Tìm hiểu quá trình xuất kho vật liệu để sản xuất sản phẩm

Hiện nay, cạnh tranh trong kinh doanh ngày càng trở nên khốc liệt. Vì vậy, việc tối ưu hóa các khâu trong quy trình sản xuất là vô cùng quan trọng. Xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm, nếu không được quản lý hiệu quả, có thể gây ra nhiều hệ lụy như thiếu hụt nguyên vật liệu, chậm trễ sản xuất, tăng chi phí… Vậy, doanh nghiệp nên làm gì để cải thiện vấn đề này?

Câu trả lời sẽ nằm trong bài viết này của DACO. Hãy cùng tìm hiểu về kho nguyên vật liệu, quy trình xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm, hạch toán nguyên vật liệu và những chứng từ liên quan đến quá trình này nhé!

Kho nguyên vật liệu là gì? 

Kho nguyên vật liệu đóng vai trò như trái tim của mọi hoạt động sản xuất và kinh doanh. Đây là nơi tập trung, lưu trữ và bảo quản các loại nguyên vật liệu đầu vào. Kho tập trung từ những vật liệu thô sơ đến các linh kiện bán thành phẩm. Mục đích của kho này là để phục vụ cho quá trình sản xuất ra sản phẩm cuối cùng.

Việc quản lý hiệu quả hoạt động nhập và xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí lưu kho mà còn đảm bảo nguồn cung cấp nguyên vật liệu ổn định, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất. 

Một hệ thống kho bài bản sẽ giúp giảm thiểu tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu, tránh gián đoạn quá trình sản xuất. Đồng thời, hệ thống hạn chế tối đa tình trạng tồn kho quá nhiều, gây lãng phí nguồn vốn.

Kho nguyên vật liệu có vai trò gì?

Vì sao một số doanh nghiệp luôn đảm bảo được nguồn cung cấp nguyên vật liệu ổn định? Vì sao có nhiều doanh nghiệp khác lại thường xuyên gặp phải tình trạng thiếu hàng? Câu trả lời nằm ở tầm quan trọng của kho nguyên vật liệu.

Bảo quản nguyên vật liệu, đảm bảo đủ số lượng và chất lượng để sản xuất

Kho nguyên vật liệu đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Đây là nơi tập trung, bảo quản và phân phối các nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất. Nhờ có kho, doanh nghiệp đảm bảo được nguồn cung cấp nguyên vật liệu ổn định. Ngoài ra, kho này còn đáp ứng đủ về số lượng và chất lượng. Từ đó doanh nghiệp duy trì được tiến độ sản xuất một cách liên tục.

Bên cạnh đó, kho còn giúp giảm thiểu rủi ro hư hỏng, thất thoát hàng hóa. Các rủi ro có thể do các yếu tố như thời tiết, côn trùng hoặc trong quá trình vận chuyển.

Quản trị tồn kho nguyên vật liệu

Quản trị hiệu quả kho nguyên vật liệu giúp quản lý tồn kho tốt hơn. Doanh nghiệp nhờ đó mà giảm thiểu rủi ro hư hỏng, thất thoát hàng hóa. Việc quản lý chặt chẽ hoạt động nhập và xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm còn giúp doanh nghiệp dự báo chính xác nhu cầu nguyên vật liệu, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá nhiều, gây lãng phí.

Quy trình xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm

Xuất kho nguyên vật liệu trong sản xuất sản phẩm không chỉ đơn thuần là lấy hàng ra khỏi kho. Hoạt động này gồm nhiều bước quy trình. Để quá trình này diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình chi tiết. Quy trình ấy cần bao gồm nhiều bước và liên quan đến nhiều bộ phận

Bước 1: Tạo đề nghị xuất kho nguyên vật liệu

Bước đầu tiên, bộ phận sản xuất sẽ yêu cầu kho cung cấp nguyên vật liệu để sản xuất. Họ sẽ lập một danh sách rõ ràng về những gì cần, bao gồm tên vật liệu, số lượng và mục đích sử dụng. Danh sách này sẽ được gửi đến cấp quản lý để được phê duyệt.

Bước 2: Lập phiếu xuất kho và bảng kê nguyên vật liệu

Sau khi được cấp trên phê duyệt, đề nghị xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm sẽ được chuyển đến kho nguyên vật liệu để chuẩn bị hàng hóa. Thủ kho sẽ chuẩn bị đầy đủ phiếu xuất kho, bảng kê nguyên vật liệu, hóa đơn mua,… 

Bước 3: Kiểm tra tồn kho nguyên vật liệu

Nhân viên kho sẽ dựa trên bảng kê nguyên vật liệu để kiểm tra lại các nguyên vật liệu trong kho có đủ số lượng và chất lượng yêu cầu không. Qua đó, nhà quản lý có thể phát hiện sớm những bất cập như thiếu hụt nguyên vật liệu, hàng hóa hư hỏng,… Từ đó kịp thời bổ sung hoặc thay thế, tránh gián đoạn quá trình sản xuất.

