Quy trình quản lý kho theo ISO các doanh nghiệp nên nắm rõ

Trong thời đại công nghệ số 4.0, việc quản lý kho hàng truyền thống đã không còn là lựa chọn tối ưu. Các doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp quản lý kho hiệu quả, minh bạch và chuyên nghiệp hơn. Tiêu chuẩn ISO về quản lý kho ra đời như một “kim chỉ nam” giúp các doanh nghiệp xây dựng một hệ thống quản lý kho hàng hiện đại, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của thị trường.

Vậy, quy trình quản lý kho theo ISO là gì và tại sao các doanh nghiệp nên nắm rõ? Tất cả sẽ có trong bài viết dưới đây của DACO.

Khái niệm tiêu chuẩn ISO cho doanh nghiệp

Tiêu chuẩn ISO là một bộ tiêu chuẩn quốc tế. Tiêu chuẩn này được thiết lập bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO). Mục đích của ISO nhằm đảm bảo sự thống nhất về chất lượng, an toàn và hiệu quả trong sản xuất kinh doanh. Các tiêu chuẩn ISO được áp dụng rộng rãi trên toàn cầu .  

Đối với doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp có kho bãi, việc đạt được các chứng nhận ISO mang lại nhiều lợi ích.Bộ tiêu chuẩn ISO được xem như một “hộ chiếu” để các doanh nghiệp tham gia vào thị trường quốc tế.

Có rất nhiều tiêu chuẩn ISO về nhiều ngành nghề khác nhau như: 

• ISO 9001 (quản lý chất lượng)
• ISO 14001 (quản lý môi trường)
• ISO 45001 (quản lý sức khỏe và an toàn nghề nghiệp)
• ISO/IEC 27001 (quản lý an toàn thông tin)
• ISO 22000 (quản lý an toàn thực phẩm)
• ISO 13485 (quản lý thiết bị y tế)
• ISO 20000 (dịch vụ CNTT)
• ISO 50001 (quản lý năng lượng)
• …

Việc đạt được các chứng nhận này không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín mà còn mở ra nhiều cơ hội hợp tác với các đối tác quốc tế.

>>Xem thêm: ISO 9001/2015

Bộ tiêu chuẩn ISO 9001/2015 yêu cầu những gì?

Mỗi tiêu chuẩn ISO lại có những yêu cầu, đầu mục riêng. Ví dụ, ISO 9001/2015 đòi hỏi:

• Quản lý tài liệu chặt chẽ.
• Xác định rõ trách nhiệm từng cá nhân.
• Đánh giá nhà cung cấp kỹ lưỡng.
• Quản lý hàng hóa hiệu quả, an toàn.
• Theo dõi, kiểm soát số lượng, chất lượng.
• Xử lý hàng hóa không đạt chuẩn.
• Giám sát, đánh giá hiệu quả hoạt động.
• Đào tạo nhân viên chuyên nghiệp.
• Trang bị đầy đủ cơ sở vật chất.
• Bảo đảm an toàn, bảo mật hàng hóa.

Vì sao doanh nghiệp nên quản lý kho theo ISO?

Một nghiên cứu của Gartner cho thấy, các doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn quy trình quản lý kho theo ISO trong quản lý kho có thể giảm chi phí tồn kho trung bình 20%. Vì sao lại như vậy? ISO còn đem lại lợi ích gì nữa không? Mời bạn đọc nội dung dưới đây để tìm ra đáp án.

Tăng hiệu suất hoạt động trong kho

Tiêu chuẩn ISO đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất kho. Chúng tạo ra một hệ thống quản lý chất lượng toàn diện. ISO giúp tối ưu hóa quy trình và cải thiện năng suất làm việc. Việc áp dụng ISO đảm bảo sự nhất quán trong hoạt động kho. Nó thúc đẩy việc xây dựng quy trình chuẩn hóa và dễ theo dõi. ISO yêu cầu đánh giá và cải tiến liên tục các hoạt động. Điều này dẫn đến việc giảm thiểu lãng phí và tăng hiệu quả. 

Tiêu chuẩn này cũng đề cao việc đào tạo nhân viên thường xuyên. Kết quả là đội ngũ làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. ISO thúc đẩy việc sử dụng công nghệ trong quản lý kho. Điều này giúp tăng tốc độ xử lý và giảm sai sót. Cuối cùng, ISO tạo ra môi trường làm việc an toàn hơn. Nhờ đó, giảm thiểu tai nạn và tăng năng suất lao động.

