Lô sản xuất là gì? Cách quản lý hàng hóa theo lô hiệu quả

Hàng hóa được sản xuất ra đa dạng từ mẫu mã, chủng loại cho đến hạn sử dụng. Vì thế mà việc kiểm soát hàng hóa theo lô là vô cùng quan trọng, người quản lý sản xuất cần nắm rõ được số lô sản xuất cũng như các thông số trên lô sản xuất đó. Trong bài viết này, DACO sẽ giúp bạn hiểu rõ lô sản xuất là gì và cách quản lý hàng hóa theo lô hiệu quả.

1. Lô sản xuất là gì?

1.1. Khái niệm lô sản xuất

Lô sản xuất là một tập hợp các sản phẩm được sản xuất cùng một đợt, sử dụng cùng một nguyên liệu, quy trình sản xuất và có cùng đặc tính kỹ thuật. Mỗi lô được gán một mã riêng biệt để theo dõi nguồn gốc xuất xứ và chất lượng sản phẩm.

1.2. Thế nào là số lô sản xuất? Thông tin trên đó bao gồm những gì?

Số lô sản xuất được ký hiệu bởi những ký tự bằng chữ hoặc số. Đồng thời có thể sẽ có sự kết hợp cả 2 (chữ và số) để dễ dàng trong việc nhận biết lô và nguyên liệu sản xuất lô. Việc này sẽ tạo điều kiện thuận lợi giúp cho người quản lý có thể kiểm tra số lô sản xuất và tra cứu được nguồn gốc của lô hàng đó (bao gồm quy trình sản xuất, công đoạn, phân phối của lô hàng cũng như chất lượng của sản phẩm).

2. Đặc điểm của lô sản xuất

• Có cùng thông số kỹ thuật: Các sản phẩm trong cùng một lô sản xuất phải có cùng kích thước, hình dạng, chất liệu, màu sắc, chức năng, v.v.
• Được sản xuất cùng một đợt: Các sản phẩm trong cùng một lô được sản xuất trong cùng một khoảng thời gian, trên cùng một dây chuyền sản xuất và sử dụng cùng một nguyên liệu.
• Có cùng mã sản xuất: Mỗi lô được gán một mã riêng biệt để theo dõi nguồn gốc xuất xứ và chất lượng sản phẩm. Mã sản xuất thường bao gồm thông tin về ngày sản xuất, số lô, nhà máy sản xuất, v.v.

3. Quản lý hàng hóa theo lô sản xuất là gì?

Quản lý hàng hóa theo lô là quá trình tổ chức và kiểm soát các sản phẩm dựa trên việc chia nhỏ chúng thành các nhóm hoặc “lô” dựa trên quá trình sản xuất. Mỗi lô sản xuất thường bao gồm một số lượng cố định các sản phẩm hoặc thành phẩm được sản xuất cùng một lúc trong cùng một quy trình sản xuất.

Khi quản lý hàng hóa theo lô, mỗi lô có thể được gắn kết với thông tin cụ thể như ngày sản xuất, nguyên vật liệu sử dụng và quy trình sản xuất. Điều này giúp quản lý hiệu quả việc kiểm soát chất lượng, theo dõi lịch trình sản xuất và quản lý tồn kho.

Việc này cũng hữu ích trong quá trình theo dõi nguồn gốc của sản phẩm, đảm bảo tuân thủ các quy định về an toàn và chất lượng, cũng như quản lý quy trình sản xuất một cách hiệu quả hơn.

4. Tầm quan trọng của quản lý hàng hóa theo lô sản xuất

Việc quản lý hàng hóa theo lô sản xuất mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa hoạt động kho bãi, giảm thiểu rủi ro và gia tăng lợi nhuận. Dưới đây là một số lý do chính:

4.1. Nâng cao hiệu quả truy xuất nguồn gốc

Mỗi lô sản xuất được gán mã riêng biệt, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm, từ nguyên liệu đầu vào, quy trình sản xuất đến thời gian, địa điểm sản xuất. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các ngành hàng như thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, nơi mà việc truy xuất nguồn gốc là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo an toàn cho người tiêu dùng.

Theo một khảo sát của Euromonitor, có tới 73% người tiêu dùng Việt Nam quan tâm đến nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm khi mua hàng.

4.2. Tối ưu hóa việc kiểm soát chất lượng

Việc quản lý theo lô giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát chất lượng sản phẩm trong từng giai đoạn sản xuất. Cụ thể như: nếu sản phẩm lỗi trong một số lô sản xuất nào đó được phát hiện, doanh nghiệp có thể nhanh chóng truy tìm nguyên nhân và khắc phục, tránh để sản phẩm lỗi lọt ra thị trường, ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu.

