Hé lộ “bí mật” quản lý hàng tồn kho của Vinamilk

Vinamilk – “ông lớn” ngành sữa Việt Nam với hệ thống sản phẩm đồ sộ, phủ sóng khắp cả nước. Để đáp ứng nhu cầu thị trường khổng lồ, Vinamilk vận hành chuỗi cung ứng phức tạp với sản lượng hàng hóa khổng lồ mỗi ngày. Vậy làm thế nào để “người khổng lồ” này quản lý hiệu quả hàng tồn kho, đảm bảo nguồn cung ứng liên tục mà vẫn tối ưu chi phí? 

Bài viết này sẽ phân tích mô hình quản lý hàng tồn kho của Vinamilk, từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm quý báu cho các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp trong ngành F&B.  

1. Giới thiệu chung về Vinamilk

Vinamilk, tên đầy đủ là Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam, là doanh nghiệp hàng đầu trong ngành sữa tại Việt Nam. Được thành lập từ năm 1976, Vinamilk đã đồng hành cùng nhiều thế hệ người Việt, mang đến những sản phẩm dinh dưỡng chất lượng cao, góp phần nâng cao thể chất và sức khỏe cộng đồng.

Vinamilk sở hữu hệ thống trang trại bò sữa rộng lớn và hiện đại, áp dụng công nghệ tiên tiến vào quy trình sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm đạt tiêu chuẩn quốc tế. Không chỉ dẫn đầu thị trường nội địa, Vinamilk còn vươn ra thế giới, xuất khẩu sản phẩm sang hơn 50 quốc gia và vùng lãnh thổ.

Tháng 7/2023, Vinamilk đã gây tiếng vang lớn khi công bố tái định vị thương hiệu với logo và bộ nhận diện mới. Đây được xem là một bước đi chiến lược, đánh dấu sự chuyển mình mạnh mẽ của Vinamilk trong hành trình phát triển.

Việc tái định vị này đánh dấu bước chuyển mình mạnh mẽ của Vinamilk, thể hiện sự năng động, đổi mới và khát vọng vươn tầm quốc tế. Bên cạnh đó, Vinamilk cũng tập trung vào phát triển các sản phẩm mới, đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của người tiêu dùng.

Với những nỗ lực không ngừng, Vinamilk đang tiếp tục khẳng định vị thế là thương hiệu sữa quốc gia, mang đến những sản phẩm chất lượng, góp phần nâng cao sức khỏe cộng đồng.

2. Cách quản lý tồn kho của Vinamilk

Để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả và đáp ứng nhu cầu thị trường, việc quản lý hàng tồn kho đóng vai trò then chốt đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là với những “ông lớn” như Vinamilk. Vậy Vinamilk đã áp dụng mô hình quản lý hàng tồn kho nào để đạt được thành công như hiện nay?

2.1 Đặc điểm hàng tồn kho của Vinamilk

Hàng tồn kho của Vinamilk, một công ty hàng đầu trong ngành sữa Việt Nam, mang những đặc điểm nổi bật sau:

Đa dạng về chủng loại

• Nguyên vật liệu: Đa dạng về chủng loại, bao gồm sữa tươi nguyên liệu, bột sữa, đường, chất béo, hương liệu, bao bì,… được nhập khẩu từ nhiều nhà cung cấp trong và ngoài nước.
• Thành phẩm: Phong phú về chủng loại, mẫu mã, bao gồm sữa nước, sữa bột, sữa chua, kem, phô mai,… được sản xuất tại nhiều nhà máy trên khắp cả nước.

Yêu cầu cao về bảo quản

Phần lớn sản phẩm của Vinamilk là các sản phẩm từ sữa, dễ bị hư hỏng do vi khuẩn, nấm mốc và các yếu tố môi trường. Do đó, hàng tồn kho cần được bảo quản trong điều kiện nhiệt độ, độ ẩm được kiểm soát nghiêm ngặt để đảm bảo chất lượng và an toàn vệ sinh thực phẩm.

