Tiến độ sản xuất là gì? Cách theo dõi và cải thiện

Trong sản xuất, việc đảm bảo tiến độ sản xuất theo đúng kế hoạch là yếu tố then chốt để tối ưu hóa quy trình, vận hành trơn tru và đạt năng suất cao. Bài viết này sẽ cùng bạn tìm hiểu tầm quan trọng của việc bám sát kế hoạch sản xuất, đồng thời chia sẻ các phương pháp theo dõi và cải thiện hiệu quả để doanh nghiệp luôn đạt được mục tiêu sản lượng đề ra.

Tiến độ sản xuất là gì?

Tiến độ sản xuất là một yếu tố quan trọng trong quản lý sản xuất, phản ánh tốc độ và hiệu quả của quá trình sản xuất theo thời gian. Nói một cách đơn giản, tiến độ SX cho biết công việc đã hoàn thành đến đâu, còn bao nhiêu công việc cần thực hiện và thời gian dự kiến để đạt được mục tiêu sản xuất cuối cùng.

Việc quản lý tiến độ hiệu quả giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ toàn bộ quá trình, từ khâu chuẩn bị nguyên vật liệu, sản xuất, đến kiểm tra chất lượng và giao hàng. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro chậm trễ, tối ưu hóa nguồn lực, đảm bảo sản phẩm được sản xuất đúng tiến độ và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Tại sao phải quản lý tiến độ sản xuất?

Quản lý tiến độ sản xuất là một yếu tố then chốt, góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt hiện nay. Việc theo dõi và kiểm soát chặt chẽ tiến độ SX mang lại nhiều lợi ích thiết thực, bao gồm: 

Nâng cao năng suất lao động

Theo dõi tiến độ giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả làm việc của từng cá nhân, bộ phận và toàn bộ quy trình sản xuất. Từ đó, nhà quản lý có thể nhận diện những điểm nghẽn, quy trình kém hiệu quả và có những điều chỉnh kịp thời nhằm nâng cao năng suất lao động, tối ưu hóa nguồn lực và giảm thiểu lãng phí.

Đảm bảo chất lượng sản phẩm

Quản lý tiến độ đồng nghĩa với việc kiểm soát chặt chẽ chất lượng sản phẩm trong từng công đoạn. Bằng cách theo dõi sát sao quy trình, doanh nghiệp có thể phát hiện và khắc phục ngay lập tức những sai sót, đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng đề ra, từ đó nâng cao uy tín và sự hài lòng của khách hàng.

Giao hàng đúng hẹn

Kiểm soát tiến độ giúp doanh nghiệp dự đoán chính xác thời gian hoàn thành đơn hàng và giao hàng đúng hẹn. Điều này không chỉ đáp ứng được yêu cầu của khách hàng mà còn góp phần xây dựng uy tín và niềm tin với đối tác.

Tối ưu hóa chi phí

Việc nâng cao năng suất lao động, giảm thiểu lãng phí trong quản lý tiến độ trực tiếp dẫn đến việc tiết kiệm chi phí sản xuất. Doanh nghiệp có thể tối ưu hóa việc sử dụng nguyên vật liệu, giảm thời gian chết của máy móc và tiết kiệm năng lượng, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Nâng cao khả năng thích ứng

Theo dõi tiến độ giúp doanh nghiệp nhận diện sớm các rủi ro tiềm ẩn và chủ động đưa ra phương án ứng phó kịp thời. Trong trường hợp có sự cố phát sinh, doanh nghiệp có thể nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch, giảm thiểu thiệt hại và duy trì sự ổn định của quy trình sản xuất.

>>>Xem thêm: Lệnh sản xuất là gì? Hướng dẫn lập lệnh sản xuất chi tiết từ A-Z

Quy trình chi tiết để triển khai quản lý tiến độ sản xuất hiệu quả

Để quản lý tiến độ sản xuất một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần triển khai một quy trình bài bản, bao gồm các bước sau:

Bước 1: Lập kế hoạch chi tiết

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất, tạo nền tảng cho toàn bộ quá trình quản lý. Kế hoạch cần xác định rõ ràng mục tiêu sản xuất, thời gian hoàn thành, nguồn lực cần thiết (nhân lực, vật lực, tài chính) và trình tự thực hiện các công đoạn. Kế hoạch càng chi tiết và chặt chẽ thì khả năng kiểm soát tiến độ càng cao.

Một kế hoạch hiệu quả cần xác định rõ ràng các yếu tố sau:

• Liệt kê tất cả các công việc cần thực hiện trong quy trình sản xuất.
• Xác định nguồn lực và thời gian cần thiết cho mỗi công việc.
• Sắp xếp trình tự thực hiện các công việc một cách hợp lý, dựa trên yếu tố công nghệ, tổ chức và đặc thù của ngành nghề.

