Bật mí cách quản trị mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất

Hoạt động mua bán hàng hóa luôn đóng vai trò then chốt trong sự vận hành của mọi doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất. Quản trị mua hàng hiệu quả chính là chìa khóa then chốt để tối ưu chi phí, đảm bảo nguồn cung ổn định và nâng cao năng lực cạnh tranh. 

Vậy quản trị mua hàng là gì đối với doanh nghiệp sản xuất? Làm thế nào để xây dựng quy trình mua hàng hiệu quả? Cùng DACO tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Quản trị mua hàng là gì?

Quản trị mua hàng là toàn bộ các hoạt động bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và kiểm soát quá trình mua sắm nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ… nhằm đảm bảo nguồn cung ứng phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất.

Mục tiêu của quản lý mua hàng là đảm bảo cung ứng đầy đủ, kịp thời các yếu tố đầu vào với chất lượng tốt nhất, giá cả hợp lý nhất, từ đó tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả sản xuất.

So với các loại hình doanh nghiệp khác, quản trị mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất có những đặc thù riêng:

• Tính liên tục và ổn định: Doanh nghiệp sản xuất cần nguồn cung ứng nguyên vật liệu liên tục, ổn định để duy trì hoạt động sản xuất.
• Yêu cầu chất lượng nghiêm ngặt: Chất lượng nguyên vật liệu đầu vào ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm cuối cùng.
• Sự phụ thuộc vào nhà cung cấp: Doanh nghiệp sản xuất thường phụ thuộc vào một số nhà cung cấp chính, đòi hỏi phải xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài và bền vững.
• Quản lý hàng tồn kho: Cần có chiến lược quản lý hàng tồn kho hiệu quả để tránh lãng phí, hư hỏng và đảm bảo nguồn cung ứng kịp thời.

2. Tầm quan trọng của việc quản trị mua hàng hiệu quả?

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt ngày nay, quản lý mua hàng hiệu quả không chỉ đơn thuần là việc mua đúng hàng, đúng giá mà còn là yếu tố then chốt quyết định sự thành bại của doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất.

2.1 Nâng cao hiệu quả sản xuất

Quản trị mua hàng hiệu quả đảm bảo nguồn cung ứng nguyên vật liệu đầu vào ổn định, chất lượng cao và kịp thời, đáp ứng nhu cầu sản xuất liên tục. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng gián đoạn sản xuất, giảm thiểu thời gian chờ đợi, tối ưu hóa quy trình sản xuất và nâng cao năng suất lao động.

2.2 Tối ưu hóa chi phí

Để tăng cường lợi nhuận và nâng cao sức cạnh tranh, doanh nghiệp cần giảm thiểu chi phí nguyên vật liệu đầu vào bằng cách lựa chọn nhà cung cấp uy tín, đàm phán giá cả hợp lý và áp dụng các phương pháp mua hàng hiệu quả.

2.3 Nâng cao chất lượng sản phẩm

Chất lượng sản phẩm đầu ra phụ thuộc rất lớn vào chất lượng nguyên vật liệu đầu vào. Việc mua hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ chất lượng NVL, đảm bảo đáp ứng nhu cầu khách hàng và xây dựng uy tín thương hiệu.

2.4 Giảm thiểu rủi ro

Xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài với nhà cung cấp chiến lược, đa dạng hóa nguồn cung ứng, quản lý rủi ro trong chuỗi cung ứng,… là những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro về nguồn cung, biến động giá cả, khan hiếm NVL…

2.5 Gia tăng lợi thế cạnh tranh

Quản lý mua hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thị trường, từ đó tăng cường khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững.

3. Quy trình quản trị mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những điều chỉnh nhất định trong quy trình quản trị mua hàng cho phù hợp với đặc thù hoạt động của mình. 

Tuy nhiên, nhìn chung, một quy trình quản lý mua hàng tiêu chuẩn thường bao gồm các bước cơ bản sau:

3.1 Lập kế hoạch mua hàng dựa trên kế hoạch sản xuất

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất, giúp doanh nghiệp xác định rõ nhu cầu mua hàng trong từng giai đoạn, đảm bảo nguồn cung ứng đáp ứng kế hoạch sản xuất. Kế hoạch mua hàng cần được xây dựng dựa trên dự báo nhu cầu sản xuất, tình hình thị trường, khả năng tài chính và các yếu tố liên quan khác.

3.2 Xác định nhu cầu nguyên vật liệu, hàng hóa 

Cần xác định rõ ràng và chi tiết nhu cầu về nguyên vật liệu, hàng hóa bao gồm: chủng loại, số lượng, quy cách, tiêu chuẩn kỹ thuật… Nhu cầu này cần được dựa trên kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hao nguyên vật liệu và dự báo nhu cầu thị trường.

