Mã hàng hóa là gì? Tại sao mã hàng hóa lại quan trọng?

Bạn đã bao giờ tự hỏi những dãy số và chữ cái trên bao bì sản phẩm có ý nghĩa gì chưa? Đó chính là mã hàng hóa, một công cụ quan trọng giúp nhận diện và quản lý sản phẩm. 

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về định nghĩa, phân loại và lợi ích của việc sử dụng mã hàng hóa trong sản xuất. Từ đó, giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò của chúng trong việc tối ưu hóa quy trình sản xuất và kinh doanh.

1. Mã hàng hóa là gì?

Mã hàng hóa, hay còn gọi là mã SKU (Stock Keeping Unit), là một chuỗi ký tự (bao gồm chữ cái, số hoặc kết hợp cả hai) được sử dụng để nhận diện và phân biệt một sản phẩm cụ thể. Mỗi sản phẩm sẽ có một mã duy nhất, giúp dễ dàng theo dõi, quản lý và kiểm soát chúng trong suốt quá trình sản xuất, lưu kho, vận chuyển và bán hàng. 

Mã SKU đóng vai trò như “chứng minh thư” của sản phẩm, cung cấp thông tin quan trọng về nguồn gốc, đặc tính và các thuộc tính khác của sản phẩm đó.

2. Tầm quan trọng của mã hàng hóa

Trong thế giới kinh doanh hiện đại, nơi mà sự đa dạng và số lượng sản phẩm ngày càng tăng, việc quản lý hàng hóa hiệu quả trở nên vô cùng quan trọng. Và một trong những công cụ không thể thiếu trong quá trình này chính là mã sản phẩm/hàng hóa.

Tầm quan trọng của chúng thể hiện qua các khía cạnh sau: 

Quản lý tồn kho chính xác: Mã SKU giúp doanh nghiệp dễ dàng nhận diện và phân biệt từng sản phẩm cụ thể trong kho, từ đó theo dõi sát sao lượng tồn kho, tránh tình trạng hết hàng hoặc dư thừa không cần thiết.

Phân tích dữ liệu bán hàng: Mã SKU cho phép doanh nghiệp thu thập và phân tích dữ liệu bán hàng theo từng sản phẩm cụ thể, từ đó hiểu rõ hơn về nhu cầu khách hàng, xu hướng thị trường, và đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Giúp nhân viên bán hàng nhanh chóng tìm kiếm và cung cấp thông tin chính xác về sản phẩm cho khách hàng, từ đó nâng cao sự hài lòng và tăng khả năng khách hàng quay lại mua hàng.

Tăng cường hiệu quả hoạt động: Mã SKU giúp doanh nghiệp tự động hóa nhiều quy trình quản lý hàng hóa, từ đó giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và công sức, và tăng cường hiệu quả hoạt động tổng thể.

>>>Có thể bạn muốn biết: 

• Cách lập mã hàng hóa: Hướng dẫn chi tiết từ A đến Z
• Mã vạch sản phẩm là gì? Cách check mã vạch sản phẩm

3. Những lưu ý khi sử dụng mã hàng hóa là gì?

Khi sử dụng mã SKU/hàng hóa, có một số lưu ý quan trọng để đảm bảo tính hiệu quả và tránh những sai sót có thể xảy ra:

3.1 Đảm bảo tính duy nhất

Tính duy nhất là yếu tố then chốt khi sử dụng mã hàng hóa. Mỗi sản phẩm, dù là cùng loại hay khác biệt, cần phải có một mã riêng biệt và không trùng lặp. Điều này giúp tránh nhầm lẫn trong quá trình quản lý, từ khâu nhập kho, xuất kho, kiểm kê đến theo dõi bán hàng và bảo hành.

Việc đảm bảo tính duy nhất của mã giúp hệ thống quản lý hoạt động trơn tru và hiệu quả. Khi mỗi sản phẩm có một mã riêng, việc tìm kiếm, truy xuất thông tin và xử lý dữ liệu trở nên nhanh chóng và chính xác hơn. Điều này đặc biệt quan trọng trong các doanh nghiệp có số lượng sản phẩm lớn và đa dạng.

3.2 Đảm bảo tính chính xác

Khi một mã hàng sai lệch có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng, từ nhầm lẫn trong quản lý kho, sai sót trong đơn hàng, đến ảnh hưởng đến uy tín và trải nghiệm của khách hàng.

Khi sử dụng mã sản phẩm/ hàng hóa một cách chính xác sẽ đảm bảo mọi hoạt động liên quan đến sản phẩm diễn ra trơn tru và hiệu quả. Khi mã hàng đúng, việc tìm kiếm, theo dõi và xử lý thông tin về sản phẩm trở nên dễ dàng và đáng tin cậy. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và tránh được những tổn thất không đáng có.