Vòng đời sản phẩm khác nhau

Các sản phẩm của Vinamilk có vòng đời khác nhau, từ vài ngày đối với sữa tươi đến vài tháng hoặc thậm chí vài năm đối với sữa bột. Việc quản lý hàng tồn kho cần tính đến yếu tố này để đảm bảo sản phẩm được luân chuyển hợp lý, tránh tình trạng hết hạn hoặc tồn kho quá lâu.

Phân bố rộng khắp

Vinamilk có hệ thống phân phối rộng khắp cả nước với nhiều trung tâm phân phối, kho bãi và điểm bán lẻ. Hàng tồn kho của họ do đó được phân bố tại nhiều địa điểm khác nhau, đòi hỏi hệ thống quản lý kho bãi hiệu quả để kiểm soát và điều phối hàng hóa.

2.2 Mô hình quản trị hàng tồn kho Vinamilk áp dụng

Vinamilk, một trong những công ty hàng đầu trong ngành sữa tại Việt Nam, đã áp dụng thành công mô hình quản lý hàng tồn kho Economic Order Quantity (EOQ) để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

Mô hình EOQ đóng vai trò then chốt trong chiến lược quản lý tồn kho của Vinamilk, mang lại nhiều lợi ích quan trọng:

– Tối ưu hóa chi phí: EOQ giúp Vinamilk xác định số lượng đặt hàng lý tưởng, cân bằng giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho, từ đó giảm thiểu tổng chi phí.

– Đảm bảo tồn kho an toàn: Mô hình này cho phép Vinamilk duy trì mức tồn kho an toàn, đủ để đáp ứng nhu cầu thị trường ngay cả khi có biến động bất ngờ về cung cầu.

– Linh hoạt thích ứng: Vinamilk không áp dụng EOQ một cách cứng nhắc mà liên tục theo dõi và điều chỉnh mô hình dựa trên những thay đổi của thị trường, chi phí đặt hàng và chi phí tồn kho.

– Nâng cao hiệu quả hoạt động: Thông qua việc giảm thiểu lãng phí và cung cấp dữ liệu chính xác, EOQ hỗ trợ Vinamilk đưa ra quyết định tối ưu trong quản lý tồn kho, đặt hàng và dự báo nhu cầu.

Đặc biệt, trong ngành công nghiệp thực phẩm và đồ uống, nơi mà chất lượng và độ tin cậy là yếu tố sống còn, việc áp dụng EOQ một cách thông minh và liên tục như Vinamilk đang thực hiện càng trở nên quan trọng. Mô hình này không chỉ giúp tối ưu hóa quản lý tồn kho của Vinamilk mà còn góp phần duy trì sự linh hoạt, đáp ứng nhu cầu thay đổi liên tục của thị trường.

>>>Có thể bạn muốn biết: EOQ là gì? Công thức tính EOQ và ứng dụng thực tế

2.3 Cách quản lý tồn kho của Vinamilk

2.3.1 Đối với nguyên vật liệu

Vinamilk áp dụng mô hình EOQ để quản lý nguyên vật liệu tồn kho. Tuy nhiên, do tính chất đa dạng của nguyên vật liệu đầu vào (về đóng gói, nhà cung cấp, thời gian giao hàng, quy trình đặt hàng…), Vinamilk phải kết hợp linh hoạt giữa EOQ và thực tiễn sản xuất.

Có những trường hợp Vinamilk cần nhập lượng nguyên vật liệu vượt mức tính toán của EOQ, dựa trên kinh nghiệm hoặc yêu cầu của nhân viên kho. Điều này thường xảy ra khi sức mua tăng cao hoặc khi công ty triển khai các chương trình khuyến mãi, giảm giá.

2.3.2 Đối với thành phẩm

Vinamilk quản lý hàng tồn kho thành phẩm bằng một hệ thống kiểm soát thông minh, cho phép kiểm soát chặt chẽ số lượng và chủng loại hàng hóa đa dạng trong kho.