3.3 Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

Phòng mua hàng cần tìm kiếm và đánh giá các nhà cung cấp tiềm năng dựa trên các tiêu chí như: năng lực cung ứng, chất lượng sản phẩm, giá cả, uy tín, kinh nghiệm, dịch vụ hậu mãi… Sau đó lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp.

3.4 Đàm phán giá cả, hợp đồng và các điều khoản

Đàm phán với nhà cung cấp về giá cả, phương thức thanh toán, thời gian giao hàng, điều khoản bảo hành, chính sách hậu mãi… để đạt được thỏa thuận có lợi nhất cho doanh nghiệp.

3.5 Đặt hàng, theo dõi đơn hàng

Sau khi đạt được thỏa thuận, phòng mua hàng tiến hành đặt hàng với nhà cung cấp và theo dõi sát sao quá trình thực hiện đơn hàng, đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời hạn, số lượng và chất lượng.

3.6 Tiếp nhận và kiểm tra nguyên vật liệu, hàng hóa

Khi hàng hóa được giao đến, bộ phận kiểm tra chất lượng sẽ tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo hàng hóa đạt yêu cầu về số lượng, chất lượng, quy cách… trước khi nhập kho.

3.7 Thanh toán

Thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng. Cần kiểm tra kỹ các chứng từ thanh toán để đảm bảo chính xác và hợp lệ.

3.8 Lưu trữ hồ sơ

Lưu trữ đầy đủ các hồ sơ liên quan đến quá trình mua hàng như: đơn đặt hàng, hợp đồng, biên bản giao nhận hàng, hóa đơn, chứng từ thanh toán… để phục vụ cho công tác quản lý, kiểm tra và đối chiếu sau này.

Lưu ý: Quy trình quản trị mua hàng trong sản xuất có thể được điều chỉnh cho phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp. Ngoài ra, việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả và tiết kiệm thời gian.

4. Một số phương pháp mua hàng phổ biến

Để tối ưu hóa việc quản lý mua hàng, doanh nghiệp sản xuất có thể áp dụng nhiều phương pháp mua hàng khác nhau, tùy thuộc vào quy mô và chiến lược kinh doanh. Dưới đây là một số phương pháp mua hàng phổ biến được phân loại theo hình thức và cách tổ chức mua hàng.

4.1 Theo hình thức mua

 Mua hàng tập trung  

Hình thức này tập trung toàn bộ hoạt động mua hàng về một bộ phận chuyên trách, chịu trách nhiệm mua hàng cho toàn bộ doanh nghiệp.

Ưu điểm của phương pháp này là giúp doanh nghiệp tận dụng được sức mạnh tập thể, đàm phán giá tốt hơn, kiểm soát chất lượng hiệu quả hơn và giảm thiểu chi phí. Tuy nhiên, nhược điểm là có thể gây ra sự chậm trễ trong việc đáp ứng nhu cầu của các bộ phận khác.

Mua hàng phân tán  

Ngược lại với mua hàng tập trung, hình thức này phân tán quyền mua hàng cho từng bộ phận, phòng ban hoặc chi nhánh. Ưu điểm là đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của từng bộ phận, tăng tính chủ động và linh hoạt. Tuy nhiên, nhược điểm là khó kiểm soát chi phí, chất lượng và dễ dẫn đến tình trạng mua hàng trùng lặp, lãng phí.

4.2 Theo cách tổ chức mua hàng

Mua hàng theo nhu cầu

Mua hàng dựa trên nhu cầu thực tế phát sinh trong quá trình sản xuất. Phương pháp này phù hợp với những nguyên vật liệu có nhu cầu sử dụng không thường xuyên hoặc khó dự đoán.

Mua hàng theo thị trường

Dựa trên dự đoán biến động của thị trường về giá cả, nguồn cung… để quyết định thời điểm mua hàng hợp lý, nhằm tận dụng cơ hội và giảm thiểu rủi ro.

Mua hàng đầu cơ

Mua hàng với số lượng lớn khi giá thấp để dự trữ, chờ giá tăng rồi bán ra kiếm lời. Phương pháp này mang lại lợi nhuận cao nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro.

Mua hàng liên kết

Nhiều doanh nghiệp cùng liên kết với nhau để mua hàng với số lượng lớn, nhằm tăng sức mạnh đàm phán và có được giá tốt hơn.

Mua hàng cho một khoảng thời gian cụ thể trong tương lai

Ký hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp trong một khoảng thời gian nhất định với số lượng và giá cả cố định. Phương pháp này giúp ổn định nguồn cung và giá cả, nhưng yêu cầu doanh nghiệp phải dự đoán chính xác nhu cầu trong tương lai.

