VN
EN
JP
KR
Shopee là sàn thương mại điện tử hàng đầu với lượng traffic khổng lồ, mở ra cơ hội lớn cho các nhà bán hàng. Tuy nhiên, việc quản lý tồn kho hiệu quả lại là bài toán không hề đơn giản. Làm thế nào để kiểm soát hàng hóa, tối ưu vận hành và nắm bắt chính xác tình trạng kho?
Bài viết này của DACO sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc về quản lý tồn kho Shopee, từ phân loại kho, cách quản lý đến những mẹo tối ưu hiệu quả nhất. Cùng khám phá ngay!
1. Giới thiệu chung về Shopee
Shopee là nền tảng Thương mại điện tử hàng đầu Đông Nam Á, ra đời năm 2015 bởi tỷ phú Forrest Li. Trực thuộc Sea Group (chủ sở hữu Garena, Foody, Now,…), Shopee hiện có mặt tại 7 quốc gia, bao gồm Singapore, Thái Lan, Đài Loan, Indonesia, Việt Nam, Philippines và Brazil.
Shopee tập trung vào trải nghiệm di động, kết hợp mua sắm với yếu tố mạng xã hội, cho phép người dùng tương tác và mua bán mọi lúc mọi nơi. Hệ thống vận hành, giao nhận và thanh toán tích hợp giúp việc mua sắm trực tuyến trở nên dễ dàng và an toàn.
Tại Việt Nam, Shopee tiên phong với chính sách “Shopee Đảm Bảo”, chỉ thanh toán cho người bán sau khi người mua nhận hàng.
Năm 2017, Shopee ra mắt Shopee Mall, hợp tác với các thương hiệu lớn và nhà bán lẻ uy tín. Shopee không ngừng mở rộng danh mục sản phẩm, từ sức khỏe, sắc đẹp, thời trang đến đồ gia dụng và điện tử.
Shopee đã đạt được những thành công ấn tượng. Năm 2017, ứng dụng Shopee đạt 80 triệu lượt tải, với hơn 5 triệu lượt tại Việt Nam. Shopee hợp tác với hơn 4 triệu nhà cung cấp, cung cấp hơn 180 triệu sản phẩm.
Tính đến quý 4/2022, Shopee vẫn duy trì vị trí dẫn đầu về lượt truy cập trong thị trường thương mại điện tử Việt Nam.
2. Phân loại kho hàng Shopee
Shopee sở hữu mạng lưới kho bãi rộng khắp, bao gồm các kho trung tâm và kho vệ tinh đặt tại các vị trí chiến lược.
– Kho trung tâm: Đây là những kho lớn nhất của Shopee, thường đặt tại các thành phố lớn như Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng. Các kho này đóng vai trò tiếp nhận, phân loại và lưu trữ hàng hóa từ người bán trước khi chuyển đến các kho nhỏ hơn hoặc trực tiếp đến người mua.
– Kho vệ tinh: Các kho này có quy mô nhỏ hơn kho trung tâm, phân bố ở các tỉnh thành trên cả nước. Chúng tiếp nhận hàng hóa từ kho trung tâm và phân phối đến các bưu cục hoặc điểm giao nhận gần người mua.
– Điểm gửi hàng/bưu cục Shopee: Đây là nơi người bán có thể mang hàng đến gửi. Shopee có mạng lưới điểm gửi hàng rộng khắp, bao gồm cả các cửa hàng tiện lợi và bưu cục của các đối tác vận chuyển.
– Kho hàng Shopee Express: Đây là kho riêng của Shopee Express, đơn vị vận chuyển nội bộ của Shopee.
Lưu ý:
- Shopee liên tục mở rộng và thay đổi hệ thống kho của mình.
- Không phải tất cả các điểm gửi hàng đều là kho Shopee.
- Người bán cần phân biệt rõ giữa điểm gửi hàng và kho Shopee để tránh nhầm lẫn
3. Quản lý tồn kho Shopee liệu có phức tạp?
Như đã đề cập, Shopee là một trong những nền tảng thương mại điện tử phát triển nhanh nhất hiện nay, thu hút hàng triệu người bán và nhà cung cấp tham gia.
