biệt là trong sản xuất, quản lý dự án và kế toán.

Vậy WIP là gì trong sản xuất?

1.2 WIP là gì trong sản xuất?

Trong sản xuất, WIP là thuật ngữ dùng để chỉ tất cả các sản phẩm, bán thành phẩm, hoặc nguyên vật liệu đang trong quá trình sản xuất nhưng chưa hoàn thiện. 

Nói cách khác, WIP bao gồm mọi thứ đang nằm trên dây chuyền sản xuất, từ nguyên liệu thô đầu vào cho đến thành phẩm cuối cùng chưa xuất xưởng.

WIP thường được tính bằng công thức sau:

WIP = Số lượng sản phẩm bắt đầu sản xuất – Số lượng sản phẩm đã hoàn thành

Ví dụ: 

Một xưởng sản xuất giày dép bắt đầu tuần làm việc với 1000 đôi giày đang trong quá trình sản xuất (WIP đầu kỳ). Trong tuần, họ hoàn thành 800 đôi.

WIP cuối kỳ = 1000 – 800 = 200 đôi giày

Vậy WIP cuối kỳ của xưởng là 200 đôi giày.

Tóm lại, WIP là một khái niệm quan trọng, phản ánh trạng thái của công việc hoặc sản phẩm đang trong quá trình thực hiện. Việc hiểu rõ WIP là gì trong sản xuất có ý nghĩa then chốt đối với sự thành công của doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực khác nhau.

2. Nguyên nhân gây ra WIP là gì?

Sau khi đã hiểu rõ WIP là gì trong sản xuất, chúng ta cần đi sâu hơn để tìm hiểu nguyên nhân gây ra WIP. 

Việc xác định những nguyên nhân này là bước đầu tiên để doanh nghiệp có thể đưa ra các giải pháp giảm thiểu WIP hiệu quả, từ đó tối ưu hóa quy trình sản xuất và nâng cao năng suất.

Vậy, nguyên nhân gây ra WIP là gì?

2.1 Sự mất cân đối giữa cung và cầu

Khi cung vượt quá cầu, tức là sản lượng cung ứng lớn hơn mức cầu thị trường, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với tình trạng hàng hóa tồn kho. Điều này làm tăng WIP, gây áp lực lên hoạt động sản xuất và kinh doanh.

2.2 Thời gian chu kỳ sản xuất dài

Chu kỳ sản xuất kéo dài là nguyên nhân chủ yếu làm tăng WIP. 

Quy trình sản xuất nhiều công đoạn, phức tạp hoặc tình trạng máy móc lạc hậu, thường xuyên gặp sự cố sẽ làm chậm quá trình sản xuất, khiến lượng sản phẩm dở dang tồn đọng ngày càng nhiều.

>>>Xem thêm: Bật mí bí quyết rút ngắn thời gian chu kỳ sản xuất

2.3 Quy trình sản xuất không linh hoạt

Một quy trình sản xuất cứng nhắc có thể dẫn đến work in progress cao vì doanh nghiệp khó thích ứng với những thay đổi trong nhu cầu. Điều này có thể gây ra sản xuất dư thừa, làm tăng số lượng sản phẩm dở dang.

2.4 Sản phẩm bị lỗi, hỏng

Lỗi hoặc hỏng hóc phát sinh ở sản phẩm hoàn thiện làm gia tăng WIP, bởi chúng đòi hỏi phải tái sản xuất, dẫn đến tình trạng tồn đọng sản phẩm dở dang.

2.5 Thiếu nguyên vật liệu

Việc quản lý kho không hiệu quả có thể dẫn đến tình trạng doanh nghiệp không đủ nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất. Sự thiếu hụt này gây ra gián đoạn trong quy trình, làm tăng lượng công việc đang dang dở.

2.6 Các yếu tố bên ngoài

Các nguyên nhân dẫn đến gia tăng WIP không chỉ xuất phát từ nội bộ doanh nghiệp mà còn chịu ảnh hưởng từ các yếu tố khách quan sau:

• Sự gián đoạn chuỗi cung ứng do các sự kiện bất khả kháng như thiên tai, dịch bệnh 
• Những điều chỉnh trong chính sách và quy định của cơ quan quản lý Nhà nước.

Hiểu rõ những nguyên nhân này sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về tình trạng sản xuất của mình và từ đó đưa ra các biện pháp cải thiện phù hợp.

3. Các phương pháp giảm WIP để tối ưu hóa sản xuất

Sau khi đã xác định được những nguyên nhân cốt lõi gây ra WIP là gì, bước tiếp theo là tìm hiểu và áp dụng các phương pháp giảm thiểu chỉ số này để tối ưu hóa quy trình sản xuất. 

