TOP 5 Cách kiểm soát hàng tồn kho đơn giản, hiệu quả

Trong thế giới kinh doanh ngày nay, việc kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả không còn là một lựa chọn mà là một yêu cầu tất yếu. Từ việc tối ưu hóa chi phí đến đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, quản lý hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong thành công của doanh nghiệp.

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về kiểm soát tồn kho, tầm quan trọng của nó, những khó khăn thường gặp và các giải pháp giúp bạn quản lý một cách hiệu quả.

1. Kiểm soát hàng tồn kho là gì?

Kiểm soát hàng tồn kho là một quá trình quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, bao gồm việc giám sát và quản lý toàn bộ hàng hóa hoặc sản phẩm mà doanh nghiệp lưu trữ trong kho.

Mục tiêu hàng đầu là đảm bảo luôn có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu khách hàng, đồng thời tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt, giúp giảm chi phí lưu kho và tăng hiệu quả kinh doanh.

Để đạt được mục tiêu này, các hoạt động bao gồm việc thường xuyên theo dõi số lượng hàng tồn, đánh giá giá trị của chúng, thực hiện kiểm kê định kỳ, quản lý chu kỳ đặt hàng và áp dụng các công nghệ tiên tiến để tối ưu hóa quy trình quản lý.

2. Tại sao việc kiểm soát hàng tồn kho lại quan trọng?

Quy trình kiểm soát tồn kho đóng vai trò then chốt trong hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường.

– Thứ nhất, giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa. Nếu thiếu hàng, doanh nghiệp có thể bỏ lỡ cơ hội bán hàng, gây thất thu và làm khách hàng không hài lòng, trong khi dư thừa hàng hóa gây ra chi phí lưu kho cao và nguy cơ hàng hóa hư hỏng, hết hạn.

– Thứ hai, cho phép doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí. Bằng cách duy trì mức tồn kho hợp lý, doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí lưu kho, bảo quản và quản lý hàng hóa. Đồng thời, điều này còn giúp doanh nghiệp nhận biết những mặt hàng bán chậm, từ đó đưa ra các quyết định điều chỉnh phù hợp để tránh lãng phí vốn.

– Thứ ba, kiểm soát tồn kho nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng. Khi doanh nghiệp có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu, khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng và tin tưởng hơn, từ đó tăng khả năng quay lại mua hàng và giới thiệu cho người khác.

– Cuối cùng là cung cấp thông tin quan trọng cho việc ra quyết định. Dữ liệu về hàng tồn kho giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về tình hình kinh doanh, xu hướng thị trường và nhu cầu khách hàng, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược về sản xuất, mua hàng và tiếp thị hiệu quả hơn.

>>>Có thể bạn muốn biết: Quy trình quản lý kho theo ISO các doanh nghiệp nên nắm rõ

3. Thách thức trong kiểm soát hàng tồn kho

Quy trình kiểm soát hàng hóa tồn kho không phải lúc nào cũng diễn ra suôn sẻ, và doanh nghiệp có thể gặp phải một số thách thức đáng kể.

3.1 Dư thừa hàng tồn kho

Tình trạng hàng tồn kho dư thừa gây ra nhiều hệ lụy cho doanh nghiệp. Nó không chỉ làm tăng chi phí lưu kho, bảo quản mà còn tiềm ẩn rủi ro hàng hóa hư hỏng, lỗi thời, dẫn đến thất thoát vốn.

3.2 Thiếu hụt hàng tồn kho

Ngược lại với dư thừa, thiếu hụt hàng tồn kho gây gián đoạn chuỗi cung ứng, khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội kinh doanh. 

Nghiên cứu của McKinsey chỉ ra rằng các doanh nghiệp có thể mất tới 4% doanh thu hàng năm do tình trạng hết hàng. Ngoài ra, thiếu hụt hàng hóa còn làm giảm sự hài lòng của khách hàng, ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu.

3.3 Thiếu chính xác trong dữ liệu

Dữ liệu hàng tồn kho không chính xác là một vấn đề nhức nhối. Nó dẫn đến tình trạng kiểm soát hàng hóa không hiệu quả, gây khó khăn trong việc ra quyết định kinh doanh, đồng thời làm tăng nguy cơ xảy ra thất thoát, sai sót.