Với sự bùng nổ của thương mại điện tử và e-logistics, việc quản lý hàng tồn kho trên Shopee trở nên vô cùng quan trọng, nhưng cũng đầy thách thức. Vậy những người bán và nhà cung cấp này đã “xoay sở” ra sao để kiểm soát hiệu quả hàng ngàn, thậm chí hàng triệu sản phẩm trên Shopee?
Họ phải đối mặt với những khó khăn gì?
- Số lượng sản phẩm đa dạng: Người bán thường kinh doanh nhiều mặt hàng với số lượng lớn, đòi hỏi phải quản lý linh hoạt và chính xác.
- Biến động thị trường: Nhu cầu mua sắm online thay đổi liên tục, ảnh hưởng đến lượng hàng tồn kho. Việc dự đoán và điều chỉnh tồn kho phù hợp là bài toán khó.
- Cạnh tranh khốc liệt: Người bán phải đảm bảo luôn có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu khách hàng, tránh mất đơn hàng vào tay đối thủ.
- Rủi ro tồn kho: Tồn kho quá nhiều gây lãng phí chi phí, trong khi hết hàng lại làm mất doanh thu và uy tín.
Vậy làm thế nào để quản lý tồn kho Shopee hiệu quả?
Hãy cùng tìm hiểu trong những phần tiếp theo của bài viết
3. Cách quản lý tồn kho Shopee
Việc quản lý tồn kho hiệu quả là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của người bán và nhà cung cấp trên Shopee. Khi tham gia vào nền tảng này, việc kiểm soát hàng hóa lưu trữ, luân chuyển là rất quan trọng để đảm bảo vận hành trơn tru và đáp ứng nhu cầu khách hàng.
Sau đây là cách quản lý tồn kho Shopee hiệu quả dành cho người bán và nhà cung cấp:
3.1 Đồng bộ tồn kho
Việc đồng bộ tồn kho chính xác giữa Kênh Quản lý Shop và Kênh Người Bán Shopee là bước quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh trơn tru, tránh tình trạng hết hàng hoặc thừa hàng không cần thiết.
Thiết lập tồn kho ban đầu – Bước đầu tiên khi quản lý kho Shopee
– Đối với sản phẩm mới: Sử dụng tính năng “Điều chỉnh tồn kho” trên Kênh Quản lý Shop để nhập số lượng tồn kho ban đầu. Bạn có thể thêm từng SKU một hoặc nhập hàng loạt bằng file Excel để tiết kiệm thời gian.
– Đối với sản phẩm đã có trên Kênh Người Bán: Thực hiện đồng bộ dữ liệu tồn kho từ Kênh Người Bán sang Kênh Quản lý Shop để đảm bảo thông tin nhất quán.
Nhập kho:
- Mỗi khi nhập hàng mới, hãy cập nhật số lượng sản phẩm vào kho bằng tính năng “Nhập hàng” trên Kênh Quản lý Shop.
- Lưu ý ghi nhận đầy đủ thông tin phiếu nhập, bao gồm số lượng và giá nhập của từng sản phẩm để tiện theo dõi và quản lý.
Đồng bộ tồn kho: Shopee sẽ tự động đồng bộ số lượng tồn kho từ Kênh Quản lý Shop lên nền tảng bán hàng, giúp bạn kiểm soát tồn kho chính xác và hiệu quả.
3.2 Xử lý đơn hàng
Khi có đơn hàng mới, Shopee sẽ tự động gửi thông báo, giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ đơn hàng nào. Việc tiếp theo là xử lý đơn hàng một cách nhanh chóng và chính xác.
Đầu tiên, cần kiểm tra kỹ thông tin đơn hàng bao gồm sản phẩm, số lượng, phân loại và địa chỉ giao hàng. Tiếp đó, so sánh số lượng sản phẩm đặt mua với tồn kho thực tế để đảm bảo đủ hàng giao cho khách.
Trong trường hợp không đủ hàng, cần chủ động nhập thêm hàng hoặc liên hệ với khách để thỏa thuận phương án xử lý.
