Hướng dẫn quy trình nhập kho vật tư cho doanh nghiệp sản xuất

Quy trình nhập kho vật tư chuẩn xác là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả và đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra thông suốt. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về lợi ích của việc áp dụng quy trình, các bước thực hiện và những vấn đề cần chuẩn bị để quy trình này đạt hiệu quả cao nhất.

1. Lợi ích khi áp dụng quy trình nhập kho vật tư chuẩn

Việc áp dụng một quy trình nhập kho vật tư chuẩn mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp, góp phần tối ưu hóa hoạt động quản lý kho và nâng cao hiệu quả kinh doanh tổng thể.

– Thứ nhất, quy trình chuẩn giúp kiểm soát chặt chẽ hàng hóa. Từ khâu tiếp nhận, kiểm tra chất lượng, số lượng đến sắp xếp và lưu trữ, mọi bước đều được thực hiện theo quy định rõ ràng. Điều này giảm thiểu sai sót, thất thoát, hư hỏng và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kho.

– Thứ hai, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. Nhờ các bước được định sẵn và tối ưu hóa, việc nhập kho diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn, nhờ đó giảm thời gian chờ đợi, ách tắc và lãng phí nhân lực.  

– Thứ ba, quy trình chuẩn tạo nền tảng cho quản lý kho hiệu quả. Dữ liệu chính xác và cập nhật liên tục giúp theo dõi tồn kho, dự báo nhu cầu và đưa ra quyết định mua hàng kịp thời. Điều này đảm bảo nguồn cung ứng ổn định, đáp ứng sản xuất và kinh doanh, đồng thời tránh tình trạng tồn kho quá mức gây lãng phí.

– Thứ tư, quy trình chuẩn nâng cao sự chuyên nghiệp và minh bạch. Việc tuân thủ quy định giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh đáng tin cậy với đối tác và khách hàng. Bên cạnh đó, quy trình rõ ràng giúp dễ dàng kiểm tra, đối chiếu và giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến nhập kho.

>>>Có thể bạn muốn biết: Vật tư là gì? Phương pháp quản lý vật tư hiệu quả nhất

2. Các bước trong quy trình nhập kho vật tư

Dưới đây là 6 bước cơ bản trong một quy trình nhập kho vật tư hàng hóa tiêu chuẩn:

2.1 Bước 1: Yêu cầu nhập kho

Sau khi hoàn tất quá trình mua hàng và vật tư đã được vận chuyển về đến doanh nghiệp, bước đầu tiên trong quy trình nhập kho chính là yêu cầu nhập kho. Người phụ trách việc mua hàng hoặc người trực tiếp tiếp nhận vật tư sẽ đưa ra yêu cầu này.

Tùy theo quy mô và cách thức vận hành của từng doanh nghiệp, yêu cầu nhập kho có thể được thực hiện bằng nhiều hình thức khác nhau. 

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, yêu cầu này có thể đơn giản chỉ là thông báo bằng lời nói đến bộ phận quản lý kho. Tuy nhiên, ở những doanh nghiệp lớn hơn, yêu cầu nhập kho thường được thể hiện dưới dạng văn bản hoặc điền vào một mẫu yêu cầu nhập kho có sẵn.

2.2 Bước 2: Lập phiếu nhập kho

Khi yêu cầu nhập kho được tiếp nhận, và xác minh, bộ phận kế toán kho hoặc thủ kho sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho là một chứng từ quan trọng, ghi lại chi tiết thông tin về lô hàng sắp nhập vào kho, bao gồm:

– Thông tin chung: Số phiếu, ngày lập phiếu, tên và địa chỉ của nhà cung cấp, thông tin người lập phiếu và người nhận hàng.

– Thông tin về hàng hóa: Tên hàng hóa, mã hàng, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền, tình trạng hàng hóa (mới, cũ, hư hỏng,…).

– Các thông tin khác: Số hóa đơn, điều khoản thanh toán, phương thức vận chuyển, v.v.

Phiếu nhập kho thường được lập thành nhiều liên, tùy thuộc vào quy định của từng doanh nghiệp. Mỗi liên sẽ được lưu trữ tại các bộ phận khác nhau như kế toán, kho, mua hàng, v.v. để phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra và hạch toán sau này.