>>>Có thể bạn muốn biết: Kế hoạch sản xuất là gì? Hướng dẫn 5 bước lập kế hoạch hiệu quả

Bước 2: Phân công nhiệm vụ

Sau khi có kế hoạch tổng thể, doanh nghiệp cần phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận và máy móc thiết bị. Việc phân công cần dựa trên năng lực, chuyên môn và khả năng của từng đối tượng, đồng thời đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận.

Trong bước này, cần trả lời hai câu hỏi quan trọng:

• Thời gian thực hiện: Xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc của từng công việc một cách chi tiết và cụ thể.
• Người/bộ phận/máy móc phụ trách: Phân công rõ ràng trách nhiệm thực hiện từng công việc cho cá nhân, bộ phận hoặc máy móc thiết bị phù hợp.

Bước 3: Giám sát và điều chỉnh hoạt động sản xuất

Đây là bước cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, giúp doanh nghiệp theo dõi sát sao tiến độ thực hiện, so sánh với kế hoạch ban đầu và kịp thời phát hiện những sai lệch. Dựa trên kết quả giám sát, doanh nghiệp sẽ đưa ra những điều chỉnh cần thiết để đảm bảo tiến độ tổng thể.

Các hoạt động bao gồm:

• Theo dõi tiến độ hoàn thành từng công đoạn sản xuất.
• Kiểm tra chất lượng sản phẩm ở mỗi giai đoạn.
• Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên và máy móc thiết bị.
• Phân tích các nguyên nhân gây ra chậm trễ (nếu có).

Download bảng theo dõi tiến độ sản xuất Excel miễn phí

DACO đã tổng hợp và chia sẻ miễn phí các mẫu bảng theo dõi tiến độ sản xuất Excel với nhiều tính năng hữu ích.

Các mẫu bảng này được thiết kế sẵn với các công thức, biểu đồ trực quan, giúp bạn:

• Quản lý thông tin dự án: Theo dõi thông tin chi tiết về dự án, bao gồm tên dự án, mục tiêu, thời gian bắt đầu và kết thúc.
• Phân chia nhiệm vụ: Chia nhỏ dự án thành các công việc cụ thể, giao nhiệm vụ cho từng cá nhân/bộ phận và theo dõi tiến độ thực hiện.
• Kiểm soát thời gian: Đặt ra các mốc thời gian quan trọng và theo dõi tiến độ hoàn thành so với kế hoạch.
• Quản lý nguồn lực: Theo dõi việc sử dụng nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài chính) cho từng công việc.
• Phát hiện rủi ro: Nhận diện sớm các vấn đề tiềm ẩn và có biện pháp xử lý kịp thời.

Dưới đây là một số mẫu bảng theo dõi để bạn tham khảo: 

>>>Tải về:

• Mẫu theo dõi tiến độ SX ngành bao bì

• Mẫu theo dõi vấn đề

• Mẫu theo dõi tiến độ dự án sản xuất

• Mẫu theo dõi tiến độ dạng biểu đồ Gantt

Bạn có thể dễ dàng tải xuống các mẫu bảng Excel này và tùy chỉnh cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp mình. 

Khó khăn khi quản lý tiến độ sản xuất là gì? 

Quản lý tiến độ sản xuất là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều yếu tố. Trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp có thể gặp phải một số khó khăn sau đây:

Giám sát thiếu hiệu quả

Việc theo dõi và đánh giá sát sao hoạt động sản xuất là yếu tố then chốt để đảm bảo tiến độ. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp phải những hạn chế trong việc giám sát, chẳng hạn như:

• Thiếu hệ thống giám sát đồng bộ: Thông tin về tiến độ từ các bộ phận, công đoạn khác nhau không được cập nhật đầy đủ và kịp thời, gây khó khăn cho việc theo dõi tổng thể.
• Dựa quá nhiều vào báo cáo thủ công: Việc thu thập và tổng hợp thông tin theo cách thủ công tiềm ẩn nhiều sai sót, thiếu chính xác và không phản ánh đúng thực tế.
• Thiếu công cụ giám sát hiệu quả: Doanh nghiệp chưa ứng dụng các công cụ, phần mềm quản lý sản xuất hiện đại, dẫn đến việc giám sát kém hiệu quả, khó khăn trong việc phân tích và đưa ra quyết định kịp thời.

