Phân tích cách quản lý hàng tồn kho của Acecook

Acecook, “ông lớn” trong ngành hàng thực phẩm ăn liền, nổi tiếng với những sản phẩm chất lượng như mì Hảo Hảo, mì Đệ Nhất… Vậy bí quyết nào giúp Acecook luôn duy trì được nguồn cung ổn định và đáp ứng nhu cầu thị trường một cách nhanh chóng? 

Câu trả lời nằm ở hệ thống quản lý hàng tồn kho của Acecook – một quy trình được tối ưu hóa và vận hành hiệu quả. Cùng tìm hiểu cách Acecook kiểm soát hàng tồn kho, từ nguyên liệu đầu vào đến thành phẩm, để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra trơn tru.

1. Tổng quan về Acecook Việt Nam

Công ty Cổ phần Acecook Việt Nam, được thành lập từ năm 1993 và chính thức hoạt động vào năm 1995, đã vươn lên trở thành một trong những công ty thực phẩm tổng hợp hàng đầu tại Việt Nam. Với vị thế vững chắc trên thị trường, Acecook chuyên cung cấp các sản phẩm ăn liền chất lượng cao và giàu dinh dưỡng, đáp ứng nhu cầu đa dạng của người tiêu dùng.

Sở hữu hệ thống sản xuất quy mô lớn gồm 11 nhà máy, 7 chi nhánh kinh doanh và mạng lưới phân phối rộng khắp với hơn 700 đại lý cấp 1, Acecook đảm bảo nguồn cung ứng sản phẩm ổn định và phủ sóng toàn quốc. Sự tăng trưởng ấn tượng về doanh thu hàng năm, đạt mức 85%, minh chứng cho sự nỗ lực không ngừng của đội ngũ Acecook trong việc mang đến những sản phẩm chất lượng và dịch vụ tốt nhất.

Với giá trị cốt lõi “Cook Happiness” và tầm nhìn trở thành tập đoàn thực phẩm hàng đầu Việt Nam, Acecook không ngừng nghiên cứu và phát triển sản phẩm, hướng tới mục tiêu vươn ra thị trường quốc tế. Cam kết của Acecook là tạo ra những sản phẩm đa dạng, chất lượng, góp phần làm phong phú nét văn hóa ẩm thực Việt Nam và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng.

2. Đặc điểm kho hàng của Acecook

2.1 Hệ thống kho hàng

Để đáp ứng nhu cầu sản xuất và phân phối sản phẩm rộng khắp cả nước, Acecook đã xây dựng một hệ thống kho bãi quy mô lớn, trải dài từ Bắc vào Nam. Cụ thể, mỗi nhà máy của Acecook đều được trang bị ít nhất 2 kho hàng, bao gồm kho nguyên liệu và kho thành phẩm, nhằm đảm bảo việc lưu trữ và quản lý hàng hóa được hiệu quả nhất.

Hệ thống kho hàng của Acecook hiện diện tại 3 miền:

• Miền Bắc: Bắc Ninh, Hưng Yên.
• Miền Trung: Đà Nẵng.
• Miền Nam: TP. Hồ Chí Minh, Bình Dương, Vĩnh Long.

Sự phân bổ kho bãi rộng khắp này giúp Acecook tối ưu hóa việc vận chuyển, lưu trữ và phân phối hàng hóa đến các khu vực trên cả nước một cách nhanh chóng và thuận tiện, đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường.

2.2 Cách bố trí kho hàng

Acecook rất chú trọng đến việc bố trí kho hàng một cách khoa học để tối ưu hóa quy trình sản xuất và vận chuyển. Kho hàng của Acecook được thiết kế theo sơ đồ dòng chảy liên tục, khép kín, tuân thủ theo từng giai đoạn của quy trình sản xuất.

