Kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả và quy trình kiểm kê hàng tồn kho

iKiểm soát hàng tồn kho đóng vai trò then chốt trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc kiểm kê hàng tồn kho định kỳ giúp đảm bảo số lượng hàng thực khớp với ghi chép. Từ đó hỗ trợ quản lý kho hiệu quả, tối ưu hóa chi phí và nâng cao lợi nhuận. Trong bài viết này, DACO sẽ cung cấp cho bạn quy trình và bí quyết để thực hiện kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả.

Kiểm kê hàng tồn kho là gì?

Kiểm kê hàng tồn kho là một quá trình nhằm đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của hoạt động kinh doanh. Đây là hoạt động kiểm tra thực tế số lượng hàng hóa có trong kho so với số liệu ghi nhận trên sổ sách.

Việc kiểm kê hàng tồn kho giúp doanh nghiệp xác định chính xác lượng hàng tồn kho hiện có, tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa. Ngoài ra, kiểm kê sẽ phát hiện sai sót, thất thoát hàng hóa. Qua đó có thể xác định nguyên nhân và đề ra biện pháp khắc phục. Thông qua kiểm kê, doanh nghiệp có thể đánh giá tính chính xác của hệ thống quản lý kho. Từ đó phát hiện những điểm yếu và cải tiến quy trình.

Bên cạnh đó, nhiều quy định pháp lý về kế toán và thuế đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện kiểm kê hàng tồn kho định kỳ. Vì thế, quy trình kiểm kê sẽ giúp doanh nghiệp tránh khỏi những vấn đề về pháp lý.

Biên bản kiểm kê hàng tồn kho là gì?

Nếu như nói kiểm kê hàng tồn kho chính là chìa khóa cho quản lý kho hiệu quả thì biên bản kiểm kê sẽ là bức tranh toàn cảnh phản ánh chính xác tình trạng hàng hóa trong kho tại thời điểm kiểm kê. Cùng khám phá xem vì sao lại có nhận định này nhé!

Khái niệm biên bản kiểm kê hàng tồn kho

Biên bản kiểm kê hàng tồn kho là một tài liệu quan trọng trong quản lý kho hàng. Tài liệu cung cấp thông tin chính xác về tình trạng hàng tồn kho tại một thời điểm nhất định. Đây là quá trình đánh giá và xác nhận số lượng, chủng loại và giá trị của hàng hóa đang tồn trữ trong kho.

Quá trình kiểm kê hàng tồn kho thường được thực hiện định kỳ hoặc đột xuất, tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu của doanh nghiệp. Biên bản kiểm kê hàng tồn kho cần phải được ghi chép chi tiết, chính xác. Biên bản bao gồm các thông tin như:

• Mã hàng
• Tên hàng
• Số lượng
• Đơn vị tính, giá trị
• Vị trí lưu trữ
• Các ghi chú khác 

Việc lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho đòi hỏi sự tham gia của nhiều bên liên quan, bao gồm nhân viên kho, kế toán và quản lý. Quá trình này cần được thực hiện một cách khoa học, có hệ thống và tuân thủ các quy định, quy trình kiểm kê được đề ra. 

Vì sao cần biên bản kiểm kê hàng tồn kho

Biên bản kiểm kê hàng tồn kho là một tài liệu vô cùng quan trọng trong quá trình quản lý kho hàng. Tài liệu này đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kho hàng. Ngoài ra còn giúp phát hiện sự khác biệt giữa hàng thực tế và hàng ghi sổ. Điều này giúp doanh nghiệp có thể điều chỉnh kịp thời, ngăn ngừa tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá mức. Từ đó tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực và kiểm soát chi phí hiệu quả hơn.

Bằng các phương pháp như kiểm kê định kỳ,… doanh nghiệp có thể biết được số lượng chính xác của từng mặt hàng trong kho. Qua đó đánh giá đúng tình trạng tồn kho và đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán. Việc kiểm kê hàng tồn kho giúp phát hiện kịp thời những sai lệch giữa số lượng hàng thực tế và số liệu ghi nhận. Nhờ đó có biện pháp xử lý và ngăn chặn tình trạng thất thoát, mất mát hàng hóa.

Ngoài ra, biên bản kiểm kê chính là căn cứ để điều chỉnh số liệu kế toán liên quan đến hàng tồn kho. Đảm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc lập báo cáo tài chính.

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Bước 1: Chuẩn bị kiểm kê

Chuẩn bị là bước quan trọng đầu tiên trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho. Trước khi bắt đầu, cần có một kế hoạch kiểm kê chi tiết. Cần xác định rõ thời gian, địa điểm, nhân sự và phương pháp kiểm kê. Việc lập danh sách đầy đủ các mặt hàng, vị trí lưu trữ trong kho là điều cần thiết. Bởi lẽ hoạt động ấy đảm bảo quá trình kiểm kê được thực hiện một cách toàn diện. Cuối cùng, kho hàng phải được sắp xếp gọn gàng để thuận lợi cho quá trình kiểm kê.

