Safety stock là gì? Vai trò và cách tính toán chính xác

Safety stock hay còn gọi là tồn kho an toàn là một khái niệm quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng. Nó đóng vai trò như một “tấm khiên” bảo vệ doanh nghiệp khỏi những biến động không lường trước về nhu cầu hay nguồn cung, đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn. Vậy chính xác Safety stock là gì, tại sao nó lại quan trọng và làm thế nào để tính toán một cách hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây!

1. Tổng quan Safety stock là gì?

Trong thế giới kinh doanh đầy biến động, việc đảm bảo luôn có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu khách hàng là một thách thức không nhỏ. Đó là lúc khái niệm “Safety Stock” hay còn gọi là “Tồn kho an toàn” trở nên quan trọng. 

Sau đây hãy cùng tìm hiểu Safety stock là gì và những khái niệm liên quan.

1.1 Safety stock là gì?

Safety stock, hay còn gọi là mức tồn kho an toàn là lượng hàng hóa hoặc nguyên vật liệu được dự trữ thêm trong kho nhằm mục đích giảm thiểu rủi ro hết hàng. Sự thiếu hụt này có thể xảy ra do nhiều yếu tố không lường trước được trong quá trình sản xuất và kinh doanh, chẳng hạn như:

• Nhu cầu thị trường tăng đột biến: Vào các dịp lễ tết, khuyến mãi hoặc khi có sự kiện đặc biệt, nhu cầu của khách hàng có thể tăng cao hơn dự kiến, dẫn đến tình trạng thiếu hàng nếu không có sự chuẩn bị trước.
• Thời gian giao hàng kéo dài: Do các vấn đề về vận chuyển, thời tiết hoặc sự cố từ phía nhà cung cấp, hàng hóa có thể đến chậm hơn dự kiến, gây gián đoạn cho quá trình sản xuất hoặc kinh doanh.
• Sản lượng không đạt yêu cầu: Trong quá trình sản xuất, có thể xảy ra sự cố khiến sản lượng không đạt như kế hoạch, dẫn đến không đủ hàng để đáp ứng nhu cầu.

Tồn kho an toàn đóng vai trò như một “tấm phao” bảo vệ doanh nghiệp khỏi những rủi ro trên, giúp đảm bảo hoạt động sản xuất và kinh doanh diễn ra liên tục, tránh mất khách hàng và doanh thu. 

1.2 Safety stock là gì và một số khái niệm liên quan

Các khái niệm liên quan đến Safety Stock là gì.

Cycle Stock là gì?

Cycle Stock là lượng hàng tồn kho cần thiết để đáp ứng nhu cầu thông thường trong một chu kỳ sản xuất hoặc kinh doanh nhất định. 

Duy trì Cycle Stock ổn định giúp đảm bảo hoạt động cung ứng hàng hóa liên tục, không bị gián đoạn. Khi kết hợp với Safety Stock, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa việc quản lý tồn kho, vừa đáp ứng nhu cầu ổn định vừa giảm thiểu rủi ro thiếu hụt hàng.

Pipeline Stock là gì?

Đây là lượng hàng hóa đang trong quá trình vận chuyển từ nhà cung cấp đến kho của doanh nghiệp hoặc từ kho đến tay khách hàng. Theo dõi Pipeline Stock giúp doanh nghiệp nắm rõ tình hình hàng hóa, từ đó cải thiện khả năng dự báo nhu cầu, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Buffer Stock là gì?

Tương tự như Safety Stock, Buffer Stock là lượng hàng hóa dự trữ để đối phó với những biến động không lường trước trong nhu cầu hoặc nguồn cung. 

Mục tiêu của Buffer Stock là đảm bảo quá trình sản xuất và cung ứng không bị gián đoạn do các yếu tố như thay đổi nhu cầu khách hàng, chậm trễ giao hàng hoặc các vấn đề khác liên quan đến tồn kho.

>>>Xem thêm: Hàng tồn kho là gì? Cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất

2. Phân loại Safety stock 

Safety stock là gì? Có mấy loại mức tồn kho an toàn? 

