Paperless là gì? Xu hướng loại bỏ giấy tờ trong sản xuất

Paperless là gì? Đây là câu hỏi được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi xu hướng số hóa đang ngày càng phát triển. Paperless, hay còn gọi là không giấy tờ, là việc hạn chế sử dụng giấy trong các quy trình làm việc, thay vào đó là các giải pháp phần mềm số.  Ứng dụng Paperless mang lại nhiều lợi ích thiết thực, góp phần bảo vệ môi trường và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Cùng DACO tìm hiểu chi tiết về Paperless và cách ứng dụng hiệu quả trong bài viết này.

Những vấn đề gặp phải với giấy tờ trong sản xuất

Việc sử dụng giấy tờ trong quy trình sản xuất tiềm ẩn nhiều bất cập, ảnh hưởng đến hiệu suất và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Một số vấn đề phổ biến bao gồm:

Lãng phí thời gian

Ghi chép thủ công, tìm kiếm tài liệu, đối chiếu thông tin… là những công việc chiếm nhiều thời gian của công nhân. Theo thống kê, công nhân có thể dành đến 20% thời gian làm việc chỉ để tìm kiếm và thu thập thông tin. Mặc dù một số công cụ kỹ thuật số như Excel, Access hay SharePoint đã được ứng dụng, nhưng chúng vẫn chưa giải quyết triệt để vấn đề tìm kiếm thông tin trong kho dữ liệu số.

Dễ xảy ra sai sót

Việc nhập liệu thủ công tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót do yếu tố con người. Điều này có thể dẫn đến việc báo cáo thiếu chính xác, gây khó khăn cho quản lý và ra quyết định.

Thông tin lỗi thời

Việc sử dụng tài liệu giấy khiến công nhân gặp khó khăn trong việc cập nhật thông tin mới nhất. Họ có thể phải mất thời gian tìm kiếm và xác minh phiên bản chính xác của tài liệu, gây gián đoạn quy trình sản xuất.

Khó khăn trong việc khai thác dữ liệu

Việc lưu trữ dữ liệu bằng giấy tờ gây khó khăn cho việc truy xuất và phân tích thông tin trong quá khứ. Đối với các công cụ kỹ thuật số như Excel, việc khai thác dữ liệu cũng gặp nhiều trở ngại do định dạng file thay đổi theo thời gian và dễ bị lỗi.

Ảnh hưởng đến môi trường

In ấn hàng trăm tài liệu mỗi ngày gây lãng phí tài nguyên và ảnh hưởng tiêu cực đến môi trường. Ngay cả khi sử dụng các định dạng tệp kỹ thuật số như bảng tính và PDF, vấn đề này vẫn tồn tại.

Tóm lại, việc sử dụng giấy tờ trong sản xuất tiềm ẩn nhiều bất cập, ảnh hưởng đến năng suất, hiệu quả và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Ứng dụng giải pháp Paperless là xu hướng tất yếu để tối ưu hóa quy trình sản xuất và hướng tới sự phát triển bền vững. 

Vậy Paperless là gì?

Paperless là gì trong sản xuất?

 Trong bối cảnh công nghệ số phát triển mạnh mẽ, “Paperless” đang trở thành xu hướng tất yếu trong nhiều lĩnh vực, bao gồm cả sản xuất. Vậy Paperless là gì trong sản xuất?

Paperless trong sản xuất, hay còn gọi là nhà máy không giấy tờ, là việc ứng dụng công nghệ số để loại bỏ hoặc tối thiểu hóa việc sử dụng giấy tờ trong toàn bộ quy trình sản xuất. Thay vì dựa vào các tài liệu in ấn truyền thống, nhà máy không giấy tờ sử dụng các giải pháp kỹ thuật số như phần mềm quản lý sản xuất (MES), hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), thiết bị di động, chữ ký điện tử, và lưu trữ đám mây để quản lý thông tin, điều hành sản xuất và giao tiếp với các bên liên quan.

Tuy nhiên, cần phân biệt rõ ràng giữa “Paperless” (không giấy tờ) và “Less-paper” (giảm thiểu giấy tờ) trong sản xuất.

