Quản lý kho bằng Access: Đơn giản nhưng có hiệu quả?

Access là một hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu mạnh mẽ, có thể được sử dụng để theo dõi hàng tồn kho, đơn đặt hàng và thông tin khách hàng. Tuy nhiên, việc quản lý kho bằng Access cũng có những hạn chế nhất định. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về Access, cách sử dụng Access để quản lý kho, những khó khăn thường gặp và các giải pháp thay thế tối ưu hơn.

1. Access là gì?

Access hay Microsoft Access là một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ (RDBMS) do Microsoft phát triển. Nói một cách dễ hiểu, Access giúp bạn tổ chức và quản lý dữ liệu dưới dạng bảng biểu, giống như Excel, nhưng mạnh mẽ hơn rất nhiều.

Điểm đặc biệt của Access so với các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác là giao diện đồ họa trực quan, thân thiện với người dùng. Nhờ đó, ngay cả khi không phải là chuyên gia kỹ thuật, bạn vẫn có thể dễ dàng sử dụng Access để tạo lập, chỉnh sửa và truy xuất dữ liệu.

Access được ưa chuộng bởi các doanh nghiệp vừa và nhỏ vì tính linh hoạt và dễ sử dụng. Nó hỗ trợ xây dựng hệ thống thông tin để quản lý nhiều loại dữ liệu khác nhau, chẳng hạn như:

• Thông tin khách hàng: Lưu trữ, quản lý thông tin khách hàng, lịch sử mua hàng, …
• Quản lý hàng hóa: Theo dõi số lượng, giá cả, nhà cung cấp, …
• Theo dõi đơn hàng: Quản lý trạng thái đơn hàng, thông tin giao hàng, …
• Ghi nhận giao dịch: Lưu trữ thông tin về các giao dịch tài chính, …

2. Có thể quản lý tồn kho bằng Access không?

Câu trả lời là CÓ. Mặc dù không phải là phần mềm chuyên dụng cho quản lý kho, nhưng với những tính năng sẵn có, Access hoàn toàn có thể đáp ứng nhu cầu quản lý kho cơ bản của các doanh nghiệp nhỏ.

Cụ thể, bạn có thể sử dụng Access để:

1. Tạo cơ sở dữ liệu: Xây dựng các bảng dữ liệu để lưu trữ thông tin về hàng hóa (tên, mã, số lượng, đơn vị tính,…), nhà cung cấp, khách hàng, lịch sử nhập – xuất – tồn, …
2. Thiết kế form nhập liệu: Tạo các form nhập liệu trực quan, giúp người dùng dễ dàng nhập và cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu, hạn chế sai sót.
3. Tạo báo cáo: Thiết kế các báo cáo đơn giản để theo dõi tình hình tồn kho, xuất nhập tồn, báo cáo theo từng mặt hàng, nhóm hàng, thời gian, …
4. Thực hiện các tính toán cơ bản: Access cho phép bạn thực hiện các phép tính toán đơn giản như tính tổng số lượng hàng nhập, xuất, tồn kho, tính giá trị hàng tồn kho, …

3. Cách sử dụng Access để quản lý kho

Quản lý kho bằng Access có thể là một giải pháp đơn giản và tiết kiệm chi phí, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp mới khởi nghiệp hoặc có quy mô nhỏ. 

Vậy làm thế nào để tận dụng Access cho việc quản lý kho? Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

3.1 Bước 1: Thiết lập cơ sở dữ liệu

Đầu tiên, hãy tạo một cơ sở dữ liệu mới trên Access. Trong cơ sở dữ liệu này, bạn cần tạo các bảng để lưu trữ thông tin liên quan đến hoạt động kho bãi.

Hãy suy nghĩ về những thông tin quan trọng cần quản lý trong kho của bạn. Ví dụ, bạn có thể tạo các bảng như:

• Khách hàng
• Sản phẩm
• Nhà cung cấp
• Nhập kho
• Xuất kho
• …

Sau khi tạo các bảng, hãy xác định mối quan hệ giữa chúng. 

Ví dụ, bảng “Nhập kho” sẽ liên kết với bảng “Sản phẩm” và “Nhà cung cấp”, bảng “Xuất kho” sẽ liên kết với bảng “Sản phẩm” và “Khách hàng”. 