Cụ thể, dây chuyền nhà máy được sắp xếp theo hình chữ I, bắt đầu từ kho nguyên liệu, nơi tiếp nhận các nguyên vật liệu đầu vào như bột mì, dầu ăn, gia vị…, sau đó đến các phân xưởng sản xuất để chế biến. Thành phẩm sau khi hoàn thiện sẽ được đóng gói và chuyển đến kho trung chuyển, cuối cùng là đến kho thành phẩm để sẵn sàng phân phối ra thị trường.

Đặc biệt, các kho được bố trí liền kề với các phân xưởng sản xuất tương ứng. Ví dụ, kho nguyên liệu thô sẽ được đặt gần khu vực sản xuất bột, kho bán thành phẩm chứa bao bì, gia vị sẽ nằm cạnh khu vực đóng gói. Cách bố trí này giúp giảm thiểu thời gian và chi phí vận chuyển nguyên vật liệu và thành phẩm giữa các khu vực, đồng thời tăng hiệu quả sản xuất.

Việc sắp xếp các công đoạn sản xuất theo thứ tự không chồng chéo, đảm bảo sự luân chuyển nguyên liệu và thành phẩm diễn ra thuận lợi, liên tục dọc theo chiều dài phân xưởng, góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động của toàn bộ nhà máy.

3. Quy trình quản lý hàng tồn kho của Acecook

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là yếu tố then chốt góp phần vào thành công của bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào, đặc biệt là với những “ông lớn” trong ngành thực phẩm như Acecook. 

Vậy quy trình quản lý hàng tồn kho của Acecook được vận hành như thế nào để đảm bảo sự tối ưu và hiệu quả?

3.1 Quy trình nhập kho nguyên vật liệu 

Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ:

• Nhà cung cấp đến cổng bảo vệ đăng ký nhập hàng và cung cấp đầy đủ chứng từ như hóa đơn GTGT, biên bản giao nhận.
• Bảo vệ ghi nhận thông tin về xe giao hàng và hướng dẫn tài xế đến khu vực giao nhận hàng.
• Thủ kho tiếp nhận chứng từ, kiểm tra tính hợp lệ và đối chiếu với đơn đặt hàng.

Bước 2: Cân xe và lấy mẫu kiểm tra:

• Xe nguyên liệu được đưa vào trạm cân để xác định trọng lượng.
• Thủ kho thông báo cho bộ phận kiểm tra chất lượng (KCS) đến lấy mẫu nguyên liệu để kiểm tra chất lượng.
• Thủ kho hỗ trợ KCS trong việc lấy mẫu, đặc biệt đối với những nguyên liệu có số lượng lớn.

Bước 3: Bốc xếp và sắp xếp nguyên liệu:

• Lái xe nâng chuẩn bị pallet và bốc xếp nguyên liệu xuống xe.
• Nguyên liệu được sắp xếp gọn gàng, khoa học lên pallet theo quy định.
• Xe nâng vận chuyển pallet nguyên liệu vào kho và lưu trữ theo đúng quy định về vị trí, loại hàng.

Bước 4: Kiểm tra số lượng và ký xác nhận:

• Thủ kho kiểm tra số lượng nguyên liệu thực tế nhập kho.
• Xe nguyên liệu được cân lại sau khi bốc xếp để xác định trọng lượng hàng hóa đã giao.
• Thủ kho đối chiếu số liệu, ký xác nhận số lượng và trọng lượng lên chứng từ.

Bước 5: Hoàn tất thủ tục nhập kho:

• Thủ kho giao lại 1 liên chứng từ cho tài xế và viết giấy ra cổng cho xe.
• Lập báo cáo nhập kho, chuyển hóa đơn GTGT và các chứng từ liên quan cho bộ phận quản lý kho để hoàn tất thủ tục nhập kho.

