Lưu kho là gì? Giải đáp chi tiết từ A-Z

Bạn đang tìm hiểu về lưu kho và tầm quan trọng của nó đối với hoạt động kinh doanh? Hãy cùng tìm hiểu lưu kho là gì, các hình thức và quy trình lưu kho phổ biến, cũng như lý do tại sao dịch vụ này lại không thể thiếu đối với nhiều doanh nghiệp hiện nay. 

Từ đó, bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt về việc lựa chọn hình thức lưu kho phù hợp nhất cho nhu cầu của mình.

1. Lưu kho là gì?

Đầu tiên, chúng ta hãy cùng tìm hiểu khái niệm lưu kho là gì?

Lưu kho, là quá trình lưu trữ và bảo quản hàng hóa trong một không gian nhất định, thường là một kho bãi hoặc nhà kho, trong một khoảng thời gian cụ thể. Đây là một hoạt động quan trọng trong chuỗi cung ứng, giúp đảm bảo hàng hóa được bảo quản an toàn, tránh hư hỏng, mất mát, đồng thời sẵn sàng để vận chuyển hoặc phân phối khi cần thiết.

Lưu kho có thể được thực hiện bởi chính doanh nghiệp sở hữu hàng hóa hoặc thông qua các dịch vụ lưu kho chuyên nghiệp. Các dịch vụ này cung cấp không gian lưu trữ, quản lý hàng tồn kho, đóng gói, vận chuyển và các dịch vụ giá trị gia tăng khác, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa hoạt động và tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi.

>>>Xem thêm: Kho hàng là gì? Khám phá các loại kho hàng phổ biến nhất

2. Các khái niệm liên quan đến lưu kho

Sau khi tìm hiểu về lưu kho là gì, chúng ta sẽ tiếp tục khám phá các khái niệm liên quan đến hoạt động này, giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn về quy trình lưu trữ và quản lý hàng hóa.

2.1 Hàng hóa lưu kho

Hàng hóa lưu kho là tất cả các loại hàng hóa, sản phẩm, nguyên vật liệu,… được cất giữ, bảo quản trong một không gian nhất định (kho hàng) trong một khoảng thời gian cụ thể trước khi được đưa vào sử dụng, tiêu thụ hoặc phân phối tiếp. 

Hàng hóa lưu kho không bao gồm hàng hóa trả lại hoặc hàng hóa đặc biệt khác theo thỏa thuận giữa hai bên.

2.2 Thời điểm nhập kho

Thời điểm nhập kho là thời gian cụ thể mà hàng hóa được đưa vào và lưu trữ trong kho. 

Hàng hóa được coi là đã nhập kho khi các điều kiện sau được đáp ứng:

• Bàn giao hàng hóa: Cá nhân/tổ chức đã bàn giao hàng hóa tại kho lưu trữ và nhận được phiếu biên nhận.
• Xác nhận từ đơn vị cung cấp: Đơn vị cung cấp dịch vụ kho đã gửi thông báo xác nhận việc nhập kho thành công.

2.3 Thời hạn lưu kho

Thời hạn lưu kho là khoảng thời gian hàng hóa được phép lưu trữ trong kho, tính từ ngày nhập kho đến ngày phải xuất kho. Thời hạn này có thể được quy định cụ thể trong hợp đồng giữa chủ hàng và đơn vị cung cấp dịch vụ kho bãi hoặc theo quy định của pháp luật đối với một số loại hàng hóa đặc thù.

Doanh nghiệp cần theo dõi sát sao thời hạn lưu kho của từng loại hàng hóa, lên kế hoạch xuất nhập kho hợp lý để tránh phát sinh chi phí không cần thiết và đảm bảo chất lượng hàng hóa.

3. Lý do doanh nghiệp cần lưu kho là gì?

Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc quản lý hiệu quả chuỗi cung ứng trở thành yếu tố then chốt để doanh nghiệp đạt được thành công. 

Và lưu kho, dù có vẻ như một hoạt động hậu cần đơn giản, lại đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự vận hành trơn tru của toàn bộ hệ thống. 

Vậy, lý do nào khiến lưu kho trở nên cần thiết đối với doanh nghiệp? 

3.1 Bảo vệ hàng hóa

Kho hàng được thiết kế và trang bị để bảo vệ hàng hóa khỏi các tác động bên ngoài như thời tiết, côn trùng, hư hỏng… Điều này giúp giảm thiểu tổn thất và duy trì chất lượng sản phẩm.

3.2 Giải quyết tình trạng nhu cầu không ổn định

Thị trường luôn biến động, nhu cầu của khách hàng có thể tăng đột biến vào những dịp lễ tết hoặc giảm mạnh trong mùa thấp điểm. 

Lưu kho giúp doanh nghiệp dự trữ hàng hóa, đảm bảo luôn có sẵn sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa.

3.3 Tối ưu hóa chi phí

Lý do doanh nghiệp cần lưu kho là gì? Đó chính là tối ưu hóa chi phí.

