Kiểm kê kho bằng mã vạch là gì? Khám phá lợi ích và ứng dụng

Trong hoạt động kho bãi, việc kiểm kê hàng hóa là một công việc quan trọng nhưng tốn nhiều thời gian và công sức nếu thực hiện thủ công. Nhờ có sự ra đời của công nghệ mã vạch, quy trình kiểm kê kho đã trở nên đơn giản, chính xác và hiệu quả hơn bao giờ hết. Trong bài viết này, DACO sẽ cung cấp những thông tin chính xác nhất về kiểm kê kho bằng mã vạch trong quản lý kho.

Kiểm kê kho bằng mã vạch là gì?

Kiểm kê kho là hoạt động thiết yếu trong quản lý kho hàng, giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác số lượng, chủng loại và vị trí hàng hóa trong kho. Tuy nhiên, việc kiểm kê thủ công thường tốn nhiều thời gian, công sức và tiềm ẩn nguy cơ sai sót cao. Do đó, kiểm kê kho bằng mã vạch ra đời. 

Mã hàng hóa là gì? (Mã vạch là gì?)

Để hiểu về ứng dụng hệ thống kiểm kê hàng hóa bằng mã vạch, cần nắm được mã hàng hóa là gì?

Mã hàng hóa, hay còn gọi là mã vạch (Barcode), là một dãy số và ký tự đặc biệt được biểu diễn dưới dạng hình vạch có thể được đọc và hiểu bởi máy quét mã vạch. Mã vạch này chứa đựng thông tin mô tả về sản phẩm giúp nhận dạng và quản lý hàng hóa một cách nhanh chóng và chính xác.

Mỗi mã vạch là một dãy số và ký tự duy nhất, được gán cho một sản phẩm cụ thể. Khi quét mã vạch, máy quét sẽ đọc và giải mã thông tin được mã hóa trong các vạch đen và trắng của mã vạch. Thông tin này bao gồm kích thước, chất liệu, loại sản phẩm, tên doanh nghiệp, lô hàng hóa,… mã sản phẩm, thông tin nhà sản xuất, giá bán lẻ và nhiều thông tin khác tùy thuộc vào loại mã vạch được sử dụng.

Phương pháp quản lý sản phẩm bằng mã hàng hóa là gì?

Sau khi đã biết khái niệm mã vạch, cần làm rõ quản lý kho bằng mã hàng hóa là gì? Trên thị trường hiện nay có 2 phương pháp quét mã vạch hàng hóa phổ biến, tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp như sau:

Mỗi sản phẩm in được một mã riêng. Mã tích hợp thông tin về sản phẩm, loại hàng, lô sản xuất trong gói hàng và được đánh dấu theo số seri tăng dần. Phương pháp này sẽ làm tăng số lượng mã trong kho và dễ gây khó khăn trong quy trình quản lý, nhưng lại có khả năng truy xuất hàng hóa vượt trội và chính xác. Nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ đã chọn hệ thống kiểm kê hàng hóa bằng mã vạch tích hợp WMS. WMS system này không chỉ giúp quá trình kiểm kê diễn ra tối ưu mà còn là giải pháp toàn diện cho quy trình quản lý kho.

>> Xem thêm: Ứng dụng WMS trong quản lý kho hàng

Cách thứ hai là in mã vạch phân theo lô hàng. Phương pháp này cho phép những sản phẩm cùng loại trong một lô hàng sẽ được đánh dấu và in mã vạch giống nhau. Nhiều doanh nghiệp chuyên sỉ hàng hóa ưa dùng phương pháp này vì họ ưu tiên quản lý hàng theo lô và số lượng lớn. Doanh nghiệp nên cân nhắc vì trong trường hợp hàng thất lạ hoặc lô hàng được đặt bởi nhiều khách hàng, kho sẽ gặp khó khăn trong việc  phân biệt các gói hàng/sản phẩm.

Kiểm kê kho bằng mã vạch như thế nào?

Kiểm kê kho bằng mã vạch là một quy trình hiệu quả và chính xác để theo dõi, quản lý hàng tồn kho. Mỗi sản phẩm hoặc lô hàng được gán một mã số duy nhất, thường được mã hóa dưới dạng mã vạch có thể quét được. 

Khi hàng hóa đến hoặc ra khỏi kho, nhân viên sử dụng máy quét mã vạch để ghi lại thông tin hoặc hệ thống quản lý kho sẽ tự động nhận dạng thông tin như mã hàng, số lượng, vị trí lưu trữ của hàng hóa trong kho. Đây sẽ là một giải pháp tối ưu và toàn diện trong quy trình kiểm kho trong tương lai.

Lợi ích của việc kiểm kê kho bằng mã vạch

Việc kiểm kê kho bằng mã vạch mang lại nhiều lợi ích đáng kể so với các phương pháp truyền thống như kiểm kê thủ công hay sử dụng phần mềm nhập liệu. Vậy những lợi ích cụ thể của việc kiểm kê kho bằng mã hàng hóa là gì?

Tăng hiệu suất và hiệu quả quá trình kiểm kê

Trước tiên, sử dụng mã vạch giúp tăng đáng kể tốc độ và độ chính xác của quá trình kiểm kê. Theo nghiên cứu của Viện Quản lý Hậu cần (LMI), việc áp dụng công nghệ mã vạch đã giảm thiểu 63.9% sai sót so với kiểm kê thủ công tại các kho của Bộ Quốc phòng Hoa Kỳ.

Việc lưu trữ sau kiểm kê cũng được tối ưu bởi thay vì tốn thời gian và nhân lực lưu trữ thủ công, hệ thống quét mã sẽ tự động quét và nhập thông tin lên phần mềm quản lý kho.

Giảm thời gian, nhân công và chi phí trong quá trình kiểm kê

Thứ hai, giảm đáng kể sự lãng phí thời gian và công sức của nhân viên kho. Công ty Monster đã tính toán rằng họ tiết kiệm được 1.150 giờ lao động mỗi năm sau khi triển khai hệ thống kiểm kê kho bằng mã vạch, tiết kiệm hơn 25.000 USD chi phí nhân công.

Doanh nghiệp cũng có thể theo dõi các đơn hàng và hàng tồn trong kho trên hệ thống bất kỳ lúc nào mà không cần tốn thời gian tổng hợp thông tin tại kho, cũng như tiết kiệm chi phí thuê nhân công.

Khả năng truy xuất hàng hóa vượt trội

Ngoài ra, việc sử dụng mã vạch giúp tăng tính minh bạch và khả năng truy xuất nguồn gốc hàng hóa. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các ngành như thực phẩm, dược phẩm hay vật tư y tế. Theo GS.SupplyChainBrain, 76% các công ty đã đạt được khả năng truy xuất nguồn gốc sản phẩm tốt hơn nhờ sử dụng mã vạch.

Khả năng tích hợp cao

Cuối cùng, kiểm kê kho bằng mã vạch mang lại khả năng tích hợp dữ liệu và thông tin hàng tồn kho với các hệ thống phần mềm quản lý khác như MES system, WMS dễ dàng hơn. Điều này giúp nâng cao hiệu quả quản lý chuỗi cung ứng và quá trình ra quyết định kinh doanh.

Tất cả những lợi ích trên đây đã khiến ngày càng nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ áp dụng công nghệ mã vạch vào quá trình kiểm kê và quản lý kho hàng của họ.

Quy trình kiểm kê kho bằng mã vạch sản phẩm

Việc kiểm kê hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý vận hành kho hiệu quả. Một quy trình kiểm kê kho chính xác và kịp thời bằng công nghệ mã vạch sẽ giúp doanh nghiệp có được thông tin cập nhật về tình trạng hàng tồn, từ đó đưa ra các quyết định điều phối nguồn lực phù hợp.

Quy trình kiểm kê kho bằng mã vạch sản phẩm bao gồm các bước chính sau:

Bước 1: Lập kế hoạch kiểm kê và chuẩn bị thiết bị

Quản lý cần xác định phạm vi, thời gian, nhân sự thực hiện kiểm kê để đảm bảo việc kiểm kê được tiến hành đồng bộ. Đồng thời, chuẩn bị đầy đủ thiết bị như máy quét mã vạch di động, máy tính xách tay hoặc máy tính bảng, phần mềm quản lý kho được tích hợp công nghệ mã vạch.

Nhân viên kho cũng cần đảm bảo mã vạch của tất cả mặt hàng đã được cập nhật chính xác trong hệ thống quản lý kho.

Bước 2: Quét mã vạch và kiểm kê

Đối với các kho thủ công, nhân viên vẫn phải sử dụng máy quét mã vạch di động để quét từng mã vạch trên các mặt hàng trong kho, dữ liệu sẽ được truyền về hệ thống quản lý kho.

• Đối chiếu dữ liệu: Phần mềm quản lý kho sẽ đối chiếu dữ liệu thu thập từ việc quét mã vạch với dữ liệu hàng tồn có trong hệ thống, từ đó xác định các mặt hàng thiếu hụt, thừa hoặc không khớp.
• Báo cáo kết quả: Sau khi hoàn tất việc đối chiếu, hệ thống sẽ tạo ra báo cáo chi tiết về tình trạng hàng tồn kho, giúp nhà quản lý có cái nhìn toàn diện và đưa ra các hành động điều chỉnh phù hợp.

Việc sử dụng công nghệ mã vạch cũng giúp giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công, đồng thời tăng tính minh bạch và truy xuất nguồn gốc trong quá trình quản lý hàng tồn kho. Tuy nhiên, những quy trình kiểm kê trên vẫn tốn rất nhiều thời gian do nhân viên vẫn cần đi quét từng mã trên các gói hàng. 

Do vậy, rất nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng WMS sử dụng công nghệ quét mã vạch có hệ thống kiểm kê hàng hóa bằng mã vạch vào quy trình quản lý kho nói chung và quy trình kiểm kê nói riêng để tối ưu hoạt động trong kho toàn diện và tiết kiệm nhất. 

>>Xem thêm: Hệ thống quản lý kho bằng mã hàng hóa là gì?

SEEACT – Hệ thống quản lý kho bằng mã vạch tốt nhất thị trường  

Hiểu được khó khăn của các doanh nghiệp khi quy trình quản lý kho thủ công và quy trình kiểm kê thủ công nói riêng đều rất dễ sai sót và tốn thời gian, nhân lực: Daco cho ra đời hệ thống giải pháp cho doanh nghiệp sản xuất SEEACT-WMS.

Hệ thống quản lý kho SEEACT-WMS nổi bật như một giải pháp tiên tiến trên thị trường, tích hợp công nghệ mã vạch hiện đại để tối ưu hóa quy trình vận hành kho, bao gồm cả quy trình kiểm kê. 

Vì được tích hợp hệ thống Barcode, tự động quét và nhập thông qua thiết bị chuyên dụng hoặc thông qua chính điện thoại thông minh, SEEACT là giải pháp hoàn hảo giúp tiết kiệm thời gian cho các nhà quản lý kho trong cả quá trình xuất/nhập và kiểm kê kho hàng. 

Thay vì phải thực hiện việc đối chiếu sau  kiểm kê bằng cách thủ công, doanh nghiệp cũng có thể theo dõi lịch sử giao dịch nhanh chóng vì phần mềm của SEEACT tự động ghi nhận và dễ dàng truy xuất lịch sử trên phần mềm. Ngoài ra, với khả năng theo dõi hàng hóa theo thời gian thực, SEEACT-WMS giúp doanh nghiệp nâng cao độ chính xác trong kiểm kê, giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu suất làm việc.

Đặc biệt, hệ thống này cung cấp giao diện cá nhân hóa cho từng doanh nghiệp khách hàng, cho phép nhân viên dễ dàng quản lý từ nhập kho đến xuất kho. SEEACT-WMS còn tích hợp các tính năng phân tích dữ liệu nâng cao, giúp ra quyết định chiến lược về quản lý tồn kho và tối ưu hóa không gian lưu trữ. 

>> Xem thêm: Tìm hiểu về hệ thống SEEACT-WMS

Kết luận

Kiểm kê kho bằng mã vạch là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng. Việc áp dụng công nghệ này hứa hẹn sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, giảm thiểu sai sót và gia tăng lợi nhuận.