• Less-paper chỉ là bước đầu trong việc giảm bớt lượng giấy sử dụng trong các hoạt động sản xuất. Ví dụ: thay vì in ấn toàn bộ báo cáo sản xuất, nhà máy có thể gửi báo cáo qua email.
• Paperless là mục tiêu cao hơn, hướng đến việc loại bỏ hoàn toàn giấy tờ bằng cách số hóa toàn bộ quy trình, từ khâu lập kế hoạch, quản lý nguyên vật liệu, theo dõi tiến độ sản xuất, kiểm soát chất lượng, đến báo cáo và lưu trữ dữ liệu.

Mặc dù “Less-paper” mang lại những lợi ích nhất định, nhưng “Paperless” mới thực sự khai thác tối đa tiềm năng của công nghệ số để tối ưu hóa quy trình sản xuất, nâng cao hiệu quả và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.

Lợi ích của Paperless trong sản xuất là gì?

Hiểu được “Paperless là gì” trong sản xuất, ta dễ dàng nhận thấy những lợi ích to lớn mà mô hình này mang lại. Việc ứng dụng công nghệ số và loại bỏ giấy tờ khỏi quy trình sản xuất giúp doanh nghiệp:

Tăng năng suất và hiệu quả sản xuất

Các nghiên cứu cho thấy hệ thống sản xuất không giấy tờ giúp giảm đáng kể thời gian dành cho việc nhập liệu thủ công, từ 50% đến 85% tùy ngành và công việc cụ thể.

Thay vì mất thời gian tìm kiếm, đối chiếu thông tin trên các giấy tờ, công nhân có thể truy cập ngay lập tức hướng dẫn công việc, thông số kỹ thuật sản phẩm trên máy tính bảng, từ đó giảm thiểu thời gian chết và tăng năng suất lao động. 

Nhờ truy cập thông tin số hóa nhanh chóng, tiến độ công việc được thúc đẩy, năng suất và hiệu quả sản xuất được nâng cao đáng kể.

Tiết kiệm chi phí

Chuyển đổi sang mô hình Paperless (không giấy tờ) mang lại lợi ích tài chính đáng kể cho doanh nghiệp sản xuất. Bằng cách loại bỏ việc sử dụng giấy tờ trong các quy trình, doanh nghiệp có thể tiết kiệm hàng trăm triệu đồng mỗi năm cho các hoạt động in ấn, lưu trữ và quản lý tài liệu.

Phần mềm MES đóng vai trò quan trọng trong việc chuyển đổi này. MES giúp số hóa quy trình sản xuất, thay thế các quy trình giấy tờ truyền thống bằng quy trình thực thi sản xuất tự động, không giấy tờ. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận hành mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai các phương án cải tiến liên tục và tinh gọn quy trình, nâng cao hiệu quả sản xuất.

Giám sát và quản lý theo thời gian thực

Phần mềm sản xuất không giấy tờ hỗ trợ theo dõi và quản lý quy trình kiểm soát chất lượng. Hệ thống cho phép phát hiện vấn đề và thông báo sai lệch trong thời gian thực, giúp người dùng nhận được thông báo trên các thiết bị đeo, điện thoại thông minh, máy tính bảng và máy tính. Nhờ đó, các sai lệch về chất lượng có thể được xử lý nhanh chóng và hiệu quả.

Giảm thiểu sai sót

Ứng dụng công nghệ và quy trình không giấy tờ (paperless) giúp hạn chế tối đa sai sót trong sản xuất. Hệ thống này cho phép thiết lập các quy tắc kinh doanh, kiểm soát quy trình chặt chẽ và tự động ghi lại toàn bộ lịch sử hoạt động dưới dạng bản kiểm toán điện tử. 

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đảm bảo tuân thủ đầy đủ các tiêu chuẩn và quy định, đồng thời nâng cao độ chính xác và tin cậy của thông tin.

Tối ưu quản lý kho

Việc sử dụng mã vạch và hệ thống quản lý kho giúp tự động hóa quy trình nhập xuất kho, giảm thiểu sai sót và thất thoát hàng hóa. Doanh nghiệp có thể theo dõi, kiểm soát hàng tồn kho một cách chính xác, kịp thời, giảm tình trạng thất thoát, hư hỏng. 

