Số hóa doanh nghiệp là gì? 4 Phương pháp triển khai thành công

Trong bối cảnh công nghệ thông tin bùng nổ, nhiều doanh nghiệp vẫn loay hoay với phương thức vận hành truyền thống, bỏ lỡ những cơ hội phát triển vượt bậc. Số hóa doanh nghiệp đang trở thành xu hướng tất yếu, giúp các tổ chức tiên phong đạt được những thành tựu đáng kinh ngạc. Vậy số hóa doanh nghiệp là gì? Lợi ích ra sao và làm thế nào để triển khai hiệu quả? Hãy cùng DACO giải đáp những câu hỏi quan trọng này và khám phá lý do vì sao doanh nghiệp cần chuyển đổi số ngay hôm nay!

Số hóa doanh nghiệp là gì?

Số hóa doanh nghiệp là một quá trình chuyển đổi toàn diện, ứng dụng công nghệ số vào mọi mặt hoạt động nhằm nâng cao hiệu suất, năng lực cạnh tranh và kiến tạo giá trị mới. Vượt ra khỏi khuôn khổ số hóa dữ liệu đơn thuần, số hóa doanh nghiệp hướng đến thay đổi phương thức vận hành, tương tác khách hàng và quản trị quy trình.

Cụ thể, số hóa doanh nghiệp bao gồm việc tích hợp công nghệ thông tin và kỹ thuật số vào tất cả các khía cạnh, từ quản lý tài chính, nhân sự, khách hàng đến sản xuất và cung ứng. Các ứng dụng tiêu biểu bao gồm: hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), quản lý chuỗi cung ứng thông minh (SCM), dịch vụ khách hàng trực tuyến, tự động hóa quy trình sản xuất…

Mục tiêu then chốt của số hóa trong doanh nghiệp là xây dựng sự linh hoạt, khả năng thích ứng và cải tiến liên tục trong bối cảnh kinh doanh biến động. Thông qua việc khai thác tối ưu tiềm năng của công nghệ số, doanh nghiệp có thể tạo ra giá trị bền vững và duy trì lợi thế cạnh tranh.

Các cấp độ trong số hóa doanh nghiệp là gì?

Nói một cách đơn giản, số hóa doanh nghiệp là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào mọi hoạt động của doanh nghiệp, từ quản lý nội bộ đến tương tác với khách hàng.

Quá trình này thường được chia thành ba cấp độ chính:

Số hóa thông tin (Digitization)

Đây là cấp độ nền tảng, tập trung vào việc chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số.

Quá trình này bao gồm việc số hóa dữ liệu, tài liệu giấy tờ, hình ảnh, âm thanh và video, tạo ra các bản sao kỹ thuật số có thể dễ dàng lưu trữ, truy xuất và chia sẻ. Số hóa giúp doanh nghiệp giảm thiểu sự phụ thuộc vào giấy tờ, tiết kiệm không gian lưu trữ, đồng thời cải thiện hiệu quả quản lý thông tin.

Ví dụ, việc sử dụng chữ ký điện tử thay thế chữ ký tay, quét hóa đơn giấy để lưu trữ trên hệ thống điện tử, hoặc chuyển đổi các biểu mẫu giấy tờ sang dạng trực tuyến đều thuộc cấp độ số hóa thông tin.

Số hóa quy trình (Digitalization)

Số hóa quy trình tập trung vào việc ứng dụng công nghệ số để tối ưu hóa các quy trình kinh doanh hiện có. Mục tiêu là nâng cao năng suất, giảm thiểu sai sót và cải thiện hiệu quả hoạt động.

Điều này có thể đạt được thông qua việc tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, sử dụng phần mềm quản lý quy trình làm việc, tích hợp các hệ thống thông tin khác nhau và áp dụng các công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (Machine Learning) để phân tích dữ liệu và đưa ra quyết định kinh doanh.

