[CẬP NHẬT] Quy trình quản lý kho vật tư đầy đủ chi tiết

Quy trình quản lý kho vật tư là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Việc quản lý kho không chỉ giúp kiểm soát chi phí, giảm thiểu thất thoát mà còn đảm bảo nguồn cung ứng vật tư ổn định, hỗ trợ tối đa cho hoạt động sản xuất và kinh doanh. 

Vậy làm thế nào để quản lý hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Kho vật tư là gì?

Đầu tiên hãy cùng tìm hiểu khái niệm kho vật tư là gì?

Kho vật tư là một khu vực hoặc không gian được sử dụng để lưu trữ, bảo quản và quản lý các loại vật tư, nguyên liệu, và thành phẩm thiết yếu, phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp.

Tùy theo đặc thù hoạt động của từng doanh nghiệp, kho vật tư có thể chứa nhiều thành phần khác nhau, bao gồm nguyên liệu sản xuất, linh kiện, phụ tùng, hàng hóa, sản phẩm hoàn thiện và các mặt hàng tiêu dùng.

>>>Có thể bạn muốn biết: Vật tư là gì?

2. Tầm quan trọng của quản lý kho vật tư?

Quản lý kho vật tư là một hoạt động thiết yếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, bất kể quy mô hay ngành nghề. Việc tuân thủ quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO mang lại nhiều lợi ích thiết thực, bao gồm:

– Tối ưu hóa vận hành kho: Các bộ phận làm việc trơn tru, giải quyết vấn đề nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và đảm bảo hoạt động kho diễn ra hiệu quả.

– Giám sát và theo dõi chặt chẽ: Quản lý dễ dàng nắm bắt biến động kho, tình hình nhập xuất hàng, từ đó đưa ra chiến lược phân bổ, lưu trữ và vận hành kho hợp lý.

– Kiểm soát hàng hóa và nguyên liệu: Giảm thiểu hư hỏng trong quá trình lưu trữ, theo dõi chất lượng hàng hóa và nguyên liệu.

– Tiết kiệm thời gian và chi phí: Tối ưu hóa quy trình giúp giảm thời gian và chi phí nhân công.

– Tạo phong cách làm việc chuyên nghiệp: Xây dựng môi trường làm việc nhanh chóng, hiệu quả và chuyên nghiệp.

– Báo cáo chính xác và cụ thể: Cung cấp các báo cáo chi tiết về nhập xuất kho, doanh thu, tồn kho, mua sắm… hỗ trợ quá trình ra quyết định kinh doanh.

3. Quy trình quản lý kho vật tư  

Một quy trình quản lý kho vật tư hiệu quả đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra trơn tru và tối ưu hóa chi phí. Dưới đây là các bước không thể thiếu trong quy trình này:

3.1 Tiếp nhận và kiểm tra vật tư

Khi hàng hóa được vận chuyển đến, nhân viên kho sẽ đối chiếu hàng hóa thực tế với chứng từ, bao gồm số lượng, chủng loại và tình trạng vật tư.

Việc này nhằm đảm bảo hàng hóa nhập kho đúng với đơn đặt hàng và phát hiện kịp thời các sai sót, hư hỏng có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển. Nếu có bất kỳ vấn đề gì, nhân viên kho sẽ lập biên bản và thông báo cho các bộ phận liên quan để có biện pháp xử lý phù hợp.

3.2 Mã hóa và phân loại hàng hóa

Bước tiếp theo của quy trình quản lý kho vật tư đó là mã hóa và phân loại hàng hóa để tiện cho việc quản lý và truy xuất thông tin. Mỗi loại hàng hóa sẽ được gán một mã định danh duy nhất, có thể là mã vạch hoặc mã QR, chứa thông tin chi tiết về sản phẩm.

Đồng thời, hàng hóa sẽ được phân loại theo các tiêu chí như nhóm sản phẩm, đặc tính, nhà cung cấp… Việc mã hóa và phân loại giúp tối ưu hóa việc sắp xếp hàng hóa trong kho, giảm thiểu thời gian tìm kiếm và nâng cao hiệu quả quản lý tổng thể.

3.3 Nhập kho và sắp xếp

Sau khi hoàn thành những công việc trên, vật tư sẽ được nhập kho và sắp xếp lên các kệ, pallet hoặc khu vực lưu trữ riêng.

Quá trình nhập kho bao gồm việc cập nhật thông tin hàng hóa vào hệ thống quản lý kho, ghi nhận vị trí lưu trữ và các thông tin liên quan khác.

Khi sắp xếp hàng hóa cần tuân thủ các nguyên tắc khoa học, đảm bảo an toàn, dễ dàng tiếp cận và tối ưu hóa không gian kho bãi.

3.4 Lưu trữ và bảo quản

Giai đoạn lưu trữ và bảo quản đóng vai trò quan trọng trong quy trình quản lý kho vật tư. Tùy thuộc vào đặc tính của từng loại sản phẩm, kho bãi cần đảm bảo các điều kiện bảo quản phù hợp như nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng,… Bên cạnh đó, cần thực hiện các biện pháp phòng chống cháy nổ, ẩm mốc, hư hỏng và kiểm tra định kỳ tình trạng hàng hóa để phát hiện và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.