Mua hàng theo hợp đồng

Thực hiện mua hàng theo các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng dài hạn với nhà cung cấp.

Mua hàng theo lịch đặt trước

Lên kế hoạch mua hàng định kỳ theo lịch trình cụ thể, phù hợp với những nguyên vật liệu có nhu cầu sử dụng ổn định.

Việc lựa chọn phương pháp mua hàng phù hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: đặc điểm sản phẩm, quy mô doanh nghiệp, chiến lược kinh doanh, tình hình thị trường… Doanh nghiệp cần phân tích kỹ lưỡng để lựa chọn phương pháp tối ưu nhất, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

5. Công cụ và phần mềm hỗ trợ quản trị mua hàng

Trong thời đại công nghệ số, việc ứng dụng công cụ và phần mềm hỗ trợ quản lý mua hàng là xu hướng tất yếu giúp doanh nghiệp sản xuất nâng cao hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí.  

5.1 Phần mềm ERP

Phần mềm ERP là hệ thống quản lý tổng thể các hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả quản trị mua hàng. ERP giúp tự động hóa các quy trình mua hàng, từ lập kế hoạch, đặt hàng, theo dõi đơn hàng, quản lý nhà cung cấp, đến kiểm tra hàng hóa và thanh toán. Ưu điểm của ERP là tích hợp dữ liệu từ nhiều bộ phận, giúp quản lý tập trung, giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả quản lý.

5.2 Phần mềm quản lý kho

Phần mềm quản lý kho giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả hàng hóa trong kho, bao gồm nhập kho, xuất kho, tồn kho, định vị hàng hóa… Một giải pháp quản lý kho hiệu quả là SEEACT-WMS, với các tính năng nổi bật:

• Quản lý nhập xuất kho chính xác, theo thời gian thực: SEEACT-WMS sử dụng mã vạch, QR code để quản lý hàng hóa, giúp giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ xử lý.
• Tối ưu hóa vị trí lưu trữ: Phần mềm tự động gợi ý vị trí lưu trữ tối ưu dựa trên các tiêu chí như tần suất sử dụng, kích thước, loại hàng hóa…
• Kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả: Cung cấp báo cáo chi tiết về tình hình hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định mua hàng kịp thời, tránh tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hụt.
• Kết nối với các hệ thống khác: SEEACT-WMS có thể tích hợp với phần mềm ERP, hệ thống bán hàng… để tạo thành một hệ thống quản lý đồng bộ, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Sử dụng phần mềm quản lý kho SEEACT-WMS sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng, giảm thiểu sai sót, tối ưu chi phí và tăng năng suất lao động.

>>>Tìm hiểu chi tiết: Hệ thống quản lý kho thông minh SEEACT-WMS

5.3 Phần mềm quản lý chuỗi cung ứng

Phần mềm quản lý chuỗi cung ứng (SCM) giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng, từ nhà cung cấp đến khách hàng cuối cùng. SCM cung cấp các công cụ để theo dõi đơn hàng, quản lý vận chuyển, dự báo nhu cầu, tối ưu hóa luồng hàng hóa và tăng cường khả năng hợp tác với các đối tác trong chuỗi cung ứng.

5.4 Công cụ phân tích dữ liệu

Để ra quyết định hiệu quả trong hoạt động mua hàng, doanh nghiệp cần tận dụng các công cụ phân tích dữ liệu. Các công cụ này giúp thu thập, xử lý, phân tích dữ liệu mua hàng, từ đó cung cấp báo cáo, thống kê, dự báo và đề xuất hữu ích như: 

• Microsoft Excel: Công cụ đơn giản, dễ sử dụng, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ.
• Google Sheets: Công cụ trực tuyến, cho phép nhiều người cùng làm việc trên một bảng tính.
• Tableau: Công cụ trực quan hóa dữ liệu mạnh mẽ, giúp tạo ra các báo cáo sinh động và dễ hiểu.
• Power BI: Nền tảng phân tích dữ liệu của Microsoft, cung cấp nhiều tính năng phân tích và báo cáo chuyên sâu.

Bằng cách ứng dụng hiệu quả các công cụ và phần mềm hỗ trợ, doanh nghiệp sản xuất có thể nâng cao hiệu quả quản trị mua hàng, tối ưu hóa chi phí và đạt được lợi thế cạnh tranh bền vững.

Hy vọng những chia sẻ trên đây  đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình quản lý mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất. Áp dụng hiệu quả quy trình này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, nâng cao năng suất và tăng cường lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Đừng quên theo dõi DACO để cập nhật thêm nhiều kiến thức bổ ích về quản trị doanh nghiệp nhé!