Việc thiết lập mối quan hệ giữa các bảng giúp đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu và hỗ trợ cho việc truy vấn, báo cáo sau này.

3.2 Bước 2:  Nhập liệu và tạo truy vấn

Sau khi thiết lập cơ sở dữ liệu, bạn cần nhập dữ liệu chính xác và đầy đủ vào các bảng. Để thuận tiện cho việc nhập liệu và hạn chế sai sót, bạn nên tạo các form nhập liệu với giao diện thân thiện, dễ sử dụng.

Tiếp theo, bạn có thể tạo các truy vấn để xử lý dữ liệu trên Access. Truy vấn cho phép bạn lọc, sắp xếp và trích xuất thông tin từ cơ sở dữ liệu theo nhu cầu. Ví dụ, bạn có thể tạo truy vấn để:

• Xem danh sách các sản phẩm sắp hết hàng.
• Tìm kiếm thông tin về một khách hàng cụ thể.
• Thống kê số lượng sản phẩm đã bán được trong một khoảng thời gian nhất định.
• Tính toán tổng giá trị hàng tồn kho.

3.3 Bước 3: Tạo báo cáo

Cuối cùng, bạn có thể tạo các báo cáo để hiển thị dữ liệu một cách trực quan và dễ hiểu. Báo cáo giúp bạn theo dõi tình hình kho bãi, kiểm soát hàng hóa và đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả.

Ví dụ, bạn có thể tạo báo cáo:

• Báo cáo nhập – xuất – tồn: Theo dõi số lượng hàng hóa nhập kho, xuất kho và tồn kho trong một khoảng thời gian nhất định.
• Báo cáo tồn kho: Hiển thị số lượng hàng hóa tồn kho tại một thời điểm cụ thể.
• Báo cáo bán hàng: Thống kê doanh số bán hàng theo từng sản phẩm, từng khách hàng, từng thời điểm.

Bằng cách tuân theo quy trình 3 bước này, bạn có thể xây dựng một hệ thống quản lý kho đơn giản và hiệu quả với Access. 

4. Khó khăn khi quản lý kho bằng Access

Mặc dù Access có thể là một giải pháp hữu ích cho việc quản lý kho cơ bản, nhưng nó cũng đi kèm với một số khó khăn và hạn chế nhất định.  Đặc biệt, khi quy mô kinh doanh phát triển, việc quản lý kho bằng Access có thể gặp phải những trở ngại sau:

4.1 Access không còn hiệu quả kho quản lý cơ sở dữ liệu lớn

Access được thiết kế để xử lý các cơ sở dữ liệu có quy mô nhỏ và vừa. Khi lượng dữ liệu về hàng hóa, giao dịch, khách hàng,… tăng lên đáng kể, Access có thể gặp khó khăn trong việc xử lý và truy vấn dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả. Điều này có thể dẫn đến tình trạng chậm chạp, giật lag, thậm chí là treo ứng dụng, gây ảnh hưởng đến công việc quản lý kho.

4.2 Gặp trở ngại khi triển khai qua hạ tầng internet

Trong thời đại công nghệ số, việc quản lý kho từ xa thông qua internet là một nhu cầu thiết yếu. Tuy nhiên, quản lý kho bằng Access lại không được thiết kế để triển khai trên nền tảng web. Điều này gây khó khăn cho việc truy cập và quản lý dữ liệu từ xa, đồng thời hạn chế khả năng mở rộng và phát triển của hệ thống.

4.3 Không đáp ứng việc kích hoạt các chức năng cao

Access có thể đáp ứng các nhu cầu quản lý kho cơ bản, nhưng lại thiếu các tính năng cao cấp cần thiết cho việc quản lý kho chuyên nghiệp. Ví dụ, Access không có sẵn các chức năng như:

• Quản lý vị trí lưu trữ chi tiết: Theo dõi vị trí chính xác của từng mặt hàng trong kho (ví dụ: số kệ, số tầng, số ô,…).
• Quản lý mã vạch: Tạo và in mã vạch cho hàng hóa, sử dụng máy quét mã vạch để nhập xuất hàng hóa nhanh chóng.
• Tối ưu hóa quy trình xuất nhập kho: Áp dụng các phương pháp quản lý kho hiện đại như FIFO (First-In, First-Out), LIFO (Last-In, First-Out),…

4.4 Hạn chế về tốc độ

Tốc độ xử lý của Access có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố, bao gồm cấu hình máy tính, dung lượng cơ sở dữ liệu và độ phức tạp của các truy vấn. Khi cơ sở dữ liệu phình to và các truy vấn trở nên phức tạp hơn, tốc độ xử lý của Access có thể bị giảm sút, gây ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc.

