Safety stock là gì? Đâu là mức tồn kho an toàn cho doanh nghiệp?

Với tư cách là một khách hàng, chắc hẳn ai cũng từng trải qua cảm giác bực mình khi đến cửa hàng mà sản phẩm mình cần lại hết hàng? Nguyên nhân có thể là do doanh nghiệp đó chưa quản lý tốt tồn kho của mình. Để tránh tình huống này xảy ra, các doanh nghiệp cần nắm vững khái niệm “safety stock là gì” hay còn gọi là “tồn kho an toàn”. 

Vậy Safety stock là gì? Mức tồn kho an toàn là gì? Cách tính safety stock như thế nào? Bài viết này của DACO sẽ giải đáp chi tiết dưới đây!

Safety Stock là gì?

Safety Stock là gì? Đây là lượng hàng tồn kho an toàn. Là một lượng hàng hóa dự trữ thêm ngoài lượng hàng hóa dự kiến sẽ bán được. Mục đích chính của Safety Stock là tạo ra một lớp đệm. Giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro thiếu hàng do những biến động không lường trước được trong nhu cầu hoặc nguồn cung.

Việc xác định lượng Safety Stock phù hợp là một quyết định quan trọng trong quản lý kho, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí lưu kho và khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Quá nhiều Safety stock sẽ dẫn đến lãng phí tài chính, trong khi quá ít Safety Stock lại tăng nguy cơ thiếu hàng và mất khách hàng.

Vai trò của Safety Stock là gì?

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, việc đáp ứng nhanh chóng và chính xác nhu cầu của khách hàng là yếu tố sống còn. Một đơn hàng bị hủy do thiếu hàng không chỉ gây thiệt hại về doanh thu mà còn làm mất lòng tin của khách hàng. 

Safety Stock chính là “lá chắn” giúp doanh nghiệp vượt qua những khó khăn này. Vậy cụ thể vai trò của safety stock là gì?

Đảm bảo luôn đủ hàng cho sản xuất và kinh doanh

Khi nhu cầu tăng đột biến hoặc nguồn cung bị gián đoạn, vai trò của mức tồn kho an toàn là gì?

Safety Stock sẽ giúp đáp ứng đủ nhu cầu khách hàng, tránh tình trạng “cháy hàng”. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, việc thiếu nguyên vật liệu có thể dẫn đến ngừng hoạt động.

Bằng cách dự trữ một lượng hàng hóa nhất định, doanh nghiệp có thể linh hoạt hơn trong việc điều chỉnh kế hoạch sản xuất và đáp ứng nhanh chóng các thay đổi trên thị trường.

Linh hoạt giữa các biến động thị trường sản xuất và kinh doanh

Trong kinh doanh, doanh nghiệp luôn phải đối mặt với những biến động bất ngờ từ thị trường. Vậy trong bối cảnh này, vai trò của mức tồn kho an toàn là gì?

Khi nhu cầu tăng đột ngột, Safety Stock giúp doanh nghiệp đáp ứng khách hàng ngay lập tức, tránh mất đơn hàng. 

Ngược lại, khi nhu cầu giảm, vai trò của safety stock là gì? Đó là cho phép doanh nghiệp điều chỉnh sản xuất từ từ, tránh lãng phí. Nhờ vậy, doanh nghiệp luôn sẵn sàng trước mọi tình huống, giảm thiểu rủi ro và tăng tính cạnh tranh.

Phòng ngừa các rủi ro bất ngờ

Việc xây dựng một mức Safety stock hợp lý giúp tránh tình trạng thiếu hàng gây gián đoạn sản xuất kinh doanh. Đồng thời, nó cũng giảm thiểu rủi ro phát sinh các chi phí gia tăng như chi phí đặt hàng gấp, chi phí vận chuyển nhanh hoặc chi phí mất khách hàng do không có hàng giao.

Phân loại các mức tồn kho an toàn

Tồn kho an toàn quá cao sẽ gây lãng phí nguồn lực, quá thấp lại dẫn đến tình trạng thiếu hàng. Vậy làm thế nào để xác định mức tồn kho an toàn phù hợp? Câu trả lời sẽ được giải đáp dưới đây.

