Quản lý chất lượng toàn diện TQM – 6 điều cần lưu ý

Theo một nghiên cứu gần đây, hơn 80% khách hàng sẵn sàng trả giá cao hơn cho những sản phẩm có chất lượng đảm bảo. Điều này cho thấy, chất lượng không chỉ là một yếu tố cạnh tranh mà còn là một lợi thế kinh doanh lớn. Để đạt được mục tiêu này, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng toàn diện.

1. Quản lý chất lượng toàn diện TQM là gì?

Quản lý chất lượng toàn diện hay TQM là viết tắt của cụm từ “Total Quality Management”.

Quản trị chất lượng toàn diện TQM là một phương pháp quản lý tập trung vào việc không ngừng cải tiến mọi khía cạnh của một tổ chức, từ sản phẩm, dịch vụ cho đến quy trình làm việc, nhằm đáp ứng và vượt quá mong đợi của khách hàng.

TQM không chỉ đơn thuần là một bộ quy tắc mà còn là một triết lý quản lý. Nó khuyến khích mọi thành viên trong tổ chức cùng nhau làm việc để đạt được mục tiêu chung: cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao nhất cho khách hàng.

Toàn diện – Total (T): Nó bao quát tất cả các hoạt động, từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất trong tổ chức. Tất cả các hoạt động đều được kết nối và phối hợp nhịp nhàng với nhau. Mỗi bộ phận đều đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức.

Chất lượng – Quality (Q): trong TQM không chỉ đơn thuần là sự tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật mà còn bao gồm cả sự hài lòng của khách hàng, hiệu quả hoạt động, sự an toàn và bảo vệ môi trường.

Quản lý – Management (M): Quản trị chất lượng toàn diện là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Nó bao gồm 4 hoạt động chính:

• Hoạch định
• Tổ chức
• Lãnh đạo
• Kiểm soát

TQM qua góc nhìn của các chuyên gia

Khái niệm Quản trị chất lượng toàn diện (TQM) đã được nhiều chuyên gia định nghĩa theo những cách khác nhau, nhưng đều hướng tới một mục tiêu chung: xây dựng một tổ chức luôn hướng tới sự hoàn thiện. 

Theo Kanaji: “TQM là một quá trình biến đổi toàn diện, tạo ra một văn hóa cải tiến liên tục”. Trong khi đó, Engelkemeyer nhấn mạnh tính chiến lược và linh hoạt của TQM. Oakland lại tập trung vào sự thay đổi toàn diện trong tổ chức. 

Mặc dù có những cách diễn đạt khác nhau, nhưng các định nghĩa này đều đồng thuận rằng TQM là một triết lý quản lý, đòi hỏi sự tham gia của toàn bộ nhân viên và tập trung vào việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

2. Đặc điểm của TQM – quản lý chất lượng toàn diện 

Quản trị chất lượng toàn diện không chỉ là một phương pháp, mà còn là một triết lý kinh doanh đặt chất lượng lên hàng đầu. Dưới đây là 4 đặc điểm chính định hình nên TQM:

2.1. Chất lượng là ưu tiên hàng đầu

• TQM đòi hỏi chất lượng phải được xem xét ngay từ giai đoạn đầu, khi sản phẩm mới đang được hình thành. Các tiêu chuẩn chất lượng được đặt ra rõ ràng và được tích hợp vào từng giai đoạn của quá trình sản xuất.
• Khi phát hiện lỗi, các dây chuyền sản xuất có thể bị dừng lại để tìm ra nguyên nhân gốc rễ và khắc phục ngay lập tức. Điều này giúp giảm thiểu đáng kể số lượng sản phẩm lỗi, từ đó tiết kiệm chi phí và nâng cao uy tín của doanh nghiệp.
• TQM tập trung vào việc phòng ngừa lỗi xảy ra hơn là sửa chữa sau khi lỗi đã xảy ra. Các hoạt động kiểm soát chất lượng được thực hiện thường xuyên để đảm bảo sản phẩm luôn đạt chất lượng tốt nhất.

2.2. Khách hàng là trung tâm

• TQM đòi hỏi doanh nghiệp phải luôn lắng nghe và thấu hiểu khách hàng. Điều này có thể đạt được thông qua các khảo sát, phản hồi của khách hàng, và phân tích dữ liệu thị trường.
• Các sản phẩm và dịch vụ không chỉ đáp ứng được các yêu cầu cơ bản của khách hàng mà còn mang lại những trải nghiệm vượt trội.

2.3. Dựa trên dữ liệu và kiểm soát quá trình

• Sử dụng công cụ thống kê: TQM tận dụng các công cụ thống kê như biểu đồ kiểm soát (control charts), biểu đồ Pareto để theo dõi và kiểm soát các quá trình sản xuất.
• Phân tích dữ liệu: Dữ liệu được thu thập và phân tích để xác định các vấn đề tiềm ẩn và tìm ra giải pháp hiệu quả.
• Cải tiến liên tục: Dựa trên dữ liệu thu thập được, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định cải tiến để nâng cao chất lượng sản phẩm và hiệu quả hoạt động.

2.4. Con người là yếu tố cốt lõi

• Nhân viên được trao quyền để đưa ra quyết định và đóng góp ý kiến vào quá trình cải tiến.
• Doanh nghiệp đầu tư vào việc đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên, giúp họ trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả.
• Quản trị chất lượng toàn diện khuyến khích tinh thần làm việc nhóm, tạo điều kiện để nhân viên cùng nhau giải quyết vấn đề và đạt được mục tiêu chung.

3. Các nguyên tắc cơ bản của TQM

Để hiểu rõ hơn về quản lý chất lượng toàn diện, chúng ta hãy cùng khám phá các nguyên tắc cơ bản sau.

Khách hàng là trung tâm:

Nguyên tắc đầu tiên và quan trọng nhất của TQM chính là đặt khách hàng lên hàng đầu. Doanh nghiệp cần nắm bắt rõ ràng nhu cầu, mong muốn và kỳ vọng của khách hàng nhằm từ đó xây dựng sản phẩm và dịch vụ đáp ứng được những yêu cầu đó. Việc lắng nghe ý kiến phản hồi của khách hàng, thực hiện các khảo sát thị trường là vô cùng quan trọng để nắm bắt được thông tin hữu ích.

Tham gia của toàn bộ nhân viên:

TQM không chỉ là trách nhiệm của một bộ phận hay một cá nhân nào đó mà là trách nhiệm của toàn bộ tổ chức. Mỗi nhân viên đều đóng góp một phần vào việc nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Việc xây dựng một môi trường làm việc nơi mọi người đều có cơ hội tham gia, đóng góp ý kiến vào quá trình cải tiến là vô cùng quan trọng.

Cải tiến liên tục:

Cải tiến liên tục là cốt lõi của TQM. Doanh nghiệp cần không ngừng tìm kiếm những cách thức làm việc hiệu quả hơn, những công nghệ mới để nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Tinh thần cải tiến cần được khuyến khích và trở thành một phần văn hóa của tổ chức.

Quy trình là trọng tâm:

Quản lý chất lượng toàn diện tập trung vào việc cải tiến các quy trình làm việc. Bằng cách xác định, phân tích và cải tiến các quy trình, doanh nghiệp có thể giảm thiểu lãng phí, tăng năng suất và nâng cao chất lượng sản phẩm.

Dựa trên dữ liệu:

Các quyết định trong TQM cần được dựa trên dữ liệu và bằng chứng cụ thể. Việc thu thập, phân tích và sử dụng dữ liệu giúp doanh nghiệp xác định được các vấn đề, đánh giá hiệu quả của các biện pháp cải tiến và đưa ra những quyết định chính xác.

Lãnh đạo mạnh mẽ:

Lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai TQM. Lãnh đạo cần thể hiện sự cam kết mạnh mẽ với chất lượng, tạo ra một môi trường làm việc tích cực và khuyến khích nhân viên tham gia vào quá trình cải tiến.

Đối tác cùng phát triển:

TQM khuyến khích sự hợp tác với các đối tác trong chuỗi cung ứng. Thông qua việc thiết lập mối quan hệ hợp tác bền vững với các nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu đầu vào và nâng cao hiệu quả của quá trình sản xuất.

Tích hợp hệ thống:

TQM không chỉ tập trung vào một khía cạnh riêng lẻ mà liên kết tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp thành một hệ thống thống nhất. Việc tích hợp các hệ thống giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.

Quản lý Chất Lượng Toàn Diện (TQM) là một phương pháp quản lý toàn diện, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như nâng cao năng suất, giảm chi phí, cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, tăng cường sự hài lòng của khách hàng và nâng cao uy tín của thương hiệu. Để triển khai thành công TQM, doanh nghiệp cần sự tham gia của toàn bộ nhân viên, sự lãnh đạo mạnh mẽ và một cam kết lâu dài với chất lượng.