Dưới đây là một số phương pháp giảm work in progress phổ biến và hiệu quả mà doanh nghiệp có thể áp dụng:

3.1 Áp dụng sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing)

Sản xuất tinh gọn là một giải pháp then chốt giúp doanh nghiệp sản xuất tối ưu hóa quy trình, nâng cao chất lượng và giảm thiểu lãng phí.

Triết lý cốt lõi của Lean Manufacturing trong quản trị sản xuất là tập trung vào việc tạo ra giá trị đích thực từ góc nhìn của khách hàng, đồng thời loại bỏ triệt để các hoạt động không cần thiết cũng như các dạng thức lãng phí khác nhau. 

Nhờ đó, lượng WIP được giảm thiểu đáng kể, mang lại hiệu quả sản xuất cao hơn.

3.2 Sử dụng sản xuất Just-in-Time (JIT)

Sản xuất Just-in-Time (JIT) là một chiến lược quan trọng để giảm WIP trong doanh nghiệp. 

Về bản chất, JIT tập trung vào việc sản xuất chính xác số lượng sản phẩm cần thiết, vào đúng thời điểm chúng được yêu cầu. Điều này giúp giảm thiểu lượng hàng tồn kho không cần thiết, vốn là một thành phần chính của WIP, đồng thời cải thiện hiệu quả sản xuất tổng thể.

JIT mang lại sự linh hoạt đáng kể cho doanh nghiệp, cho phép sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau trên cùng một dây chuyền sản xuất khi cần thiết, tránh được các vấn đề tắc nghẽn và tồn đọng thường gặp trong các hệ thống sản xuất truyền thống.

3.3 Lập kế hoạch sản xuất khoa học sẵn sàng đáp ứng nhu cầu

Để giảm thiểu WIP và đáp ứng nhu cầu thị trường một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch sản xuất chi tiết và linh hoạt. Kế hoạch này nên bao gồm các yếu tố sau:

• Dự báo nhu cầu đa chiều: Xem xét không chỉ nhu cầu khách hàng hiện tại mà còn cả nhu cầu dự trữ, thay thế và các đơn hàng tiềm năng trong tương lai.
• Xác định thời gian cao điểm: Nhận biết các giai đoạn nhu cầu tăng cao để chủ động sản xuất trước, đảm bảo đủ hàng hóa cung ứng kịp thời.
• Tận dụng thời gian nhàn rỗi: Lên kế hoạch sản xuất trước trong các giai đoạn nhu cầu thấp để tối ưu hóa công suất và tránh lãng phí tài nguyên.

Bằng cách lập kế hoạch sản xuất khoa học và linh hoạt, doanh nghiệp có thể giảm thiểu WIP, đáp ứng nhu cầu khách hàng tốt hơn và nâng cao hiệu quả sản xuất tổng thể. Việc sử dụng các công cụ hỗ trợ như Hệ thống SEEACT cũng có thể giúp doanh nghiệp lập kế hoạch và quản lý sản xuất hiệu quả hơn.

3.4 Nhận biết máy móc bị lỗi

Để giảm WIP, doanh nghiệp cần chủ động bảo trì và nâng cấp máy móc thiết bị. Việc kiểm tra thường xuyên giúp phát hiện và khắc phục sớm các sự cố, đảm bảo máy móc vận hành ổn định, từ đó nâng cao hiệu suất và giảm thiểu WIP. 

Bên cạnh đó, việc đầu tư nâng cấp trang thiết bị sẽ giúp gia tăng năng suất sản xuất, góp phần giảm lượng công việc đang thực hiện.

3.5 Đào tạo nhân lực

Việc đào tạo nhân viên bài bản về quy trình và kỹ năng làm việc là rất quan trọng để nâng cao hiệu suất và giảm WIP. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng ngay cả khi nhân viên đã thành thạo, tốc độ sản xuất vẫn có thể bị giới hạn bởi năng lực của máy móc và công cụ. 

Do đó, doanh nghiệp cần song song đầu tư vào cả đào tạo nhân lực và nâng cấp công nghệ để đạt hiệu quả tối ưu.

3.6 Điều phối nhân lực

Để giảm WIP, doanh nghiệp cần đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và nhân viên. Mọi người cần hiểu rõ vai trò và mục tiêu chung để làm việc hiệu quả hơn, từ đó rút ngắn thời gian sản xuất và giảm WIP.

Đặc biệt, các bộ phận như kế hoạch, kiểm soát chất lượng và quản lý kho cần phối hợp chặt chẽ để sản phẩm được sản xuất đúng và đủ, tránh lãng phí thời gian và tài nguyên.