Hơn nữa, việc ứng dụng công nghệ mã vạch (Barcode), mã QR (QR Code) và RFID giúp cho quy trình nhập xuất tồn kho trở nên đơn giản, nhanh chóng và minh bạch hơn bao giờ hết.

Tăng cường bảo mật thông tin

Ứng dụng giải pháp paperless giúp doanh nghiệp nâng cao đáng kể khả năng bảo mật thông tin. Bằng cách số hóa và lưu trữ dữ liệu trên nền tảng đám mây, doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập, phân quyền cho từng người dùng theo vai trò và trách nhiệm. Điều này giúp bảo vệ thông tin quan trọng khỏi các rủi ro như mất mát, đánh cắp, hoặc sửa đổi trái phép.

Ngoài ra, việc ứng dụng các công nghệ bảo mật tiên tiến như mã hóa dữ liệu, xác thực đa yếu tố, và nhật ký truy cập giúp tăng cường thêm lớp bảo vệ cho dữ liệu, đảm bảo an toàn thông tin trong môi trường số.

Cải thiện chuỗi cung ứng

Việc ứng dụng công nghệ thông tin và quy trình không giấy tờ (paperless) mang lại sự cải thiện đáng kể cho chuỗi cung ứng. Thông tin được trao đổi nhanh chóng và minh bạch, giúp tối ưu hóa quy trình vận chuyển, phân phối hàng hóa, đồng thời giảm thiểu thời gian chờ đợi.

Bảo vệ môi trường

Lợi ích của việc ứng dụng Paperless là gì? Ngoài những điểm nêu trên, Paperless trong sản xuất mang lại lợi ích to lớn cho việc bảo vệ môi trường. Bằng cách giảm thiểu sự phụ thuộc vào giấy, doanh nghiệp góp phần bảo vệ tài nguyên rừng, vốn đang bị khai thác quá mức.

Hơn nữa, việc sản xuất giấy tiêu tốn nhiều năng lượng và thải ra lượng lớn khí carbon dioxide, một trong những nguyên nhân chính gây biến đổi khí hậu. Paperless giúp giảm thiểu lượng khí thải này, hướng đến một môi trường sản xuất xanh và bền vững hơn.

Việc giảm thiểu giấy tờ cũng đồng nghĩa với việc giảm thiểu rác thải, hạn chế ô nhiễm môi trường do quá trình xử lý và phân hủy giấy.

>>>Xem thêm: Sản xuất xanh và câu chuyện thành công của doanh nghiệp tiên phong 

Những thách thức khi chuyển đổi sang sản xuất không giấy tờ là gì?

Sản xuất không giấy tờ mang đến nhiều lợi ích như giảm chi phí, tăng hiệu quả và cải thiện giao tiếp, nhưng cũng đi kèm với những thách thức đáng kể.

Thứ nhất, việc chuyển đổi từ quy trình truyền thống sang hệ thống kỹ thuật số đòi hỏi đầu tư lớn về công nghệ và con người, cũng như thay đổi thói quen làm việc của nhân viên. Việc đào tạo và làm quen với hệ thống mới có thể tốn nhiều thời gian và công sức.

Thứ hai, quản lý dữ liệu kỹ thuật số là một bài toán nan giải. Đảm bảo an toàn, tổ chức và truy cập dữ liệu hiệu quả đòi hỏi phần mềm và hệ thống phức tạp, tốn kém chi phí triển khai và bảo trì.

Thứ ba, hệ thống kỹ thuật số tiềm ẩn nguy cơ lỗi và sai sót dữ liệu, dẫn đến chậm trễ, nhầm lẫn, thậm chí quyết định sai lầm gây hậu quả nghiêm trọng.

Nắm bắt được những thách thức này và có phương án giải quyết phù hợp, doanh nghiệp mới có thể tận dụng tối đa lợi ích của sản xuất không giấy tờ.

Các yếu tố then chốt để áp dụng Paperless là gì?