3.2 Lưu trữ hàng tồn kho

Quy trình lưu trữ hàng tồn kho của Acecook được thực hiện bài bản, phân chia rõ ràng theo từng loại kho:

1. Kho nguyên liệu thô:

Đây là nơi tiếp nhận và lưu trữ các nguyên liệu đầu vào như bột mì, gạo, gia vị, dầu ăn… phục vụ cho quá trình sản xuất. Nguyên liệu được sắp xếp theo từng khu vực riêng biệt, phân loại theo chủng loại, hạn sử dụng và tần suất sử dụng. 

Acecook ưu tiên nguyên tắc nhập trước xuất trước (FIFO) để đảm bảo nguyên liệu luôn được luân chuyển và sử dụng hiệu quả, tránh tình trạng tồn kho quá lâu dẫn đến giảm chất lượng.

2. Kho bán thành phẩm:

Kho này chứa các nguyên liệu đã qua sơ chế hoặc các thành phần cần thiết cho quá trình đóng gói như bao bì, nhãn mác, phụ gia… Tương tự như kho nguyên liệu thô, việc sắp xếp hàng hóa trong kho bán thành phẩm cũng tuân thủ theo nguyên tắc FIFO và được phân loại rõ ràng để dễ dàng quản lý và xuất kho.

3. Kho trung chuyển:

Kho trung chuyển đóng vai trò trung gian giữa khu vực sản xuất và kho thành phẩm. Hàng hóa sau khi sản xuất xong sẽ được chuyển đến kho trung chuyển để kiểm tra chất lượng trước khi nhập kho thành phẩm. Do đặc thù là kho trung chuyển, lượng hàng tồn kho ở đây thường thấp và được luân chuyển nhanh chóng.

4. Kho thành phẩm:

Đây là nơi lưu trữ sản phẩm hoàn thiện, sẵn sàng để phân phối ra thị trường. Acecook bố trí kho thành phẩm với diện tích rộng rãi, đảm bảo đáp ứng nhu cầu dự trữ hàng hóa và ổn định sản xuất. Sản phẩm được sắp xếp theo từng khu vực, chủng loại, hạn sử dụng và được kiểm soát chặt chẽ về chất lượng.

3.3 Quy trình xuất nguyên vật liệu cho sản xuất

Trong cách quản lý hàng tồn kho của Acecook, quy trình xuất nguyên vật liệu cho sản xuất được thiết kế nhằm đảm bảo cung ứng kịp thời và chính xác nguyên liệu cho hoạt động sản xuất, đồng thời kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho.

Quy trình này được bắt đầu từ Phòng Sản Xuất, nơi gửi bảng yêu cầu nguyên vật liệu (bao gồm bột mì, gia vị, bao bì…) đến thủ kho. Yêu cầu này sẽ ghi rõ mã hàng, số lượng và thời gian cần cung cấp.

Sau khi nhận được yêu cầu, thủ kho kiểm tra số lượng tồn kho thực tế, hạn sử dụng của nguyên vật liệu. Nếu đáp ứng đủ điều kiện, thủ kho sẽ viết phiếu xuất kho và yêu cầu nhân viên kho bốc xếp nguyên vật liệu theo đúng yêu cầu, tuân thủ nguyên tắc nhập trước xuất trước.

Nguyên vật liệu sau khi được bốc xếp lên pallet sẽ được lái xe nâng vận chuyển đến Phòng Sản Xuất. Phòng Sản Xuất sẽ kiểm tra lại nguyên vật liệu trước khi ký xác nhận vào phiếu xuất kho. Cuối cùng, phiếu xuất kho được lưu lại cho cả hai bên.

Mặc dù quy trình xuất nguyên vật liệu của Acecook được xây dựng khá bài bản, tuy nhiên vẫn còn một số điểm cần cải thiện. Ví dụ, việc thông qua nhiều bước và nhiều người quản lý có thể dẫn đến việc mất thời gian chờ đợi giữa các bước, làm giảm hiệu quả hoạt động.