Mức tồn kho an toàn theo chu kỳ

Nếu xét theo chu kỳ, safety stock là gì?

Tồn kho an toàn theo chu kỳ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí đặt hàng. Thay vì đặt hàng liên tục với số lượng nhỏ, doanh nghiệp sẽ đặt hàng lớn, ít lần hơn để tận dụng ưu đãi số lượng. Tuy nhiên, phương pháp này tiềm ẩn rủi ro thiếu hàng khi nhu cầu tăng đột biến hoặc thời gian giao hàng bị kéo dài.

Mức tồn kho an toàn theo mùa

Nếu xét theo mùa, safety stock là gì? Nhiều ngành hàng có nhu cầu tiêu thụ sản phẩm biến động theo mùa. Để đáp ứng nhu cầu thị trường, doanh nghiệp cần dự trữ một lượng hàng hóa nhất định trước khi mùa cao điểm đến. Tồn kho an toàn theo mùa giúp doanh nghiệp tránh tình trạng cháy hàng, đồng thời giảm thiểu chi phí sản xuất gấp rút.

Công thức tính Safety stock là gì?

Qua nội dung trên, có thể thấy mức độ biến động của nhu cầu và thời gian giao hàng càng cao thì lượng Safety stock cần dự trữ càng lớn. Safety stock không chỉ giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu hàng gây mất khách mà còn giảm thiểu chi phí lưu kho. Vậy cách tính Safety stock là gì? Cùng tìm hiểu ngay dưới đây!

Công thức thường dùng

Cách tính safety stock thường thấy:

Safety stock = (Nhu cầu tối đa x Thời gian nhập hàng tối đa) – (Nhu cầu trung bình x Thời gian nhập hàng trung bình)

Ví dụ: Một công ty bán điện thoại ước tính nhu cầu tối đa trong một tháng là 1000 chiếc, thời gian nhập hàng tối đa là 15 ngày. Nhu cầu trung bình là 800 chiếc/tháng và thời gian nhập hàng trung bình là 10 ngày.

Vậy Safety stock = (1000 x 15) – (800 x 10) = 7000 chiếc.

Các công thức khác

Dựa trên độ lệch chuẩn, cách tính safety stock là gì?

Mức tồn kho an toàn = Độ lệch chuẩn x Hệ số an toàn x Thời gian giao hàng trung bình.

Giả sử một công ty sản xuất bánh mì có độ lệch chuẩn nhu cầu hàng ngày là 10 ổ, hệ số an toàn là 2 và thời gian giao hàng trung bình của bột mì là 3 ngày. Để tính mức tồn kho an toàn cho bột mì, công thức tính safety stock là gì: 10 ổ/ngày x 2 (hệ số an toàn) x 3 ngày = 60 ổ.

Điều này có nghĩa là công ty cần dự trữ ít nhất 60 ổ bánh mì để đảm bảo không bị thiếu bột mì trong trường hợp nhu cầu tăng đột biến hoặc thời gian giao hàng bị kéo dài.

Các yếu tố ảnh hưởng đến Safety stock là gì?

Safety stock, yếu tố then chốt trong việc đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra trơn tru, chịu tác động của nhiều yếu tố phức tạp. Việc xác định lượng safety stock phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu hàng mà còn tối ưu hóa chi phí tồn kho. Vậy, những yếu tố đang chi phối quyết định safety stock là gì?

Đặc điểm của chuỗi cung ứng

Những đặc điểm của chuỗi cung ứng tác động mức tồn kho an toàn là gì?

• Tính biến động của nhu cầu khiến doanh nghiệp khó dự báo chính xác, đòi hỏi tăng lượng hàng dự trữ. 
• Thời gian giao hàng kéo dài buộc phải có lượng hàng dự phòng. 
• Độ tin cậy của nhà cung cấp thấp làm gia tăng rủi ro thiếu hàng. 
• Mức độ đa dạng của sản phẩm càng cao, nhu cầu về không gian lưu trữ càng lớn.

