Lập kế hoạch mua hàng chi tiết từ A đến Z

Một kế hoạch mua hàng chi tiết không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, kiểm soát hàng tồn kho mà còn đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất và kinh doanh. Vậy làm thế nào để xây dựng một kế hoạch hoàn chỉnh? Cùng DACO tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây!

Kế hoạch mua hàng là gì?

Kế hoạch mua hàng là một chiến lược được doanh nghiệp vạch ra để xác định nhu cầu nguyên vật liệu, hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Nó bao gồm việc dự báo nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán giá cả, xác định số lượng và thời điểm mua hàng sao cho tối ưu chi phí và đảm bảo nguồn cung ứng ổn định.

6 Yếu tố chính của kế hoạch mua hàng là gì?

Để xây dựng kế hoạch mua hàng toàn diện và hiệu quả, doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng 6 yếu tố chính sau đây:

1. Mục tiêu mua sắm

Mục tiêu mua sắm chính là cốt lõi cho toàn bộ kế hoạch, xác định rõ ràng mục đích cuối cùng và kết quả mong muốn mà doanh nghiệp hướng đến. Mục tiêu có thể là giảm thiểu chi phí, nâng cao chất lượng hàng hóa, tăng hiệu quả hoạt động mua sắm hoặc đảm bảo nguồn cung ứng kịp thời.

2. Phạm vi công việc

Phạm vi công việc xác định rõ ràng ranh giới của dự án mua hàng, liệt kê chi tiết tất cả các loại hàng hóa, nguyên vật liệu và dịch vụ cần thiết. Việc xác định phạm vi công việc rõ ràng giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt quá trình mua sắm, tránh phát sinh những nhu cầu bất ngờ, đồng thời đảm bảo mọi yếu tố cần thiết đều được xem xét đầy đủ.

3. Phương pháp mua hàng

Yếu tố này mô tả chi tiết quy trình mua hàng mà doanh nghiệp sẽ áp dụng, bao gồm các phương pháp tiếp cận nhà cung cấp, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Các phương pháp mua sắm phổ biến bao gồm đấu thầu, đàm phán trực tiếp hoặc thiết lập mối quan hệ hợp tác lâu dài với nhà cung cấp chiến lược.

4. Ngân sách và thời gian

Ngân sách và thời gian là hai yếu tố quan trọng, quyết định đến tính khả thi của kế hoạch. Doanh nghiệp cần dự trù ngân sách cho toàn bộ hoạt động mua sắm, ước tính chi phí cho từng hạng mục và xác định rõ ràng khung thời gian cho mỗi giai đoạn. Điều này giúp đảm bảo quá trình mua hàng diễn ra đúng tiến độ, hiệu quả và tránh lãng phí nguồn lực.

5. Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp

Để lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất, doanh nghiệp cần thiết lập các tiêu chí đánh giá rõ ràng, bao gồm các yếu tố như chất lượng hàng hóa, giá cả, uy tín, năng lực cung ứng, thời gian giao hàng, chính sách hậu mãi,… Dựa trên những tiêu chí này, doanh nghiệp có thể so sánh, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng tốt nhất nhu cầu của mình.

6. Điều khoản và điều kiện hợp đồng

Yếu tố này bao gồm tất cả các điều khoản và điều kiện sẽ được áp dụng trong hợp đồng mua bán với nhà cung cấp, chẳng hạn như điều khoản thanh toán, chính sách bảo hành, trách nhiệm của các bên, các hình phạt khi vi phạm hợp đồng,… Việc làm rõ các điều khoản này ngay từ đầu giúp hạn chế tối đa các tranh chấp phát sinh trong quá trình hợp tác.

Lập kế hoạch mua hàng là gì?

Đây là một quá trình mang tính chiến lược, bao gồm việc tổ chức và thiết lập các bước cụ thể nhằm đáp ứng nhu cầu về hàng hóa của một tổ chức/doanh nghiệp. Thay vì chỉ đơn thuần là hoạt động mua sắm, đây còn là việc xác định rõ ràng những mặt hàng cần thiết, đánh giá kỹ lưỡng các nhà cung cấp tiềm năng, xác định ngân sách và thời gian mua hàng phù hợp.

Quá trình này cũng bao gồm việc đặt ra các yêu cầu và tiêu chuẩn chất lượng, thiết lập quy trình mua hàng hiệu quả và các phương pháp đánh giá để tối ưu hóa hiệu quả. Lập kế hoạch đặt hàng đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro, đảm bảo chất lượng hàng hóa và dịch vụ, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Hơn nữa, việc này còn giúp củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp, xây dựng chuỗi cung ứng ổn định, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

Căn cứ lập kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp sản xuất

Để lập kế hoạch chính xác và hiệu quả, doanh nghiệp sản xuất cần dựa trên nhiều căn cứ quan trọng. 

Đầu tiên phải kể đến BOM (Bill of Materials), đây là danh sách chi tiết các nguyên vật liệu, linh kiện cần thiết để sản xuất ra một sản phẩm hoàn chỉnh.  