Kế hoạch sản xuất còn nhiều thiếu sót

Một kế hoạch sản xuất tốt là nền tảng cho việc quản lý tiến độ. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp thường xây dựng kế hoạch sản xuất một cách máy móc, chưa tính toán đầy đủ các yếu tố ảnh hưởng, dẫn đến kế hoạch không khả thi và khó thực hiện. Một số nguyên nhân chính bao gồm:

• Dự báo nhu cầu thiếu chính xác: Doanh nghiệp chưa có phương pháp dự báo nhu cầu hiệu quả, dẫn đến kế hoạch sản xuất lệch pha với thực tế thị trường.
• Thiếu linh hoạt trong điều chỉnh kế hoạch: Khi có những biến động bất ngờ (như thay đổi đơn hàng, sự cố máy móc…), doanh nghiệp khó điều chỉnh kế hoạch một cách kịp thời.
• Chưa phân bổ nguồn lực hợp lý: Việc phân bổ nguồn lực (nhân công, máy móc, vật tư…) chưa hợp lý cũng ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện kế hoạch

Quản lý nguồn nhân lực chưa tối ưu

Việc quản lý nguồn nhân lực một cách hiệu quả ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và chất lượng sản phẩm. Doanh nghiệp cần xây dựng môi trường làm việc tích cực, đào tạo nâng cao trình độ cho người lao động, đồng thời có chính sách phúc lợi hợp lý để thúc đẩy tinh thần làm việc và nâng cao năng suất.

Giải pháp tối ưu công tác quản lý tiến độ sản xuất

Để tối ưu hóa công tác quản lý tiến độ SX, doanh nghiệp có thể áp dụng một số giải pháp sau:

Sử dụng phần mềm Excel

Excel với các tính năng tạo bảng biểu, lập biểu đồ và tính toán, là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp quản lý tiến độ một cách trực quan và khoa học. Doanh nghiệp có thể sử dụng các mẫu bảng tính sẵn có hoặc tự thiết kế để theo dõi tiến độ từng công đoạn, dự trù nguồn lực và phân tích hiệu quả sản xuất.

Tuy nhiên, giải pháp này cũng có những hạn chế:

• Khó khăn khi quản lý dữ liệu lớn và phức tạp: Excel có thể gặp khó khăn trong việc xử lý khối lượng dữ liệu lớn và phức tạp, dẫn đến việc quản lý kém hiệu quả.
• Dễ xảy ra sai sót: Việc nhập liệu và tính toán thủ công trên Excel tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót, ảnh hưởng đến độ chính xác của dữ liệu.
• Khó khăn trong việc chia sẻ và cập nhật thông tin: Việc chia sẻ và cập nhật thông tin theo thời gian thực trên Excel tương đối khó khăn, gây trở ngại cho việc cộng tác và ra quyết định kịp thời.

Sử dụng phần mềm quản lý tiến độ sản xuất 

SEEACT-MES là giải pháp quản lý sản xuất thông minh, giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ quá trình sản xuất theo thời gian thực, từ đó tối ưu hóa tiến độ và nâng cao hiệu quả. Các tính năng nổi bật của SEEACT-MES bao gồm:

• Lập kế hoạch sản xuất chi tiết: Hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất dựa trên đơn hàng, năng lực sản xuất, tình trạng nguyên vật liệu…
• Theo dõi tiến độ theo thời gian thực: Cập nhật liên tục tình hình sản xuất tại từng công đoạn, giúp phát hiện sớm các vấn đề và điều chỉnh kịp thời.
• Phân tích và báo cáo: Cung cấp các báo cáo chi tiết về tiến độ, năng suất, hiệu suất thiết bị… hỗ trợ ra quyết định quản lý.
• Quản lý nguồn lực: Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực (nhân công, máy móc, vật tư…), nâng cao hiệu quả sản xuất.

>>>Tìm hiểu cách quản lý tiến độ sản xuất hiệu quả với SEEACT-MES

Hoặc liên hệ Hotline của DACO để được hỗ trợ miễn phí 0904.675.995!

Nâng cao hiệu quả quản lý sản xuất

Tuy công nghệ ngày càng phát triển, con người vẫn là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của quản lý tiến độ. Doanh nghiệp cần đầu tư vào con người bằng cách nâng cao năng lực quản lý sản xuất thông qua các chương trình đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, cũng như phát triển các kỹ năng lãnh đạo, ra quyết định, giải quyết vấn đề và làm việc nhóm. 

Bên cạnh đó, việc xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, khuyến khích sáng tạo cũng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tiến độ.

Trên đây là cái nhìn tổng quan về tiến độ sản xuất, tầm quan trọng của nó cũng như các phương pháp để theo dõi và cải thiện hiệu quả. Hy vọng rằng, những kiến thức này sẽ giúp doanh nghiệp bạn tối ưu hóa quy trình sản xuất, nâng cao năng suất và đạt được mục tiêu kinh doanh.