PDCA là gì? Chu trình PDCA 4 bước & Cách áp dụng hiệu quả

PDCA là gì? Chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act) là phương pháp quản lý hiệu quả giúp doanh nghiệp cải tiến liên tục, nâng cao năng suất và đạt được mục tiêu. Tìm hiểu chi tiết về 4 bước trong PDCA, ví dụ minh họa và cách áp dụng PDCA vào thực tế.

Chu trình PDCA là gì?

PDCA, viết tắt của Plan-Do-Check-Act, là chu trình quản lý gồm 4 bước: Lập kế hoạch, Thực hiện, Kiểm tra và Điều chỉnh, giúp tối ưu hóa quy trình và đạt được mục tiêu.

Đây là một quy trình liên tục, lặp đi lặp lại, được áp dụng phổ biến tại các doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất, nhằm tối ưu hóa quy trình và sản phẩm.

Nói cách khác, PDCA là công cụ để doanh nghiệp thực hành quản trị tinh gọn, hướng đến sự cải tiến liên tục. Bằng cách lặp lại 4 bước nêu trên, doanh nghiệp có thể giải quyết vấn đề và đạt được mục tiêu đề ra.

PDCA cung cấp một cách tiếp cận đơn giản mà hiệu quả để quản lý sự thay đổi trong doanh nghiệp, đồng thời rất hữu ích để thử nghiệm các chiến lược cải tiến trước khi chính thức áp dụng.

Lịch sử hình thành và phát triển của PDCA

Chu trình PDCA là gì, lần đầu được giới thiệu bởi Walter Shewhart, cha đẻ của kiểm soát chất lượng thống kê. Ông đã áp dụng phương pháp khoa học vào kiểm soát chất lượng trong cuốn sách “Economic control of quality manufactured product”. W. Edwards Deming sau đó đã phát triển ý tưởng này, mở rộng việc sử dụng phương pháp khoa học không chỉ cho kiểm soát chất lượng mà còn cho cải tiến quy trình nói chung.

Deming đã giới thiệu phương pháp này, lúc đó được gọi là chu trình Shewhart, cho các kỹ sư Nhật Bản. Tại đây, nó được kết hợp với các triết lý như Kaizen, hệ thống sản xuất Toyota và sản xuất tinh gọn, hình thành nên chu trình Plan-Do-Check-Act (PDCA) như ngày nay.

Hiện nay, PDCA được sử dụng rộng rãi trong quản lý dự án tinh gọn và có nhiều tên gọi khác nhau như:

• Chu trình Plan – Do – Check – Act
• Chu trình Deming hoặc bánh xe Deming
• Chu trình Shewhart
• Chu kỳ điều khiển

4 Bước trong chu trình PDCA là gì?

Việc áp dụng chu trình PDCA đóng vai trò then chốt để tối ưu hóa quy trình, nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm. Vậy cụ thể 4 bước áp dụng PDCA được triển khai như thế nào?

Bước 1: Lập kế hoạch (Plan)

Giai đoạn lập kế hoạch là nền tảng then chốt cho sự thành công của toàn bộ chu trình PDCA. Một kế hoạch chi tiết và chính xác sẽ định hướng rõ ràng cho các bước tiếp theo, đảm bảo hiệu quả và giảm thiểu những điều chỉnh không cần thiết.

Để xây dựng một kế hoạch hoàn hảo, doanh nghiệp cần tập trung vào các yếu tố sau:

• Xác định vấn đề: Xác định rõ ràng những vấn đề cần giải quyết hoặc phòng ngừa.
• Thiết lập mục tiêu: Đặt ra những mục tiêu cụ thể, đo lường được cho kế hoạch.
• Vạch ra phương hướng hành động: Xác định các hành động và quy trình cần thiết để đạt được mục tiêu đã đề ra.
• Phân bổ nguồn lực: Đảm bảo đầy đủ nguồn lực (nhân sự, tài chính, thời gian,…) để thực hiện kế hoạch.

PDCA có thể được áp dụng cho nhiều loại dự án khác nhau, từ dự án mới hoàn toàn đến dự án cải tiến chất lượng. Dù là loại dự án nào, việc đầu tư kỹ lưỡng cho giai đoạn lập kế hoạch sẽ giúp định hướng dự án đi đúng hướng ngay từ đầu.