Bước 4: Xuất kho

Nguyên vật liệu sẽ được vận chuyển từ khu vực lưu trữ đến khu vực sản xuất. Cần vận chuyển một cách an toàn và nhanh chóng, đảm bảo không xảy ra tình trạng thất thoát hoặc hư hỏng. Để tăng hiệu quả và độ chính xác, các doanh nghiệp thường sử dụng phần mềm quản lý kho WMS. Hệ thống này tự động hóa quá trình xuất kho, giảm thiểu tối đa sai sót, rút ngắn thời gian.

>>Xem thêm: Sử dụng hệ thống WMS trong quản lý kho

Bước 5: Bàn giao và cập nhật thông tin, dữ liệu

Sau khi đã được kiểm tra kỹ lưỡng và xuất kho thành công, nguyên vật liệu được bàn giao cho bộ phận sản xuất. Việc bàn giao này bao gồm việc xác nhận số lượng, chất lượng và tình trạng của nguyên vật liệu. 

Đồng thời, các thông tin liên quan như mã sản phẩm, lô hàng,… cũng cần được kiểm tra kỹ càng. Song song với việc bàn giao, hệ thống quản lý kho WMS sẽ được cập nhật ngay lập tức.  WMS sẽ phản ánh số lượng nguyên vật liệu còn lại trong kho. Từ đó đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý.

Xuất kho vật liệu cho sản xuất sản phẩm cần những chứng từ gì?

Để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các loại chứng từ liên quan. Vậy, những chứng từ nào là cần thiết cho hoạt động xuất kho này?

Phiếu xuất kho nguyên vật liệu

Khi một đơn hàng sản xuất được lập, phiếu xuất kho sẽ được tạo ra để xác định loại nguyên vật liệu, số lượng cần thiết và điểm đến cuối cùng là nơi sản xuất. Mỗi phiếu xuất kho đều chứa đựng những thông tin chi tiết như: mã sản phẩm, tên nguyên vật liệu, đơn vị tính, số lượng xuất, ngày xuất, người xuất kho, người nhận và các thông tin liên quan đến đơn hàng sản xuất. 

Nhờ có phiếu xuất kho, quá trình nhập và xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm trở nên minh bạch, dễ dàng kiểm soát và hạn chế tối đa các sai sót có thể xảy ra. Đồng thời, phiếu xuất kho cũng là căn cứ quan trọng để đối chiếu với sổ sách kế toán. Qua đó đảm bảo tính chính xác của số liệu về nguyên vật liệu đã sử dụng trong sản xuất.

Lệnh sản xuất

Lệnh sản xuất đóng vai trò là một tài liệu quan trọng. Đây không chỉ xác định rõ loại nguyên vật liệu, số lượng cần thiết cho từng sản phẩm mà còn là cơ sở để lập kế hoạch sản xuất, kiểm soát chất lượng và tính toán chi phí.

Khi một lệnh sản xuất được tạo ra, thông tin về các nguyên vật liệu sẽ chuyển đến bộ phận kho. Dựa trên lệnh này, nhân viên kho sẽ tiến hành kiểm tra, xuất kho. Sau đó giao nguyên vật liệu đến đúng nơi, đúng thời điểm.

Bảng kê nguyên vật liệu

Khi nguyên vật liệu được xuất kho, bảng kê cung cấp thông tin chi tiết về loại vật liệu, số lượng, đơn vị tính, ngày xuất kho và các thông tin liên quan khác. Bảng kê cũng là cơ sở để tính toán giá thành sản phẩm, đối chiếu với kế hoạch sản xuất.

Biên bản bàn giao 

Thông thường, biên bản bàn giao hoạt động nhập và xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm sẽ bao gồm các thông tin chi tiết như: ngày tháng năm lập biên bản, tên đơn vị, tên các bên tham gia giao nhận, danh mục vật liệu được giao (bao gồm mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn vị tính, tình trạng hàng hóa), chữ ký xác nhận của người giao và người nhận. 

Biên bản có thể kèm theo các tài liệu liên quan như phiếu xuất kho, chứng từ kiểm kê. Các tài liệu ấy đảm bảo tính minh bạch và chính xác của quá trình giao nhận.

