Phương pháp kiểm kê định kỳ: Hướng dẫn quy trình chi tiết

Kiểm kê định kỳ là một công việc quan trọng nhưng không phải lúc nào cũng dễ dàng trong quản lý kho. Làm thế nào để đảm bảo tính chính xác của số liệu hàng tồn kho, đồng thời tiết kiệm thời gian và công sức? 

Hãy cùng tìm hiểu phương pháp kiểm kê định kỳ là gì, từ quy trình thực hiện đến những ưu nhược điểm, và cách ứng dụng công nghệ để tối ưu hóa quy trình này, giúp bạn kiểm soát hàng tồn kho một cách hiệu quả.

1. Phương pháp kiểm kê định kỳ là gì? 

Kiểm kê định kỳ là một phương pháp hạch toán hàng tồn kho, trong đó việc xác định giá trị và số lượng hàng tồn kho được thực hiện thông qua việc kiểm kê thực tế tại một thời điểm cụ thể, thường là cuối kỳ kế toán.

Đặc điểm chính của phương pháp kiểm kê định kỳ:

– Kiểm kê thực tế: Việc kiểm đếm, đo lường, cân nhắc hàng hóa, vật tư tồn kho được thực hiện trực tiếp tại kho.

– Định kỳ: Kiểm kê được thực hiện theo chu kỳ thời gian định trước, ví dụ như hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm.

– Đối chiếu: Kết quả kiểm kê thực tế được đối chiếu với số liệu ghi chép trong sổ sách kế toán để phát hiện sai lệch.

– Tính giá trị hàng xuất: Giá trị hàng hóa, vật tư đã xuất kho trong kỳ được tính toán gián tiếp dựa trên số liệu kiểm kê cuối kỳ và số liệu đầu kỳ.

2. Cách tính giá trị xuất kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Trong phương pháp kiểm kê hàng tồn kho, giá trị hàng xuất kho không được tính toán trực tiếp khi hàng hóa xuất khỏi kho. Thay vào đó, giá trị này được xác định gián tiếp thông qua công thức sau:

Giá trị hàng xuất kho = Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ + Giá trị hàng nhập kho trong kỳ – Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ

Trong đó:

– Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ: Là giá trị hàng hóa còn lại trong kho từ kỳ trước, được xác định từ kết quả kiểm kê cuối kỳ trước đó.

– Giá trị hàng nhập kho trong kỳ: Là tổng giá trị của tất cả các lô hàng đã nhập vào kho trong kỳ kế toán hiện tại.

– Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Là giá trị hàng hóa còn lại trong kho vào cuối kỳ kế toán hiện tại, được xác định thông qua kiểm kê thực tế.

3. Quy trình thực hiện phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ là một cách tiếp cận kế toán hàng tồn kho, trong đó việc theo dõi chi tiết các giao dịch nhập xuất kho không được thực hiện liên tục. Thay vào đó, giá trị hàng tồn kho được xác định thông qua kiểm kê vật lý vào cuối mỗi kỳ kế toán. 

Dưới đây là quy trình thực hiện kiểm kê định kỳ:

3.1 Lập kế hoạch kiểm kê

Lập kế hoạch kiểm kê là bước chuẩn bị quan trọng, quyết định sự thành công của quá trình kiểm kê định kỳ. 

Đầu tiên, cần xác định thời điểm kiểm kê phù hợp, thường là cuối tháng, quý, hoặc năm, để đảm bảo không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. 

Tiếp theo, thành lập ban kiểm kê gồm các thành viên có kiến thức và kinh nghiệm về hàng hóa, vật tư. Ban kiểm kê sẽ phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên, đảm bảo mọi công việc được thực hiện đầy đủ và chính xác. 

Cuối cùng, chuẩn bị phiếu kiểm kê, biểu mẫu và các công cụ cần thiết để ghi nhận kết quả kiểm kê một cách khoa học và hiệu quả.

3.2 Thực hiện kiểm kê

Đây là giai đoạn quan trọng nhất khi kiểm kê định kỳ, yêu cầu sự tỉ mỉ và chính xác.