Để tối ưu hóa quy trình với số lượng hàng hóa lớn, Vinamilk ứng dụng công nghệ mã hóa sản phẩm. Việc kiểm tra hàng hóa được thực hiện nhanh chóng bằng cách quét mã, giúp nắm bắt chính xác số lượng tồn kho, so sánh với số liệu thực tế và giảm thiểu lãng phí.

Ngoài ra, hệ thống này còn cho phép nhà phân phối thông báo và cập nhật khi lượng hàng về dưới mức tiêu chuẩn, từ đó điều chỉnh sản phẩm kịp thời và hợp lý.

2.4 Cách sắp xếp hàng tồn kho

2.4.1 Đối với nguyên vật liệu

Vinamilk sử dụng sữa tươi nguyên liệu, sữa bột nhập khẩu và gia vị làm nguyên liệu chính. Để đảm bảo chất lượng, hầu hết nguyên liệu thô được bảo quản trong môi trường mát mẻ, nhiệt độ bình thường và tuân thủ nguyên tắc FIFO (Nhập trước, xuất trước).

Cụ thể, nguyên liệu nào nhập kho trước sẽ được sử dụng trước. Các nguyên liệu được sắp xếp khoa học trên kệ kho cao 4-6 tầng:

• Nguyên liệu nặng đặt ở tầng dưới cùng.
• Nguyên liệu nhẹ đặt ở tầng trên.

Mỗi kệ, ô đều được đánh số và lưu trữ thông tin chi tiết (tên, mã nguyên vật liệu, đơn hàng,…) trong hệ thống quản lý kho. Nhờ đó, việc tìm kiếm nguyên liệu trở nên dễ dàng và nhanh chóng bằng cách tra cứu trên hệ thống.

2.4.2 Đối với thành phẩm

Kho thành phẩm của Vinamilk được tổ chức khoa học, kết hợp nhiều phương pháp sắp xếp để tối ưu không gian và hiệu quả quản lý. Cụ thể:

1. Phân loại theo hàng, kệ, thứ tự rà soát: Tương tự kho nguyên vật liệu, thành phẩm cũng được phân loại rõ ràng và sắp xếp trên các kệ hàng, giúp dễ dàng kiểm soát và rà soát.
2. Chia thành các vùng bảo quản: Kho thành phẩm được chia thành những khu vực riêng biệt, phù hợp với yêu cầu bảo quản của từng loại sản phẩm (ví dụ: sữa tiệt trùng, sữa chua,…). Việc này giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm luôn ở mức tốt nhất.
3. Ưu tiên kho riêng: Trong trường hợp hàng tồn kho của Vinamilk vượt quá sức chứa, họ sẽ ưu tiên sử dụng kho riêng để lưu trữ thành phẩm, kho thuê ngoài dành cho nguyên vật liệu. Điều này cho thấy Vinamilk rất coi trọng việc bảo quản thành phẩm, hạn chế tối đa các rủi ro có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.

2.5 Cách xử lý hàng tồn kho của Vinamilk

Vinamilk luôn chú trọng đến việc quản lý hàng tồn kho, đặc biệt là các sản phẩm sắp hết hạn hoặc đã hết hạn sử dụng. Để xử lý vấn đề này một cách hiệu quả và đảm bảo an toàn cho người tiêu dùng, Vinamilk áp dụng một số biện pháp sau:

Chiến dịch khuyến mãi và quảng cáo: Vinamilk thường xuyên triển khai các chương trình khuyến mãi hấp dẫn như giảm giá, tặng quà, mua 1 tặng 1… nhằm kích thích người tiêu dùng mua các sản phẩm sắp hết hạn. Các chiến dịch quảng cáo cũng được đẩy mạnh trên nhiều kênh truyền thông để tiếp cận tối đa khách hàng tiềm năng.