3.3 Tính linh hoạt

Hệ thống mã cần được thiết kế để có thể thích ứng với sự phát triển của doanh nghiệp và sự thay đổi trong danh mục sản phẩm. Điều này có nghĩa là mã SKU cần đủ khả năng mở rộng để chứa thêm các sản phẩm mới mà không gây ra sự xung đột hoặc nhầm lẫn.

Một cách để đảm bảo tính linh hoạt là sử dụng một cấu trúc mã có thể mở rộng. 

Ví dụ, bạn có thể dành một phần của mã SKU để chỉ ra danh mục hoặc nhóm sản phẩm, cho phép dễ dàng thêm các sản phẩm mới vào các nhóm hiện có hoặc tạo các nhóm mới khi cần thiết. 

Ngoài ra, việc sử dụng các ký tự hoặc số có ý nghĩa trong mã sản phẩm cũng có thể giúp tăng tính linh hoạt, cho phép mã SKU chứa đựng nhiều thông tin hơn về sản phẩm.

Bằng cách thiết kế một hệ thống mã linh hoạt, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý và theo dõi hàng hóa ngay cả khi quy mô kinh doanh phát triển và danh mục sản phẩm mở rộng.

3.4 Thường xuyên cập nhật thông tin

Thường xuyên cập nhật thông tin mã hàng là một yếu tố quan trọng để duy trì tính hiệu quả và chính xác của hệ thống quản lý. Thị trường và danh mục sản phẩm của doanh nghiệp luôn biến động, do đó, việc cập nhật thông tin cần được thực hiện thường xuyên và kịp thời.

Khi có sản phẩm mới ra mắt, cần tạo mã hàng mới và tích hợp vào hệ thống. Đồng thời, đối với những sản phẩm ngừng sản xuất hoặc không còn kinh doanh, cần loại bỏ mã hàng tương ứng để tránh nhầm lẫn và lãng phí tài nguyên quản lý.

Việc này giúp đảm bảo rằng hệ thống luôn phản ánh chính xác tình trạng thực tế của hàng hóa. Điều này hỗ trợ đắc lực cho các hoạt động quản lý kho, bán hàng, tiếp thị và chăm sóc khách hàng, đồng thời giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.

3.5 Đào tạo nhân viên

Đào tạo nhân viên về cách sử dụng và quản lý mã SKU là một yếu tố quan trọng để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả. Nhân viên cần hiểu rõ về cấu trúc và ý nghĩa của mã, cách tạo mã mới cho sản phẩm, và cách sử dụng mã SKU trong các hoạt động hàng ngày như nhập kho, xuất kho, bán hàng, và kiểm kê.

Đào tạo nên bao gồm cả lý thuyết và thực hành, cung cấp cho nhân viên các ví dụ cụ thể và tình huống thực tế để áp dụng kiến thức. Ngoài ra, việc thường xuyên cập nhật cho nhân viên về các thay đổi trong hệ thống mã sản phẩm và quy trình quản lý cũng rất cần thiết.

Để nâng cao hiệu quả quản lý mã hàng hóa, SEEACT-MES – Hệ thống quản lý sản xuất toàn diện hàng đầu Việt Nam sẽ là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp. Với SEEACT-MES, bạn có thể:

• Quản lý tập trung và khoa học: Xây dựng hệ thống mã thống nhất, dễ dàng tra cứu và quản lý thông tin chi tiết của từng sản phẩm.
• Xác định định mức sản xuất chính xác: Căn cứ vào mã sản phẩm hàng hóa, SEEACT-MES hỗ trợ xác định định mức nguyên vật liệu, nhân công, máy móc cho từng loại sản phẩm, tối ưu hóa nguồn lực sản xuất.
• Quản lý tồn kho hiệu quả: Theo dõi tồn kho theo mã hàng thông qua layout với giao diện trực quan, dễ sử dụng, giúp kiểm soát nhập xuất tồn kho chính xác, hạn chế tối đa thất thoát, lãng phí.

>>>SEEACT-MES – Hệ thống quản lý sản xuất #01 Việt Nam

4. Kết luận  

Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn tổng quan và sâu sắc hơn về mã hàng hóa, từ định nghĩa, đến những lợi ích quan trọng mà chúng mang lại trong sản xuất và kinh doanh. 

Việc ứng dụng hiệu quả mã sản phẩm hàng hóa không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý, giảm thiểu sai sót mà còn nâng cao chất lượng sản phẩm, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. 

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc cần thêm thông tin về quản lý trong sản xuất, đừng ngần ngại để lại tin nhắn cho SEEACT. Hẹn gặp lại bạn trong những bài viết tiếp theo!