Tồn kho an toàn (Safety stock) được chia thành hai loại chính:

1. Theo chu kỳ: Dự trữ để đáp ứng nhu cầu trong thời gian chờ đợi giữa các lần nhập hàng. Việc tính toán dựa trên nhu cầu trung bình, thời gian chờ đợi và mức độ biến động nhu cầu.

Ví dụ, nếu thời gian giao hàng từ nhà cung cấp không ổn định, doanh nghiệp cần dự trữ thêm hàng hóa để đảm bảo không bị gián đoạn sản xuất hoặc kinh doanh trong trường hợp hàng về trễ.

2. Theo mùa: Dự trữ để đáp ứng nhu cầu tăng cao theo mùa vụ, tránh tình trạng thiếu hàng. Việc tính toán dựa trên nhu cầu dự kiến, năng lực sản xuất và biến động nhu cầu theo mùa.

Ví dụ, các cửa hàng bán đồ trang trí Giáng sinh thường dự trữ thêm hàng hóa vào cuối năm để đáp ứng nhu cầu mua sắm tăng cao trong dịp lễ.

3. Vai trò của Safety stock là gì?

Safety stock hay mức tồn kho an toàn là “chiếc phao cứu sinh” giúp doanh  nghiệp đối phó với những biến động không lường trước được trong cung và cầu.

Vậy cụ thể vai trò của mức tồn kho an toàn là gì?

3.1 Giảm thiểu tình trạng thiếu hụt hàng hóa

Đầu tiên, tồn kho an toàn đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục và ổn định. Nhiều doanh nghiệp thường chủ quan, chỉ nhập hàng khi gần hết, dẫn đến nguy cơ không đáp ứng kịp nhu cầu thị trường. 

Điều này không chỉ gây mất doanh thu mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. 

Safety stock chính là giải pháp giúp doanh nghiệp luôn sẵn sàng phục vụ khách hàng, ngay cả khi có biến động bất ngờ về nhu cầu hoặc nguồn cung.

3.2 Tối ưu hóa dự trữ hàng tồn kho

Vai trò của mức tồn kho an toàn là gì? Thứ hai, việc duy trì mức tồn kho an toàn hiệu quả giúp doanh nghiệp tránh tích trữ hàng hóa không cần thiết, từ đó kiểm soát chi phí tồn kho. 

Tồn kho quá mức không chỉ gây tăng chi phí, làm chậm dòng tiền mà còn có thể phát sinh thêm chi phí lãi vay nếu doanh nghiệp phải vay vốn để duy trì hoạt động.

3.3 Giảm chi phí lưu kho

Giảm chi phí lưu kho cũng là một câu trả lời cho vai trò của Safety stock là gì.

Đối với các mặt hàng dễ hư hỏng hoặc có nhu cầu biến động, việc dự trữ quá nhiều hàng tồn kho không chỉ làm tăng chi phí lưu trữ mà còn tiềm ẩn rủi ro hàng hóa hết hạn hoặc lỗi thời. 

Safety stock giúp doanh nghiệp đảm bảo nguồn cung ứng ổn định, tránh gián đoạn sản xuất và đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng, từ đó giảm thiểu các chi phí phát sinh không cần thiết.

4. Cách tính Safety stock

Sau khi hiểu rõ Safety stock là gì, tiếp theo hãy cùng chúng tôi tìm hiểu cách tính mức tồn kho an toàn.

Có nhiều cách tính Safety stock, nhưng phổ biến nhất là 2 cách sau:

4.1 Cách tính Safety stock dựa trên nhu cầu và thời gian giao hàng 

Safety stock giúp doanh nghiệp đảm bảo luôn đủ hàng đáp ứng nhu cầu khách hàng, ngay cả khi có biến động về nhu cầu hay thời gian giao hàng. Công thức tính như sau:

Safety stock = (Nhu cầu tối đa x Thời gian giao hàng tối đa) – (Nhu cầu trung bình x Thời gian giao hàng trung bình)

Trong đó:

• Nhu cầu tối đa: Lượng hàng hóa bán ra hoặc sử dụng nhiều nhất trong một ngày.
• Thời gian nhập hàng tối đa: Khoảng thời gian dài nhất cần thiết để hàng hóa về đến kho sau khi đặt hàng.
• Nhu cầu trung bình: Lượng hàng hóa bán ra hoặc sử dụng trung bình mỗi ngày.
• Thời gian nhập hàng trung bình: Khoảng thời gian trung bình để hàng hóa về đến kho sau khi đặt hàng.