4. 11 bước triển khai TQM 

Triển khai quản lý chất lượng toàn diện TQM là một hành trình dài hơi đòi hỏi sự kiên trì và cam kết từ toàn bộ tổ chức. Để giúp bạn hình dung rõ hơn về quá trình này, chúng ta cùng đi qua 11 bước cơ bản sau:

Bước 1: Đặt nền móng vững chắc

• Xác định mục tiêu rõ ràng: Mục tiêu chất lượng cần cụ thể, đo lường được và phù hợp với chiến lược tổng thể của doanh nghiệp. Ví dụ: “Giảm tỷ lệ sản phẩm lỗi xuống dưới 2% trong vòng 6 tháng tới”.
• Lãnh đạo dẫn đầu: Lãnh đạo cấp cao cần thể hiện sự cam kết mạnh mẽ với TQM bằng cách trực tiếp tham gia vào các hoạt động và tạo ra một môi trường làm việc khuyến khích cải tiến.
• Nâng cao nhận thức: Tổ chức các buổi đào tạo, hội thảo để giúp nhân viên hiểu rõ về TQM và tầm quan trọng của nó đối với sự thành công của doanh nghiệp.

Bước 2: Xây dựng cấu trúc tổ chức phù hợp

• Phân công rõ ràng: Mỗi bộ phận và cá nhân cần có trách nhiệm rõ ràng trong việc triển khai quản trị chất lượng toàn diện TQM.
• Đào tạo chuyên sâu: Đầu tư vào việc đào tạo nhân viên về các kỹ năng cần thiết để thực hiện tốt việc quản trị chất lượng toàn diện TQM, chẳng hạn như giải quyết vấn đề, làm việc nhóm và phân tích dữ liệu.

Bước 3: Lập kế hoạch chi tiết

• Lập kế hoạch hành động: Xây dựng một kế hoạch chi tiết với các mốc thời gian cụ thể, nguồn lực cần thiết và các chỉ số đánh giá hiệu quả.
• Chọn công cụ phù hợp: Sử dụng các công cụ như biểu đồ Pareto, biểu đồ kiểm soát để theo dõi và cải tiến quá trình.

Bước 4. Khởi động và truyền thông

• Tạo sự kiện đặc biệt: Tổ chức một sự kiện để đánh dấu sự khởi đầu của quản lý chất lượng toàn diện TQM, tạo sự hào hứng và động lực cho nhân viên.
• Truyền thông đa kênh: Sử dụng các kênh truyền thông khác nhau như email, bảng tin, hội nghị để truyền đạt thông tin về TQM đến tất cả nhân viên.

Bước 5. Đánh giá hiệu quả

• Xác định chỉ số: Lựa chọn các chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu quả của việc quản lý chất lượng toàn diện TQM, chẳng hạn như tỷ lệ sản phẩm lỗi, thời gian giao hàng, sự hài lòng của khách hàng.
• Phân tích dữ liệu: Sử dụng dữ liệu để xác định các vấn đề và cơ hội cải tiến.

Bước 6. Đặt mục tiêu và lập kế hoạch cải tiến

• Mục tiêu SMART: Đặt ra các mục tiêu cụ thể, đo lường được, khả thi, có liên quan và giới hạn thời gian.
• Lập kế hoạch hành động: Xây dựng kế hoạch chi tiết để đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Bước 7. Thiết kế cho chất lượng

• Thiết kế dựa trên dữ liệu: Sử dụng dữ liệu để thiết kế sản phẩm và quy trình sản xuất.
• Tiêu chuẩn hóa: Đặt ra các tiêu chuẩn chất lượng rõ ràng cho tất cả các sản phẩm và dịch vụ.

Bước 8. Tái cấu trúc nếu cần

• Loại bỏ lãng phí: Xác định và loại bỏ các hoạt động không tạo ra giá trị.
• Tái cấu trúc quy trình: Cải tiến các quy trình làm việc để tăng hiệu quả và giảm thiểu lỗi.

Bước 9. Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng

• Tiêu chuẩn ISO 9001: Xem xét việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp đạt tiêu chuẩn quốc tế.

Bước 10. Phát triển liên tục

• Cải tiến không ngừng: TQM là một quá trình liên tục, doanh nghiệp cần luôn tìm kiếm các cơ hội để cải tiến.
• Đổi mới: Khuyến khích nhân viên đưa ra các ý tưởng mới để cải tiến sản phẩm và quy trình.

Bước 11. Duy trì và cải tiến

• Đánh giá thường xuyên: Thực hiện đánh giá định kỳ để đảm bảo hệ thống TQM hoạt động hiệu quả.
• Điều chỉnh: Sẵn sàng điều chỉnh hệ thống TQM khi cần thiết để đáp ứng những thay đổi của thị trường và nhu cầu của khách hàng.