Lưu kho cho phép doanh nghiệp mua hàng với số lượng lớn để tận dụng chiết khấu, giảm chi phí vận chuyển và các chi phí liên quan khác. Đồng thời, doanh nghiệp có thể chủ động điều chỉnh lượng hàng lưu kho để tránh lãng phí do hàng tồn kho quá lâu.

3.4 Hỗ trợ hoạt động sản xuất

Đối với doanh nghiệp sản xuất, lưu kho nguyên vật liệu và bán thành phẩm giúp đảm bảo quy trình sản xuất không bị gián đoạn. Điều này đặc biệt quan trọng khi có sự chậm trễ trong việc cung cấp nguyên liệu hoặc khi nhu cầu sản phẩm tăng đột biến.

3.5 Đảm bảo chuỗi cung ứng liền mạch

Chuỗi cung ứng là một hệ thống phức tạp, liên quan đến nhiều công đoạn và đối tác khác nhau. Bất kỳ sự gián đoạn nào trong chuỗi cung ứng cũng có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 

Lưu kho đóng vai trò như một “bộ đệm”, giúp giảm thiểu rủi ro gián đoạn, đảm bảo chuỗi cung ứng vận hành trơn tru và hiệu quả.

4. Các hình thức lưu kho phổ biến

Tùy thuộc vào loại hình sản phẩm, quy mô kinh doanh và chiến lược phát triển, doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình thức lưu kho khác nhau. Dưới đây là một số hình thức lưu kho phổ biến hiện nay:

4.1 Lưu kho tự quản

Lưu kho tự quản là hình thức lưu kho phổ biến nhất hiện nay, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp lớn có tiềm lực tài chính và nhân lực mạnh. Với hình thức này, doanh nghiệp sở hữu và toàn quyền kiểm soát kho hàng, tự quản lý mọi hoạt động từ sắp xếp, nhập hàng đến xuất hàng.

Ưu điểm lớn của lưu kho tự quản là doanh nghiệp được chủ động từ việc thiết kế, lựa chọn vị trí kho đến xây dựng hệ thống lưu trữ theo nhu cầu riêng. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng phải chịu trách nhiệm về mọi chi phí liên quan đến kho hàng, bao gồm chi phí đầu tư ban đầu, vận hành hàng ngày và bảo trì định kỳ.

4.2 Lưu kho dịch vụ

Đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, vừa hoặc chỉ cần lưu kho trong thời gian ngắn, thuê kho và sử dụng dịch vụ lưu kho từ bên thứ ba là một lựa chọn phổ biến. Hình thức này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư, bảo trì kho bãi, chỉ cần trả phí thuê theo nhu cầu sử dụng.

4.3 Lưu kho trung gian

Lưu kho trung gian là một hình thức lưu kho phổ biến trong chuỗi cung ứng hiện đại. 

Hàng hóa sẽ được lưu trữ tạm thời tại đây trước khi được vận chuyển đến điểm đến cuối cùng. Vị trí chiến lược của kho trung gian, thường nằm ở trung tâm, giúp tối ưu hóa chi phí vận chuyển và rút ngắn thời gian giao hàng, mang lại hiệu quả kinh tế đáng kể cho doanh nghiệp.

4.4 Lưu kho lạnh

Đây là giải pháp lưu trữ chuyên biệt dành cho các sản phẩm nhạy cảm với nhiệt độ như thực phẩm, dược phẩm,… Kho lạnh được trang bị hệ thống làm lạnh và kiểm soát nhiệt độ nghiêm ngặt, đảm bảo duy trì chất lượng và an toàn cho hàng hóa trong suốt thời gian lưu trữ.

4.5 Lưu kho đặc biệt

Đây là giải pháp lưu trữ chuyên dụng, đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt về bảo quản cho những loại hàng hóa đặc thù như hàng đông lạnh, hàng dễ cháy,… Kho đặc biệt được thiết kế và trang bị hệ thống kỹ thuật hiện đại, đảm bảo điều kiện bảo quản tối ưu, an toàn tuyệt đối cho hàng hóa.

Mỗi hình thức lưu kho đều có những đặc điểm riêng, phù hợp với từng loại hàng hóa và mục đích lưu trữ của doanh nghiệp. Việc lựa chọn hình thức phù hợp cần dựa trên đánh giá kỹ lưỡng về nhu cầu kinh doanh, đặc thù sản phẩm, khả năng tài chính và các yếu tố liên quan khác.

5. Quy trình lưu kho

Bạn đã hiểu rõ về lưu kho là gì và các hình thức lưu kho, nhưng có lẽ bạn vẫn còn băn khoăn về quy trình cụ thể.

Dưới đây là quy trình lưu kho tiêu chuẩn, bao gồm các bước chính và một số lưu ý quan trọng:

5.1 Bước 1: Chuẩn bị trước lưu kho

Đảm bảo kho bãi sạch sẽ, thông thoáng, đáp ứng các yêu cầu về an toàn và bảo quản hàng hóa. Xác định rõ vị trí lưu trữ cho từng loại hàng hóa, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm kê và xuất hàng sau này.