Đảm bảo chất lượng hàng hóa trong sản xuất và kinh doanh

Khi áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO, doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt chẽ chất lượng hàng hóa, từ khâu nhập kho đến xuất kho. Các tiêu chuẩn như ISO 9001 giúp xây dựng hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả. Đảm bảo hàng hóa luôn đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Bên cạnh đó, ISO 14001 hỗ trợ doanh nghiệp giảm thiểu tác động đến môi trường trong quá trình hoạt động kho bãi.

Quy trình được thống nhất

Tiêu chuẩn ISO đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các quy trình trong kho được thống nhất. Khi áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO, các hoạt động như nhập kho, xuất kho, kiểm kê sẽ có được chuẩn hóa. Các quy trình rõ ràng, chi tiết giúp giảm thiểu sai sót, tăng hiệu quả làm việc. Các tiêu chuẩn như ISO 9001 về quản lý chất lượng, ISO 14001 về quản lý môi trường thường được áp dụng để xây dựng hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp.

Tăng độ uy tín và minh bạch

Thông qua việc tuân thủ ISO, kho hàng trở nên minh bạch hơn bao giờ hết. Tất cả các quy trình, từ tiếp nhận hàng hóa đến xuất kho, đều được ghi nhận rõ ràng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát và theo dõi. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tăng cường niềm tin với khách hàng mà còn giảm thiểu rủi ro phát sinh trong quá trình kinh doanh.

Hơn nữa, quy trình quản lý theo ISO đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Chứng nhận ISO như một tấm hộ chiếu, giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận các đối tác quốc tế. Qua đó giúp mở rộng thị trường và tăng cường khả năng cạnh tranh.

Quản lý hiệu quả hàng tồn 

Tiêu chuẩn ISO là công cụ hữu ích cho quản lý hàng tồn. Nhờ ISO, doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hàng hóa ra vào kho. Các quy trình được chuẩn hóa, hạn chế sai sót. ISO 9001 giúp nâng cao chất lượng, đáp ứng nhu cầu khách hàng.

Các bước chi tiết trong quy trình quản lý kho theo ISO

Nội dung dưới đây sẽ đi sâu vào từng bước cụ thể trong quy trình quản lý kho theo ISO, giúp bạn hiểu rõ hơn về cách thức áp dụng tiêu chuẩn này vào thực tế hoạt động của doanh nghiệp.

Bước 1: Kiểm tra tình trạng, thông tin của hàng hóa

Kiểm tra hàng hóa nhập kho là bước đầu tiên, vô cùng quan trọng trong quy trình quản lý kho theo ISO. Nhân viên kho cần đối chiếu số lượng, chất lượng thực tế của hàng hóa với đơn hàng. 

Các yếu tố như hạn sử dụng, tình trạng bao bì, mã sản phẩm phải được kiểm tra kỹ lưỡng và ghi nhận chính xác vào hệ thống phần mềm quản lý kho hàng. Mọi sai lệch cần được báo cáo ngay lập tức để kịp thời điều chỉnh. Bước này không chỉ đảm bảo tính chính xác của sổ sách mà còn giúp ngăn ngừa các vấn đề phát sinh trong quá trình lưu kho và xuất kho.

Bước 2: Lên kế hoạch mua hàng

Để đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng, doanh nghiệp cần dự báo nhu cầu chính xác. Dựa trên dự báo, doanh nghiệp so sánh với số lượng hàng tồn kho hiện có. 

Tiếp theo, đơn đặt hàng sẽ được tạo và gửi đến nhà cung cấp. Việc theo dõi đơn hàng và cập nhật thông tin vào hệ thống là cần thiết để đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời hạn và số lượng. Các công cụ như phần mềm quản lý kho hàng WMS sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa quá trình lên kế hoạch mua hàng, giảm thiểu rủi ro thiếu hàng hoặc tồn kho quá nhiều.

>>Xem thêm: Hệ thống WMS là gì?