Lưu ý: Việc triển khai TQM đòi hỏi sự kiên nhẫn và sự tham gia của toàn bộ nhân viên. Thành công của TQM không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của cộng đồng.

5. Lợi ích của việc áp dụng quản trị chất lượng toàn diện

Quản lý Chất lượng Toàn diện (TQM) mang lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và sự phát triển bền vững. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật:

Đối với khách hàng:

• Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Sản phẩm và dịch vụ đáp ứng tốt hơn nhu cầu và mong đợi của khách hàng.
• Tăng lòng trung thành của khách hàng: Khách hàng sẽ gắn bó lâu dài với doanh nghiệp khi nhận được sản phẩm và dịch vụ chất lượng.
• Giảm thiểu khiếu nại: Tỷ lệ sản phẩm lỗi, dịch vụ kém chất lượng giảm đáng kể, dẫn đến ít khiếu nại từ khách hàng.

Đối với doanh nghiệp:

• Tăng năng suất: Cải tiến quy trình, loại bỏ lãng phí giúp tăng năng suất lao động.
• Giảm chi phí: Giảm chi phí sản xuất, chi phí sửa chữa, chi phí do sản phẩm lỗi.
• Cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ: Sản phẩm và dịch vụ đạt chất lượng ổn định, đồng đều.
• Nâng cao hình ảnh thương hiệu: Uy tín của doanh nghiệp được nâng cao nhờ vào chất lượng sản phẩm và dịch vụ tốt.
• Tăng khả năng cạnh tranh: Doanh nghiệp có thể cạnh tranh hiệu quả hơn trên thị trường.
• Cải thiện môi trường làm việc: Tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích nhân viên sáng tạo và phát triển.

Đối với nhân viên:

• Nâng cao kỹ năng: Nhân viên được đào tạo và phát triển kỹ năng để đáp ứng yêu cầu công việc.
• Tăng cơ hội thăng tiến: Nhân viên có cơ hội được đánh giá và thăng tiến dựa trên năng lực và đóng góp.
• Cảm thấy tự hào về công việc: Nhân viên cảm thấy tự hào khi làm việc cho một doanh nghiệp có chất lượng sản phẩm và dịch vụ tốt.

Các lợi ích khác:

• Cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp: Tạo dựng mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với nhà cung cấp để đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu.
• Tăng cường khả năng thích ứng với sự thay đổi: Doanh nghiệp trở nên linh hoạt và thích ứng tốt hơn với những thay đổi của thị trường.
• Đạt được các chứng nhận chất lượng quốc tế: Việc áp dụng TQM giúp doanh nghiệp dễ dàng đạt được các chứng nhận chất lượng quốc tế như ISO 9001.

Tóm lại, Quản lý Chất lượng Toàn diện (TQM) mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp, khách hàng và nhân viên. Đây là một công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và đạt được sự phát triển bền vững.

Kết luận

Như vậy, việc quản lý chất lượng toàn diện TQM không chỉ là một yêu cầu mà còn là yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp sản xuất. Để đạt được điều này, ứng dụng phần mềm SEEACT-MES trở thành giải pháp hiệu quả, giúp các doanh nghiệp duy trì sự chủ động và kiểm soát tốt hoạt động sản xuất của mình.

Với các tính năng nổi bật như số hóa dữ liệu theo thời gian thực, kiểm soát chất lượng từ đầu vào đến đầu ra, tích hợp IIoT để tự động thu thập dữ liệu ngay tại hiện trường, SEEACT-MES không chỉ nâng cao hiệu suất mà còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc ghi nhận và phân tích nguyên nhân lỗi, từ đó giúp truy xuất nguồn gốc sản phẩm một cách dễ dàng.

Đặc biệt, với nhiều dự án tiêu biểu, DACO đã khẳng định vị thế là nhà cung cấp giải pháp quản lý sản xuất số 1 tại Việt Nam. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí vấn đề của doanh nghiệp bạn, và cùng xây dựng một quy trình sản xuất tối ưu, đáp ứng nhu cầu thị trường!

————————————————————-

SEEACT-MES – NO.1 ON MES IN VIETNAM

Địa chỉ: Số 146, Đường Cầu Bươu, Xã Tân Triều, Huyện Thanh Trì, Thành Phố Hà Nội

Hotline: 0936.064.289-Mr.Vũ.

Email: seeact@dacovn.com

Website: www.seeact.vn