Sau khi xác nhận đủ hàng, nhà bán hàng tiến hành lấy hàng, kiểm tra chất lượng sản phẩm kỹ lưỡng trước khi đóng gói cẩn thận.
Cuối cùng, in phiếu giao hàng từ hệ thống Shopee và dán lên gói hàng để đơn vị vận chuyển giao đến tay khách hàng.
3.3 Xuất kho
Sau khi hoàn tất quá trình xử lý đơn hàng, nhà bán hàng cần tiến hành xuất kho để giao sản phẩm đến tay khách hàng. Dưới đây là các bước cần thực hiện:
- Giao hàng cho đơn vị vận chuyển:
- Lựa chọn đơn vị vận chuyển: Shopee liên kết với nhiều đơn vị vận chuyển khác nhau (như Giao hàng nhanh, Giao hàng tiết kiệm, Viettel Post,…). Nhà bán hàng có thể lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp với nhu cầu và địa chỉ giao hàng.
- Bàn giao hàng hóa: Chuyển sản phẩm đã đóng gói cho đơn vị vận chuyển kèm theo phiếu giao hàng.
- Lưu giữ mã vận đơn: Nhận mã vận đơn từ đơn vị vận chuyển và lưu giữ cẩn thận để theo dõi quá trình vận chuyển.
- Cập nhật trạng thái đơn hàng:
- Chủ động theo dõi: Thường xuyên theo dõi trạng thái đơn hàng trên hệ thống Shopee để nắm bắt tiến trình giao hàng.
- Xử lý các vấn đề phát sinh: Trong quá trình vận chuyển, có thể xảy ra các sự cố như giao hàng chậm trễ, thất lạc hàng hóa. Hãy chủ động liên hệ với đơn vị vận chuyển và Shopee để giải quyết kịp thời, đảm bảo quyền lợi của cả người bán và người mua.
3.4 Cập nhật tồn kho
Shopee sẽ tự động cập nhật số lượng tồn kho sau khi đơn hàng được xác nhận giao hàng. Tuy nhiên, bạn nên chủ động kiểm tra lại để đảm bảo thông tin chính xác và kịp thời phát hiện các vấn đề phát sinh (như giao nhầm hàng, hàng bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển…).
Kiểm tra kho định kỳ:
- Thực hiện kiểm kê: Định kỳ kiểm kê kho thực tế để đối chiếu số liệu với số liệu trên hệ thống Shopee.
- Điều chỉnh sai sót: Nếu phát hiện sai lệch, hãy sử dụng tính năng “Điều chỉnh tồn kho” để cập nhật lại số liệu chính xác.
Theo dõi biến động tồn kho:
- Sử dụng báo cáo: Tính năng “Biến động tồn kho” cung cấp lịch sử thay đổi số lượng tồn kho của từng sản phẩm, giúp bạn nắm bắt tình hình kinh doanh, xu hướng mua sắm của khách hàng và đưa ra quyết định nhập hàng phù hợp.
- Phân tích dữ liệu: Phân tích dữ liệu biến động tồn kho để dự đoán nhu cầu thị trường, tối ưu hóa lượng hàng tồn kho, tránh tình trạng tồn đọng vốn hoặc thiếu hàng.
3.5 Quản lý hàng trả về
Hàng trả về là một phần không thể tránh khỏi trong kinh doanh online. Việc xử lý hàng trả về hiệu quả giúp bạn duy trì uy tín và tăng sự hài lòng của khách hàng.
Khi có yêu cầu trả hàng, bạn sẽ nhận được thông báo từ Shopee. Hãy kiểm tra kỹ lý do trả hàng và tình trạng sản phẩm khi nhận lại. Lúc này, bạn cần xử lý yêu cầu trả hàng/hoàn tiền theo quy định của Shopee, đảm bảo quyền lợi của cả người mua và người bán.
Sau khi xử lý hàng trả về (hoàn tiền hoặc đổi trả), nhớ cập nhật lại số lượng tồn kho trên hệ thống bằng tính năng “Điều chỉnh tồn kho”.