Bước 2: Thực hiện kiểm kê

Sau khi chuẩn bị đầy đủ, nhân viên kiểm kê sẽ di chuyển theo lộ trình đã định và kiểm tra từng mặt hàng trong kho bằng các phương pháp như kiểm kê định kỳ,…. Họ phải ghi chép chính xác số lượng thực tế của mỗi mặt hàng. Sau đó phải so sánh với số liệu trong hệ thống quản lý kho. Bất kỳ sự khác biệt nào giữa số liệu thực tế và số liệu hệ thống cũng cần được ghi lại, cùng với nguyên nhân có thể xảy ra (nếu có).

Trong suốt quá trình kiểm kê, nhân viên phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về an toàn và sắp xếp hàng hóa trong kho. Họ cần kiểm tra kỹ lưỡng các khu vực khó tiếp cận hoặc dễ bị bỏ sót. Đảm bảo tính chính xác của số liệu kiểm kê.

Đây là bước khó thực hiện và tốn thời gian, nhân lực nhất trong cả quá trình kiểm kê nên rất nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn hệ thống WMS để tối ưu quy trình. Hệ thống WMS với mã vach/QR Code giúp cho các nhà quản lý dễ dàng kiểm soát vị trí và thông tin của các mặt hàng trong kho, tiết kiệm thời gian kiểm tra.

Bước 3: Điều chỉnh kiểm kê

Sau khi hoàn thành kiểm kê, doanh nghiệp cần xem xét và phân tích tất cả các sự khác biệt giữa số liệu thực tế và số liệu hệ thống. Nhân viên phải xác định nguyên nhân của sự khác biệt. Xác định lỗi nhập liệu, hàng hóa hư hỏng, mất mát hoặc các sai sót khác trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho.

Tiếp theo, số lượng hàng tồn kho trong hệ thống quản lý kho sẽ được điều chỉnh để phản ánh chính xác tình trạng thực tế. Tất cả các điều chỉnh đã thực hiện và lý do của chúng cần được ghi lại cẩn thận. Cuối cùng, các biện pháp khắc phục cần được đề xuất để ngăn ngừa sự khác biệt trong tương lai.

Bước 4: Kết thúc kiểm kê

Sau khi hoàn tất việc điều chỉnh, một báo cáo kiểm kê tổng hợp sẽ được lập trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho. Báo cáo này sẽ cần được xem xét và phê duyệt. Tiếp theo, hệ thống quản lý kho hàng sẽ được cập nhật với số liệu điều chỉnh sau kiểm kê. Tất cả tài liệu kiểm kê cần phải được lưu trữ để tham khảo và đối chiếu trong tương lai.

Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho

Quá trình kiểm kê hàng tồn kho là hoạt động thiết yếu trong quản lý kho. Vì vậy việc lựa chọn phương pháp kiểm kê phù hợp đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Trong phần này, DACO sẽ giới thiệu những phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phổ biến. Các phương pháp lần lượt là kiểm kê định kỳ, kiểm kê thường xuyên, kiểm kê một phần và kiểm kê theo mẫu.

Kiểm kê định kỳ

Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ là một phương pháp phổ biến được áp dụng bởi nhiều doanh nghiệp. Đây là quá trình kiểm đếm thực tế số lượng hàng hóa có trong kho vào những thời điểm nhất định, thường là cuối năm tài chính hoặc cuối quý. 

Phương pháp này không đòi hỏi quá nhiều công sức và chi phí trong quá trình triển khai. Nhân viên chỉ cần kiểm đếm hàng hóa trong kho vào những thời điểm nhất định.  Kết quả kiểm kê sẽ được đối chiếu với số liệu trong sổ sách kế toán. Giúp phát hiện và điều chỉnh các sai lệch, đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính.

Tuy nhiên, việc kiểm kê chỉ diễn ra vào những thời điểm nhất định. Do đó không thể cung cấp thông tin về tình trạng hàng tồn kho liên tục trong quá trình hoạt động. Từ đó, các sai sót hoặc thất thoát chỉ có thể được phát hiện vào thời điểm kiểm kê. Điều này có thể dẫn đến việc không xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.

Kiểm kê thường xuyên

Bên cạnh việc kiểm kê định kỳ, phương pháp kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên, hay còn gọi là kiểm kê liên tục, cũng là một trong những phương pháp phổ biến để kiểm soát và quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Với phương pháp này, quá trình kiểm kê không chỉ diễn ra vào một thời điểm nhất định . Qúa trình được thực hiện liên tục trong suốt năm tài chính.

