Tổng hợp mẫu phiếu xuất kho Word, Excel mới nhất

Phiếu xuất kho là chứng từ quan trọng trong quản lý kho hàng, ghi nhận việc hàng hóa được xuất ra. Hiểu rõ loại chứng từ này giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng tồn kho, tối ưu hoạt động xuất nhập hàng. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết về các mẫu phiếu mới nhất đồng thời hướng dẫn cách viết phiếu chuẩn xác theo quy định hiện hành.

Phiếu xuất kho là gì?

Phiếu xuất kho (sau đây viết tắt là PXK) là một loại chứng từ kế toán quan trọng, được sử dụng để ghi chép và theo dõi việc hàng hóa, vật tư, sản phẩm được xuất ra khỏi kho. Nó đóng vai trò then chốt trong việc quản lý hàng tồn kho, kiểm soát dòng chảy vật tư và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động xuất nhập hàng của doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của PXK:

• Kiểm soát số lượng hàng hóa xuất ra: Theo dõi chính xác số lượng, chủng loại hàng hóa được xuất kho cho từng bộ phận, khách hàng.
• Theo dõi dòng chảy vật tư: Giúp doanh nghiệp kiểm soát được vật tư được sử dụng vào mục đích gì, cho bộ phận nào, tránh thất thoát, lãng phí.
• Cơ sở hạch toán kế toán: Dựa vào PXK, kế toán có thể hạch toán chi phí nguyên vật liệu, giá vốn hàng bán một cách chính xác.
• Chứng từ pháp lý: Đây là chứng từ hợp pháp trong các giao dịch mua bán, là bằng chứng để đối chiếu, giải quyết tranh chấp nếu có.

Các loại phiếu xuất kho phổ biến

Trong hoạt động kinh doanh thực tế, có rất nhiều lý do dẫn đến việc hàng hóa được xuất ra khỏi kho. Tương ứng với mỗi lý do, doanh nghiệp cần sử dụng những loại phiếu phù hợp để đảm bảo tính chính xác cho hoạt động hạch toán, đồng thời tuân thủ quy định của pháp luật.

Dưới đây là phân loại các loại phiếu xuất phổ biến:

Phân loại theo mục đích sử dụng

– PXK bán hàng: Đây là loại phiếu phổ biến nhất, được sử dụng khi doanh nghiệp bán hàng hóa cho khách hàng.

– PXK trả lại nhà cung cấp: Được lập khi doanh nghiệp phát hiện hàng hóa nhập kho bị lỗi, không đạt tiêu chuẩn và tiến hành trả lại cho nhà cung cấp.

– PXK dùng cho sản xuất: Dùng để theo dõi nguyên vật liệu được xuất từ kho thành phẩm để phục vụ cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.

– PXK nội bộ: Sử dụng khi xuất hàng hóa cho các bộ phận nội bộ trong doanh nghiệp sử dụng (ví dụ: Xuất dụng cụ, vật tư cho bộ phận văn phòng).

– Các loại phiếu khác: Bao gồm các trường hợp xuất kho khác như xuất khuyến mại, xuất biếu tặng, xuất cho mục đích khác.

>>>Xem thêm: Tải ngay mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mới nhất

Phân loại theo hình thức

– PXK giấy: Là loại phiếu truyền thống, được lập bằng tay hoặc in từ máy tính. PXK giấy cần được lưu trữ cẩn thận, dễ gặp rủi ro như thất lạc, hư hỏng.

– PXK điện tử: Được lập và lưu trữ trên hệ thống điện tử. Loại phiếu này có những ưu điểm vượt trội như: dễ dàng quản lý, lưu trữ, tìm kiếm, hạn chế tối đa sai sót và tiết kiệm thời gian, chi phí.

Các mẫu phiếu xuất kho Word, Excel mới nhất

Dưới đây là tổng hợp các mẫu phiếu mới nhất, được cập nhật theo quy định hiện hành:

Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 133 

Mẫu này được thiết kế để sử dụng cho mọi doanh nghiệp vừa và nhỏ, kể cả doanh nghiệp siêu nhỏ, đang áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133.

>>>Tải miễn phí mẫu phiếu xuất kho Word theo thông tư 133

>>>Tải miễn phí mẫu phiếu xuất kho Excel theo thông tư 133

Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 200

Đây là mẫu xuất kho chung, áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp và mọi ngành nghề.