3.4 Quản lý thủ công tốn thời gian và dễ sai sót

Quản lý hàng tồn kho bằng phương pháp thủ công, sử dụng sổ sách hay Excel, không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn tiềm ẩn nhiều sai sót do nhầm lẫn hoặc thất lạc thông tin. 

Nghiên cứu cho thấy các doanh nghiệp sử dụng phương pháp thủ công mất trung bình 14 phút để xử lý một đơn hàng, trong khi các doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý chỉ mất 3 phút.

Để vượt qua những thách thức này, doanh nghiệp cần áp dụng các cách kiểm soát hàng hóa tồn kho hiện đại, sử dụng công nghệ thông tin để tự động hóa quy trình, nâng cao tính chính xác của dữ liệu, từ đó tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

4. Cách kiểm soát hàng hóa tồn kho hiệu quả

Để kiểm soát hàng tồn kho một cách hiệu quả, doanh nghiệp có thể áp dụng một số phương pháp sau:

4.1 Thiết lập mức tồn kho tối thiểu và tối đa

Đây là một cách kiểm soát giúp doanh nghiệp cân bằng giữa việc đảm bảo đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu khách hàng và tránh tình trạng tồn kho quá mức gây lãng phí.

– Mức tồn kho tối thiểu là số lượng hàng hóa tối thiểu cần có trong kho để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn. Khi lượng hàng tồn kho giảm xuống dưới mức này, doanh nghiệp cần nhanh chóng đặt hàng bổ sung để tránh tình trạng thiếu hụt, gây mất doanh thu và ảnh hưởng đến uy tín. Việc xác định mức tồn kho tối thiểu cần dựa trên nhiều yếu tố như thời gian đặt hàng và vận chuyển, nhu cầu thị trường, tính thời vụ của sản phẩm, và khả năng lưu trữ của kho.

– Mức tồn kho tối đa là giới hạn về số lượng hàng hóa mà doanh nghiệp có thể lưu trữ. Vượt quá mức này sẽ dẫn đến tình trạng tồn kho quá mức, gây ra nhiều hệ lụy như chi phí lưu trữ tăng cao, hàng hóa hư hỏng hoặc lỗi thời, và dòng vốn bị ách tắc. Mức tồn kho tối đa cần được tính toán dựa trên không gian lưu trữ của kho, chi phí lưu trữ, vòng quay hàng tồn kho, và dự báo nhu cầu thị trường.

4.2 Áp dụng các phương pháp quản lý kho

Bên cạnh việc thiết lập mức tồn kho tối thiểu và tối đa, việc áp dụng các phương pháp quản lý hàng tồn kho phù hợp cũng đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát hàng hóa tồn kho hiệu quả.

– FIFO (First-In, First-Out): Phương pháp này phù hợp với các sản phẩm có hạn sử dụng, đảm bảo hàng hóa không bị quá hạn và giảm thiểu rủi ro hư hỏng.

– FEFO (First-Expired, First-Out): Tương tự FIFO, FEFO tập trung vào việc quản lý hạn sử dụng, đặc biệt quan trọng đối với ngành thực phẩm và dược phẩm.

– LIFO (Last-In, First-Out): Phương pháp này có thể áp dụng cho các sản phẩm không có hạn sử dụng hoặc có thời gian sử dụng lâu dài.

Việc lựa chọn phương pháp quản lý hàng tồn kho phù hợp phụ thuộc vào đặc thù sản phẩm, ngành nghề, và mục tiêu kinh doanh của từng doanh nghiệp. 

4.3 Sử dụng phần mềm quản lý kho

Trong thời đại công nghệ số, việc sử dụng phần mềm quản lý kho là giải pháp không thể thiếu để kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả. 

Một trong những phần mềm quản lý kho hàng đầu hiện nay là SEEACT-WMS. 

Với giao diện thân thiện và tính năng đa dạng, SEEACT-WMS hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn diện hàng tồn kho, từ việc theo dõi nhập xuất hàng, kiểm soát vị trí lưu trữ, đến tối ưu hóa quy trình đóng gói và vận chuyển. 