Độ biến động của thị trường

Độ biến động của thị trường tác động trực tiếp đến mức tồn kho an toàn (Safety stock). Khi thị trường càng biến động, nhu cầu của khách hàng càng khó dự báo chính xác. Điều này dẫn đến sự bất ổn trong việc lên kế hoạch sản xuất và phân phối hàng hóa. Để đối phó với những biến động này, các doanh nghiệp thường tăng mức tồn kho an toàn. 

Tuy nhiên, việc tăng tồn kho quá mức có thể gây ra nhiều hệ lụy như: gia tăng chi phí bảo quản, hàng hóa tồn kho lỗi thời, khó quản lý. Do đó, việc xác định mức tồn kho an toàn phù hợp là một thách thức lớn đối với các nhà quản lý kho. Để giải quyết vấn đề này, các doanh nghiệp cần áp dụng các công cụ dự báo nhu cầu hiện đại, xây dựng hệ thống quản lý kho WMS hiệu quả và linh hoạt.
>>Xem thêm: Hệ thống quản lý kho WMS

Giá cả và nhu cầu của khách hàng

Giá cả và nhu cầu của khách hàng ảnh hưởng trực tiếp đến safety stock là gì?. Khi giá thành hàng hóa trên thị trường tăng cao, doanh nghiệp thường thận trọng hơn trong việc dự trữ, nhằm giảm thiểu rủi ro tồn kho. Ngược lại, khi giá giảm, doanh nghiệp có thể tăng lượng hàng dự trữ để tận dụng cơ hội và đáp ứng nhu cầu tăng đột biến của khách hàng.

Các khoản chi phí cho kho hàng

Khi nhu cầu không ổn định, doanh nghiệp cần dự trữ nhiều hơn để đảm bảo luôn có hàng cung ứng cho khách hàng. Tuy nhiên, nếu dự trữ quá nhiều, chi phí tồn kho sẽ tăng cao, gây áp lực lên doanh nghiệp.

Sử dụng SEEACT-WMS để xác định safety stock cho doanh nghiệp

Ngày nay, công nghệ tiên tiến đã đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý kho. Phần mềm quản lý kho hàng WMS có thể giúp doanh nghiệp xác định mức tồn kho hợp lý bằng cách thu thập dữ liệu về nhu cầu bán hàng, thời gian giao hàng, số lượng hàng tồn kho hiện tại. Từ dữ liệu lịch sử có thể được sử dụng để dự đoán lượng safety stock là gì và nhu cầu trong tương lai.

Hiện nay, phần mềm quản lý kho thông minh SEEACT-WMS, phát triển bởi DACO – Nhà cung cấp giải pháp tự động hóa sản xuất với hơn 15 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực kho, sản xuất có thể giúp doanh nghiệp quản lý tồn kho một cách hiệu quả nhất.

SEEACT-WMS được ứng dụng công nghệ quét mã Barcode/QRcode tự động vô cùng tiên tiến. Mỗi loại hàng sẽ được gắn một mã riêng. Vì vậy, mỗi khi hàng hóa được luân chuyển hay nhập/xuất, hệ thống đều ghi nhận thông tin và tự động đưa lên phần mềm. Từ đó giúp các nhà quản lý kiểm soát mọi hoạt động kho tại thời gian thực.

>>Xem thêm: Công nghệ mã Barcode/QRcode trong quản lý kho

Phần mềm hệ thống theo dõi mức tồn kho theo real-time và cảnh báo doanh nghiệp khi mức tồn kho sắp hết hoặc quá cao. Đồng thời cung cấp các báo cáo và phân tích về mức tồn kho, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của việc quản lý kho hàng với từng sản phẩm.

Kết luận

Tóm lại, biết Safety stock là gì và cách tính safety stock có vai trò quan trọng trong chiến lược quản lý tồn kho. Việc áp dụng các công nghệ tiên tiến cũng giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động linh hoạt và phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh biến động và nhiều thách thức như hiện nay.

————————————————————-

SEEACT-MES – NO.1 ON MES IN VIETNAM

Địa chỉ: Số 146, Đường Cầu Bươu, Xã Tân Triều, Huyện Thanh Trì, Thành Phố Hà Nội

Hotline: 0359.206.636

Email: seeact@dacovn.com

Website: www.seeact.vn