Mẫu này bao gồm đầy đủ các thông tin cơ bản như: thông tin doanh nghiệp, thông tin khách hàng, thông tin hàng hóa, lý do xuất kho, chữ ký người liên quan…

>>>Tải miễn phí mẫu phiếu xuất kho Word theo thông tư 200

>>>Tải miễn phí mẫu phiếu xuất kho Excel theo thông tư 200

Cách viết phiếu xuất kho chuẩn theo quy định

Mặc dù có nhiều mẫu phiếu khác nhau, nhưng nhìn chung các thông tin cần thiết là tương tự nhau. Dưới đây là cách viết phiếu chi tiết:

Thông tin chung

• Đơn vị, bộ phận xuất kho: Ghi rõ tên đơn vị và bộ phận phụ trách việc xuất kho. Ví dụ: Công ty ABC, Bộ phận Kho.
• Ngày, tháng, năm: Ghi rõ ngày lập phiếu.
• Người nhận hàng: Ghi đầy đủ họ tên và bộ phận của người nhận hàng. Ví dụ: Nguyễn Văn A, Bộ phận Sản xuất.
• Lý do xuất kho: Nêu rõ lý do xuất kho một cách ngắn gọn. Ví dụ: Xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất.
• Kho xuất vật tư: Ghi rõ tên và địa chỉ kho xuất hàng. Ví dụ: Kho A, 123 đường XYZ.

Thông tin trong bảng kê

• STT: Ghi số thứ tự của từng loại vật tư, hàng hóa trong phiếu.
• Tên tài sản: Ghi rõ ràng tên hoặc mã của tài sản cần xuất kho. Ví dụ: Máy tính Dell XPS, mã SP001.
• Mã số (nếu có): Ghi mã số sản phẩm theo hóa đơn (nếu có).
• Đơn vị tính của sản phẩm. Ví dụ: Chiếc, cái, bộ, kg.
• Số lượng:
  • Yêu cầu: Ghi số lượng sản phẩm theo yêu cầu của người (hoặc bộ phận) sử dụng.
  • Thực xuất: Ghi số lượng sản phẩm thực tế xuất kho. Lưu ý, số lượng này có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu.

• Đơn giá: Ghi giá của một đơn vị sản phẩm (chưa bao gồm thuế).
• Thành tiền: Tính toán bằng cách lấy đơn giá nhân với số lượng thực xuất.
• Cộng: Tính tổng số tiền của tất cả các mặt hàng đã xuất kho.
• Tổng số tiền viết bằng chữ: Ghi tổng số tiền bằng chữ để đảm bảo chính xác.

Một số lưu ý khi lập và sử dụng phiếu xuất hàng

Mặc dù việc lập PXK không quá phức tạp, nhưng để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tránh sai sót, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau: 

Những lỗi thường gặp khi lập phiếu và cách khắc phục

Mẹo hay giúp quản lý phiếu xuất kho hiệu quả

Dưới đây là một số mẹo hay giúp bạn quản lý PXK một cách hiệu quả:

– Sử dụng phần mềm quản lý kho: Giúp tự động hóa việc tạo lập, lưu trữ, tìm kiếm, quản lý phiếu xuất một cách chuyên nghiệp, giảm thiểu tối đa sai sót.

Nâng cấp quy trình quản lý kho của bạn với phần mềm chuyên nghiệp SEEACT-WMS. Phần mềm này giúp tự động hóa việc tạo lập, lưu trữ, tìm kiếm, quản lý hoạt động xuất kho chuyên nghiệp, giảm thiểu tối đa sai sót, đồng thời cung cấp báo cáo chi tiết, hỗ trợ bạn kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả. 

Liên hệ ngay để được tư vấn và trải nghiệm miễn phí SEEACT-WMS!

>>>Xem chi tiết: Tối ưu hóa quy trình vận hành kho với SEEACT-WMS

– Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu: Định kỳ kiểm tra, đối chiếu số liệu trên phiếu với sổ sách, hàng hóa thực tế để kịp thời phát hiện và xử lý sai sót (nếu có).

– Lưu trữ bản sao điện tử: Nên scan và lưu trữ bản mềm của phiếu để dễ dàng tìm kiếm, tra cứu và phòng trường hợp phiếu bản giấy bị mất mát.

Bằng cách nắm rõ những lưu ý trên và áp dụng các mẹo hiệu quả, bạn có thể yên tâm về tính chính xác, minh bạch và hiệu quả của quy trình quản lý xuất kho tại doanh nghiệp.