Lưu ý: Doanh nghiệp không nhất thiết phải có tất cả câu trả lời ngay trong lần đầu tiên. Qua mỗi vòng lặp PDCA, kế hoạch cần được đánh giá và điều chỉnh để đảm bảo luôn phù hợp với mục tiêu dự án.

Bước 2: Triển khai,thực hiện kế hoạch (Do)

Sau khi đã hoàn tất kế hoạch, bước tiếp theo là Do – bắt tay vào thực hiện. Đây là giai đoạn áp dụng những gì đã được vạch ra trong giai đoạn lập kế hoạch.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng những vấn đề không lường trước có thể phát sinh trong quá trình thực hiện. Vì vậy, trong điều kiện lý tưởng, doanh nghiệp nên thử nghiệm kế hoạch ở quy mô nhỏ và trong môi trường kiểm soát trước khi triển khai trên diện rộng.

Để đảm bảo việc thực hiện diễn ra suôn sẻ, cần chú trọng đến việc tiêu chuẩn hóa quy trình và phân công rõ ràng vai trò, trách nhiệm cho từng thành viên. Một số câu hỏi quan trọng cần được làm rõ trong giai đoạn này bao gồm:

• Người sẽ chịu trách nhiệm thực hiện? Xác định rõ người hoặc nhóm phụ trách triển khai kế hoạch.
• Thử nghiệm quy mô nhỏ như thế nào? Lên kế hoạch thử nghiệm ở quy mô nhỏ để kiểm soát rủi ro và đánh giá hiệu quả trước khi triển khai toàn diện.
• Cách thức thu thập dữ liệu? Xác định phương pháp thu thập dữ liệu để phục vụ cho việc đánh giá và phân tích ở bước tiếp theo.

Bước 3: Đánh giá kết quả sau khi triển khai kế hoạch (Check)

Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong mô hình PDCA, nơi doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của kế hoạch đã thực hiện. Việc kiểm tra kỹ lưỡng sẽ giúp làm rõ kế hoạch, tránh lặp lại sai sót và thúc đẩy cải tiến liên tục.

Giai đoạn này tập trung vào việc phân tích dữ liệu thu thập được trong quá trình thực hiện để trả lời các câu hỏi quan trọng như:

• Kết quả đạt được ra sao?Để đánh giá mức độ thành công, hãy so sánh kết quả thực tế đạt được với mục tiêu ban đầu.
• Những điểm nào chưa hiệu quả? Xác định những khía cạnh chưa đạt yêu cầu hoặc gặp vấn đề trong quá trình thực hiện.
• Dữ liệu thu thập có đủ để đánh giá? Đảm bảo dữ liệu thu thập được đầy đủ và đáng tin cậy để đưa ra kết luận chính xác.
• Có nên triển khai trên quy mô lớn hơn? Dựa trên kết quả thử nghiệm, đánh giá khả năng mở rộng quy mô áp dụng.
• Có những giải pháp nào tốt hơn không? Luôn tìm kiếm các giải pháp thay thế hiệu quả hơn để tối ưu hóa quy trình.

Nếu phát hiện bất kỳ sự cố nào, cần phân tích kỹ lưỡng để xác định nguyên nhân gốc rễ và tìm ra biện pháp khắc phục hiệu quả. Giai đoạn kiểm tra dữ liệu đóng vai trò then chốt trong việc học hỏi từ kinh nghiệm và cải tiến liên tục.

Bước 4: Hành động cải tiến (Act)

Giai đoạn này là lúc doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên kết quả phân tích ở bước “Check”. Nếu giải pháp được chứng minh là hiệu quả, nó sẽ được chính thức áp dụng vào quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ để cải thiện hoạt động của doanh nghiệp.