Các thành viên ban kiểm kê sẽ tiến hành đếm số lượng thực tế của từng loại hàng hóa, vật tư trong kho. Kết quả kiểm đếm được ghi nhận cẩn thận vào phiếu kiểm kê.

Để đảm bảo tính chính xác, việc kiểm tra chéo giữa các thành viên là rất cần thiết. Trong quá trình kiểm kê, nếu phát hiện chênh lệch giữa số liệu thực tế và số liệu kế toán, cần các định nguyên nhân (hư hỏng, thất thoát…) để có biện pháp xử lý phù hợp.

>>>Xem thêm: Hướng dẫn xử lý chênh lệch hàng tồn kho hiệu quả chính xác

3.3 Lập biên bản kiểm kê

Sau khi hoàn thành kiểm kê thực tế, bước tiếp theo là lập biên bản kiểm kê. Biên bản này tổng hợp kết quả kiểm kê từ các phiếu kiểm kê, ghi nhận số lượng và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ.

Đồng thời đối chiếu số liệu này với số liệu kế toán để phát hiện chênh lệch. Nếu có chênh lệch cần phân tích nguyên nhân và đề xuất biện pháp xử lý kịp thời.

Biên bản kiểm kê là tài liệu quan trọng, làm cơ sở để điều chỉnh số sách kế toán.

3.4 Điều chỉnh sổ sách

Dựa trên biên bản kiểm kê, kế toán sẽ điều chỉnh sổ sách. Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được ghi nhận vào tài khoản kế toán tương ứng. Giá vốn hàng bán được tính toán dựa trên kết quả kiểm kê.

Nếu cần thiết, các bút toán liên quan cũng sẽ được điều chỉnh để đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính.

3.5 Phân tích và đánh giá

Bước cuối cùng trong kiểm kê định kỳ đó là phân tích và đánh giá kết quả kiểm kê. Qua đó đánh giá hiệu quả công tác quản lý hàng tồn kho, phân tích nguyên nhân chênh lệch và đề xuất giải pháp cải tiến. 

>>>Xem thêm: 

• Quy trình quản lý kho theo ISO chuẩn nhất
• Kiểm kê kho bằng mã vạch là gì?

4. Ưu nhược điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho định kỳ mang lại một số lợi ích cho doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp nhỏ hoặc có hoạt động kinh doanh không quá phức tạp.

4.1 Ưu điểm

– Đơn giản và dễ thực hiện: Quy trình kiểm kê định kỳ không đòi hỏi hệ thống kế toán phức tạp hay ghi chép liên tục các giao dịch nhập xuất kho, giảm thiểu khối lượng công việc kế toán.

– Tiết kiệm chi phí: Do không cần đầu tư vào hệ thống theo dõi hàng tồn kho liên tục, phương pháp này giúp tiết kiệm chi phí đáng kể.

– Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ: Với quy mô hoạt động không lớn và số lượng mặt hàng ít, kiểm kê định kỳ là giải pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả

4.2 Nhược điểm

– Thiếu thông tin kịp thời: Do chỉ kiểm kê vào cuối kỳ, doanh nghiệp không có thông tin cập nhật về tình hình hàng tồn kho, gây khó khăn trong việc ra quyết định kinh doanh.

– Khó kiểm soát thất thoát: Việc không theo dõi chi tiết các giao dịch hàng hóa khiến việc phát hiện và kiểm soát thất thoát, hư hỏng trở nên khó khăn hơn.

– Ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh: Quá trình kiểm kê có thể gây gián đoạn hoạt động kinh doanh, đặc biệt nếu kho hàng lớn và mất nhiều thời gian kiểm đếm.

Tóm lại, phương pháp kiểm kê định kỳ có ưu điểm về tính đơn giản và tiết kiệm chi phí, nhưng cũng tồn tại những hạn chế nhất định. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng quy mô hoạt động, đặc thù ngành nghề và nhu cầu quản lý để lựa chọn phương pháp kiểm kê phù hợp.

5. Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ áp dụng trong trường hợp nào?

Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho định kỳ thường được áp dụng trong các trường hợp sau: 

1. Hàng hóa có giá trị thấp: Đối với các mặt hàng có giá trị thấp, việc theo dõi chi tiết từng giao dịch nhập xuất có thể không mang lại hiệu quả kinh tế cao. Kiểm kê định kỳ giúp đơn giản hóa quy trình quản lý.
2. Hàng hóa đa dạng về chủng loại: Khi doanh nghiệp kinh doanh nhiều loại hàng hóa khác nhau, việc theo dõi liên tục có thể gây khó khăn và tốn kém. Kiểm kê định kỳ giúp tổng hợp và đánh giá tình hình hàng tồn kho một cách tập trung.
3. Doanh nghiệp nhỏ và vừa: Các doanh nghiệp có quy mô hoạt động không lớn, số lượng mặt hàng ít và giao dịch nhập xuất kho không quá phức tạp thường lựa chọn phương pháp này để giảm thiểu chi phí và công sức quản lý.
4. Doanh nghiệp sản xuất một loại sản phẩm: Đối với doanh nghiệp chỉ sản xuất một loại sản phẩm, việc kiểm soát hàng tồn kho thường đơn giản hơn. Kiểm kê định kỳ có thể đáp ứng đủ nhu cầu quản lý.
5. Doanh nghiệp mới thành lập: Trong giai đoạn đầu hoạt động, doanh nghiệp có thể chưa có đủ nguồn lực để đầu tư vào hệ thống quản lý hàng tồn kho phức tạp. Kiểm kê định kỳ là giải pháp tạm thời, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí.

>>>Xem ngay: Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả

6. Ứng dụng phần mềm quản lý kho trong kiểm kê định kỳ

Kiểm kê định kỳ là một quy trình quan trọng để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu hàng tồn kho. Tuy nhiên, việc kiểm kê thủ công thường tốn nhiều thời gian và công sức đồng thời tiềm ẩn nhiều sai sót.

Phần mềm quản lý kho ra đời như một giải pháp tối ưu, hỗ trợ đắc lực cho quá trình kiểm kê định kỳ. Trong đó, SEEACT-WMS là phần mềm quản lý kho hàng đầu hiện nay, hỗ trợ kiểm kê định kỳ hiệu quả với những tính năng vượt trội:

– Tối ưu hóa quy trình: Thay thế ghi chép thủ công bằng quét mã vạch/mã QR, tiết kiệm thời gian, công sức và giảm sai sót.

– Cập nhật thông tin tức thì: Tự động cập nhật số lượng hàng hóa theo thời gian thực.

– Quản lý thông minh: Cảnh báo khi hàng sắp hết hạn, tồn kho thấp/dư thừa, hỗ trợ quyết định mua hàng hợp lý.

– Truy xuất nguồn gốc: Theo dõi nguồn gốc, xuất xứ và lịch sử di chuyển của hàng hóa trong kho.

– Nâng cao hiệu quả: Quản lý hàng tồn kho hiệu quả, giảm rủi ro và tối ưu chi phí.

– Tích hợp liền mạch: Kết nối với hệ thống MES, tự động hóa nhập/xuất kho và thanh toán.

Với SEEACT-WMS, doanh nghiệp có thể kiểm soát toàn diện hàng tồn kho, từ khâu nhập hàng, lưu trữ, đến xuất hàng và kiểm kê, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của hoạt động quản lý kho.

>>>Xem ngay: Cách SEEACT-WMS hỗ trợ tối ưu hóa kiểm kê định kỳ

7. Kết luận

Phương pháp kiểm kê định kỳ, dù mang lại nhiều lợi ích về mặt tiết kiệm thời gian và chi phí, vẫn đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác trong quá trình thực hiện. Việc kết hợp với các giải pháp công nghệ như SEEACT-WMS không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình mà còn nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua Hotline 0359.206.636 (Mr. Minh Anh). Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn!