Lưu kho là gì? Các cách tối ưu chi phí lưu kho

Lưu kho hiệu quả là một khía cạnh không thể thiếu để tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp, giúp giảm thiểu chi phí và gia tăng lợi nhuận. Bài viết này của DACO sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về quản lý kho và các cách tối ưu chi phí lưu kho hiệu quả.

Tìm hiểu lưu kho là gì? Mục đích của việc lưu kho

Lưu kho là gì?

Lưu kho là một quá trình quan trọng trong chuỗi cung ứng. Lưu kho đóng vai trò then chốt trong việc quản lý và bảo quản hàng hóa. Đây là hoạt động tiếp nhận, sắp xếp và bảo quản các sản phẩm, nguyên vật liệu hoặc hàng hóa trong một không gian được thiết kế đặc biệt gọi là kho. Mục đích chính của lưu kho là:

• Đảm bảo an toàn cho hàng hóa
• Duy trì chất lượng và sẵn sàng cung cấp khi cần thiết

Trong quá trình lưu kho, hàng hóa được phân loại trước. Sau đó được đánh mã và sắp xếp một cách có hệ thống để dễ dàng tìm kiếm và truy xuất. Các yếu tố như nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng được kiểm soát để bảo vệ hàng hóa khỏi hư hỏng. Hệ thống quản lý kho hiện đại thường sử dụng công nghệ như mã vạch/QR Code để theo dõi vị trí và số lượng hàng hóa một cách chính xác.

Lưu kho không chỉ đơn thuần là việc cất giữ hàng hóa, mà còn bao gồm các hoạt động như:

• Kiểm kê định kỳ
• Báo cáo tồn kho
• Dự báo nhu cầu

Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng không gian kho. Nhờ vậy giảm thiểu chi phí lưu trữ và đảm bảo luôn có đủ hàng trong kho.

Mục đích của việc lưu kho

Sau khi đã nắm rõ lưu kho là gì, doanh nghiệp cũng cần hiểu được mục đích lưu kho là gì?

Mục đích của việc lưu kho đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, giúp đảm bảo sự liên tục và hiệu quả trong chuỗi cung ứng. Bằng cách duy trì một lượng hàng hóa phù hợp, doanh nghiệp có thể:

• Đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng
• Giảm thiểu rủi ro thiếu hàng
• Tối ưu hóa quy trình sản xuất

Kho bãi còn giúp cân bằng cung cầu, đặc biệt trong những thời điểm nhu cầu thị trường biến động hoặc nguồn cung không ổn định.

Ngoài ra, việc lưu kho cho phép doanh nghiệp tận dụng lợi thế kinh tế theo quy mô, mua nguyên vật liệu với số lượng lớn để được giá ưu đãi. Điều này góp phần giảm chi phí sản xuất và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Kho còn đóng vai trò bảo vệ hàng hóa khỏi hư hỏng, mất mát, đảm bảo chất lượng sản phẩm được duy trì.

Tìm hiểu về phí lưu kho

Chắc hẳn các nhà quản lý đều đã biết về phí lưu kho – những khoản chi phí “ẩn” đằng sau việc lưu trữ hàng hóa. Đây một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và lợi nhuận của doanh nghiệp. Đoạn văn dưới đây sẽ giải mã phí lưu kho là gì? Có những khoản chi phí lưu kho nào mà doanh nghiệp có thể phải trả.

Phí lưu kho là gì?

Phí lưu kho là một khái niệm quan trọng trong lĩnh vực quản lý kho bãi và logistics. Đây là khoản chi phí mà chủ hàng phải trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ kho bãi (nếu thuê kho) để lưu trữ hàng hóa trong một khoảng thời gian nhất định. Khoản phí này thường được tính dựa trên nhiều yếu tố như:

• Diện tích sử dụng
• Thời gian lưu kho
• Loại hàng hóa và các dịch vụ đi kèm 

Việc áp dụng phí lưu kho không chỉ giúp nhà cung cấp dịch vụ thu hồi chi phí vận hành, mà còn khuyến khích chủ hàng tối ưu hóa thời gian lưu kho. Qua đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng không gian kho bãi. Hiểu rõ về phí lưu kho giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả hơn trong chuỗi cung ứng của mình.