Lưu ý rằng PDCA là một chu trình lặp lại, không phải là một quy trình tuyến tính. Ngay cả khi đã triển khai giải pháp, doanh nghiệp vẫn có thể quay lại bước “Plan” để tiếp tục tìm kiếm các cơ hội cải tiến khác, nhằm tối ưu hóa hiệu quả và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Một số câu hỏi quan trọng cần được xem xét trong giai đoạn này:

• Triển khai thay đổi như thế nào cho hiệu quả? Xây dựng kế hoạch triển khai cụ thể, bao gồm các bước thực hiện, thời gian, nguồn lực và phương pháp đánh giá.
• Cần những nguồn lực gì để triển khai thành công? Đảm bảo nguồn lực đầy đủ (nhân sự, tài chính, công nghệ…) cho việc triển khai.
• Cần đào tạo gì để mọi người hiểu rõ giải pháp mới? Tổ chức các chương trình đào tạo để giúp nhân viên và người dùng làm quen và sử dụng hiệu quả giải pháp mới.
• Có thể cải thiện thêm những điểm nào? Tiếp tục tìm kiếm các cơ hội để cải tiến và nâng cao hiệu quả của giải pháp.
• Quy trình nào khác cần được cải thiện? Mở rộng việc áp dụng mô hình PDCA cho các quy trình khác trong tổ chức để thúc đẩy cải tiến liên tục.

Tầm quan trọng của chu trình PDCA trong doanh nghiệp

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt ngày nay, việc không ngừng cải tiến và nâng cao hiệu quả hoạt động là yếu tố sống còn đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Chính vì vậy, PDCA ngày càng được coi trọng và ứng dụng rộng rãi. Vậy, tầm quan trọng của PDCA là gì?

Cải tiến quy trình

Chu trình Plan – Do – Check – Act đóng vai trò quan trọng trong việc cải tiến quy trình của doanh nghiệp. Với cơ chế lặp lại liên tục gồm lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và hành động, PDCA trở thành mô hình lý tưởng để triển khai các dự án mới.

Vòng lặp này cho phép doanh nghiệp kiểm soát và điều chỉnh quy trình một cách linh hoạt thông qua việc phản hồi và cải thiện liên tục. Bằng cách chia nhỏ dự án thành các bước nhỏ dễ quản lý, PDCA giúp doanh nghiệp thực hiện cải tiến dần dần, đảm bảo hiệu quả và tối ưu hóa quy trình.

Tăng năng suất và hiệu quả

Bằng cách cung cấp một công cụ tiêu chuẩn hóa cho tất cả nhân viên để giải quyết vấn đề, PDCA khuyến khích sự tham gia chủ động và nâng cao hiệu quả chung của tổ chức.

Tính linh hoạt của chu trình này cho phép nhân viên áp dụng lặp lại nhiều lần để giải quyết các vấn đề phát sinh, từ đó tối ưu hóa hiệu quả công việc.

Hơn nữa, PDCA giúp các bên liên quan hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong việc đối mặt với thách thức và đóng góp vào sự thành công chung của công ty.

Quản lý thay đổi

Khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào, PDCA đảm bảo rằng thay đổi đó được lên kế hoạch (Plan), thực hiện có kiểm soát (Do), đánh giá hiệu quả (Check) và điều chỉnh nếu cần (Act).

Vòng lặp này giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tăng khả năng thành công khi triển khai thay đổi và đảm bảo sự tích hợp trơn tru vào hoạt động hàng ngày.

Quản lý chất lượng

PDCA đóng vai trò then chốt trong quản lý chất lượng, được ứng dụng rộng rãi trong Quản lý chất lượng toàn diện và là nền tảng cho sáng kiến Six Sigma DMAIC.

PDCA hỗ trợ đắc lực trong việc lập kế hoạch thu thập dữ liệu, thực hiện phân tích thống kê để xác định và ưu tiên các vấn đề, đồng thời tìm ra nguyên nhân gốc rễ. Nhờ đó, chu trình này giúp kiểm soát quy trình, khuyến khích sự đổi mới và đảm bảo cải tiến chất lượng một cách liên tục.

Duy trì sự cải tiến liên tục

PDCA là một công cụ đắc lực để duy trì sự cải tiến liên tục trong doanh nghiệp. Khi một vấn đề được giải quyết thành công bằng PDCA, nó có thể trở thành tiêu chuẩn để áp dụng cho các hoạt động cải tiến khác.

