Quy trình nhập kho thành phẩm và xuất kho thành phẩm

Từ lúc nhận thành phẩm từ bộ phận sản xuất, hay khi xuất kho để giao hàng cho khách hàng, quy trình nhập và xuất hàng kho thành phẩm trải qua nhiều công đoạn phức tạp. Bài viết này của DACO sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan về quy trình này, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về kho thành phẩm, tầm quan trọng và quy trình nhập kho thành phẩm, xuất kho thành phẩm.

Kho thành phẩm là gì? 

Kho thành phẩm là nơi lưu trữ và bảo quản các sản phẩm đã hoàn thiện. Sẵn sàng để phân phối đến khách hàng hoặc người tiêu dùng cuối cùng. Đây là khu vực quan trọng trong chuỗi cung ứng, đóng vai trò như cầu nối giữa quá trình sản xuất và phân phối. 

Quản lý kho thành phẩm hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa không gian lưu trữ. Giảm thiểu rủi ro hư hỏng, mất mát. Đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của thị trường.

Lợi ích của quy trình nhập kho thành phẩm và xuất kho thành phẩm

Để hiểu được lý do vì sao doanh nghiệp cần quy trình nhập kho thành phẩm và xuất kho thành phẩm rõ ràng, hãy nhìn vào lợi ích mà hai quy trình này đem lại.

Lợi ích của quy trình nhập kho thành phẩm 

Quy trình nhập kho và xuất kho thành phẩm đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hiệu quả chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Đối với nhập kho, quy trình này giúp kiểm soát chặt chẽ số lượng và chất lượng hàng hóa đầu vào. Đảm bảo sự chính xác trong việc ghi nhận và lưu trữ thông tin sản phẩm. 

Quy trình nhập kho này cũng giúp phân loại và sắp xếp hàng hóa một cách khoa học, tối ưu hóa không gian kho bãi và tăng khả năng tìm kiếm, truy xuất khi cần thiết. Ngoài ra, quy trình nhập kho còn hỗ trợ việc dự báo nhu cầu, quản lý tồn kho và lập kế hoạch sản xuất hiệu quả hơn. Gúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất làm việc.

Lợi ích của quy trình xuất kho thành phẩm

Quy trình xuất kho thành phẩm đóng vai trò then chốt trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra trơn tru. Một quy trình xuất kho hiệu quả giúp:

• Giảm thiểu thời gian xử lý đơn hàng
• Tăng tốc độ giao hàng
• Nâng cao độ chính xác của đơn hàng

Quy trình xuất kho còn giúp theo dõi và kiểm soát luồng hàng hóa ra khỏi kho. Từ đó phòng tránh thất thoát và gian lận. 

Đồng thời, quy trình xuất kho cũng cung cấp dữ liệu quan trọng về tốc độ luân chuyển hàng hóa. Qua đó giúp doanh nghiệp:

• Có cái nhìn tổng quan về hiệu suất hoạt động
• đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp

Quy trình nhập kho thành phẩm hoàn thành từ sản xuất

Bước 1: Chuyển hàng hóa từ kho sản xuất đến khu vực tiếp nhận kho thành phẩm

Bước đầu tiên trong quy trình nhập kho sản phẩm hoàn thành từ sản xuất là quá trình chuyển giao hàng hóa từ khu vực sản xuất đến khu vực tiếp nhận tại kho. Đây là một khâu vô cùng quan trọng. Đảm bảo sự liên tục và chính xác trong quá trình luân chuyển hàng hóa.

Việc vận chuyển hàng hóa từ khu sản xuất đến kho thường được thực hiện bằng các phương tiện chuyên dụng như:

• Xe nâng
• Xe đẩy
• Băng chuyền

Để đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình nhập kho sản phẩm hoàn thành từ sản xuất, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận sản xuất và bộ phận kho. Đồng thời tuân thủ các quy định về an toàn lao động.

Bước 2: Tiến hành nghiệm thu hàng hóa

Sau khi hàng hóa được vận chuyển đến kho và hoàn tất các thủ tục giao nhận, bước tiếp theo vô cùng quan trọng là tiến hành nghiệm thu. Mục tiêu chính của quá trình này là đảm bảo rằng số lượng, chất lượng và tình trạng của hàng hóa nhập kho hoàn toàn phù hợp với thông tin đã ghi trên chứng từ giao nhận.

Cụ thể, nhân viên kho sẽ tiến hành đối chiếu kỹ lưỡng giữa số lượng hàng hóa thực tế và số lượng ghi trên hóa đơn. Kiểm tra tình trạng bao bì có bị hư hỏng, móp méo hay ẩm ướt không. Đối với các sản phẩm yêu cầu cao về chất lượng, có thể tiến hành kiểm tra ngẫu nhiên.