3.4 Quy trình nhập kho thành phẩm

Bước 1: Lập kế hoạch nhập hàng

Thủ kho thành phẩm sẽ lên kế hoạch tiếp nhận hàng hóa dựa trên dự báo sản xuất và tình hình tồn kho hiện tại. Kế hoạch này sẽ bao gồm thông tin về chủng loại, số lượng, thời gian nhập kho dự kiến của từng loại sản phẩm.

Bước 2: Gửi phiếu yêu cầu nhập kho

Dựa trên kế hoạch đã lập, thủ kho sẽ gửi phiếu yêu cầu nhập kho cho bộ phận sản xuất. Phiếu này có tác dụng thông báo cho bộ phận sản xuất về nhu cầu nhập kho của kho thành phẩm, đồng thời là cơ sở để hai bên phối hợp thực hiện việc vận chuyển hàng hóa.

Bước 3: Tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa

Khi hàng hóa được vận chuyển đến kho thành phẩm, nhân viên nhập kho sẽ tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng và đối chiếu với phiếu yêu cầu nhập kho. Mỗi pallet hàng sẽ được kiểm tra kỹ lưỡng và ghi nhận vào sổ giao nhận.

Bước 4: Xác nhận và lưu trữ chứng từ

Cuối ngày, thủ kho của cả hai bộ phận (sản xuất và kho) sẽ cùng đối chiếu sổ giao nhận, tổng kết số lượng hàng hóa đã nhập kho và lập biên bản giao nhận. Biên bản này được ký xác nhận bởi cả hai bên để đảm bảo tính chính xác và minh bạch. Sau đó, thủ kho tiến hành nhập chứng từ kho vào hệ thống và lưu trữ các giấy tờ liên quan.

3.5 Quy trình xuất kho thành phẩm

Quy trình xuất kho thành phẩm của Acecook được thực hiện một cách chặt chẽ, đảm bảo hàng hóa được giao đến đúng địa điểm, đúng số lượng và chất lượng.

Bước 1: Tiếp nhận chứng từ xuất hàng:

Thủ kho tiếp nhận chứng từ xuất hàng từ phòng Nghiệp Vụ, bao gồm hóa đơn GTGT (xuất hàng cho đại lý hoặc chi nhánh), phiếu xuất kho điều chuyển nội bộ, phiếu xuất kho vật dụng…

Bước 2: Chuẩn bị thành phẩm xuất kho:

Thủ kho kiểm tra số lượng tồn kho, xác định số lượng xuất theo chứng từ dựa trên nguyên tắc nhập trước xuất trước, đồng thời đảm bảo chất lượng hàng hóa trước khi xuất kho.

Bước 3: Bốc xếp thành phẩm lên xe:

Lái xe nâng vận chuyển pallet thành phẩm đưa lên xe. Nhân viên kho tiến hành bốc xếp thành phẩm lên xe một cách cẩn thận, tránh làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.

Bước 4: Giám sát số lượng thành phẩm:

Nhân viên xuất hàng kiểm tra số lượng pallet thành phẩm được lái xe nâng chuyển lên xe. Bảo vệ giám sát toàn bộ quá trình xuất hàng, kiểm đếm số lượng để đảm bảo chính xác.

Bước 5: Ký xác nhận chứng từ:

Sau khi hoàn tất việc bốc xếp, thủ kho và bên nhận (tài xế) cùng kiểm tra, đối chiếu số lượng và chủng loại hàng hóa. Nếu chính xác, hai bên sẽ ký xác nhận số lượng giao nhận lên chứng từ (hóa đơn GTGT, biên bản giao hàng).

4. Các công cụ, phương pháp quản lý hàng tồn kho của Acecook

Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả với quy mô lớn như vậy, Acecook không chỉ dựa vào quy trình bài bản mà còn ứng dụng các công cụ và phương pháp tiên tiến. Vậy Acecook sử dụng những công cụ, phương pháp nào để quản lý kho?

4.1 Phương pháp FIFO

Acecook áp dụng FIFO trong cả quản lý nguyên vật liệu và thành phẩm. 