Doanh nghiệp có thể sử dụng cách tiếp cận tương tự để giải quyết những thách thức mới phát sinh. Nếu gặp phải khó khăn trong quá trình triển khai giải pháp, nhóm có thể quay lại chu trình PDCA để xem xét, điều chỉnh và cải thiện quy trình một lần nữa.

Chính khả năng lặp lại và điều chỉnh linh hoạt này giúp PDCA thúc đẩy sự cải tiến không ngừng, đảm bảo doanh nghiệp luôn thích ứng và phát triển.

Ví dụ về chu trình PDCA trong doanh nghiệp

Sau khi đã hiểu rõ PDCA là gì, chúng ta hãy cùng xem xét một số ví dụ về chu trình PDCA trong sản xuất để thấy được hiệu quả thực tế mà nó mang lại.

Toyota

Toyota, một trong những hãng xe hơi hàng đầu thế giới, luôn nổi tiếng với chất lượng và hiệu suất vượt trội. Bí quyết đằng sau thành công này chính là việc áp dụng triết lý Kaizen và mô hình PDCA vào quản lý chất lượng và quy trình sản xuất.

Cụ thể, Toyota đã triển khai chu trình PDCA một cách bài bản và hiệu quả:

• Plan (Lập kế hoạch): Toyota xác định rõ mục tiêu cải tiến liên tục, tập trung vào việc phát hiện các vấn đề tiềm ẩn trong quá trình sản xuất để tối ưu hóa quy trình.
• Do (Thực hiện): Các biện pháp cải tiến được triển khai một cách quyết liệt. Nhân viên được khuyến khích chủ động tìm kiếm cơ hội cải tiến và áp dụng các ý tưởng sáng tạo vào thực tế.
• Check (Kiểm tra): Toyota thiết lập hệ thống theo dõi và đánh giá chất lượng nghiêm ngặt, thu thập dữ liệu về sản phẩm và quy trình để đảm bảo chất lượng luôn được duy trì ở mức cao nhất.
• Act (Điều chỉnh): Dựa trên kết quả kiểm tra và dữ liệu thu thập được, Toyota tiến hành điều chỉnh và cải tiến quy trình, khắc phục triệt để các vấn đề phát sinh.

Nestlé

Với sứ mệnh giảm thiểu lãng phí trong mọi hoạt động, Nestlé đã triển khai phương pháp quản lý Lean và Kaizen. Kaizen khuyến khích mỗi cá nhân liên tục tìm kiếm những cải tiến nhỏ để nâng cao hiệu quả và giảm chi phí. Nestlé đã sử dụng PDCA như một khuôn khổ để hướng dẫn việc thực hiện các cải tiến này, đảm bảo sự nhất quán và hiệu quả.

Lockheed Martin

Là một tập đoàn hàng không vũ trụ hàng đầu, Lockheed Martin đã chứng minh hiệu quả của phương pháp Kaizen thông qua việc áp dụng chu trình PDCA. Bằng cách tập trung vào việc xác định và giải quyết từng vấn đề cụ thể qua nhiều vòng lặp PDCA, Lockheed Martin đã tiêu chuẩn hóa các dự án và nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ.

Kết quả đạt được trong giai đoạn 1992-1997 là minh chứng rõ ràng cho thành công này: chi phí sản xuất giảm 38%, hàng tồn kho giảm 50% và thời gian giao hàng rút ngắn từ 42 tháng xuống còn 21,5 tháng.

Nike

Nike tin rằng triết lý cải tiến liên tục của Sản xuất tinh gọn là chìa khóa cho hoạt động sản xuất bền vững và tiên tiến. Để hiện thực hóa điều này, Nike đã áp dụng chu trình PDCA vào chương trình đào tạo cải tiến quy trình, nhằm mục tiêu cải thiện điều kiện làm việc, nâng cao chất lượng sản phẩm và loại bỏ các hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng.

Khi nào thì doanh nghiệp nên sử dụng mô hình PDCA?

Để chu trình PDCA phát huy tối đa tác dụng, bạn cần biết khi nào nên sử dụng nó. Vậy, những trường hợp nên sử dụng PDCA là gì?

1. Phát triển sản phẩm/dịch vụ mới ra thị trường

Khi phát triển sản phẩm/dịch vụ mới, PDCA giúp doanh nghiệp kiểm soát từng giai đoạn, từ lên ý tưởng, thiết kế, thử nghiệm đến ra mắt thị trường. Vòng lặp PDCA cho phép thu thập phản hồi, điều chỉnh và hoàn thiện sản phẩm/dịch vụ trước khi phát hành chính thức.

2. Cải thiện hiệu quả quy trình làm việc hiện tại

PDCA giúp doanh nghiệp nhận diện những điểm chưa tối ưu trong quy trình hiện tại, từ đó đề xuất giải pháp cải thiện nhằm nâng cao hiệu quả, giảm thiểu lãng phí và tiết kiệm chi phí.

3. Tiến hành một dự án cải tiến quy trình

Khi triển khai một dự án cải tiến, mô hình PDCA cung cấp khuôn khổ để lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và điều chỉnh, đảm bảo dự án đạt được mục tiêu đề ra.

4. Tìm kiếm cơ hội cải tiến

PDCA khuyến khích tư duy cải tiến liên tục, giúp doanh nghiệp luôn tìm kiếm những cơ hội để nâng cao hiệu quả hoạt động và phát triển.

5. Xác định và loại bỏ các vấn đề trong quy trình

Thông qua việc kiểm tra và đánh giá thường xuyên, PDCA giúp doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện những vấn đề tồn tại trong quy trình và tìm ra giải pháp khắc phục hiệu quả.

***Lưu ý: PDCA là một quy trình tuần hoàn, đòi hỏi thời gian để thực hiện và đánh giá hiệu quả. Do đó, mô hình này không phù hợp với những vấn đề cấp bách cần giải quyết ngay lập tức.

Ứng dụng quy trình PDCA trong quản lý chất lượng

PDCA (Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động) đóng vai trò then chốt trong việc quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001. Nó được tích hợp chặt chẽ vào các điều khoản 4 đến 10 của tiêu chuẩn này, tạo thành một vòng lặp cải tiến liên tục, giúp nâng cao hiệu quả Hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức.

Bước 1: Lập kế hoạch (Plan)

Tương tự như việc doanh nghiệp cần có kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, việc quản lý chất lượng cũng cần được lên kế hoạch bài bản, bao gồm các yếu tố cốt lõi như: tầm nhìn, sứ mệnh, chính sách chất lượng, mục tiêu hoạt động, ngân sách, kế hoạch bảo trì, các tiêu chuẩn, sự kiện quan trọng và kế hoạch cho sản phẩm/thị trường/quy trình mới.

Tiêu chuẩn ISO 9001 đã cụ thể hóa các yếu tố cần hoạch định này thành 7 mục tiêu rõ ràng, bao gồm:

• Duy trì hệ thống QMS – Quản lý chất lượng
• Tài liệu hệ thống quản lý chất lượng
• Trách nhiệm lãnh đạo
• Quản lý nguồn lực
• Hoạch định việc tạo sản phẩm
• Kiểm soát thiết bị theo dõi và đo lường
• Hành động phòng ngừa

Bước 2: Thực hiện kế hoạch (Do)

Giai đoạn này tập trung vào việc đưa những hoạch định trong bước “Plan” vào thực tiễn. Các hoạt động triển khai thường diễn ra liên tục với chu kỳ ngắn hơn, có thể là hàng tháng, nhằm tạo ra dữ liệu để đo lường, phân tích và đánh giá hiệu quả thực hiện so với kế hoạch hàng năm.

Trong tiêu chuẩn ISO 9001, Mục 7 – Tạo sản phẩm là trọng tâm của bước “Do”, bao gồm các quy trình then chốt như:

• Năng lực và Đào tạo
• Thiết kế và phát triển
• Mua hàng
• Sản xuất và cung cấp dịch vụ

Bước 3: Đánh giá kết quả thực hiện (Check)

Bước thứ ba trong quy trình PDCA là Đánh giá kết quả của kế hoạch (Check). Tuy nhiên, “Check” không chỉ đơn thuần là kiểm tra xem các bước đã hoàn thành hay dữ liệu đã đầy đủ.