4. Lợi ích khi giảm WIP là gì?

WIP (Work in Progress) hay còn gọi là công việc đang thực hiện, đề cập đến các sản phẩm đang trong quá trình sản xuất nhưng chưa hoàn thành. 

Lợi ích khi giảm WIP là gì?

1. Tiết kiệm chi phí: Giảm WIP đồng nghĩa với việc giảm chi phí lưu kho, vận chuyển và bảo quản bán thành phẩm.
2. Tăng năng suất: WIP thấp giúp quy trình sản xuất diễn ra liên tục, không bị gián đoạn. Điều này rút ngắn thời gian sản xuất và tăng năng suất.
3. Nâng cao chất lượng: Kiểm soát work in progress chặt chẽ cho phép kiểm tra chất lượng thường xuyên hơn, giảm thiểu sản phẩm lỗi.
4. Tăng tính linh hoạt: WIP thấp giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh hơn với những thay đổi của thị trường và nhu cầu khách hàng. Việc điều chỉnh sản xuất để đáp ứng các yêu cầu mới trở nên dễ dàng và ít tốn kém hơn.
5. Cải thiện dịch vụ khách hàng: Sản phẩm hoàn thành nhanh hơn với chất lượng cao hơn giúp đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng, nâng cao sự hài lòng và uy tín của doanh nghiệp.

Tóm lại, giảm WIP mang lại nhiều lợi ích quan trọng, giúp doanh nghiệp tăng năng suất, giảm chi phí, cải thiện chất lượng sản phẩm và tăng sự hài lòng của khách hàng.

5. Phương pháp theo dõi chỉ số WIP là gì?

Để kiểm soát WIP, bạn có thể áp dụng các phương pháp sau:

– Sử dụng bảng Trello hoặc Kanban Board: Đây là giải pháp trực quan, nơi mỗi công việc được thể hiện bằng một thẻ và di chuyển qua các cột tương ứng với trạng thái của nó, từ “Đang thực hiện” đến “Hoàn thành”.

– Triển khai phần mềm hoặc hệ thống quản lý sản xuất: Các hệ thống chuyên biệt như SEEACT-MES cung cấp khả năng kiểm soát sản xuất theo thời gian thực, hỗ trợ phân tích dữ liệu và giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh chóng.

Tận dụng các tính năng của SEEACT-MES để giảm WIP:

• Quản lý sản xuất dễ dàng: Giao diện thân thiện giúp nắm bắt tình hình sản xuất mọi lúc, mọi nơi thông qua ứng dụng web.
• Báo cáo tức thời: Hệ thống cung cấp báo cáo trực quan, chính xác và cập nhật theo thời gian thực, cho phép người quản lý nhanh chóng phát hiện các điểm tắc nghẽn và đưa ra giải pháp kịp thời.
• Chuẩn hóa quy trình để giảm WIP: SEEACT-MES có khả năng đề xuất cải tiến quy trình, loại bỏ các thao tác và công đoạn không cần thiết, từ đó tối ưu hóa hiệu suất sản xuất.
• Hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất: Phần mềm giúp quản lý tạo kế hoạch và báo cáo một cách dễ dàng, đảm bảo kế hoạch sản xuất logic, phù hợp với nguồn lực và giảm thiểu sai sót.

Bằng cách kết hợp các phương pháp trên và tận dụng công nghệ, doanh nghiệp có thể theo dõi và giảm chỉ số WIP hiệu quả, từ đó nâng cao năng suất và tối ưu hóa chi phí sản xuất.

6. Kết luận

Hiểu rõ WIP là gì và cách quản lý nó là chìa khóa để mở ra cánh cửa tối ưu hóa sản xuất. Bằng việc áp dụng các phương pháp giảm thiểu WIP đã nêu, doanh nghiệp có thể cải thiện đáng kể hiệu suất, giảm chi phí và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Tuy nhiên, việc quản lý WIP hiệu quả đòi hỏi sự kết hợp giữa chiến lược đúng đắn và công cụ hỗ trợ phù hợp. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện để kiểm soát và nâng cao hiệu suất sản xuất, hệ thống SEEACT-MES sẽ là lựa chọn hoàn hảo.

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và trải nghiệm miễn phí hệ thống SEEACT-MES!

SEEACT-MES – NO.1 ON MES IN VIETNAM

Địa chỉ: Số 146, Đường Cầu Bươu, Xã Tân Triều, Huyện Thanh Trì, Thành Phố Hà Nội

Hotline: 0359.206.636

Email: seeact@dacovn.com

Website: www.seeact.vn