5. Có giải pháp quản lý kho nào thay thế Access hay không?

Hiện nay, việc sử dụng Access để quản lý kho hàng đang dần trở nên lỗi thời và kém hiệu quả. Phần mềm quản lý kho ra đời như một giải pháp thay thế tối ưu với nhiều tính năng vượt trội, giúp doanh nghiệp tự động hóa và nâng cao hiệu suất quản lý kho hàng.

Phần mềm quản lý kho là một hệ thống được thiết kế để quản lý và theo dõi toàn bộ hoạt động xuất nhập tồn kho, bao gồm:

• Quản lý thông tin hàng hóa: Theo dõi chi tiết từng mặt hàng, số lượng, vị trí lưu trữ, hạn sử dụng, …
• Quản lý nhập xuất kho: Ghi nhận và kiểm soát mọi hoạt động nhập, xuất, điều chuyển hàng hóa trong kho.
• Kiểm kê kho: Hỗ trợ kiểm kê kho định kỳ, đối chiếu số liệu thực tế với hệ thống.
• Báo cáo phân tích: Cung cấp các báo cáo chi tiết và tổng quan về tình hình tồn kho, xu hướng tiêu thụ, giúp đưa ra quyết định kinh doanh chính xác.

Một số phần mềm quản lý kho phổ biến hiện nay

• SEEACT-WMS (DACO): Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp sản xuất Việt Nam, với nhiều tính năng mạnh mẽ, giao diện thân thiện và dễ sử dụng.

>>>Tìm hiểu chi tiết phần mềm SEEACT-WMS

• KiotViet: Phần mềm quản lý bán hàng và kho hàng phổ biến, phù hợp với nhiều loại hình kinh doanh.
• Sapo POS: Phần mềm quản lý bán hàng tích hợp quản lý kho, giúp tối ưu hoạt động kinh doanh.
• Nhanh.vn: Nền tảng quản lý bán hàng đa kênh với tính năng quản lý kho, đơn hàng, vận chuyển,…
• Zoho Inventory: Phần mềm quản lý kho hàng hóa toàn diện, hỗ trợ quản lý đa kho, đa kênh bán hàng.

>>>Xem chi tiết tại: TOP 5 phần mềm quản lý kho tốt nhất hiện nay

Tùy vào quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp, bạn có thể lựa chọn phần mềm quản lý kho phù hợp để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

6. Kết luận 

Nói tóm lại, quản lý kho bằng Access chỉ phù hợp với doanh nghiệp siêu nhỏ với nhu cầu đơn giản. Để quản lý kho chuyên nghiệp, hiệu quả hơn, đặc biệt khi quy mô kinh doanh mở rộng, doanh nghiệp cần một giải pháp mạnh mẽ hơn.

Được phát triển bởi DACO, đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm triển khai giải pháp cho doanh nghiệp sản xuất, SEEACT-WMS là một phần mềm quản lý kho toàn diện, được tích hợp trong hệ thống SEEACT-MES, đáp ứng tốt nhu cầu của doanh nghiệp vừa và lớn.

Với SEEACT-WMS, bạn có thể:

• Tối ưu hóa quy trình nhập xuất tồn kho.
• Theo dõi hàng hóa chính xác, real-time.
• Quản lý nhiều kho, nhiều chi nhánh dễ dàng.
• Tích hợp với các hệ thống khác như bán hàng, kế toán.

Liên hệ ngay với DACO qua Hotline 0359.206.636 (Mr. Minh Anh) để được tư vấn và trải nghiệm miễn phí SEEACT-WMS!

Xem thêm:

>>>Các dự án triển khai SEEACT-WMS thành công