5.2 Bước 2: Tiếp nhận hàng hóa

Trong bước này bao gồm những công việc sau:

– Kiểm tra hàng hóa: Đối chiếu số lượng, chất lượng và tình trạng hàng hóa với chứng từ (phiếu nhập kho, đơn đặt hàng,…) để đảm bảo tính chính xác và phát hiện kịp thời các sai sót hoặc hư hỏng.

– Phân loại hàng hóa: Phân loại hàng hóa theo đặc tính (dễ vỡ, hàng lạnh, hàng nguy hiểm,…) hoặc theo nhóm sản phẩm để thuận tiện cho việc lưu trữ và quản lý.

– Mã hóa và ghi nhãn: Gán mã vạch hoặc mã sản phẩm cho từng đơn vị hàng hóa và dán nhãn thông tin cần thiết (tên sản phẩm, số lượng, ngày sản xuất, hạn sử dụng,…) để dễ dàng truy xuất và kiểm soát.

5.3 Bước 3: Lưu trữ hàng hóa

Sắp xếp hàng hóa một cách hợp lý, khoa học, dễ dàng cho việc kiểm kê, xuất hàng và quản lý tồn kho. Phân loại hàng hóa theo nhóm, chủng loại, kích thước, hạn sử dụng,… để thuận tiện cho việc tìm kiếm và xử lý.

***Lưu ý: Để đảm bảo quá trình nhập xuất hàng hóa diễn ra nhanh chóng và hiệu quả, việc sắp xếp và lưu trữ hàng hóa trong kho một cách khoa học và hợp lý là vô cùng quan trọng. 

Dưới đây là một số phương pháp hữu ích hỗ trợ cho việc lưu kho:

– Phương pháp ABC: Đây là cách phân loại hàng hóa dựa trên giá trị. Nhóm A bao gồm những mặt hàng có giá trị cao nhưng số lượng ít; nhóm B là những mặt hàng có giá trị và số lượng trung bình; và nhóm C là những mặt hàng có giá trị thấp nhưng số lượng lớn.

– Phương pháp FIFO (First In First Out): Phương pháp này tuân thủ nguyên tắc “nhập trước xuất trước”, tức là hàng hóa nào được nhập vào kho trước sẽ được xuất kho trước.

– Phương pháp LIFO (Last In First Out): Ngược lại với FIFO, phương pháp này áp dụng nguyên tắc “nhập sau xuất trước”, nghĩa là hàng hóa nào được nhập vào kho sau sẽ được xuất kho trước.

Quy trình lưu kho đóng vai trò quan trọng trong việc bảo quản và quản lý hàng hóa. Bằng cách thực hiện đúng các bước và áp dụng các phương pháp hỗ trợ, bạn có thể đảm bảo hàng hóa luôn trong tình trạng tốt nhất, sẵn sàng đáp ứng nhu cầu sản xuất và kinh doanh.

>>>Có thể bạn muốn biết: Khám phá các bước trong quy trình quản lý kho

6. Tối ưu hóa quy trình lưu kho với SEEACT-WMS

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt, việc tối ưu hóa quy trình lưu kho không chỉ giúp doanh nghiệp giảm chi phí mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh. 

Là một module trong hệ thống quản lý sản xuất SEEACT, SEEACT-WMS, với các tính năng mạnh mẽ và giao diện thân thiện, chính là giải pháp toàn diện giúp bạn đạt được mục tiêu này.

Các lợi ích nổi bật khi ứng dụng SEEACT-WMS:

• Quản lý hàng tồn kho chính xác: Theo dõi từng mặt hàng, từ nhập kho, xuất kho đến kiểm kê, giúp bạn luôn nắm rõ tình trạng hàng hóa, tránh thất thoát và tối ưu hóa không gian lưu trữ.
• Tự động hóa quy trình: Giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian nhờ tự động hóa các công việc như tạo phiếu nhập/xuất, phân bổ vị trí lưu trữ, và lên kế hoạch vận chuyển.
• Tối ưu hóa vị trí lưu trữ: Sắp xếp hàng hóa thông minh dựa trên tần suất sử dụng, kích thước, và các yếu tố khác, giúp rút ngắn thời gian tìm kiếm và xử lý đơn hàng.
• Báo cáo và phân tích: Cung cấp thông tin chi tiết về hoạt động kho, giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu thực tế.
• Tích hợp linh hoạt: Kết nối dễ dàng với các hệ thống khác như ERP, TMS, và các thiết bị phần cứng, tạo nên một hệ sinh thái quản lý đồng bộ.

Nhờ những lợi ích này, SEEACT-WMS không chỉ nâng cao năng suất hoạt động mà còn tối ưu hóa không gian lưu trữ, góp phần gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

7. Lời kết

Hiểu rõ về lưu kho là gì và lựa chọn hình thức phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý hàng hóa, giảm thiểu chi phí, mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về lưu kho.

Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào về lưu kho hoặc phần mềm SEEACT-WMS, đừng ngần ngại liên hệ với DACO qua Hotline 0359.206.636 (Mr. Minh Anh) để được hỗ trợ miễn phí!