Ví dụ

Một cửa hàng bán điện thoại có nhu cầu trung bình hàng ngày là 30 chiếc, thời gian giao hàng trung bình từ nhà cung cấp là 5 ngày. Tuy nhiên, có những ngày nhu cầu tăng cao lên đến 40 chiếc, và thời gian giao hàng có thể kéo dài đến 7 ngày do các yếu tố khách quan như thời tiết, vận chuyển,…

Áp dụng cách tính Safety stock trên, ta có:

Safety stock = (40 x 7) – (30 x 5) = 130 chiếc

Như vậy, cửa hàng cần dự trữ thêm 130 chiếc điện thoại làm safety stock để đảm bảo không bị hết hàng trong những tình huống nhu cầu tăng cao hoặc thời gian giao hàng kéo dài.

4.2 Cách tính Safety stock dựa trên độ lệch chuẩn

Để tính toán tồn kho an toàn, ta có thể sử dụng công thức sau, dựa trên độ lệch chuẩn:

Safety stock = Độ lệch chuẩn nhu cầu x Hệ số an toàn x Thời gian giao hàng trung bình

Trong đó:

• Độ lệch chuẩn: Thể hiện mức độ biến động của nhu cầu so với mức trung bình.
• Hệ số an toàn: Được xác định dựa trên mô hình phân phối chuẩn (Normal Distribution), giúp kiểm soát rủi ro thiếu hàng.
• Thời gian giao hàng trung bình: Thời gian trung bình cần thiết để nhận hàng từ nhà cung cấp.

Ví dụ

Một cửa hàng bán lẻ có nhu cầu trung bình là 100 chiếc điện thoại. Độ lệch chuẩn của nhu cầu hàng tuần là 10 chiếc. Thời gian trung bình để nhận hàng từ nhà cung cấp là 2 tuần. Cửa hàng muốn đảm bảo mức dịch vụ 95%, tức hệ số an toàn là 1.645

Áp dụng cách tính Safety stock, ta có:

Safety stock = 10 x 1.645 x 14 = 230.3

Vậy, cửa hàng cần duy trì khoảng 230 chiếc điện thoại làm hàng dự trữ an toàn để đảm bảo khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng.

Việc lựa chọn cách tính Safety stock phù hợp phụ thuộc vào đặc thù của từng doanh nghiệp và ngành nghề. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần thường xuyên xem xét và điều chỉnh mức Safety stock để đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý hàng tồn kho.

5. Yếu tố ảnh hưởng đến Safety stock là gì?

Việc tính toán mức tồn kho an toàn phù hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, cụ thể các yếu tố ảnh hưởng đến Safety stock là gì?

5.1 Các biến động trong nhu cầu tiêu thụ

Việc xác định mức tồn kho an toàn là gì chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố biến động trong nhu cầu tiêu thụ của thị trường, bao gồm mức độ biến động nhu cầu, tính theo mùa và xu hướng thị trường. 

Nhu cầu càng biến động mạnh, doanh nghiệp càng cần dự trữ nhiều hàng hóa. Nhu cầu theo mùa cũng đòi hỏi doanh nghiệp dự trữ nhiều hơn cho mùa cao điểm. 

Ngoài ra, doanh nghiệp cần dự đoán xu hướng thị trường để điều chỉnh mức tồn kho an toàn cho phù hợp.

5.2 Biến động giá cả và lỗi thời

Biến động giá cả và lỗi thời cũng là một trong những câu trả lời cho yếu tố ảnh hưởng đến Safety stock là gì?

Khi có rủi ro biến động giá cả, doanh nghiệp có thể dự trữ thêm để phòng ngừa giá tăng cao trong tương lai. Đối với rủi ro lỗi thời sản phẩm, doanh nghiệp cần dự đoán và điều chỉnh mức tồn kho an toàn cho phù hợp.

