Quy trình nhập kho tối ưu cho mọi doanh nghiệp

Nhập kho – tưởng chừng như một hoạt động đơn giản nhưng lại vô cùng thiết yếu trong quản lý kho hàng và chuỗi cung ứng. Trong bài viết này, DACO sẽ đưa bạn đi sâu vào những kiến thức xung quanh hoạt động nhập kho, khám phá khái niệm và quy trình nhập kho ở các loại kho khác nhau.

Nhập kho và lợi ích của quy trình nhập kho

Để tìm hiểu sâu về nhập kho, trước hết cần nắm rõ khái niệm và vai trò của việc nhập kho. Daco sẽ cung cấp những thông tin từ khái quát đến chi tiết về nhập kho là gì và vai trò của quy trình này.

Nhập kho là gì?

Trước hết, nhập kho là gì? Đây là một quá trình quan trọng trong quản lý kho hàng, miêu tả quy trình tiếp nhận và sắp xếp hàng hóa vào kho sau khi được vận chuyển từ nhà cung cấp hoặc nguồn khác.

Quá trình nhập kho là rất quan trọng. Nó quyết định tính chính xác của dữ liệu tồn kho, tình trạng hàng hóa và hiệu quả của hoạt động kho hàng. Một quá trình nhập kho chuyên nghiệp và được tổ chức tốt sẽ hỗ trợ việc lưu trữ hàng hóa hiệu quả. Từ đó giảm thiểu sai sót và tăng năng suất hoạt động.

Lợi ích của quy trình nhập kho là gì?

Quy trình nhập kho là một trong những khâu quan trọng trong quá trình quản lý kho hàng của doanh nghiệp. Việc thiếu một quy trình nhập  hợp lý có thể dẫn đến nhiều hậu quả cho doanh nghiệp. 

Lợi ích đầu tiên của một quá trình nhập kho khoa học là giảm tỷ lệ hàng hóa bị thất thoát, hư hỏng trong quá trình nhập kho. Thứ hai, quá trình nhập kho khoa học sẽ giúp nhà kho không lộn xộn. Qua đó giảm thời gian xử lý hàng trong kho. Khi không có quy trình nhập kho chuẩn, hàng hóa thường được xếp đặt một cách tùy tiện, gây khó khăn cho việc kiểm kê, xuất nhập tồn sau này. 

Lợi ích song song là đảm bảo chất lượng hàng hóa. Quy trình nhập kho luôn bao gồm các bước kiểm tra chất lượng, điều kiện bảo quản của hàng hóa.

Cuối cùng, một quy trình về nhập kho rõ ràng sẽ giúp các nhà quản lý dễ dàng kiểm soát tồn kho và doanh thu. Dữ liệu tồn kho chính xác là cần thiết để lập kế hoạch kinh doanh, dự báo nhu cầu. Vì vậy, nếu quá trình nhập kho không được thực hiện tốt, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc quản lý lưu thông hàng hóa và doanh thu.

Quy trình nhập kho

Việc thiết lập quy trình nhập kho bài bản là chìa khóa giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kho hàng, nâng cao độ chính xác và minh bạch trong quản lý hàng tồn kho. Nội dung sau sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về quá trình nhập kho, bao gồm các bước thực hiện, lưu ý và giải pháp tối ưu hóa.

Quy trình nhập kho tiêu chuẩn

Bước 1: Nhận hàng

Quy trình nhập kho tiêu chuẩn là gì? Đó một chuỗi các bước quan trọng nhằm đảm bảo việc nhập hàng hóa vào kho được thực hiện một cách có trật tự, chính xác và an toàn. Quá trình bắt đầu với việc kiểm tra và xác nhận đơn đặt hàng từ nhà cung cấp.

Bước 2: Kiểm tra hàng hóa

Khi hàng hóa đến kho, nhân viên phải tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng về giấy tờ liên quan. Sau đó là kiểm tra số lượng, chất lượng và tình trạng của hàng. 

Bước 3: Lập phiếu nhập kho

Các doanh nghiệp thường sử dụng hệ thống quản lý kho WMS để dán mã vạch vào từng gói hàng và tự động cập nhật thông tin liên quan đến hàng hóa lên hệ thông.

WMS cũng sẽ tự động nhập vào phần mềm hệ thống quản lý kho bằng cách cập nhật số lượng tồn kho, vị trí lưu trữ và các thông tin liên quan khác. Quy trình nhập kho này đảm bảo rằng dữ liệu về hàng tồn kho luôn được cập nhật chính xác, giúp quản lý và theo dõi hiệu quả việc xuất nhập hàng hóa.

>>Xem thêm: WMS system là gì? 

Song song với đó là quá trình nhập thông tin vào phiếu nhập kho để lưu trữ. Điều này giúp duy trì tính minh bạch, truy xuất nguồn gốc và kiểm soát chất lượng. Đồng thời cung cấp dữ liệu quan trọng để phân tích, đánh giá và cải thiện quy trình nhập kho .

Bước 4: Nhập kho, lưu trữ

Cuối cùng, hàng hóa phải được sắp xếp và lưu trữ một cách khoa học. Quy trình nhập kho tiêu chuẩn là nền tảng để đảm bảo việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả.

Quy trình nhập kho nguyên vật liệu

Kho nguyên vật liệu là một phần thiết yếu trong hoạt động kho hàng của doanh nghiệp, đảm bảo sự an toàn, chính xác và hiệu quả cho việc tiếp nhận, lưu trữ và sử dụng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất. Vậy, với kho nguyên vật liệu, các bước quy trình nhập kho là gì?

Bước 1: Tạo kế hoạch nhập kho

Doanh nghiệp xác định nhu cầu của quá trình nhập kho nguyên vật liệu dựa trên:

• Dự báo sản xuất
• Mức tồn kho hiện tại
• Tiêu chuẩn dự trữ

Lập kế hoạch nhập kho chi tiết bao gồm:

• Loại nguyên vật liệu
• Số lượng
• Thời gian nhập kho
• Nhà cung cấp

Bước 2: Nhận hàng và kiểm tra

Khi hàng hóa về đến kho, nhân viên kho cần tuân thủ quy trình nhập kho nguyên vật liệu. Họ cần kiểm tra kỹ lưỡng các yếu tố sau:

• Số lượng
• Chất lượng
• Bao bì
• Giấy tờ kèm theo

Bước 3: Xuất phiếu nhập kho

Kế toán cần lập phiếu nhập kho theo mẫu quy định của doanh nghiệp. Ghi đầy đủ thông tin liên quan. 

Bước 4: Lưu trữ

Sau khi cập nhật số lượng nguyên vật liệu vào hệ thống quản lý kho, nhân viên kho di chuyển nguyên vật liệu đến khu vực lưu trữ phù hợp. Đảm bảo điều kiện bảo quản theo quy định . Bước cuối trong quy trình nhập kho nguyên vật liệu là cập nhật vị trí lưu trữ trong hệ thống quản lý kho.

Quy trình nhập kho thành phẩm

Quy trình nhập kho thành phẩm đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng. Quy trình đánh dấu sự hoàn thành quá trình sản xuất và mở ra bước tiếp theo cho hoạt động phân phối, bán hàng. 

Bước 1: Chuẩn bị kho bãi

Trước khi tiếp nhận hàng hóa, doanh nghiệp cần đảm bảo kho bãi đáp ứng các điều kiện để quy trình nhập kho thành phẩm diễn ra trơn tru:

• Sạch sẽ, gọn gàng
• Sắp xếp khoa học
• Có đầy đủ trang thiết bị

Bước 2: Nhận hàng và kiểm tra

Khi xe hàng về đến kho, nhân viên kho cần thực hiện các bước quy trình nhập kho thành phẩm sau:

• Kiểm tra ngoại quan (nếu có)
• Kiểm tra bao bì
• Kiểm tra số lượng
• Lập biên bản kiểm tra

Bước 3: Lập phiếu nhập kho và lưu trữ

Sau khi hoàn tất việc kiểm tra hàng hóa, nhân viên kho cần lập phiếu nhập kho theo mẫu quy định của doanh nghiệp về quy trình nhập kho thành phẩm và lưu trữ.

Vậy, phiếu nhập kho là gì? Phiếu nhập kho là chứng từ kế toán được sử dụng để ghi chép và theo dõi chi tiết việc nhập hàng hóa, vật tư, công cụ, dụng cụ vào kho.

Kết luận

Tóm gọn lại, việc thiết lập quy trình nhập kho hiệu quả đóng vai trò thiết yếu trong việc tối ưu hóa hoạt động kho bãi. Nó giúp nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng và mang lại lợi thế cạnh tranh. Hiểu được tầm quan trọng của quy trình nhập kho, DACO cho ra mắt hệ thống giải pháp tự động hóa cho các doanh nghiệp sản xuất: SEEACT – WMS. 

Đây là hệ thống quản lý kho thông minh với tính năng đặc biệt. Đó là theo dõi thông tin kho và hàng hóa tại thời gian thực. Bằng ứng dụng mã vạch Barcode, hệ thống của DACO có thể tích hợp mọi thông tin của sản phẩm, hàng hóa vào một nhãn dán và tự động nhập lên phần mềm. Bằng cách này, các doanh nghiệp sẽ được giảm tối đa thời gian, nhân lực trong các quá trình xuất/nhập kho như quy trinh nhập kho nguyên vật liệu và dễ dàng truy xuất dữ liệu.

Được triển khai bởi đội ngũ chuyên gia IT và OT chuyên nghiệp, SEEACT – WMS đã đem lại nhiều hiệu quả rõ rệt tại các nhà máy lớn như nhà máy bao bì Tân Long, nhà máy bao bì Châu Thái Sơn,… Đặc biệt, tại nhà máy Tân Long, tỷ lệ hoàn thành kế hoạch hàng ngày chỉ đạt 38% – 45% nhưng sau khi áp dụng hệ thống SEEACT – WMS thì chỉ số đã lên tới , đạt chỉ tiêu đề ra.

>> Xem thêm: Hiệu quản của SEEACT – WMS tại nhà máy bao bì Tân Long

————————————————————-

SEEACT-MES – NO.1 ON MES IN VIETNAM

Địa chỉ: Số 146, Đường Cầu Bươu, Xã Tân Triều, Huyện Thanh Trì, Thành Phố Hà Nội

Hotline: 0359.206.636

Email: seeact@dacovn.com

Website: www.seeact.vn