Chuyển đổi số (Digital Transformation)

Chuyển đổi số là một cuộc cách mạng toàn diện, thay đổi căn bản cách thức vận hành và mô hình kinh doanh của doanh nghiệp. Nó đòi hỏi sự thay đổi trong tư duy, văn hóa và chiến lược, nhằm khai thác tối đa tiềm năng của công nghệ số để tạo ra giá trị mới.

Chuyển đổi số bao gồm việc ứng dụng các công nghệ tiên tiến như điện toán đám mây, Internet vạn vật (IoT), phân tích dữ liệu lớn (Big Data) và chuỗi khối (Blockchain) để tạo ra sản phẩm, dịch vụ và trải nghiệm khách hàng đột phá. Mục tiêu cuối cùng là nâng cao năng lực cạnh tranh, thích ứng với thị trường biến động và phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.

>>>Tìm hiểu ngay: Chuyển đổi số: Xu hướng tất yếu trong cách mạng 4.0

Quy trình số hóa doanh nghiệp thành công

Số hóa doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là áp dụng công nghệ, mà là cả một quá trình chuyển đổi mang tính chiến lược, đòi hỏi sự đầu tư bài bản và lộ trình rõ ràng. Để đạt được thành công trong hành trình này, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình số hóa hiệu quả, bao gồm nhiều khía cạnh có tác động qua lại, tạo thành một chuỗi hoạt động hỗ trợ lẫn nhau.

Dưới đây là một quy trình cơ bản, có thể được điều chỉnh để phù hợp với đặc thù của từng tổ chức:

Bước 1: Số hóa tài liệu, trong doanh nghiệp

Phương pháp lưu trữ tài liệu, dữ liệu truyền thống đang bộc lộ nhiều hạn chế như dễ thất thoát, hư hỏng theo thời gian, chiếm dụng không gian lưu trữ lớn và khó quản lý. Chính vì vậy, số hóa tài liệu, dữ liệu đang trở thành giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp. Quá trình này sẽ chuyển đổi toàn bộ nội dung từ dạng vật lý (giấy tờ) sang dạng kỹ thuật số, cho phép lưu trữ và quản lý tập trung trên nền tảng điện tử.

Bên cạnh việc tối ưu được quá trình lưu trữ, số hóa tài liệu còn giúp doanh nghiệp dễ dàng trong việc truy xuất, nhập liệu, tìm kiếm thông tin. Các dạng tài liệu thường được số hóa bao gồm: hợp đồng, văn bản pháp lý, hồ sơ nhân sự, báo cáo tài chính, phiếu xuất nhập kho, sổ sách kế toán,… Việc số hóa này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, đồng thời tăng cường bảo mật thông tin và dễ dàng chia sẻ dữ liệu giữa các phòng ban.

>>>Xem chi tiết:

• Số hóa tài liệu là gì và quy trình thực hiện
• Số hóa dữ liệu là gì? Hướng dẫn triển khai chi tiết A-Z

Bước 2: Số hóa quy trình doanh nghiệp

Số hóa quy trình đang trở thành xu hướng tất yếu, mang lại hiệu quả vượt trội cho doanh nghiệp. Bằng cách ứng dụng công nghệ kỹ thuật số hiện đại vào quy trình sản xuất, kinh doanh, doanh nghiệp có thể nâng cấp và tối ưu hóa quy trình làm việc, từ đó cải thiện năng suất lao động, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Nghiên cứu của McKinsey chỉ ra rằng, số hóa quy trình giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 90% chi phí hoạt động. Đặc biệt, với những công việc lặp đi lặp lại, số hóa quy trình sẽ giải phóng sức lao động, cho phép nhân viên tập trung vào những công việc mang lại giá trị cao hơn.

Ví dụ, doanh nghiệp có thể số hóa quy trình phê duyệt văn bản, quy trình tuyển dụng, quy trình xử lý đơn hàng,… bằng cách sử dụng phần mềm để quản lý quy trình làm việc.

>>>Xem thêm bài viết: Số hóa quy trình là gì? Hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp của DACO để hiểu rõ hơn về quá trình này.