Bước 3: Nhập kho

Bước nhập kho là khâu quan trọng trong quy trình quản lý kho theo ISO. Sau khi hàng hóa được vận chuyển đến, nhân viên kho tiến hành tiếp nhận và kiểm tra kỹ lưỡng số lượng, chất lượng sản phẩm. Đồng thời, họ đối chiếu thông tin trên hàng hóa với đơn đặt hàng để đảm bảo chính xác. 

Sau khi xác thực, thủ kho sẽ điền phiếu giao dịch, in phiếu nhập kho. Hàng hóa sẽ được cập nhật vào phần mềm quản lý kho hàng và xếp vào vị trí đã được phân bổ trước đó. Quy trình này giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hiệu quả trong việc quản lý hàng hóa. Đồng thời giảm thiểu rủi ro thất thoát.

Bước 4: Lưu trữ thông tin và dữ liệu về hàng hóa

Phần mềm quản lý kho hàng cần đảm bảo việc ghi nhận đầy đủ, chính xác các thông tin về sản phẩm như: mã hàng, số lượng, ngày sản xuất, hạn sử dụng, nhà cung cấp, vị trí lưu trữ. Dữ liệu này được cập nhật liên tục, thống nhất và bảo mật. Việc lưu trữ hiệu quả giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tồn kho, giảm thiểu sai sót, tối ưu hóa quá trình nhập xuất hàng hóa, đồng thời phục vụ tốt cho công tác báo cáo, phân tích và ra quyết định.

Bước 5: Xuất sử dụng hàng hóa

Bước xuất sử dụng hàng hóa trong quy trình quản lý kho theo ISO đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt. Trước khi xuất kho, nhân viên kho phải tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng số lượng, chất lượng và tình trạng hàng hóa để đảm bảo phù hợp với yêu cầu của đơn hàng. 

Tất cả các hoạt động xuất kho đều được ghi nhận đầy đủ vào hệ thống quản lý kho, bao gồm thông tin về khách hàng, sản phẩm, số lượng, ngày xuất và người thực hiện. Việc sử dụng mã Barcode/QRcode sẽ giúp tăng cường độ chính xác và giảm thiểu sai sót trong quá trình xuất kho.

Bước 6: Tiến hành kiểm kê, báo cáo

Kiểm kê là hoạt động cuối cùng và bắt buộc trong quy trình quản lý kho theo ISO. Bước này giúp đảm bảo tính chính xác của số liệu, phát hiện và xử lý kịp thời các sai lệch. Kết quả kiểm kê được tổng hợp và trình bày trong báo cáo. Báo cáo kiểm kê là tài liệu quan trọng, cung cấp thông tin hữu ích cho việc ra quyết định, đánh giá hiệu quả hoạt động của kho và cải tiến quy trình.

Kết luận

Có thể thấy, việc nắm vững và triển khai quy trình quản lý kho theo ISO là một đầu tư dài hạn, mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt. 

Để đáp ứng nhu cầu sử hữu quy trình quản lý kho ISO hàng ngày càng cao của các doanh nghiệp sản xuất, DACO đã phát triển phần mềm quản lý kho hàng SEEACT-WMS.  

Hệ thống SEEACT-WMS nổi bật với ứng dụng quét mã Barcode/QRcode tự động. Mỗi gói hàng sẽ có một mã riêng biệt và được tự động quét, nhập thông tin lên hệ thống mỗi khi qua một bước quy trình. Ngoài ra, SEEACT-WMS cho phép tự động hóa các quy trình, theo dõi và quản lý hàng tồn kho một cách chính xác và hiệu quả.

Nhờ đó, SEEACT-WMS mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, bao gồm: 

• Tăng năng suất lao động
• Theo dõi hoạt động kho theo thời gian thực
• Giảm thiểu lãng phí nhân lực và thời gian
• Nâng cao chất lượng sản xuất
• Hỗ trợ truy xuất nguồn gốc

Đặc biệt, hệ thống có tính linh hoạt cao, có thể tùy chỉnh để phù hợp với quy mô và đặc thù của từng doanh nghiệp.

————————————————————-

SEEACT-MES – NO.1 ON MES IN VIETNAM

Địa chỉ: Số 146, Đường Cầu Bươu, Xã Tân Triều, Huyện Thanh Trì, Thành Phố Hà Nội

Hotline: 0359.206.636

Email: seeact@dacovn.com

Website: www.seeact.vn