Giảm giá trực tiếp: Đối với những sản phẩm gần hết hạn, Vinamilk áp dụng chính sách giảm giá trực tiếp để thu hút người tiêu dùng. Mức giảm giá sẽ được tính toán hợp lý để vừa đảm bảo lợi ích cho doanh nghiệp, vừa tạo điều kiện cho khách hàng mua được sản phẩm chất lượng với giá ưu đãi.

Trước khi triển khai bất kỳ chiến dịch nào liên quan đến hàng tồn kho sắp hết hạn, Vinamilk luôn kiểm tra chất lượng sản phẩm một cách nghiêm ngặt. Các sản phẩm không đạt tiêu chuẩn an toàn vệ sinh thực phẩm sẽ bị loại bỏ ngay lập tức, đảm bảo không có sản phẩm kém chất lượng nào đến tay người tiêu dùng.

3. Các kỹ thuật và công nghệ trong quản lý hàng tồn kho của Vinamilk

Để duy trì vị thế dẫn đầu trong ngành sữa, Vinamilk đặc biệt chú trọng đến việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Dưới đây là một số kỹ thuật và công nghệ nổi bật được áp dụng để quản lý kho của Vinamilk:

3.1 Hệ thống quản lý kho tự động

Vinamilk ứng dụng hệ thống quản lý kho tự động (WMS) tiên tiến, giúp tối ưu hóa hoạt động kho bãi và nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho.

Hệ thống WMS tự động hóa các quy trình quan trọng, bao gồm:

• Nhập kho: Kiểm soát và ghi nhận thông tin hàng hóa nhập kho một cách chính xác.
• Xuất kho: Xử lý đơn hàng và xuất kho nhanh chóng, chính xác.
• Sắp xếp hàng hóa: Hỗ trợ sắp xếp hàng hóa khoa học, tối ưu không gian lưu trữ.
• Lập báo cáo: Cung cấp báo cáo trực quan, chi tiết về tình hình hàng tồn kho, giúp nhà quản lý nắm bắt thông tin và đưa ra quyết định kịp thời.

Đặc biệt, Vinamilk tận dụng hệ thống quản lý kho dựa trên đám mây, mang lại khả năng giám sát và kiểm soát hàng tồn kho từ xa một cách linh hoạt. Nhờ đó, Vinamilk có thể truy cập thông tin tồn kho theo thời gian thực mọi lúc mọi nơi.

>>>Xem thêm: Các mô hình hệ thống quản lý kho phổ biến

3.2 Công nghệ RFID

Để nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho, Vinamilk đã ứng dụng công nghệ RFID (Radio-frequency identification). Công nghệ này cho phép Vinamilk theo dõi chính xác vị trí và số lượng của từng sản phẩm trong kho hàng.

Mỗi sản phẩm được gắn một thẻ RFID riêng biệt, giúp Vinamilk kiểm soát toàn bộ lượng hàng tồn kho và vị trí lưu trữ của từng mặt hàng. Nhờ đó, quá trình kiểm kê hàng hóa trở nên nhanh chóng và chính xác hơn, góp phần tối ưu hóa hiệu quả quản lý kho bãi.

>>>Chi tiết tại: Nguyên lý hoạt động và ứng dụng của công nghệ RFID trong hệ thống sản xuất

3.3 Hệ thống thông tin & phân tích dữ liệu

Vinamilk ứng dụng công nghệ thông tin và phân tích dữ liệu tiên tiến vào quản lý hàng tồn kho, tập trung vào các yếu tố chủ chốt như:

• Nhu cầu thị trường: Phân tích dữ liệu giúp Vinamilk dự đoán chính xác nhu cầu của thị trường, từ đó đưa ra quyết định sản xuất và dự trữ phù hợp.
• Thời gian chu kỳ cung ứng: Hệ thống thông tin cho phép Vinamilk theo dõi sát sao thời gian cung ứng nguyên liệu và sản phẩm, đảm bảo nguồn cung ổn định và giảm thiểu rủi ro chậm trễ.
• Biến động giá: Thông qua phân tích dữ liệu, Vinamilk nắm bắt được biến động giá cả thị trường, từ đó tối ưu hóa chi phí dự trữ và đảm bảo hiệu quả kinh doanh.