Tiêu chuẩn ISO 9001 đã đưa ra các quy định kiểm tra cụ thể, bao gồm:

• Xem xét của lãnh đạo
• Theo dõi và đo lường
• Sự hài lòng của khách hàng
• Đánh giá nội bộ
• Phân tích dữ liệu

Thông qua các hoạt động này, doanh nghiệp có thể đánh giá khách quan hiệu quả của kế hoạch năm, từ đó đưa ra quyết định điều chỉnh phù hợp.

Bước 4: Cải tiến (Act)

Dựa trên kết quả phân tích, đánh giá, các hành động khắc phục cần được triển khai ngay lập tức để giải quyết những điểm chưa phù hợp, sai lệch giữa kế hoạch và thực tế.

“Hành động” không chỉ đơn thuần là khắc phục sự cố, mà còn bao gồm cả việc phòng ngừa. Điều này thể hiện rõ trong quá trình xem xét của lãnh đạo, khi ban lãnh đạo phân công trách nhiệm cho các cá nhân thực hiện hành động khắc phục và phòng ngừa.

ISO 9001 yêu cầu các hành động cải tiến phải rõ ràng, cụ thể, bao gồm:

• Xử lý các sản phẩm không đạt tiêu chuẩn, ngăn chặn chúng đến tay khách hàng.
• Khắc phục nguyên nhân gốc rễ của vấn đề để ngăn chặn sự tái diễn.
• Chủ động ngăn chặn các vấn đề tiềm ẩn có thể xảy ra trong tương lai.

Những thách thức khi triển khai PDCA là gì?

Mặc dù chu trình PDCA mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, việc triển khai và áp dụng hiệu quả phương pháp này cũng gặp phải không ít thách thức. Vậy, những thách thức khi triển khai PDCA là gì?

Thứ nhất, thiếu sự cam kết từ lãnh đạo. PDCA đòi hỏi sự ủng hộ mạnh mẽ từ ban lãnh đạo. Nếu họ không thực sự quan tâm hoặc hiểu rõ về quy trình này, việc triển khai sẽ gặp nhiều trở ngại.

Thứ hai, việc xác định vấn đề có thể gặp nhiều trở ngại. Việc xác định đúng vấn đề cốt lõi là bước khởi đầu quan trọng. Tuy nhiên, điều này không hề dễ dàng do thiếu dữ liệu, thông tin sai lệch, hoặc nguyên nhân gốc rễ quá phức tạp.

Thứ ba, thiếu sự tham gia của nhân viên. PDCA cần sự đóng góp tích cực từ mọi thành viên. Nếu nhân viên không hiểu rõ mục tiêu, vai trò của mình hoặc thiếu động lực tham gia, hiệu quả sẽ bị giảm sút đáng kể.

Thứ tư, khó khăn trong việc đo lường kết quả. Đo lường hiệu quả cải tiến là yếu tố then chốt để đánh giá thành công của PDCA. Tuy nhiên, việc này có thể gặp khó khăn do thiếu các chỉ số phù hợp hoặc dữ liệu không chính xác.

Thứ năm, khó khăn trong việc duy trì cải tiến liên tục. PDCA là một vòng tuần hoàn liên tục, đòi hỏi sự nỗ lực và kiên trì lâu dài. Duy trì động lực và sự tham gia của mọi người trong thời gian dài là một thách thức lớn.

Thứ sáu, khó khăn trong việc thay đổi văn hóa. Áp dụng PDCA có thể đòi hỏi thay đổi văn hóa doanh nghiệp, khuyến khích tư duy hướng dữ liệu, sáng tạo và thử nghiệm. Thay đổi văn hóa là một quá trình lâu dài và đầy thách thức.

Ngoài ra, còn có những khó khăn khác như thiếu nguồn lực (thời gian, nhân lực, tài chính…), khả năng thích ứng với từng hoàn cảnh cụ thể, và rủi ro thất bại trong quá trình triển khai.

Sự chuẩn bị kỹ lưỡng của doanh nghiệp, cùng với cam kết mạnh mẽ từ lãnh đạo và sự tham gia của toàn thể nhân viên là chìa khóa để vượt qua những thách thức này.