Để đạt hiệu quả cao nhất trong việc triển khai sản xuất không giấy tờ, doanh nghiệp cần tập trung vào các yếu tố sau:

Xây dựng hệ thống quản lý tài liệu 

Đây là yếu tố nền tảng cho sản xuất không giấy tờ. Doanh nghiệp cần triển khai một hệ thống quản lý tài liệu tập trung, có khả năng lưu trữ, tổ chức và quản lý tất cả các tài liệu kỹ thuật số được sử dụng trong quá trình sản xuất. Hệ thống này cần đảm bảo tính bảo mật, dễ dàng truy cập và cho phép tự động hóa các quy trình như tìm kiếm, truy xuất và chia sẻ tài liệu. Ưu tiên sử dụng hệ thống lưu trữ đám mây để tận dụng các lợi ích như khả năng truy cập từ xa, tính linh hoạt và tiết kiệm chi phí.

Ứng dụng công nghệ 

Tích cực ứng dụng các công nghệ tiên tiến để thay thế hoàn toàn giấy tờ trong các hoạt động sản xuất. Cụ thể, doanh nghiệp nên:

• Sử dụng phần mềm chữ ký số để ký kết tài liệu điện tử, loại bỏ hoàn toàn việc in ấn, ký tay và quét tài liệu.
• Triển khai mã vạch và thẻ RFID để theo dõi chuyển động của vật liệu và linh kiện trong quá trình sản xuất, giúp tự động hóa quy trình quản lý kho và giảm thiểu sai sót.
• Thay thế các biểu mẫu giấy bằng biểu mẫu điện tử, giúp thu thập dữ liệu hiệu quả, dễ dàng quản lý và phân tích thông tin.
• Khuyến khích sử dụng thiết bị di động để nhân viên có thể truy cập tài liệu, nhập liệu và theo dõi sản xuất mọi lúc mọi nơi, tăng tính linh hoạt và hiệu quả công việc.

Tự động hóa quy trình

Tự động hóa là chìa khóa để tối ưu hóa sản xuất không giấy tờ. Doanh nghiệp cần:

• Triển khai các quy trình tự động để hợp lý hóa hoạt động sản xuất, giảm thiểu sự can thiệp thủ công và loại bỏ sự phụ thuộc vào giấy tờ.
• Sử dụng hệ thống theo dõi kỹ thuật số để giám sát tiến độ sản xuất, quản lý vật tư, theo dõi hiệu suất và giảm thiểu sai sót.

Số hóa tài liệu hiện có

Đối với các tài liệu giấy hiện có, doanh nghiệp cần tiến hành số hóa để đưa vào hệ thống quản lý tài liệu. Ứng dụng công nghệ quét tài liệu tự động sẽ giúp quá trình số hóa diễn ra nhanh chóng, chính xác và an toàn, đồng thời giảm thiểu rủi ro sai sót và thất lạc tài liệu.

Xây dựng văn hóa “không giấy tờ”

Bên cạnh việc đầu tư vào công nghệ và hệ thống, doanh nghiệp cần xây dựng một văn hóa không giấy tờ trong toàn tổ chức. Điều này bao gồm:

• Khuyến khích và tạo điều kiện cho nhân viên sử dụng các quy trình không giấy tờ thông qua đào tạo, hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật.
• Thay đổi tư duy và thói quen làm việc của nhân viên, hướng tới môi trường làm việc hiện đại, hiệu quả và thân thiện với môi trường.
• Thường xuyên tuyên truyền về lợi ích của sản xuất không giấy tờ để nâng cao nhận thức và tạo sự đồng thuận trong toàn doanh nghiệp.

Thực hiện đồng bộ các yếu tố này sẽ giúp doanh nghiệp đạt hiệu quả cao trong sản xuất không giấy tờ, tiết kiệm chi phí, tăng năng suất, nâng cao tính cạnh tranh và góp phần bảo vệ môi trường.

Xu hướng nổi bật trong sản xuất không giấy tờ

Sản xuất không giấy tờ đang ngày càng phổ biến và được ứng dụng rộng rãi trong ngành công nghiệp. Trong tương lai, xu hướng của Paperless là gì? 

Cùng với sự phát triển của công nghệ, một số xu hướng mới nổi đang định hình tương lai của sản xuất không giấy tờ:

Lưu trữ tài liệu trên nền tảng đám mây

Thay vì đầu tư vào cơ sở hạ tầng máy chủ vật lý tốn kém, các doanh nghiệp đang chuyển sang sử dụng các giải pháp lưu trữ đám mây. Ưu điểm của lưu trữ đám mây là tính linh hoạt, khả năng truy cập mọi lúc mọi nơi và khả năng mở rộng dễ dàng. Nhờ đó, nhân viên có thể làm việc từ xa mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc, đồng thời doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí đầu tư và vận hành.