2.3 Bước 3: Giao nhận hàng

Nhân viên mua hàng, người chịu trách nhiệm về việc mua sắm vật tư, sẽ tiến hành bàn giao lô hàng đã mua cho thủ kho hoặc nhân viên kho phụ trách việc tiếp nhận hàng hóa.

Quá trình giao nhận hàng thường diễn ra tại khu vực tiếp nhận hàng hóa của kho, nơi có đủ không gian và điều kiện để kiểm tra và đối chiếu hàng hóa. Tại đây, thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng lô hàng, đối chiếu với thông tin trên phiếu nhập kho để đảm bảo tính chính xác về số lượng, chủng loại, chất lượng và tình trạng của hàng hóa.

2.4 Bước 4: Kiểm tra vật tư

Tùy thuộc vào cách thức vận hành của từng doanh nghiệp, việc kiểm tra vật tư có thể được thực hiện trước hoặc sau khi lập phiếu nhập kho. Trong một số trường hợp, nếu phiếu nhập kho do thủ kho lập, việc kiểm đếm và kiểm tra hàng hóa sẽ được thực hiện trước để điền chính xác các thông số lên phiếu.

Quá trình kiểm tra vật tư bao gồm hai hoạt động chính:

1. Kiểm đếm: Đối chiếu số lượng hàng hóa thực tế với số lượng ghi trên phiếu nhập kho hoặc đơn đặt hàng.  
2. Kiểm tra chất lượng: Đánh giá chất lượng của hàng hóa bằng cách kiểm tra trực quan, kiểm tra mẫu hoặc sử dụng các công cụ, thiết bị chuyên dụng, tùy thuộc vào tính chất của vật tư.  

Trong quá trình kiểm đếm và kiểm tra, nếu phát hiện bất kỳ sự không phù hợp nào như thừa hàng, thiếu hàng, hàng hóa không đạt chất lượng, thủ kho phải lập tức lập biên bản ghi nhận chi tiết tình hình và báo cáo lên cấp quản lý hoặc bộ phận mua hàng để có biện pháp xử lý kịp thời theo quy định của doanh nghiệp.

2.5 Bước 5: Hoàn tất phiếu nhập kho

Sau khi đã kiểm tra và đối chiếu hàng hóa, thủ kho sẽ tiến hành hoàn tất phiếu nhập kho bằng cách ký xác nhận vào phiếu. Tiếp theo, thủ kho sẽ ghi thẻ kho, một loại thẻ ghi chú thông tin cơ bản về hàng hóa như tên, mã, số lượng, vị trí lưu trữ, v.v., và đính kèm vào hàng hóa để tiện theo dõi và quản lý.

Phiếu nhập kho sau khi hoàn tất sẽ được phân phối cho các bên liên quan. Thủ kho sẽ giữ lại một liên để lưu trữ và tham khảo sau này. Bộ phận kế toán và người nhập hàng (thường là nhân viên mua hàng) mỗi bên sẽ nhận một liên để phục vụ cho công tác hạch toán và đối chiếu.

2.6 Bước 6: Ghi sổ và hạch toán

Đây là bước cuối cùng trong quy trình nhập kho, liên quan đến việc cập nhật thông tin về hàng hóa mới nhập vào hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Bộ phận kế toán sẽ sử dụng liên phiếu nhập kho đã nhận được để ghi sổ và hạch toán hàng nhập.

Sau khi hoàn thành bước này, quy trình coi như kết thúc. Hàng hóa đã được chính thức nhập vào kho và sẵn sàng để sử dụng hoặc đưa vào sản xuất kinh doanh.

>>>Quan tâm: [CẬP NHẬT] Quy trình quản lý kho vật tư đầy đủ chi tiết

3. Vấn đề cần chuẩn bị khi thực hiện quy trình nhập kho vật tư

Để quy trình nhập kho vật tư hàng hóa diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, việc chuẩn bị kỹ lưỡng các yếu tố liên quan là vô cùng quan trọng. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro, sai sót và đảm bảo hàng hóa được tiếp nhận, kiểm tra và lưu trữ một cách chính xác, an toàn. 

3.1 Xây dựng hệ thống giá kệ tối ưu

Hệ thống giá kệ không chỉ giúp bảo quản hàng hóa tốt hơn, tránh hư hỏng, ẩm mốc, mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân loại, sắp xếp và tìm kiếm hàng hóa trong kho. 