Bước 3: Tạo phiếu nhập kho

Tạo phiếu nhập kho là giai đoạn quan trọng để ghi nhận chi tiết về lô hàng thành phẩm mới nhập. Phiếu nhập kho sẽ bao gồm đầy đủ thông tin về hàng hóa, nhà cung cấp. Nó được lập dựa trên kết quả kiểm tra thực tế. Mọi số liệu trên phiếu phải được đối chiếu kỹ lưỡng với các chứng từ liên quan. Phiếu nhập kho không chỉ là cơ sở để cập nhật số lượng hàng tồn kho mà còn là bằng chứng pháp lý quan trọng trong quá trình quản lý kho.

Sau khi tạo phiếu nhập kho, cần trình lên ban lãnh đạo để phê duyệt và ký kết. Sau đó mới chuyển lại thủ kho để chuẩn bị bước tiếp theo.

Bước 4: Nhập kho thành phẩm

Sau khi hoàn tất các khâu kiểm tra, đối chiếu và lập phiếu nhập kho, hàng hóa thành phẩm sẽ được đưa vào kho. Quá trình nhập kho diễn ra một cách khoa học và chính xác. Nhằm đảm bảo hàng hóa được bảo quản tốt nhất và dễ dàng quản lý.

• Tiếp nhận hàng hóa: Nhân viên kho sẽ tiếp nhập kho sản phẩm hoàn thành từ sản xuất, kiểm tra lại một lần nữa về số lượng, chất lượng và tình trạng hàng hóa so với phiếu nhập kho.
• Sắp xếp hàng hóa: Hàng hóa sẽ được sắp xếp vào vị trí đã định sẵn trong kho theo một hệ thống mã hóa hoặc phân loại cụ thể. Việc sắp xếp này giúp dễ dàng tìm kiếm, kiểm kê và quản lý hàng hóa sau này.
• Kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm: Đối với những loại hàng hóa đặc biệt như thực phẩm, dược phẩm, cần phải kiểm soát chặt chẽ nhiệt độ và độ ẩm trong kho để đảm bảo chất lượng sản phẩm.

Bước 5: Cập nhật dữ liệu lên hệ thống quản lý

Thủ kho thu thập dữ liệu từ phiếu nhập kho, chứng từ giao nhận và các cơ sở khác để nhập thông tin, dữ liệu về hàng hóa và quy trình nhập kho thành phẩm lên phần mềm quản lý. Doanh nghiệp có hệ thống WMS tự động thì các công nghệ tự động sẽ tự nhập thông tin về nhập kho sản phẩm hoàn thành từ sản xuất lên hệ thống.

>>Xem thêm: Hệ thống WMS trong doanh nghiệp

Quy trình xuất kho thành phẩm

Khi doanh nghiệp xuất hàng ra khỏi kho thành phẩm thường có hai mục đích: Xuất kho để bán và xuất kho để lưu chuyển sang kho khác. Nội dung dưới đây của DACO sẽ cung cấp quy trình xuất kho của hai mục đích này.

Quy trình xuất kho thành phẩm để bán

Bước 1: Nhận yêu cầu xuất kho

Đây là bước khởi đầu và vô cùng quan trọng trong quy trình xuất kho. Cụ thể, bộ phận kho sẽ tiếp nhận các yêu cầu xuất hàng từ các phòng ban khác nhau trong công ty, như:

• Phòng kinh doanh
• Phòng sản xuất,… 

Yêu cầu này thường được gửi đến kho qua các hình thức như: hệ thống quản lý kho WMS. Nhiều doanh nghiệp hiện nay đã ứng dụng phần mềm quản lý kho để tự động hóa quá trình này. Khi có yêu cầu xuất hàng, nhân viên kinh doanh sẽ tạo một yêu cầu xuất hàng trực tiếp trên hệ thống.

Bước 2: Lập phiếu xuất kho

Lập phiếu xuất kho là giai đoạn chuyển giao thông tin từ đơn hàng sang thực tế xuất hàng. Phiếu xuất kho thường được lập bởi phòng kinh doanh. Sau đó được phê duyệt bởi người có thẩm quyền trước khi gửi đến kho.

Bước 3: Chuẩn bị hàng hóa

Sau khi xác nhận đơn, nhân viên kho sẽ tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng tình trạng hàng hóa. 

Đồng thời, nhân viên kho cũng cần kiểm tra bao bì, nhãn mác sản phẩm. Cần đảm bảo chúng còn nguyên vẹn và không bị hư hỏng. Cuối cùng, hàng hóa sẽ được sắp xếp và đóng gói cẩn thận theo quy định. Sẵn sàng cho công đoạn vận chuyển.

Bước 4: Xuất kho và cập nhật thông tin

Nhân viên kho tiến hành xuất hàng hóa thực tế. Đồng thời, nhân viên kho cần kiểm tra kỹ lưỡng tình trạng bao bì, đóng gói. Qua đó tránh hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Sau khi hàng hóa được xuất kho, nhân viên kho sẽ tiến hành cập nhật thông tin trên hệ thống quản lý kho để điều chỉnh số lượng tồn kho còn lại. Đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật kịp thời và chính xác.