[FAQ] PDCA là gì và những câu hỏi thường gặp

PDCA có cần phải được lặp đi lặp lại không?

Câu trả lời là CÓ. Bởi bản chất của PDCA là một vòng lặp cải tiến liên tục. Sau khi hoàn thành một chu trình Plan-Do-Check-Act, doanh nghiệp sẽ quay lại bước Plan với những thông tin và kinh nghiệm mới thu được từ chu trình trước.

Quá trình này lặp đi lặp lại, giúp doanh nghiệp liên tục cải thiện hiệu quả hoạt động, chất lượng sản phẩm/dịch vụ, và thích ứng với những thay đổi của môi trường kinh doanh.

Sự khác biệt giữa Six Sigma và PDCA là gì?

Mặc dù cả PDCA và Six Sigma đều hướng đến mục tiêu cải thiện chất lượng và hiệu suất, nhưng chúng có những điểm khác biệt quan trọng.

Six Sigma là một phương pháp luận toàn diện, cung cấp cho doanh nghiệp một bộ công cụ và kỹ thuật để cải thiện quy trình và nâng cao chất lượng. Nó tập trung vào việc giảm thiểu biến động và khuyết tật trong quy trình, thông qua việc sử dụng các phương pháp thống kê và phân tích dữ liệu.

PDCA (Plan-Do-Check-Act) là một chu trình cải tiến, tập trung vào việc thực hiện, đánh giá và cải thiện các giải pháp. Nó có thể được coi là một công cụ trong bộ công cụ của Six Sigma, được sử dụng để giải quyết các vấn đề cụ thể đã được xác định.

>>>Xem chi tiết: Six sigma là gì? Khám phá mô hình tối ưu hiệu quả vượt trội

So sánh PDCA và PDSA

PDCA (Plan-Do-Check-Act) và PDSA (Plan-Do-Study-Act) đều là những mô hình 4 bước phổ biến, được sử dụng để cải tiến quy trình. Mặc dù thoạt nhìn có vẻ giống nhau, nhưng chúng có một sự khác biệt tinh tế nhưng quan trọng.

Sự khác biệt nằm ở bước thứ ba:

• PDCA: “Check – Kiểm tra” tập trung vào việc đối chiếu kết quả thực hiện với kế hoạch ban đầu, xem xét liệu có đạt được mục tiêu hay không.
• PDSA: “Study – Nghiên cứu” đi sâu vào phân tích kết quả, tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ, rút ra bài học kinh nghiệm để cải tiến quy trình một cách bền vững.

Mặc dù có sự khác biệt về cách tiếp cận, cả hai mô hình đều hướng đến mục tiêu cải tiến liên tục.

Tuy nhiên, trên thực tế, doanh nghiệp hoàn toàn có thể kết hợp cả hai yếu tố kiểm tra và nghiên cứu để đánh giá kết quả và đưa ra quyết định cải tiến.

Chu trình PDCA và Kaizen

PDCA và Kaizen đều là những phương pháp cải tiến nổi tiếng, được áp dụng rộng rãi trong doanh nghiệp. Mặc dù có những điểm khác biệt nhất định, nhưng hai phương pháp này có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ lẫn nhau để đạt được mục tiêu cải tiến liên tục.

Điểm giống nhau:

• Cải tiến liên tục: Cả PDCA và Kaizen đều hướng đến mục tiêu cải tiến liên tục, không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động và chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
• Tập trung vào con người: Cả hai phương pháp đều nhấn mạnh vai trò của con người trong quá trình cải tiến. Kaizen khuyến khích mọi người tham gia đóng góp ý tưởng, trong khi PDCA tạo điều kiện cho mọi người thực hiện, kiểm tra và điều chỉnh để đạt được mục tiêu chung.

Vậy mối liên hệ giữa Kaizen và PDCA là gì?

PDCA có thể được xem là công cụ để hiện thực hóa triết lý Kaizen. Các thử nghiệm nhỏ và điều chỉnh trong Kaizen có thể được thực hiện một cách có hệ thống và hiệu quả thông qua chu trình PDCA.

Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về PDCA là gì cũng như cách áp dụng chu trình này vào thực tế. Chúc bạn thành công!