Hạch toán xuất kho nguyên vật liệu

Phương pháp hạch toán xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm là quá trình ghi nhận việc lấy nguyên vật liệu ra khỏi kho để sử dụng vào sản xuất hoặc bán hàng. Việc lựa chọn phương pháp phù hợp sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác của số liệu kế toán và hiệu quả quản lý kho. 

Hạch toán theo phương pháp giá gốc

Hạch toán theo phương pháp giá gốc khi xuất kho nguyên vật liệu là cách tính giá trị hàng xuất kho dựa trên giá mua ban đầu của nguyên vật liệu. Phương pháp này đảm bảo tính nhất quán và dễ áp dụng trong kế toán kho. Khi xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm, giá trị nguyên vật liệu được ghi nhận theo đúng giá mua lúc nhập kho, không phụ thuộc vào biến động giá cả thị trường. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác chi phí sản xuất. Ngoài ra nó còn hỗ trợ đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. 

Giá gốc của nguyên vật liệu được tính bằng tổng các khoản chi phí phát sinh để đưa nguyên vật liệu về kho. Bao gồm: giá mua, chi phí vận chuyển, bảo hiểm, các loại thuế liên quan (trừ những khoản thuế được khấu trừ)…

Hạch toán theo phương pháp FIFO (Nhập trước, xuất trước)

Phương pháp FIFO (Nhập trước, xuất trước) là một phương pháp kế toán quản lý hàng tồn kho phổ biến, đặc biệt trong môi trường có nhiều lô hàng nhập vào khác nhau. Theo đó, khi xuất kho, những lô hàng nhập vào trước sẽ được xuất ra trước.

Hạch toán theo bình quân gia quyền

Giá thành bình quân của tất cả các lô hàng nguyên vật liệu hiện có trong kho sẽ được tính toán và áp dụng cho mỗi lần xuất kho. Điều này có nghĩa là giá thành của nguyên vật liệu khi xuất kho sẽ được xác định dựa trên giá trung bình của tất cả các lô hàng đã mua trước đó, bất kể ngày mua hoặc giá mua của từng lô hàng.

Giá bình quân gia quyền = (Tổng giá trị tồn kho đầu kỳ + Tổng giá trị nhập trong kỳ) / Tổng số lượng tồn kho cuối kỳ

Hạch toán thực tế đích danh

Hạch toán theo phương pháp thực tế đích danh là khi xuất kho một lô hàng nguyên vật liệu nào đó, giá trị xuất kho sẽ chính xác bằng giá trị thực tế của lô hàng đó. Điều này có nghĩa là giá trị của từng lô hàng sẽ được ghi nhận riêng biệt, từ khi nhập kho cho đến khi  xuất kho vật liệu cho sản xuất sản phẩm.

Kết luận

Qua bài viết trên, có thể thấy rằng việc quản lý hoạt động xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường. 

Hiểu được tầm quan trọng của việc quản lý kho ấy, DACO đã triển khai hệ thống quản lý kho SEEACT-WMS. Với công nghệ quét mã Barcode/Qr Code tự động, SEEACT-WMS cung cấp cho doanh nghiệp những tính năng vượt trội như:

• • Quản lý hàng hóa theo thời gian thực: Mỗi mã hàng có một mã Barcode/Qrcode riêng, từ đó có thể theo dõi thông tin hàng hóa, vị trí, tình trạng hàng hóa, nguyên vật liệu theo thời gian thực. Qua đó giảm tình trạng nhầm lẫn hàng hóa, thất lạc hàng hóa và nâng cao hiệu suất trong kho.
  • Quản lý tồn kho nguyên vật liệu: Hệ thống mã Barcode/Qrcode quét tự động. Tổng hợp số lượng, tình trạng hàng tồn trong kho. Thông báo khi hàng hóa sắp hết.

• Quản lý quy trình kho: Tự động hóa các quy trình xuất/nhập/kiểm trong kho, kể cả kho nguyên vật liệu.

• Tự động báo cáo: Tự động tổng hợp từ phiếu xuất/nhập kho, dữ liệu thực tế,.. . Báo cáo, cung cấp cái nhìn tổng quan về kho.

Để nâng cao hiệu quả quản lý xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm, doanh nghiệp nên xem xét việc ứng dụng các giải pháp phần mềm quản lý kho hiện đại như SEEACT-WMS.
Liên hệ ngay đến số hotline: Mr. Vũ: 0936.064.289.

>>Xem thêm: Các dự án của SEEACT-WMS

————————————————————-

SEEACT-MES – NO.1 ON MES IN VIETNAM

Địa chỉ: Số 146, Đường Cầu Bươu, Xã Tân Triều, Huyện Thanh Trì, Thành Phố Hà Nội

Hotline: 0359.206.636

Email: seeact@dacovn.com

Website: www.seeact.vn