Khi áp dụng phương pháp kiểm kê thường xuyên, doanh nghiệp sẽ chia kho hàng thành nhiều nhóm hoặc vùng khác nhau. Mỗi nhóm hoặc vùng này sẽ được kiểm kê định kỳ theo một lịch trình như hàng tuần, hàng quý. Việc kiểm kê sẽ luân phiên diễn ra giữa các nhóm hoặc vùng khác nhau. Đảm bảo rằng toàn bộ kho hàng đều được kiểm tra đầy đủ trong một chu kỳ nhất định.

Ưu điểm của phương pháp kiểm kê thường xuyên là phát hiện sớm các sai lệch hoặc lỗi trong quá trình quản lý kho hàng. Điều này giúp doanh nghiệp có thể nhanh chóng xử lý và khắc phục các vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng hơn

Tuy nhiên, phương pháp kiểm kê thường xuyên cũng đòi hỏi nhiều nỗ lực và nguồn lực hơn so với các phương pháp kiểm tra khác.

Kiểm kê một phần

Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho một phần thường được áp dụng trong quản lý kho hàng. Với phương pháp này, thay vì kiểm kê toàn bộ kho hàng cùng một lúc, các nhân viên kho chỉ tập trung vào một phần của kho hàng trong một thời điểm nhất định.

Điểm đặc biệt là việc kiểm kê từng phần kho hàng cho phép các hoạt động kinh doanh khác vẫn diễn ra bình thường ở những khu vực không được kiểm kê. Điều này giúp giảm thiểu tác động đến hoạt động kinh doanh hằng ngày.

Cũng vì đặc điểm ấy nên khi kiểm kê từng phần kho hàng, việc đối chiếu và tổng hợp dữ liệu từ các phần khác nhau có thể gặp khó khăn. Nó đòi hỏi sự chính xác và tính hệ thống cao khi ghi chép và lưu trữ dữ liệu. 

Kiểm kê theo mẫu

Kiểm kê hàng tồn kho theo mẫu là một phương pháp phổ biến trong quản lý kho hàng. Phương pháp này đề cập đến việc tiến hành kiểm tra và đối chiếu lượng hàng tồn kho thực tế với số liệu ghi chép trong hệ thống quản lý kho bằng cách sử dụng các mẫu kiểm kê được thiết kế sẵn.

Phương pháp kiểm kê theo mẫu có ưu điểm như kiểm kê định kỳ. Đó là dễ thực hiện và có tính hệ thống. Tuy nhiên, nó cũng có vài nhược điểm. Ví dụ: Khả năng sai sót do ghi chép hoặc bỏ sót mặt hàng trong quá trình kiểm kê. Do đó, việc đào tạo nhân viên và thiết kế mẫu kiểm kê hiệu quả là rất quan trọng.

>> Xem thêm: Cách kiểm kê hàng hóa hiệu quả trong kho

Kết luận

Việc áp dụng quy trình kiểm kê hợp lý cùng những bí quyết hữu ích được chia sẻ trong bài viết này có thể giúp doanh nghiệp thực hiện kiểm kê hiệu quả. Đồng thời đảm bảo tính chính xác của số liệu hàng tồn kho. 

Tuy nhiên, chỉ hiểu được rằng để các quy trình kiểm kê và xuất/nhập trong kho diễn ra tối ưu và toàn diện nhất thì quy trình và các phương pháp là chưa đủ. DACO đã triển khai ra hệ thống quản lý kho thông minh SEEACT – WMS. Với mục tiêu hướng đến chuyển đổi số 4.0 toàn diện cho các doanh nghiệp sản xuất và đặc biệt là khả năng cung cấp số liệu về kho tại thời gian thực, SEEACT-WMS chắc chắn sẽ là công cụ hoàn hảo để giúp các nhà quản lý kiểm kê hàng tồn kho nhanh chóng và chính xác. Một số lợi ích vượt trội của SEEACT-WMS có thể kể đến:

• Thay thế việc ghi chép thủ công bằng việc quét mã vạch. Giúp tiết kiệm thời gian, công sức và giảm thiểu sai sót do con người.
• Hệ thống tự động cập nhật thông tin số lượng hàng hóa theo thời gian thực.

• Hệ thống cảnh báo khi hàng hóa sắp hết hạn sử dụng, tồn kho thấp hoặc dư thừa. Hỗ trợ việc ra quyết định mua sắm hợp lý.

• Giúp theo dõi nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa, truy vết lịch sử di chuyển trong kho.
• Nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho. Giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa chi phí lưu kho.

• Kết nối với hệ thống quản lý sản xuất MES, giúp tự động hóa quy trình nhập kho, xuất kho, thanh toán.

>Xem thêm: Hệ thống giải pháp cho nhà kho thông minh SEEACT – WMS

————————————————————-

SEEACT-MES – NO.1 ON MES IN VIETNAM

Địa chỉ: Số 146, Đường Cầu Bươu, Xã Tân Triều, Huyện Thanh Trì, Thành Phố Hà Nội

Hotline: 0359.206.636

Email: seeact@dacovn.com

Website: www.seeact.vn