3.5 Lên kế hoạch xuất kho hợp lý

Dựa trên nhu cầu sản xuất, kinh doanh và các yếu tố khác, bộ phận quản lý kho sẽ lên kế hoạch xuất kho chi tiết.

Kế hoạch này bao gồm việc xác định loại hàng hóa, số lượng, thời gian xuất kho và các thông tin cần thiết khác. Việc lên kế hoạch xuất kho hợp lý giúp đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc tồn kho quá mức đồng thời tối ưu hóa chi phí lưu kho và vận chuyển.

3.6 Kiểm kê và báo cáo

Đây là hoạt động định kỳ quan trọng trong quy trình quản lý kho vật tư, nhằm đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trên hệ thống. 

Quá trình kiểm kê giúp phát hiện và xử lý các sai lệch, thất thoát, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kho. Sau khi kiểm kê, bộ phận quản lý kho sẽ lập báo cáo về tình hình kho vật tư, luân chuyển hàng hóa, đánh giá hiệu quả hoạt động và đề xuất các giải pháp cải tiến.

>>>Xem thêm: Quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả

4. Giải pháp tối ưu hóa quy trình quản lý kho vật tư

Để đạt hiệu quả cao trong quản lý kho vật tư, doanh nghiệp cần không ngừng cải tiến và áp dụng các giải pháp sau:

4.1 Sử dụng phần mềm quản lý kho thông minh

Ứng dụng công nghệ là chìa khóa để nâng cao hiệu suất quản lý kho. Một trong những giải pháp nổi bật là phần mềm quản lý kho SEEACT-WMS, với khả năng tự động hóa toàn diện quy trình quản lý kho, từ nhập xuất hàng, kiểm kê, theo dõi vị trí hàng hóa đến phân tích dữ liệu và báo cáo.

SEEACT-WMS mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, bao gồm:

– Tự động hóa quy trình: SEEACT-WMS cho phép tự động hóa các thao tác nhập/xuất/kiểm kê kho chỉ bằng thao tác quét mã vạch hoặc QR code, giúp tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.

– Quản lý tồn kho chi tiết: Phần mềm cho phép quản lý tồn kho theo vị trí, lô, ngày sản xuất và hạn sử dụng, giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hàng hóa, tránh tình trạng hết hạn hoặc thất thoát.

– Quản lý đa kho: SEEACT-WMS hỗ trợ quản lý nhiều kho cùng lúc một cách dễ dàng, hiệu quả và chính xác, phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn và phức tạp.

– Trực quan hóa hiệu suất kho: Giao diện trực quan của phần mềm giúp theo dõi hiệu suất kho theo thời gian thực, từ đó đưa ra quyết định điều chỉnh kịp thời.

– Kết nối đa hệ thống: Phần mềm có khả năng kết nối với hệ thống ERP hoặc các hệ thống tự động hóa khác trong doanh nghiệp, tạo sự đồng bộ và gia tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh tổng thể.

Với SEEACT-WMS, doanh nghiệp có thể xây dựng một quy trình quản lý kho thông minh, hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

4.2 Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho

Áp dụng triệt để tiêu chuẩn 5S (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng) sẽ tạo ra một môi trường làm việc ngăn nắp, khoa học và an toàn. Điều này không chỉ giúp nâng cao năng suất làm việc mà còn giảm thiểu rủi ro mất mát, hư hỏng hàng hóa.

4.3 Áp dụng các phương pháp quản lý tiên tiến

Tìm hiểu và áp dụng các phương pháp quản lý kho tiên tiến như Just-in-Time (JIT), Kanban, ABC analysis,… sẽ giúp tối ưu hóa lượng hàng tồn kho, giảm chi phí lưu trữ và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu sản xuất, kinh doanh.

4.4 Đào tạo nhân viên

Đội ngũ nhân viên có kiến thức và kỹ năng chuyên môn là yếu tố quan trọng để vận hành quy trình quản lý kho hiệu quả. Đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân viên sẽ giúp nâng cao năng suất, giảm thiểu sai sót và tạo động lực làm việc tích cực.

4.5 Xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp vật tư

Mối quan hệ hợp tác tốt với nhà cung cấp sẽ đảm bảo nguồn cung ứng ổn định, chất lượng và giao hàng đúng hẹn. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro gián đoạn sản xuất và tối ưu hóa chi phí mua hàng.

Tóm lại: Bằng cách kết hợp các bí quyết trên, doanh nghiệp có thể xây dựng một quy trình quản lý kho vật tư tối ưu, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu chi phí.

Mong rằng những thông tin và bí quyết được chia sẻ trong bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình quản lý kho vật tư cũng như các bước cần thiết để tối ưu hóa quy trình này.

Nếu bạn cần thêm sự hỗ trợ hay tư vấn chi tiết, đừng ngần ngại liên hệ với các chuyên gia của DACO qua Hotline 0359.206.636 (Mr. Minh Anh). Chúc bạn thành công!