Có những chi phí lưu kho nào? 

1. Phí thuê kho

Chi phí lưu kho là một phần quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm nhiều khoản mục khác nhau. Đầu tiên, chi phí thuê kho là khoản chi phí cơ bản nhất khi vận hành kho hàng. Khoản chi này không chỉ bao gồm tiền thuê mặt bằng. Nó còn bao gồm các chi phí liên quan như:

• Tiền điện, nước
• Dịch vụ bảo vệ
• Các dịch vụ tiện ích khác

2. Phí dịch vụ hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho đòi hỏi nhiều khoản chi phí khác nhau. Ví dụ:

• Các khoản liên quan đến công nghệ như phần mềm và ứng dụng
• Thuế và bảo hiểm

3. Phí quản lý kho

Chi phí quản lý kho là yếu tố không thể thiếu để đảm bảo hoạt động kho diễn ra trơn tru. Ví dụ: tiền lương cho nhân viên kho, từ quản lý đến nhân viên vận hành trực tiếp.  Đầu tư vào công nghệ và đào tạo nhân viên có thể giúp tối ưu hóa chi phí quản lý kho trong dài hạn. Tuy nhiên chi phí ban đầu có thể tốn kém.

4. Phí vốn lưu kho

Chi phí vốn lưu kho là một khía cạnh quan trọng nhưng thường bị bỏ qua trong quản lý kho. Đây là chi phí cơ hội của việc giữ hàng hóa trong kho thay vì sử dụng vốn cho các mục đích đầu tư khác.

5. Phí rủi ro hàng tồn

Cuối cùng, chi phí rủi ro là khoản chi phí tiềm ẩn mà doanh nghiệp phải đối mặt khi vận hành kho. Bao gồm chi phí cho hàng hóa bị hao hụt, hư hỏng trong quá trình lưu trữ và vận chuyển. Để giảm thiểu chi phí này, doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống quản lý kho WMS.

>>Xem thêm: Công thức tính phí lưu kho

Những Cách Tối Ưu Chi Phí Lưu Kho

Chi phí lưu kho cao là một bài toán khó cho nhiều doanh nghiệp. Bởi nó có thể ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận và sức cạnh tranh của doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để tối ưu hóa chi phí lưu kho?

Giảm thiểu lượng hàng tồn trong kho

Quản lý hiệu quả kho hàng là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí vận hành. Trước hết, việc giảm thiểu lượng hàng tồn kho là biện pháp cốt lõi. Doanh nghiệp cần phân tích kỹ lưỡng nhu cầu sản xuất và kinh doanh để chỉ lưu trữ lượng hàng hóa thực sự cần thiết. Bên cạnh đó, cải thiện tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho cũng đóng vai trò quan trọng. Bằng cách đẩy mạnh bán hàng và rút ngắn thời gian lưu kho, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể chi phí lưu trữ và bảo quản.

Tối ưu thiết kế kho

Thiết kế lại nhà kho đòi hỏi đầu tư ban đầu nhưng mang lại hiệu quả lâu dài. Việc sử dụng tối ưu không gian lưu trữ, sắp xếp hàng hóa một cách khoa học và hợp lý không chỉ giúp tiết kiệm diện tích mà còn nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên kho. Các giải pháp như kệ cao tầng, hệ thống kho tự động có thể được áp dụng. 

Đẩy mạnh tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho

Một trong những biện pháp hiệu quả nhất phải kể đến cải thiện tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho thông qua việc đẩy nhanh tốc độ bán hàng. Khi hàng hóa được bán ra nhanh chóng, thời gian lưu trữ trong kho sẽ giảm đáng kể. Từ đó giúp tiết kiệm chi phí lưu kho một cách đáng kể.

Để thực hiện được điều này, doanh nghiệp cần có chiến lược bán hàng hiệu quả. Doanh nghiệp cũng kết hợp với việc dự báo nhu cầu thị trường. Việc nắm bắt xu hướng tiêu dùng, phân tích dữ liệu bán hàng trong quá khứ và dự đoán nhu cầu trong tương lai sẽ giúp doanh nghiệp có kế hoạch nhập hàng hợp lý. Qua đó tránh tình trạng dư thừa hàng tồn kho. Đồng thời, việc áp dụng các chương trình khuyến mãi, giảm giá có chọn lọc đối với những mặt hàng bán chậm cũng là một cách hiệu quả để đẩy nhanh tốc độ bán hàng.