5.3 Chi phí lưu trữ và chi phí thiếu hàng

Chi phí lưu trữ cao sẽ khiến doanh nghiệp muốn giảm thiểu mức tồn kho. Ngược lại, chi phí thiếu hàng, bao gồm chi phí mất doanh thu, chi phí xử lý đơn hàng trễ và chi phí mất khách hàng, sẽ khiến doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ lưỡng khi xác định Safety stock là gì.

5.4 Đặc điểm chuỗi cung ứng

Việc xác định Safety stock cũng chịu ảnh hưởng từ các đặc điểm của chuỗi cung ứng, bao gồm thời gian giao hàng, độ tin cậy của nhà cung cấp và số lượng nhà cung cấp. Thời gian giao hàng càng dài, doanh nghiệp càng cần dự trữ nhiều hàng hóa để đảm bảo hoạt động liên tục.

Nếu nhà cung cấp thường xuyên giao hàng trễ, doanh nghiệp cũng cần dự trữ nhiều hơn để phòng ngừa rủi ro. Ngược lại, doanh nghiệp có nhiều nhà cung cấp sẽ linh hoạt hơn và có thể giảm mức tồn kho an toàn.

5.5 Mục tiêu dịch vụ khách hàng

Yếu tố cuối cùng ảnh hưởng đến Safety stock là gì? Đó chính là mục tiêu dịch vụ khách hàng.

Nếu doanh nghiệp muốn nâng cao tỷ lệ đáp ứng đơn hàng và rút ngắn thời gian giao hàng, họ sẽ cần dự trữ nhiều hàng hóa hơn để đảm bảo luôn có sẵn hàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

6. Ứng dụng phần mềm quản lý kho để xác định Safety stock

Dù hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến Safety stock là gì, doanh nghiệp vẫn cần một phần mềm quản lý kho hiệu quả để tính toán và quản lý nó một cách tối ưu.

Một trong những phần mềm quản lý kho hàng đầu hiện nay là SEEACT-WMS của DACO – đơn vị uy tín với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp giải pháp quản lý sản xuất. 

SEEACT-WMS thu thập và phân tích toàn diện dữ liệu kho hàng, giúp doanh nghiệp:

– Theo dõi biến động nhu cầu: Phần mềm ghi nhận và phân tích lịch sử nhu cầu của từng sản phẩm, từ đó dự đoán nhu cầu trong tương lai và tính toán mức Safety stock là gì cho phù hợp.

– Quản lý thời gian đặt hàng và giao hàng: SEEACT-WMS theo dõi thời gian đặt hàng và giao hàng từ nhà cung cấp, giúp doanh nghiệp xác định Safety stock dựa trên thời gian chờ đợi thực tế.

– Đánh giá mức độ dịch vụ khách hàng: Phần mềm cung cấp báo cáo về tỷ lệ đáp ứng đơn hàng, giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ dịch vụ hiện tại và điều chỉnh để đạt được mục tiêu mong muốn.

– Tính toán chi phí lưu kho: SEEACT-WMS tính toán chi phí lưu kho dựa trên diện tích kho, giá trị hàng hóa và các chi phí khác, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa Safety stock để giảm thiểu chi phí.

Với sự hỗ trợ của SEEACT-WMS, doanh nghiệp có thể xác định mức tồn kho an toàn là gì, đảm bảo cân bằng giữa việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tối ưu hóa chi phí lưu kho, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

6. Lời kết

Safety stock không chỉ đơn thuần là một khái niệm trong quản lý hàng tồn kho, mà còn là một chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp thích ứng với những biến động không ngừng của thị trường. 

Việc tính toán và quản lý Safety stock một cách hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng hết hàng, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng mà còn tối ưu hóa chi phí và nâng cao khả năng cạnh tranh.

Qua bài viết này hy vọng bạn đã hiểu được Safety stock là gì và những vấn đề liên quan để quản lý một cách hiệu quả.

Nếu bạn quan tâm đến giải pháp SEEACT-WMS để tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho và chuỗi cung ứng, hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline 0359.206.636 (Minh Anh) ngay hôm nay để được hỗ trợ trực tiếp.