Dù kho hàng lớn hay nhỏ, việc lắp đặt giá kệ sẽ mang lại nhiều lợi ích về mặt tổ chức và quản lý, góp phần nâng cao hiệu suất hoạt động của toàn bộ quy trình nhập kho.

Tùy theo quy mô, loại hình sản phẩm và nhu cầu lưu trữ cụ thể, doanh nghiệp có thể lựa chọn các loại kệ khác nhau như kệ hạng nhẹ, kệ trung tải hoặc kệ hạng nặng.

3.2 Tích hợp phần mềm quản lý kho hàng

Trong thời đại công nghệ số, việc ứng dụng phần mềm vào quản lý kho hàng không chỉ là xu hướng mà còn là giải pháp tối ưu để nâng cao hiệu quả và tính chuyên nghiệp của quy trình nhập kho. 

Một trong những phần mềm quản lý kho hàng đáng chú ý hiện nay là SEEACT-WMS. 

Với giao diện thân thiện, dễ sử dụng và tích hợp nhiều công nghệ tiên tiến như mã vạch, QR code, SEEACT-WMS giúp tối ưu hóa quy trình nhập kho, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian, công sức cho doanh nghiệp.

Việc tích hợp phần mềm quản lý kho hàng không chỉ mang lại lợi ích về mặt quản lý mà còn giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của thị trường và phát triển bền vững.

3.3 Xe vận chuyển và sắp xếp hàng hóa

Bất kể là mặt hàng lớn hay nhỏ, nặng hay nhẹ, việc sử dụng các loại xe vận chuyển và sắp xếp hàng hóa trong quy trình nhập kho sẽ giúp tăng đáng kể năng suất làm việc.

Các loại xe vận chuyển trong nhà kho, mặc dù có kích thước không lớn, nhưng lại hoạt động rất nhanh nhạy và có khả năng vận chuyển hàng hóa tốt, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên.

Đối với việc sắp xếp hàng hóa lên các kệ cao, xe nâng đỡ là một công cụ không thể thiếu. Xe nâng giúp đưa hàng lên kệ một cách dễ dàng và an toàn, mà không cần phải sử dụng đến sức người, giảm thiểu rủi ro tai nạn lao động và hư hỏng hàng hóa.

3.4 Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp

Như đã thấy trong các bước của quy trình, có nhiều bộ phận liên quan như mua hàng, kế toán, kho vận, kiểm tra chất lượng, v.v.

Mỗi đội nhóm nhân viên sẽ đảm nhận một công việc cụ thể trong quy trình, từ lập kế hoạch nhập kho, giao nhận hàng, kiểm tra chất lượng đến ghi sổ, hạch toán. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các đội nhóm là yếu tố quan trọng để đảm bảo quy trình nhập kho diễn ra nhanh chóng, chính xác và không gặp trục trặc.

Vì vậy, để đảm bảo quy trình vận hành trơn tru và hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có kiến thức và kỹ năng phù hợp với từng vị trí công việc.

Ngoài ra, nên thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo, cập nhật kiến thức và kỹ năng cho nhân viên cũng là điều cần thiết. Điều này giúp nâng cao trình độ chuyên môn, cải thiện hiệu suất làm việc và tạo động lực cho nhân viên phát triển bản thân, đóng góp tích cực vào sự thành công của doanh nghiệp.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng các vấn đề trên sẽ giúp quy trình nhập kho vật tư hàng hóa diễn ra trơn tru, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý kho, góp phần vào sự thành công chung của doanh nghiệp.

4. Kết luận

Tóm lại, việc xây dựng và áp dụng một quy trình nhập kho vật tư chặt chẽ là điều không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp. Quy trình này không chỉ giúp kiểm soát hàng tồn kho, tối ưu chi phí mà còn đảm bảo hoạt động sản xuất, kinh doanh diễn ra liên tục và hiệu quả. Bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng, thực hiện đúng các bước và ứng dụng công nghệ vào quản lý, doanh nghiệp có thể nâng cao năng lực cạnh tranh, sẵn sàng thích ứng với những thay đổi của thị trường.

Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý kho vật tư, hãy liên hệ ngay với DACO – Hotline 0359.206.636 để được hỗ trợ xây dựng quy trình tối ưu nhất!