– Đối với nguyên liệu, việc nhập trước xuất trước giúp đảm bảo nguyên liệu luôn được sử dụng trong thời gian tối ưu, tránh tình trạng tồn kho quá lâu gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm cuối cùng. 

– Đối với thành phẩm, FIFO giúp Acecook phân phối hàng hóa đều đặn, đảm bảo sản phẩm đến tay người tiêu dùng luôn là những sản phẩm mới nhất, chất lượng tốt nhất.

Bằng việc áp dụng phương pháp FIFO, Acecook đã góp phần nâng cao hiệu quả quản lý kho, tối ưu hóa quy trình sản xuất và kinh doanh, mang đến cho người tiêu dùng những sản phẩm chất lượng với giá cả hợp lý.

>>>Xem thêm: FIFO là gì? Khi nào nên áp dụng phương pháp FIFO?

4.2 Kết hợp mô hình điểm đặt hàng lại và tái tạo định kỳ

Acecook áp dụng một cách tiếp cận linh hoạt trong quản lý dự trữ hàng tồn kho bằng cách kết hợp hai mô hình: Điểm đặt hàng lại và Tái tạo định kỳ.

• Mô hình Điểm đặt hàng lại (Reorder point): Áp dụng cho các nguyên liệu có nhu cầu không thường xuyên hoặc mang tính mùa vụ. Khi lượng tồn kho của nguyên liệu này giảm xuống mức đặt hàng lại định trước, Acecook sẽ đặt hàng bổ sung từ nhà cung cấp.
• Mô hình Tái tạo định kỳ: Phần lớn vật liệu phụ với nhu cầu ổn định sẽ được quản lý theo mô hình này. Acecook sẽ đặt hàng bổ sung nguyên liệu theo chu kỳ cố định (ví dụ hàng tuần, hàng tháng) để duy trì mức tồn kho mong muốn.

Để quản lý hiệu quả hàng trăm loại sản phẩm và nguyên vật liệu, Acecook dựa trên dự báo nhu cầu thị trường từ phòng Nghiệp vụ và Marketing để lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu hàng tháng. Mức dự trữ của từng loại nguyên liệu được tính toán dựa trên kế hoạch sản xuất và khả năng cung ứng của nhà cung cấp. 

Ví dụ, các nguyên liệu chính như bột mì, gạo thường được duy trì ở mức dự trữ an toàn 10 ngày. Đối với thành phẩm, mức dự trữ được điều chỉnh linh hoạt dựa trên doanh số bán hàng và khả năng sản xuất.

Cách tiếp cận này giúp Acecook chủ động trong việc quản lý nguyên vật liệu, đảm bảo nguồn cung ứng ổn định cho sản xuất, đồng thời tối ưu hóa chi phí lưu kho và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

>>>Chi tiết: Reorder Point là gì và cách tính đơn giản chính xác nhất

4.3 Ứng dụng công nghệ quản lý kho

Nhận thức được tầm quan trọng của công nghệ trong quản lý kho, Acecook đã ứng dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp S-mart Store từ năm 2012.

Phần mềm này được xây dựng trên nền tảng công nghệ tiên tiến, với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, giúp nhân viên Acecook nhanh chóng làm quen và vận hành, ngay cả khi không có nhiều kiến thức về vi tính hay kế toán.

Bên cạnh việc ứng dụng phần mềm quản lý kho, Acecook còn tích cực ứng dụng các công nghệ tiên tiến khác để nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống kho bãi.

• Máy nâng hạ pallet: Với quy mô kho hàng lớn và sản xuất hàng loạt, Acecook sử dụng máy nâng hạ pallet để di chuyển và sắp xếp pallet chứa hàng một cách nhanh chóng, an toàn và hiệu quả. Việc này giúp tiết kiệm sức lao động, tăng năng suất làm việc và giảm thiểu rủi ro hư hỏng hàng hóa.