Một số câu hỏi thường gặp

Thế nào là PXK hợp lệ?

Một PXK hợp lệ cần đảm bảo các yếu tố sau:

• Thông tin đầy đủ: Bao gồm tên đơn vị, bộ phận xuất kho, thông tin người nhận, mã số phiếu, ngày lập, lý do xuất kho, tên sản phẩm, quy cách, đơn vị tính, số lượng và đơn giá (nếu có).
• Hình thức hợp lệ: Phiếu phải được lập thành 3 liên và có chữ ký của các bên liên quan: giám đốc, người nhận, thủ kho và người lập phiếu.

Việc tuân thủ đúng quy định về hình thức và nội dung phiếu là điều kiện cần thiết để đảm bảo tính pháp lý của chứng từ này.

Phiếu xuất kho do ai lập?

Theo quy định hiện hành, trách nhiệm lập phiếu xuất thường thuộc về một trong các bộ phận sau:

• Bộ phận bán hàng/kinh doanh: Trong trường hợp hàng hóa xuất kho để bán cho khách hàng, bộ phận bán hàng sẽ chịu trách nhiệm lập phiếu dựa trên đơn đặt hàng.
• Bộ phận kho: Bộ phận kho có thể trực tiếp lập phiếu khi hàng hóa được xuất cho các bộ phận nội bộ khác trong doanh nghiệp, ví dụ như bộ phận sản xuất, bộ phận bảo trì,…
• Bộ phận kế toán: Trong một số trường hợp, bộ phận kế toán có thể tham gia vào quá trình lập phiếu để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của chứng từ.

Tùy thuộc vào quy mô, cơ cấu tổ chức và quy trình quản lý nội bộ của từng doanh nghiệp, việc phân công trách nhiệm l có thể khác nhau. Tuy nhiên, điều quan trọng là cần xác định rõ ràng bộ phận chịu trách nhiệm để đảm bảo việc lập phiếu được thực hiện chính xác, kịp thời và tuân thủ đúng quy định.

Trên phiếu xuất kho có cần ghi đơn giá không?

Việc ghi đơn giá trên PXK không phải là bắt buộc, tuy nhiên, nó mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong việc quản lý và kiểm soát hàng tồn kho.

Khi nào cần ghi đơn giá?

• Xuất kho hàng bán: Khi xuất kho hàng hóa để bán cho khách hàng, việc ghi rõ đơn giá giúp xác định giá trị hàng xuất ra, từ đó tính toán doanh thu, lợi nhuận và các khoản thuế liên quan.
• Xuất kho nội bộ có tính giá: Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể tính giá cho các bộ phận nội bộ khi xuất kho vật tư, công cụ dụng cụ. Lúc này, đơn giá cần được ghi rõ trên phiếu để phục vụ công tác hạch toán nội bộ.

Khi nào không cần ghi đơn giá?

• Xuất kho nội bộ không tính giá: Nếu doanh nghiệp không áp dụng việc tính giá cho các bộ phận nội bộ khi xuất kho vật tư, thì có thể không cần ghi đơn giá trên phiếu.
• Xuất kho hàng tặng, khuyến mại: Đối với hàng hóa xuất kho để làm quà tặng, khuyến mại, việc ghi đơn giá là không cần thiết.

Phiếu xuất kho có cần đóng dấu hay không?

Đây là một câu hỏi rất hay mà nhiều người thắc mắc, theo quy định hiện hành, phiếu xuất kho không bắt buộc phải đóng dấu.

Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư đã bãi bỏ quy định về việc đóng dấu trên chứng từ kế toán. Thay vào đó, chữ ký của người có thẩm quyền được xem là yếu tố quan trọng để xác nhận tính hợp lệ của chứng từ.

Do đó, trên phiếu, điều quan trọng nhất là phải có đầy đủ chữ ký và họ tên của các cá nhân có thẩm quyền liên quan đến việc xuất kho, bao gồm:

• Người lập phiếu
• Thủ kho
• Người nhận hàng
• Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền)
• Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) – Trừ trường hợp phiếu xuất hàng gửi bán đại lý

Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp vẫn có thể đóng dấu lên phiếu để tăng tính chính thống và chuyên nghiệp cho chứng từ.

Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích về phiếu xuất kho, từ đó giúp bạn quản lý kho hàng hiệu quả và tối ưu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đừng quên theo dõi website Seeact.vn của chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin bổ ích khác về quản lý kho và quản lý sản xuất nhé!