5 bước hoạch định năng lực sản xuất hiệu quả

Hoạch định năng lực sản xuất là yếu tố then chốt để doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và đạt được mục tiêu tăng trưởng. Xác định chính xác năng lực sản xuất giúp doanh nghiệp dự báo nhu cầu thị trường, phân bổ nguồn lực hiệu quả, giảm thiểu lãng phí và nâng cao năng suất. 

Bài viết dưới đây của DACO sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về hoạch định năng lực sản xuất, từ các khái niệm cơ bản, tầm quan trọng, đến các bước thực hiện và những lưu ý quan trọng.

Hoạch định năng lực sản xuất là gì?

Hoạch định năng lực sản xuất (Production Capacity Planning) là một quá trình quan trọng, đóng vai trò then chốt trong việc vận hành và phát triển của doanh nghiệp. Về cơ bản, đây là quá trình xác định và chuẩn bị các nguồn lực cần thiết, bao gồm: con người, máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu…để sản xuất hiệu quả và đáp ứng nhu cầu thị trường.

Nói cách khác, hoạch định năng lực sản xuất giúp doanh nghiệp trả lời câu hỏi: “Chúng ta có thể sản xuất được bao nhiêu?” và “Làm thế nào để sản xuất hiệu quả nhất?”.

Bằng cách phân tích nhu cầu thị trường, dự báo biến động và đánh giá năng lực hiện tại, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định chính xác về việc đầu tư, nâng cấp, mở rộng hoặc thu hẹp quy mô sản xuất. Điều này giúp đảm bảo rằng hoạt động sản xuất luôn đáp ứng được nhu cầu, đồng thời tối ưu hóa chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh.

>>>Có thể bạn muốn biết: Năng lực sản xuất là gì? Làm thế nào để cải thiện?

Mục tiêu của hoạch định năng lực sản xuất là gì?

Mục tiêu cốt lõi của hoạch định năng lực SX chính là cân bằng nguồn lực sẵn có với nhu cầu sản xuất thực tế, đảm bảo doanh nghiệp vận hành hiệu quả và đạt được mục tiêu kinh doanh.

Để đạt được sự cân bằng này, doanh nghiệp cần thực hiện một số mục tiêu cụ thể sau:

• Đáp ứng nhu cầu thị trường: Đảm bảo năng lực sản xuất đủ để đáp ứng nhu cầu khách hàng, tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa gây mất cơ hội kinh doanh.
• Tối ưu hóa chi phí: Phân bổ nguồn lực hiệu quả, giảm thiểu lãng phí trong quá trình sản xuất, từ đó nâng cao lợi nhuận.
• Nâng cao năng suất: Tận dụng tối đa năng lực của máy móc, thiết bị và nhân công, rút ngắn thời gian sản xuất, tăng sản lượng đầu ra.
• Cải thiện chất lượng sản phẩm: Đảm bảo quy trình sản xuất ổn định, kiểm soát chất lượng đầu ra, đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu cầu của khách hàng.
• Tăng sức cạnh tranh bằng cách tối ưu hóa hiệu quả sản xuất, giảm thiểu chi phí và cải thiện chất lượng sản phẩm.
• Duy trì sự linh hoạt: Xây dựng kế hoạch sản xuất linh hoạt, có khả năng thích ứng với các biến động của thị trường và nhu cầu khách hàng.

Tại sao doanh nghiệp cần phải hoạch định nguồn lực sản xuất?

Hoạch định năng lực sản xuất của doanh nghiệp đóng vai trò then chốt trong việc tối ưu hóa hoạt động sản xuất và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Cụ thể bao gồm:

Tối ưu hóa chuỗi cung ứng

Hoạch định năng lực SX chính xác giúp doanh nghiệp dự báo nhu cầu nguyên vật liệu, từ đó tối ưu hóa quy trình mua hàng, vận chuyển và quản lý kho. Việc đồng bộ thông tin giữa bộ phận sản xuất và các nhà cung cấp giúp đảm bảo nguồn cung ứng ổn định, giảm thiểu rủi ro gián đoạn sản xuất và đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường.

Đảm bảo nguồn cung hàng hóa

Nhờ dự báo chính xác nhu cầu thị trường và năng lực sản xuất, doanh nghiệp có thể chủ động điều chỉnh kế hoạch sản xuất, đảm bảo luôn có đủ hàng hóa để cung ứng. Điều này giúp tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa, đáp ứng nhu cầu khách hàng và duy trì uy tín trên thị trường.

Phân bố nhân lực hợp lý

Hoạch định năng lực SX cung cấp thông tin về nhu cầu nhân lực cho từng giai đoạn sản xuất, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp tuyển dụng, đào tạo và phân công lao động phù hợp. Việc bố trí đủ nhân lực với kỹ năng phù hợp giúp nâng cao năng suất lao động và đảm bảo tiến độ sản xuất.

Tiết kiệm chi phí

Hoạch định năng lực còn giúp doanh nghiệp xác định và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, từ nguyên vật liệu, máy móc đến nhân công. Việc tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm thiểu lãng phí và sử dụng năng lượng hiệu quả góp phần giảm thiểu chi phí sản xuất, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Nâng cao năng lực giao hàng

Bằng cách tối ưu hóa quy trình sản xuất và quản lý kho bãi, doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian sản xuất và giao hàng, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu khách hàng. Điều này giúp nâng cao sự hài lòng của khách hàng, tăng cường uy tín và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Quản lý rủi ro hiệu quả

Việc hoạch định giúp doanh nghiệp dự đoán và phòng ngừa các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình sản xuất, từ sự cố máy móc, biến động thị trường đến thiếu hụt nguyên vật liệu. Việc có kế hoạch dự phòng giúp doanh nghiệp chủ động ứng phó với các tình huống bất ngờ, giảm thiểu thiệt hại và duy trì hoạt động sản xuất ổn định.