Ví dụ, vào năm 2018, Tập đoàn Unilever đã phải thu hồi một số lô sản phẩm mì gói tại Việt Nam do phát hiện vi khuẩn salmonella. Nhờ có hệ thống quản lý theo lô hiệu quả, Unilever đã hạn chế được thiệt hại và nhanh chóng lấy lại niềm tin của người tiêu dùng.

4.3. Tăng hiệu quả quản lý tồn kho

Việc quản lý theo lô giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác lượng hàng hóa theo từng số lô, hạn sử dụng, giúp việc quản lý tồn kho hiệu quả hơn. Hơn nữa, doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định được những mặt hàng nào đang bán chạy, mặt hàng nào tồn kho nhiều, từ đó đưa ra kế hoạch sản xuất và nhập hàng hợp lý, tránh tình trạng ứ đọng vốn hoặc thiếu hụt hàng hóa.

Theo một nghiên cứu của Gartner, việc quản lý tồn kho hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lên tới 30%.

4.4. Tăng cường khả năng phục vụ khách hàng

Khi có thể truy xuất được nguồn gốc sản phẩm, doanh nghiệp có thể cung cấp cho khách hàng thông tin chi tiết về sản phẩm, tăng độ tin cậy và hài lòng của khách hàng. Ngoài ra, việc quản lý theo số lô sản xuất cũng giúp doanh nghiệp xử lý các khiếu nại của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Theo một khảo sát của Microsoft, có tới 95% khách hàng cho biết họ có khả năng quay lại mua hàng của doanh nghiệp nếu được cung cấp dịch vụ khách hàng tốt.

5. Các bước quản lý hàng hóa theo lô

Bước 1: Xác định sản phẩm cần quản lý theo lô sản xuất 

Để quản lý hàng hóa một cách hiệu quả, người quản lý cần xác định đúng ngành hàng cần đến quản lý theo lô. Tùy vào tính đặc thù kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà hàng hóa được sản xuất ra sẽ có những vòng đời sản phẩm khác nhau. Vì thế mà vòng đời sản phẩm có thể là dài hạn hoặc ngắn hạn. 

• Vòng đời sản phẩm dài hạn là những sản phẩm có thể được sử dụng và duy trì trong thời gian dài mà không bị lỗi thời hoặc mất giá trị quá nhanh. Ví dụ như: bất động sản, phần mềm và ứng dụng…
• Vòng đời sản phẩm ngắn hạn là những sản phẩm mà quá trình từ sản xuất đến tiêu thụ hoặc sử dụng của chúng diễn ra trong một khoảng thời gian ngắn. Ví dụ như: dược phẩm, thực phẩm, thời trang theo mùa cũng như các mặt hàng về mỹ phẩm…

Các mặt hàng có vòng đời ngắn hạn như vậy cần được quản lý chặt chẽ để xác định được thời gian sử dụng cũng như thời hạn cận date của sản phẩm. Việc ứng dụng quản lý theo số lô sản xuất đối với những ngành hàng này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình xuất bán, sắp xếp cũng như kiểm kê hàng hóa một cách dễ dàng hơn. Từ đó, người quản lý sẽ nắm bắt tình hình hiện tại của hàng hóa trong kho và có những biện pháp giải quyết rủi ro nhanh chóng. 

Bước 2: Gán mã cho từng lô sản xuất

Mã sản xuất thường bao gồm thông tin về ngày sản xuất, số lô, nhà máy sản xuất, v.v… Ở mỗi lô, doanh nghiệp cần gán một mã riêng biệt để theo dõi nguồn gốc xuất xứ và chất lượng sản phẩm. Đồng thời, doanh nghiệp có thể sử dụng mã vạch, mã QR hoặc các loại mã khác để gán cho từng lô.

Bước 3: Lưu trữ thông tin và kiểm soát từng lô 

Việc quản lý cần được thực hiện một cách bài bản và có khoa học nhằm đảm bảo hiệu quả cũng như tiết kiệm chi phí. Chính vì thế mà ở bước này, doanh nghiệp cần ghi chép và lưu trữ đầy đủ thông tin về từng lô, bao gồm:

• Thông tin cơ bản: Ngày sản xuất, số lô sản xuất, nhà máy sản xuất.
• Thông tin sản phẩm: Nguyên liệu sử dụng, quy trình sản xuất, số lượng sản phẩm, hạn sử dụng.
• Thông tin trạng thái: Trạng thái sản phẩm (sản xuất, nhập kho, xuất kho, bán hàng, v.v.).