Bước 3: Sử dụng phần mềm chuyển đổi số toàn diện

Giai đoạn hiện nay là thời điểm vàng để doanh nghiệp bắt tay vào chuyển đổi số, tận dụng những chính sách hỗ trợ từ Chính phủ và áp dụng những công nghệ tiên tiến, giúp doanh nghiệp hòa nhịp cùng làn sóng số hóa toàn cầu.

Tuy nhiên, những biến động phức tạp của nền kinh tế cũng đặt ra không ít thử thách cho doanh nghiệp. Nguồn lực hiện tại cần được ưu tiên cho việc duy trì sản xuất kinh doanh ổn định. Trong bối cảnh đó, việc lựa chọn phần mềm chuyển đổi số toàn diện sẽ là giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp vừa tiết kiệm chi phí vừa nâng cao hiệu quả hoạt động.

Ở bước này, doanh nghiệp cần lựa chọn và triển khai các phần mềm chuyển đổi số phù hợp với nhu cầu và mục tiêu phát triển.

Ví dụ:

• Triển khai hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) để quản lý tổng thể các hoạt động của doanh nghiệp
• Hệ thống CRM (Customer Relationship Management) để quản trị khách hàng
• Hệ thống MES (Manufacturing Execution System) vào quản lý sản xuất

Đặc biệt, hệ thống SEEACT-MES là một giải pháp MES toàn diện, được phát triển bởi công ty DACO tại Việt Nam, nổi bật với khả năng tùy biến cao, phù hợp với nhiều ngành nghề sản xuất khác nhau.

SEEACT-MES cung cấp các chức năng cốt lõi như quản lý lệnh sản xuất, theo dõi tiến độ sản xuất theo thời gian thực, quản lý chất lượng, quản lý kho, bảo trì bảo dưỡng, từ đó giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất sản xuất, giảm thiểu lãng phí, nâng cao năng lực cạnh tranh.

>>>Xem chi tiết: Số hóa doanh nghiệp sản xuất cùng SEEACT-MES

Những lợi ích khi số hóa doanh nghiệp là gì?

Số hóa doanh nghiệp đang dần trở thành xu hướng tất yếu, mang lại những lợi ích thiết thực, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và cạnh tranh trong thị trường hiện đại. Cụ thể:

Nâng cao năng suất làm việc

Số hóa giúp loại bỏ các công đoạn thủ công tốn thời gian như tìm kiếm, lưu trữ, xử lý giấy tờ. Thay vào đó, mọi thao tác đều được thực hiện nhanh chóng trên hệ thống máy tính với vài cú click chuột. Điều này giúp cả nhân viên và quản lý tiết kiệm thời gian, tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn, từ đó nâng cao năng suất làm việc chung của toàn doanh nghiệp.

Tối ưu hóa chi phí vận hành

Số hóa giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ tài liệu, giảm thiểu lãng phí nhân lực và các chi phí văn phòng phẩm khác. Nguồn lực tiết kiệm được có thể tái đầu tư vào nghiên cứu, phát triển sản phẩm, marketing, góp phần thúc đẩy tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận.

Linh hoạt trong truy cập và quản lý dữ liệu

Số hóa cho phép nhân viên dễ dàng truy cập, chia sẻ và sử dụng dữ liệu mọi lúc mọi nơi, chỉ cần có kết nối internet. Điều này thúc đẩy sự cộng tác, trao đổi thông tin giữa các phòng ban, giúp công việc được hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả hơn. Đồng thời, ban lãnh đạo có thể dễ dàng quản lý, theo dõi tiến độ công việc, kiểm soát quyền truy cập thông tin, đảm bảo tính bảo mật.

Bảo mật thông tin tối ưu

Số hóa giúp lưu trữ tài liệu an toàn trên hệ thống máy tính hoặc đám mây, hạn chế tối đa rủi ro mất mát, hư hỏng do thiên tai, hỏa hoạn hay sự cố bất ngờ. Việc phân quyền truy cập, mã hóa dữ liệu cũng góp phần nâng cao tính bảo mật, ngăn chặn rò rỉ thông tin quan trọng.