Tối ưu hóa quy trình vận hành và quản lý kho

Bên cạnh đó, việc tối ưu hóa quy trình vận hành kho bãi cũng đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho. Áp dụng các công nghệ quản lý kho hiện đại như hệ thống quản lý kho (WMS), sử dụng mã vạch/QR Code để theo dõi hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác tình trạng hàng tồn kho. Từ đó có thể đưa ra quyết định bán hàng kịp thời. Việc sắp xếp hàng hóa một cách khoa học, theo nguyên tắc như FIFO, FEFO,… cũng góp phần đáng kể trong việc giảm thiểu thời gian lưu kho và tăng tốc độ luân chuyển hàng hóa.

Trong thời đại công nghệ 4.0, việc ứng dụng phần mềm quản lý kho là xu hướng tất yếu. Các hệ thống quản lý kho hiện đại giúp tự động hóa nhiều quy trình, từ nhập/xuất đến kiểm kê. Điều này không chỉ giảm thiểu sai sót do yếu tố con người mà còn tiết kiệm đáng kể thời gian và nhân lực. Từ đó góp phần tối ưu chi phí vận hành kho.

>> Xem thêm: Ứng dụng hệ thống quản lý kho WMS tích hợp Barcode/QR Code trong quản lý kho

Thương lượng với nhà cung cấp dịch vụ kho và khách hàng

Cuối cùng, việc thương lượng hiệu quả với nhà cung cấp và khách hàng cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu chi phí lưu kho. Doanh nghiệp cần xây dựng mối quan hệ đối tác bền vững. Tìm kiếm cơ hội để có được giá cả tốt nhất cho hàng hóa và dịch vụ lưu kho. Điều này có thể bao gồm việc đàm phán về:

• Khối lượng đặt hàng
• Thời gian giao hàng
• Các điều khoản thanh toán có lợi

Từ đó giảm áp lực lên hệ thống kho bãi và tối ưu dòng tiền.

Kết luận

Chắc chắn rằng việc tối ưu chi phí lưu kho giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận và nâng cao hiệu quả hoạt động. Hiện nay, xu hướng của ngành công nghiệp kho bãi trên thế giới đang dần nghiêng về việc ứng dụng hệ thống WMS vào trong quy trình quản lý kho. Để giúp các doanh nghiệp Việt Nam đón đầu xu thế và tiến dần hơn tưới quá trình chuyển đổi số 4.0, DACO đã cung cấp hệ thống giải pháp quản lý kho SEEACT-WMS tích hợp hệ thống quét mã barcode hiện đại.

Với hơn một thập kỷ kinh nghiệm trong lĩnh vực tự động hóa, DACO tự tin rằng SEEACT-WMS là công cụ hoàn hảo. Với sự tư vấn từ các chuyên gia của DACO, nhà kho của doanh nghiệp sẽ được thiết kế lại một cách tối ưu để tiết kiệm diện tích và nâng cao hiệu suất trong kho. 

Ngoài ra, hệ thống máy quét Barcode tự động của SEEACT-WMS sẽ scan và kiểm soát thông tin từng gói hàng. Sau đó tự động báo cáo lên hệ thống mỗi khi sắp hết hàng hoặc hàng bị thất lạc. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu hàng tồn kho, hàng thất lạc. Ngoài ra SEEACT-WMS còn hỗ trợ quá trình tăng tỷ lệ chuyển đổi trong kho. Doanh nghiệp dễ dàng nắm rõ được mặt hàng nào cần được đẩy lên bán và mặt hàng nào mới về trong kho.

>> Xem thêm: SEEACT – Hệ thống giải pháp quản lý kho thông minh toàn diện

————————————————————-

SEEACT-MES – NO.1 ON MES IN VIETNAM

Địa chỉ: Số 146, Đường Cầu Bươu, Xã Tân Triều, Huyện Thanh Trì, Thành Phố Hà Nội

Hotline: 0359.206.636

Email: seeact@dacovn.com

Website: www.seeact.vn