Việc giám sát thông tin liên quan đến mỗi lô hàng trong quá trình quản lý hàng hóa theo lô. Điều này bao gồm cả việc theo dõi các bước trong quá trình sản xuất, từ khi bắt đầu cho đến khi sản phẩm được giao hàng cho khách hàng. 

Bước 4: Xử lý và sắp xếp hàng hóa theo lô sản xuất

Đây là quá trình quan trọng trong việc chuẩn bị sản phẩm để giao hàng cho khách hàng sau khi sản xuất. 

Nếu như các bước trên được thực hiện một cách cẩn thận và có kế hoạch, bạn có thể đảm bảo việc quản lý chất lượng sản phẩm các lô sản xuất khác nhau được chuẩn bị và giao hàng một cách hiệu quả và đáng tin cậy.

6. Phương pháp quản lý hàng hóa theo lô hiệu quả 

6.1. Phân loại và số hóa lô sản phẩm khoa học

• Phân loại: Dựa trên các tiêu chí như: thời gian sản xuất, số seri, nhà sản xuất, nguyên liệu, quốc gia sản xuất,… sản phẩm có thể được phân chia thành các lô một cách khoa học giúp dễ dàng trong việc theo dõi, quản lý cũng như truy xuất nguồn gốc sản phẩm.
• Mã hóa: Từng lô sản xuất sẽ được gán mã code cho từng lô sản phẩm để lưu trữ thông tin chi tiết về lô hàng như: tên sản phẩm, số lượng, ngày sản xuất, hạn sử dụng, nhà sản xuất,… Mã code này có thể được thể hiện dưới dạng mã vạch, QR code hoặc dạng chữ số. Việc này sẽ giúp tự động hóa quá trình nhập kho, xuất kho, kiểm kê, theo dõi tình trạng hàng tồn kho cũng như truy xuất thông tin sản phẩm.

Ngoài ra, bạn có thể áp dụng nguyên tắc “First In – First Out” (FIFO) trong xuất kho, doanh nghiệp sẽ ưu tiên xuất kho những sản phẩm được nhập kho trước, đảm bảo chất lượng sản phẩm đến tay khách hàng luôn tốt nhất.

Việc xuất kho theo lô cũng giúp giảm thiểu rủi ro tồn kho lỗi thời, hết hạn sử dụng, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

6.2. Quản lý hàng hóa theo lô thông qua phần mềm

Sử dụng phần mềm để quản lý hàng hóa theo lô sản xuất là một trong những cách hiệu quả nhất để tổ chức và điều hành quy trình quản lý tồn kho. Hiện nay, với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, việc ứng dụng phần mềm vào quản lý là rất cần thiết và hữu ích. Nó sẽ giúp cho nhà quản lý giải quyết phần nào các bài toán nhược điểm ở cách trên. 

Cụ thể, thông tin về các lô hàng sẽ được ghi và lưu lại trên hệ thống phần mềm sau khi hàng hóa được nhập vào kho. Vì thế mà khi quản lý hàng hóa theo lô sản xuất, người quản lý sẽ dễ dàng kiểm soát và theo dõi tiến trình của hàng hóa. Biết được thời gian cận date của hàng hóa, xác định và giải quyết một cách linh hoạt những vấn đề liên quan đến thời gian của chu kỳ sản phẩm đặc biệt là vấn đề hàng tồn kho.

Nói tóm lại đây chính là phương pháp sử dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi tình hình hàng hóa một cách hiệu quả trong chu trình sản xuất của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, hệ thống quản lý kho thông minh SEEACT-WMS là một giải pháp hiệu quả cho việc quản lý quá trình hoạt động sản xuất tại kho, từ hoạt động nhận hàng, kiểm hàng, xuất hàng, nhờ thế mà doanh nghiệp sẽ giảm thiểu đến mức tối đa tình trạng thất thoát trong quá trình xuất nhập kho. 

Tìm hiểu thêm: Hệ thống quản lý kho thông minh SEEACT-WMS

Kết luận 

Lô sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình sản xuất, nâng cao hiệu quả kinh doanh và đảm bảo chất lượng sản phẩm. Bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về khái niệm lô sản xuất, số lô sản xuất, vai trò và lợi ích của việc quản lý theo lô hiệu quả.

Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí về giải pháp quản lý hàng hóa theo lô hiệu quả qua Hotline: Mr. Vũ: 0936.064.289