• Máy đọc và vận chuyển tự động: Acecook có thể ứng dụng máy đọc mã vạch và hệ thống vận chuyển tự động để di chuyển hàng hóa từ vị trí này sang vị trí khác trong kho một cách chính xác và hiệu quả. Công nghệ này giúp giảm thiểu sự can thiệp của con người, hạn chế sai sót và tối ưu hóa thời gian vận chuyển.

• Hệ thống kiểm tra chất lượng và an toàn: Acecook có thể sử dụng các thiết bị, máy móc hiện đại để kiểm tra chất lượng và an toàn của sản phẩm trong kho, ví dụ như máy đo nhiệt độ, độ ẩm, máy dò kim loại… Điều này giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm luôn đạt chuẩn trước khi được phân phối ra thị trường.

Việc ứng dụng công nghệ tiên tiến vào quản lý hàng tồn kho của Acecook đã giúp nâng cao năng suất lao động, giảm thiểu chi phí vận hành, tối ưu hóa không gian lưu trữ và kiểm soát chất lượng hàng hóa một cách hiệu quả. Đây là một trong những yếu tố quan trọng giúp Acecook duy trì vị thế dẫn đầu trong ngành công nghiệp thực phẩm.

5. Kết quả đạt được

Hệ thống quản lý kho của Acecook đã mang lại những kết quả tích cực, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Điều này được thể hiện rõ nét qua việc phân tích số vòng quay hàng tồn kho.

Hệ thống quản lý kho của Acecook đã mang lại những kết quả tích cực, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Điều này được thể hiện rõ nét qua việc phân tích số vòng quay hàng tồn kho.

Năm	2019	2020	2021
Doanh thu (tỷ)	10648	11530	12350
Hàng tồn kho	1200	1350	1500

Cụ thể, số vòng quay hàng tồn kho của Acecook vào năm 2020 là 9.04 lần, có nghĩa là trung bình cứ 40 ngày, hàng tồn kho được luân chuyển hết một lần. Đến năm 2021, con số này tuy có giảm nhẹ xuống 8.67 lần (tương đương 42 ngày) nhưng vẫn ở mức cao, cho thấy cách quản lý hàng tồn kho của Acecook khá hiệu quả, dự báo nhu cầu thị trường tốt và có chiến lược phát triển đúng đắn.

Vòng quay hàng tồn kho cao chứng tỏ hàng hóa của Acecook được bán ra nhanh chóng, không bị ứ đọng nhiều, từ đó tối ưu hóa chi phí lưu kho, tiền mặt bằng, chi phí bảo quản sản phẩm… Đồng thời, điều này giúp Acecook duy trì được nguồn vốn lưu động, đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh, đồng thời giảm thiểu rủi ro hư hỏng, giảm giá trị hàng tồn kho.

>>>Xem thêm: Cách tính vòng quay hàng tồn kho

Có thể thấy, hệ thống quản lý kho hàng đóng vai trò quan trọng trong thành công của Acecook. Nhờ việc ứng dụng các phương pháp quản lý khoa học, kết hợp với công nghệ hiện đại, Acecook đã xây dựng được một hệ thống kho bãi hoạt động hiệu quả, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và khẳng định vị thế “ông lớn” trong ngành thực phẩm ăn liền.

6. Kết luận

Quản lý hàng tồn kho của Acecook là một ví dụ điển hình cho thấy tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ và quy trình quản lý hiệu quả vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Bằng cách tối ưu hóa quy trình này, Acecook không chỉ đảm bảo nguồn cung ổn định, đáp ứng nhu cầu thị trường mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh, khẳng định vị thế trong ngành thực phẩm ăn liền.

Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về hệ thống quản lý tồn kho của Acecook. Từ đó, rút ra những bài học kinh nghiệm hữu ích, áp dụng vào doanh nghiệp của mình để nâng cao hiệu quả kinh doanh.