Quy trình xuất kho thành phẩm để lưu chuyển

Bước 1: Tiếp nhận đề nghị xuất kho và xác nhận yêu cầu

Xuất kho để lưu chuyển là hoạt động vận chuyển hàng hóa từ kho chính hoặc kho trung chuyển đến các điểm bán hàng, đại lý hoặc.

Khi nhận được yêu cầu xuất kho từ các bộ phận liên quan như sản xuất, bán hàng hoặc kho khác, nhân viên kho sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của thông tin trên đề nghị. Các thông tin cần thiết bao gồm:

• Mã sản phẩm
• Số lượng
• Đơn vị tính
• Ngày dự kiến xuất kho
• Địa điểm giao hàng
• Thông tin người nhận

Bước 2: Tạo phiếu xuất kho thành phẩm 

Sau khi đơn hàng được xác nhận và kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho, bước tiếp theo là tạo phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho là tài liệu quan trọng. Nó ghi nhận đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàng cần xuất.

Bước 3: Tiến hành xuất kho và cập nhật thông tin

Bước tiếp theo là tiến hành xuất kho. Nhân viên kho sẽ sử dụng các thiết bị hỗ trợ như xe nâng, xe đẩy để di chuyển hàng hóa đến khu vực giao nhận để đảm bảo cung ứng hàng hóa. 

Những lưu ý trong quy trình nhập kho thành phẩm và xuất kho thành phẩm

Mặc dù quy trình nhập kho và xuất kho thành phẩm tưởng chừng đơn giản. Nhưng nếu không được thực hiện một cách cẩn trọng, doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều rủi ro như sai lệch số liệu, thất thoát hàng hóa, …

Nội dung dưới đây sẽ cung cấp những lưu ý quan trọng trong quy trình nhập kho và xuất kho thành phẩm. Giúp doanh nghiệp xây dựng một quy trình hiệu quả, hạn chế tối đa các rủi ro.

Hạch toán kho thành phẩm

Quy trình nhập kho, xuất kho thành phẩm là những khâu then chốt trong quản lý kho hàng. Để đảm bảo tính chính xác, hiệu quả và minh bạch trong quá trình này, doanh nghiệp cần lưu ý hạch toán thành phẩm bằng các phương pháp kiểm kê định kỳ và phương pháp kê khai thường xuyên. Bên cạnh đó, ghi nhận đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến nhập kho, xuất kho, hao hụt… vào sổ sách kế toán. 

Sử dụng phần mềm quản lý kho SEEACT-WMS

Quản lý kho thành phẩm hiệu quả là yếu tố cốt lõi để doanh nghiệp vận hành trơn tru và nâng cao năng lực cạnh tranh. Sở hữu một hệ thống quản lý kho hiện đại như hệ thống quản lý kho SEEACT-WMS của DACO giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả mọi khâu trong quá trình sản xuất và lưu kho. Với những khả năng vượt trội, SEEACT-WMS giúp:

• Quản lý tồn kho, quản lý đơn hàng theo thời gian thực: Ứng dụng công nghệ quét mã tự động Barcode/QR code để theo dõi hàng hóa đến việc trực quan hóa dữ liệu kho qua giao diện đồ họa
• Sử dụng Barcode/Qrcode trong quy trình nhập/xuất/kiểm kê. Mỗi hàng hóa có một mã riêng. Giúp theo dõi chính xác hàng tồn kho, truy xuất hàng hóa và tăng hiệu suất của kho. Tránh gây nhầm lẫn giữa các mặt hàng.
• Tích hợp với các hệ thống MES giúp tạo ra một môi trường làm việc thống nhất và hiệu quả, quản lý tốt các công đoạn sản xuất và xuất/nhập kho thành phẩm.
• Tự động hóa các quy trình kho, kể cả kho thành phẩm
• Báo cáo tổng hợp nhanh chóng
• Nhập liệu và xuất file Excel

Việc đầu tư vào một hệ thống quản lý kho tiên tiến như SEEACT-WMS không chỉ là một lựa chọn giúp tiết kiệm nhân công và thời gian. Đây còn là một yêu cầu tất yếu để doanh nghiệp thích nghi với sự cạnh tranh của thị trường.

Liên hệ hotline nhận tư vấn: 0936.064.289 – Mr. Vũ

>>Xem thêm: Hệ thống SEEACT-MES tại nhà máy bao bì Tân Long 

————————————————————-

SEEACT-MES – NO.1 ON MES IN VIETNAM

Địa chỉ: Số 146, Đường Cầu Bươu, Xã Tân Triều, Huyện Thanh Trì, Thành Phố Hà Nội

Hotline: 0359.206.636

Email: seeact@dacovn.com

Website: www.seeact.vn