Ngoài ra hãy sử dụng công cụ “Quản lý Tồn Kho” để:
- Theo dõi và bổ sung: Theo dõi mức độ cần bổ sung hàng, thiết lập thông báo sắp hết hàng để tránh tình trạng cháy hàng, ảnh hưởng đến doanh số.
- Dự đoán nhu cầu: Theo dõi doanh số bán hàng để dự đoán nhu cầu thị trường, từ đó lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.
- Quản lý vị trí: Cung cấp thông tin vị trí sản phẩm trong kho để dễ dàng tìm kiếm và quản lý.
4. 7 Mẹo quản lý tồn kho Shopee hiệu quả
Để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh trên Shopee, việc quản lý kho hàng hiệu quả là vô cùng quan trọng. Dưới đây là 7 mẹo giúp bạn quản lý kho hàng Shopee một cách khoa học và dễ dàng kiểm soát:
4.1 Sắp xếp kho hàng theo danh mục sản phẩm
Quản lý kho Shopee hiệu quả bắt đầu từ việc tổ chức khoa học. Phân loại sản phẩm theo từng danh mục rõ ràng là bước đầu tiên, ví dụ như quần áo, mỹ phẩm, đồ gia dụng… Sử dụng nhãn màu hoặc mã QR để đánh dấu từng danh mục, giúp dễ dàng tìm kiếm và quản lý, tiết kiệm thời gian khi xử lý đơn hàng.
4.2 Sắp xếp theo màu sắc và kích thước
Đối với các sản phẩm có nhiều màu sắc và kích thước như quần áo, giày dép…, việc quản lý kho hàng Shopee sẽ hiệu quả hơn khi bạn sắp xếp chúng theo thứ tự rõ ràng. Sử dụng kệ hoặc hộp lưu trữ trong suốt để dễ dàng nhìn thấy sản phẩm bên trong, vừa gọn gàng vừa tiện lợi khi cần tìm kiếm.
4.3 Dành khu vực dành riêng cho quà tặng
Tặng kèm quà cho khách hàng là cách thúc đẩy doanh số hiệu quả. Để quản lý tồn kho Shopee tốt hơn, hãy chuẩn bị sẵn các bộ quà tặng để tiết kiệm thời gian đóng gói, giúp quá trình xử lý đơn hàng nhanh chóng hơn.
4.4 Sắp xếp theo tốc độ bán hàng
Một cách quản lý kho Shopee hiệu quả đó là các sản phẩm bán chạy nên được đặt ở vị trí thuận tiện, dễ lấy nhất để tiết kiệm thời gian đóng gói. Bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi tốc độ bán hàng của từng sản phẩm và sắp xếp vị trí cho phù hợp.
4.5 Sắp xếp theo thời gian nhập hàng
Quản lý tồn kho Shopee hiệu quả đòi hỏi bạn phải kiểm soát được thời gian nhập hàng của từng sản phẩm. Dán nhãn ngày nhập trên thùng carton hoặc kệ lưu trữ và áp dụng nguyên tắc nhập trước xuất trước (FIFO) để tránh tồn đọng hàng hóa, đảm bảo chất lượng sản phẩm luôn ở mức tốt nhất.
4.6 Sắp xếp theo trọng lượng
Khi quản lý kho Shopee, đối với các sản phẩm nặng, hãy sử dụng kệ công nghiệp có độ bền cao để đảm bảo an toàn. Xếp các sản phẩm nặng ở vị trí thấp hơn để tránh gây nguy hiểm khi lấy hàng.
4.7 Sắp xếp theo giá trị sản phẩm
Để quản lý kho hàng Shopee an toàn, bạn cần đặc biệt lưu ý đến các sản phẩm có giá trị cao. Cân nhắc sử dụng két an toàn hoặc khu vực có khóa cho các sản phẩm như đồ điện tử, trang sức… để tránh thất thoát và đảm bảo an ninh cho kho hàng.
Quản lý tồn kho Shopee hiệu quả là yếu tố then chốt để thành công trên sàn thương mại điện tử này. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích về cách quản lý kho, tối ưu vận hành và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Chúc bạn áp dụng thành công!
>>>Bài viết liên quan:
Đăng nhập bằng Google