Phân tích dữ liệu trong sản xuất không giấy tờ

Sự kết hợp giữa sản xuất không giấy tờ và phân tích dữ liệu mang đến những lợi ích to lớn. 

Các thiết bị IoT trong nhà máy có thể thu thập và truyền dữ liệu vào phần mềm quản lý. Các giải pháp phân tích dữ liệu sẽ xử lý dữ liệu này để cung cấp thông tin chi tiết và khuyến nghị hữu ích, hỗ trợ ra quyết định chính xác và kịp thời. Phân tích dữ liệu cũng cho phép triển khai các tính năng như bảo trì dự đoán và cảm biến tự động, giúp tối ưu hóa hiệu quả sản xuất.

Ứng dụng robot trong sản xuất không giấy tờ

Robot đang đóng vai trò quan trọng trong sản xuất không giấy tờ. Robot có thể tự động hóa các quy trình sản xuất, đồng thời tự ghi nhận, lưu trữ và truyền dữ liệu đến máy chủ trung tâm. Điều này giúp loại bỏ hoàn toàn giấy tờ và tăng cường tính chính xác của dữ liệu. Việc ứng dụng robot trong sản xuất không giấy tờ giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, giảm thiểu lỗi và tiết kiệm chi phí nhân công.

Bằng cách nắm bắt và áp dụng những xu hướng này, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả sản xuất không giấy tờ, tối ưu hóa quy trình và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững trong thị trường.

Triển khai Paperless trong sản xuất cùng SEEACT-MES

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt, việc áp dụng sản xuất không giấy tờ là chìa khóa then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và nâng cao năng lực cạnh tranh. 

SEEACT-MES, giải pháp quản lý sản xuất toàn diện, là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp hiện thực hóa mục tiêu này.

SEEACT-MES số hóa toàn bộ quy trình sản xuất, từ quản lý vật tư, lập kế hoạch, theo dõi tiến độ đến kiểm soát chất lượng, loại bỏ hoàn toàn sự phụ thuộc vào giấy tờ. 

Hệ thống cho phép tự động hóa quy trình, theo dõi thời gian thực, phân tích dữ liệu và cung cấp báo cáo chi tiết, giúp doanh nghiệp nhận diện điểm nghẽn, tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất.

Hiệu quả của SEEACT-MES được minh chứng rõ nét qua những con số ấn tượng từ các doanh nghiệp tiên phong:

• Tại Công ty Bao bì Châu Thái Sơn, SEEACT-MES giúp giảm 30% thời gian xử lý đơn hàng, giảm 20% chi phí quản lý kho và kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho. 
• Còn tại Công ty Bao bì Tân Long, hệ thống giúp giảm tồn kho theo thời gian thực, giảm thời gian xử lý hành chính từ 8 giờ xuống còn 0.5 giờ và cải thiện tình trạng tắc nghẽn vận chuyển.

>>>Chi tiết:

• Kết quả triển khai hệ thống SEEACT-MES tại Công ty Bao Bì Châu Thái Sơn

• Dự án triển khai SEEACT-MES tại Bao bì Tân Long

Với những tính năng vượt trội và hiệu quả đã được chứng minh, SEEACT-MES là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp sản xuất muốn chuyển đổi số, hướng tới mô hình sản xuất hiện đại, hiệu quả và bền vững.

Lời kết

Hiểu rõ paperless là gì và ứng dụng hiệu quả là bước tiến quan trọng để doanh nghiệp tối ưu vận hành và nâng cao năng lực cạnh tranh trong thời đại số. Bắt đầu hành trình chuyển đổi số và xây dựng môi trường làm việc không giấy tờ ngay hôm nay với sự hỗ trợ của các giải pháp công nghệ tiên tiến SEEACT-MES.

Liên hệ ngay Hotline 0904.675.995 để được các chuyên gia của DACO tư vấn chi tiết về giải pháp quản lý sản xuất hiện đại, góp phần tạo nên một doanh nghiệp hiệu quả và bền vững.