Nhờ sự kết hợp giữa hệ thống thông tin và phân tích dữ liệu, Vinamilk có thể chủ động điều chỉnh kế hoạch quản lý hàng tồn kho một cách linh hoạt, đáp ứng nhanh chóng những thay đổi của thị trường.

4. Đánh giá hoạt động quản lý hàng tồn kho của Vinamilk

4.1 Kết quả đạt được

Có thể thấy rõ sự linh hoạt của đội ngũ quản lý Vinamilk trong việc kiểm soát và áp dụng mô hình EOQ. Họ đã chủ động điều chỉnh chiến lược quản lý dựa trên những biến động của thị trường, thể hiện khả năng thích ứng cao. 

Chỉ số vòng quay hàng tồn kho của Vinamilk khá ổn định và duy trì ở mức tương đối cao, trung bình khoảng 6 lần/năm (Theo báo cáo năm 2023). Điều này cho thấy Vinamilk đang quản lý hàng tồn kho khá hiệu quả, hàng hóa được luân chuyển nhanh chóng và không bị tồn đọng quá lâu.

Bên cạnh đó, việc ứng dụng công nghệ mã vạch giúp Vinamilk tối ưu hóa quy trình quản lý kho, tiết kiệm thời gian, nhân lực và nâng cao hiệu suất làm việc. Bên cạnh đó, việc ứng dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho là một bước đi tất yếu, khẳng định tầm nhìn chiến lược của Vinamilk trong việc đón đầu công nghệ để nâng cao hiệu quả kinh doanh.

4.2 Thách thức

Tuy nhiên, bên cạnh những thành công đạt được, việc quản trị hàng tồn kho của Vinamilk cũng đối mặt với một số thách thức. Việc áp dụng mô hình EOQ đòi hỏi dự báo chính xác nhu cầu thị trường. 

Nếu dự báo không chính xác, Vinamilk có thể gặp phải tình trạng khan hiếm hàng hóa hoặc dư thừa nguyên vật liệu, dẫn đến mất cân đối trong kho, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và khả năng cung ứng sản phẩm cho nhà phân phối.

Nhìn chung, Vinamilk đã đạt được những thành tựu đáng kể trong việc quản lý hàng tồn kho. Tuy nhiên, để nâng cao hiệu quả hơn nữa, Vinamilk cần tiếp tục hoàn thiện hệ thống dự báo nhu cầu, kết hợp linh hoạt giữa mô hình EOQ với các phương pháp quản lý kho hiện đại khác, đồng thời tiếp tục ứng dụng công nghệ tiên tiến vào quản lý chuỗi cung ứng.

5. Kết luận

Mô hình quản lý hàng tồn kho của Vinamilk là minh chứng rõ nét cho sự kết hợp hoàn hảo giữa quy trình khoa học và công nghệ hiện đại.  Bằng việc không ngừng tối ưu hóa hoạt động kho bãi, Vinamilk đã  xây dựng thành công hệ thống cung ứng vững mạnh, đáp ứng nhu cầu thị trường và củng cố vị thế dẫn đầu.

Để đạt được hiệu quả tương tự, doanh nghiệp của bạn cũng có thể tham khảo và áp dụng những bài học kinh nghiệm từ Vinamilk, đồng thời  tìm kiếm giải pháp công nghệ phù hợp. Hệ thống quản lý kho thông minh SEEACT-WMS của DACO là một lựa chọn thông minh, giúp  tự động hóa quy trình, nâng cao hiệu suất và tối ưu chi phí quản lý kho. Tìm hiểu thêm về SEEACT-WMS ngay hôm nay!

Xem thêm: 

• Hệ thống quản lý kho thông minh SEEACT-WMS
• SEEACT-WMS và những dự án thành công