Tiếp theo, doanh nghiệp cần nắm rõ lượng hàng tồn kho hiện tại (On-hand inventory) và lượng hàng đang được vận chuyển (In-coming inventory). Bên cạnh đó, thời gian giao hàng (Leadtime) cũng là một yếu tố quan trọng cần được xem xét. Leadtime là khoảng thời gian từ lúc đặt hàng cho đến khi nhận được hàng, yếu tố này phụ thuộc vào nhà cung cấp và loại hàng hóa.

Ngoài những căn cứ cơ bản trên, doanh nghiệp cần xem xét thêm các yếu tố sau:

• Nhu cầu dự báo (Gross Requirement) 
• Kế hoạch nhận hàng (Scheduled Receipt) 
• Tồn kho dự kiến (Projected On Hand) 
• Nhu cầu ròng dự kiến (Projected Net Requirement) 
• Số lượng nhận hàng kế hoạch (Planned Order Receipt) 
• Thời điểm đặt hàng (Planned Order Release)

>>>Xem thêm: Bật mí cách quản trị mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất

Vai trò của việc lập kế hoạch mua hàng

Lập kế hoạch đặt hàng đóng vai trò then chốt trong việc tối ưu hóa nguồn lực của doanh nghiệp. Một kế hoạch hiệu quả không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và công sức mà còn đảm bảo sự ổn định của chuỗi cung ứng, giảm thiểu rủi ro thiếu hụt nguyên vật liệu hoặc tồn kho quá mức. 

Đồng thời, đây còn là nền tảng để nâng cao uy tín, chất lượng sản phẩm, dịch vụ, hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác trong việc lựa chọn nhà cung cấp và đàm phán giá cả.

Cách lập kế hoạch mua hàng hiệu quả

Một kế hoạch đặt hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, đảm bảo nguồn cung ứng ổn định và nâng cao năng lực cạnh tranh. Dưới đây là 4 bước quan trọng để xây dựng kế hoạch mua hàng hoàn chỉnh:

Bước 1: Xác định mục tiêu và nhu cầu mua hàng

Trước khi bắt đầu mua hàng, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng nhu cầu về hàng hóa, nguyên vật liệu và dịch vụ. Hoạt động này bao gồm việc dự báo nhu cầu trong tương lai, phân tích thị trường và đánh giá năng lực cạnh tranh của đối thủ.

Dựa trên nhu cầu đã xác định, doanh nghiệp cần thiết lập mục tiêu cụ thể cho quá trình mua sắm. Mục tiêu có thể là giảm thiểu chi phí, nâng cao chất lượng hàng hóa, đảm bảo nguồn cung kịp thời hoặc tối ưu hóa hiệu quả hoạt động mua hàng.

Cùng với việc xác định mục tiêu, doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp mua hàng phù hợp, ví dụ như:

• Mua hàng theo nhu cầu: Mua hàng dựa trên nhu cầu thực tế phát sinh.
• Mua hàng theo lô lớn: Mua hàng với số lượng lớn để tối ưu chi phí và thời gian.

Bước 2: Xây dựng đội ngũ và chính sách

Doanh nghiệp cần thành lập một đội ngũ mua hàng chuyên nghiệp, có kinh nghiệm và kỹ năng đàm phán tốt. Đội ngũ này sẽ chịu trách nhiệm xác định nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán giá cả, quản lý đơn hàng và kiểm soát chất lượng.

Ngoài ra, việc thiết lập các quy định, nguyên tắc và hướng dẫn cần rõ ràng để áp dụng trong quá trình mua hàng. Chính sách mua hàng cần bao gồm các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp, quy trình đàm phán, điều kiện thanh toán, chính sách bảo hành và đổi trả.

Bước 3: Triển khai kế hoạch và quản lý nhà cung cấp

• Nghiên cứu thị trường: Tiến hành nghiên cứu thị trường để tìm kiếm và đánh giá các nhà cung cấp tiềm năng dựa trên các tiêu chí về chất lượng, giá cả, uy tín, năng lực cung ứng và dịch vụ hậu mãi.
• Lựa chọn nhà cung cấp: Sau khi đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất với nhu cầu và tiêu chí của doanh nghiệp.
• Quản lý nhà cung cấp: Xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài với nhà cung cấp, thường xuyên giám sát và đánh giá hiệu quả hoạt động của họ.
• Kiểm soát chất lượng: Đảm bảo nhà cung cấp tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng đã thỏa thuận.

Bước 4: Đánh giá chiến lược mua hàng

Sau khi hoàn thành một chu kỳ mua hàng, doanh nghiệp cần đánh giá lại hiệu quả của kế hoạch dựa trên các chỉ số như tỷ lệ giao hàng đúng hạn, chất lượng hàng hóa, chi phí mua hàng và mức độ hài lòng của khách hàng.

Dựa trên kết quả đánh giá, tiến hành điều chỉnh, bổ sung và cải thiện quy trình mua hàng để nâng cao hiệu quả cho các lần mua hàng tiếp theo.

Hy vọng rằng những thông tin chi tiết trong bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp bạn xây dựng được một kế hoạch mua hàng tối ưu, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và đạt được mục tiêu đề ra.

Bên cạnh đó, đừng quên tận dụng các công cụ hỗ trợ và phần mềm quản lý để tối ưu hóa quy trình mua hàng, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Chúc bạn thành công!