Phần mềm này còn tích hợp các công nghệ tiên tiến như mã vạch, RFID, và IoT, giúp tự động hóa việc thu thập và xử lý dữ liệu, mang lại hiệu quả quản lý vượt trội.

Với SEEACT-WMS, doanh nghiệp có thể:

– Theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực: Luôn nắm bắt được số lượng, vị trí, và tình trạng của từng mặt hàng trong kho.

– Tối ưu hóa quy trình nhập xuất hàng: Giảm thiểu thời gian và công sức xử lý, đồng thời hạn chế sai sót.

– Quản lý vị trí lưu trữ hiệu quả: Tìm kiếm và truy xuất hàng hóa nhanh chóng, tiết kiệm không gian kho bãi.

– Đóng gói và vận chuyển hàng hóa chính xác: Đảm bảo đơn hàng được xử lý đúng và giao đến khách hàng kịp thời.

– Phân tích và báo cáo dữ liệu: Đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt dựa trên thông tin chính xác và cập nhật.

>>>Tham khảo ngay: Cách kiểm soát tồn kho hiệu quả với SEEACT-WMS

4.4 Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ

Đây là một trong những cách kiểm soát hàng tồn kho giúp đảm bảo tính chính xác của dữ liệu và phát hiện kịp thời các sai lệch, thất thoát. Việc kiểm kê thường xuyên giúp doanh nghiệp đối chiếu số liệu thực tế với số liệu ghi nhận trong hệ thống, từ đó có biện pháp điều chỉnh và khắc phục kịp thời.

Tùy vào quy mô và đặc thù kinh doanh, doanh nghiệp có thể lựa chọn tần suất kiểm kê phù hợp, chẳng hạn như hàng tháng, hàng quý, hoặc hàng năm. Quá trình kiểm kê cần được thực hiện một cách cẩn thận và tỉ mỉ, đảm bảo tính chính xác và khách quan. Có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ như máy quét mã vạch, phần mềm quản lý kho để tăng tốc độ và độ chính xác của quá trình kiểm kê.

>>>Xem thêm: Quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả

4.5 Phân tích và cải thiện liên tục

Kiểm soát hàng tồn kho không phải là một công việc một lần mà là một quá trình liên tục đòi hỏi sự phân tích và cải tiến không ngừng. Doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi và đánh giá hiệu quả của các phương pháp quản lý, từ đó nhận diện các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức.

Dữ liệu thu thập được từ hệ thống quản lý kho, báo cáo kiểm kê, và các nguồn thông tin khác cần được phân tích kỹ lưỡng để hiểu rõ hơn về tình hình tồn kho, xu hướng tiêu thụ, và các yếu tố ảnh hưởng. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định điều chỉnh kịp thời, chẳng hạn như thay đổi mức tồn kho tối thiểu và tối đa, áp dụng phương pháp quản lý mới, hoặc tối ưu hóa quy trình nhập xuất hàng.

Bên cạnh đó, việc lắng nghe ý kiến phản hồi từ khách hàng, nhân viên, và các bên liên quan cũng rất quan trọng. Những thông tin này có thể giúp doanh nghiệp nhận ra những vấn đề tiềm ẩn, cải thiện chất lượng dịch vụ, và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

5. Kết luận

Kiểm soát hàng tồn kho không chỉ là một nhiệm vụ đơn thuần mà còn là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của doanh nghiệp. 

Bằng cách hiểu rõ về quy trình, thách thức và áp dụng các phương pháp quản lý hiệu quả, bạn có thể tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu rủi ro và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Để hỗ trợ bạn trong hành trình này, hãy sử dụng giải pháp phần mềm quản lý kho SEEACT-WMS. Với những tính năng ưu việt và giao diện thân thiện, SEEACT-WMS sẽ giúp bạn kiểm soát hàng tồn kho một cách toàn diện, chính xác và tiết kiệm thời gian.

Liên hệ Hotline 0359.206.636 (Mr. Minh Anh) để đăng ký dùng thử SEEACT-WMS ngay hôm nay và trải nghiệm sự khác biệt!