Đóng góp vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp

Việc giảm thiểu sử dụng giấy tờ, tiết kiệm năng lượng và tài nguyên giúp bảo vệ môi trường. Ứng dụng công nghệ số vào sản xuất và kinh doanh giúp nâng cao hiệu quả sử dụng tài nguyên, giảm thiểu tác động đến môi trường. Ngoài ra, số hóa còn tạo điều kiện cho doanh nghiệp tham gia vào các hoạt động cộng đồng, đóng góp vào sự phát triển kinh tế – xã hội.

Phương pháp hữu ích hỗ trợ doanh nghiệp triển khai số hóa

Việc triển khai số hóa trong doanh nghiệp là một bước tiến quan trọng, nhưng cũng đầy thách thức. Doanh nghiệp có thể gặp phải những khó khăn như thiếu hụt nguồn lực tài chính, thiếu nhân lực có kỹ năng công nghệ, khó khăn trong việc lựa chọn giải pháp phù hợp, hay thậm chí là sự kháng cự từ phía nhân viên.

Để vượt qua những trở ngại này và đảm bảo quá trình được diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp có thể tham khảo một số phương pháp hữu ích sau:

Xây dựng chiến lược và có kế hoạch rõ ràng

Trước khi bắt đầu, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu, phạm vi và lộ trình số hóa. Chiến lược số hóa cần được gắn kết với chiến lược phát triển chung của doanh nghiệp, đồng thời, cần có kế hoạch chi tiết về các giai đoạn triển khai, ngân sách, nguồn lực và cách thức đánh giá hiệu quả.

Lựa chọn công nghệ và công cụ phù hợp để đầu tư

Lựa chọn công nghệ phù hợp với quy mô, ngành nghề và nhu cầu của doanh nghiệp là yếu tố then chốt. Doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ lưỡng các giải pháp công nghệ hiện có, cân nhắc giữa chi phí và hiệu quả, đồng thời lựa chọn nhà cung cấp uy tín để đảm bảo hỗ trợ kỹ thuật và bảo trì hệ thống.

Xây dựng văn hóa làm việc đổi mới sáng tạo

Số hóa doanh nghiệp không chỉ là việc ứng dụng công nghệ mà còn là sự thay đổi về tư duy và cách thức làm việc. Doanh nghiệp cần xây dựng một môi trường làm việc khuyến khích sự đổi mới, sáng tạo, sẵn sàng thích ứng với công nghệ mới. Đồng thời, cần chú trọng đào tạo, nâng cao kỹ năng số cho nhân viên, giúp họ làm quen và sử dụng hiệu quả các công cụ kỹ thuật số.

Thường xuyên cải tiến quy trình

Vì đây là một quá trình liên tục, nên cần được theo dõi, đánh giá và cải tiến thường xuyên. Doanh nghiệp cần thiết lập các chỉ số đo lường hiệu quả số hóa, từ đó phân tích, đánh giá kết quả và điều chỉnh chiến lược cho phù hợp.

Bằng việc áp dụng những phương pháp này, doanh nghiệp có thể nâng cao khả năng thành công trong quá trình số hóa, tận dụng tối đa lợi ích của công nghệ để phát triển bền vững.

Kết luận

Số hóa doanh nghiệp không chỉ là xu hướng tất yếu của thời đại mà còn là chìa khóa vàng mở ra cánh cửa thành công cho doanh nghiệp trong kỷ nguyên số. Bằng cách áp dụng công nghệ vào mọi mặt hoạt động, từ quản lý nội bộ đến tương tác khách hàng, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hiệu suất, nâng cao năng lực cạnh tranh và tạo ra những bước đột phá ấn tượng.

Doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, lựa chọn giải pháp phù hợp và đồng hành cùng đối tác uy tín để đạt được hiệu quả tối ưu.

DACO với kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực tư vấn và triển khai các giải pháp số hóa, tự tin là người đồng hành tin cậy, giúp doanh nghiệp bạn chinh phục thành công con đường chuyển đổi số. Liên hệ ngay với DACO qua Hotline 0904.675.995 để nhận được tư vấn chi tiết và giải đáp mọi thắc mắc!