Xác định và xử lý điểm nghẽn quy trình

Thông qua việc theo dõi và đánh giá hiệu quả sản xuất, doanh nghiệp có thể nhận diện các điểm nghẽn, điểm yếu trong quy trình sản xuất. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các giải pháp cải tiến, nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm và hiệu quả hoạt động.

5 Bước hoạch định năng lực sản xuất chi tiết

Hoạch định năng lực sản xuất của doanh nghiệp là một quá trình gồm nhiều bước, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và thực hiện bài bản. Dưới đây là các bước cần thiết để xây dựng một kế hoạch hoạch định hiệu quả:

Bước 1: Phân tích nhu cầu và đánh giá năng lực hiện tại

Trước khi bắt đầu hoạch định, doanh nghiệp cần hiểu rõ nhu cầu sản xuất của mình. Điều này bao gồm việc dự báo nhu cầu thị trường, phân tích đơn đặt hàng và đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến sản lượng. Đồng thời, doanh nghiệp cần đánh giá năng lực sản xuất hiện tại, bao gồm năng lực của máy móc, thiết bị, nhân công và các nguồn lực khác. 

Bước này giúp xác định khoảng cách giữa nhu cầu và năng lực, từ đó đưa ra quyết định điều chỉnh phù hợp.

Bước 2: Xác định mục tiêu và chỉ số KPI

Mục tiêu của việc hoạch định cần được xác định rõ ràng, có thể là tăng sản lượng, giảm chi phí, cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực. Đồng thời, doanh nghiệp cần thiết lập các chỉ số KPI (Key Performance Indicator) để đo lường hiệu quả của kế hoạch, ví dụ như tỷ lệ sử dụng máy móc, năng suất lao động, tỷ lệ hàng lỗi, thời gian hoàn thành đơn hàng…

>>>Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng bộ KPI trong sản xuất hiệu quả

Bước 3: Lựa chọn chiến lược

Có nhiều chiến lược hoạch định khác nhau, doanh nghiệp cần lựa chọn chiến lược phù hợp với đặc thù hoạt động sản xuất và mục tiêu kinh doanh. Dưới đây là một số chiến lược phổ biến:

• Chiến lược đuổi theo nhu cầu (Chase Strategy): Điều chỉnh năng lực sản xuất theo biến động của nhu cầu thị trường.
• Chiến lược ổn định năng lực (Level Strategy): Duy trì năng lực sản xuất ổn định, sử dụng biện pháp dự trữ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu biến động.
• Chiến lược kết hợp (Hybrid Strategy): Kết hợp giữa chiến lược đuổi theo nhu cầu và chiến lược ổn định năng lực.

Bước 4: Xây dựng lịch trình và ước tính thời gian

Để đạt hiệu quả cao trong sản xuất, việc xây dựng lịch trình và ước tính thời gian là vô cùng quan trọng. Dù áp dụng chiến lược nào, doanh nghiệp cũng cần xác định rõ ràng từng nhiệm vụ cụ thể cùng thời hạn hoàn thành thực tế.

Việc phân bổ thời gian hợp lý cho mỗi nhiệm vụ không chỉ giúp giám sát tiến độ chặt chẽ mà còn giảm thiểu rủi ro phát sinh. Chính vì vậy, tối ưu hóa tiêu chuẩn công việc và thiết lập quy trình rõ ràng là điều then chốt.

Bước 5: Triển khai, giám sát, đánh giá và điều chỉnh

Sau khi hoàn thành kế hoạch, doanh nghiệp tiến hành triển khai vào thực tế. Trong quá trình thực hiện, cần theo dõi sát sao các chỉ số KPI, đánh giá hiệu quả và điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với những thay đổi của thị trường và tình hình thực tế.

Các thách thức trong hoạch định năng lực sản xuất

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích to lớn, nhưng hoạch định năng lực SX cũng đặt ra không ít thách thức cho các doanh nghiệp. Sau đây là một số khó khăn phổ biến:

1. Sự phức tạp của tổ chức

Đối với các nhà máy có quy mô lớn, cơ cấu tổ chức phức tạp với nhiều bộ phận, phân xưởng, dây chuyền sản xuất khác nhau, việc thu thập thông tin đầy đủ và chính xác về năng lực của từng bộ phận là một thách thức không nhỏ. Điều này có thể dẫn đến sự thiếu đồng bộ trong kế hoạch, gây khó khăn cho việc phân bổ nguồn lực và tối ưu hóa hiệu quả sản xuất.

Ví dụ, việc tổng hợp định mức nguyên vật liệu (BOM) cho một sản phẩm phức tạp đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bộ phận, từ thiết kế, kỹ thuật đến sản xuất và mua hàng. Nếu thông tin không được chia sẻ kịp thời và chính xác, BOM có thể bị sai lệch, dẫn đến thiếu hụt hoặc dư thừa nguyên vật liệu, ảnh hưởng đến tiến độ và chi phí sản xuất.

2. Vướng mắc trong quá trình thu thập dữ liệu

Để dự báo nhu cầu và hoạch định chính xác, nhà máy cần thu thập một lượng lớn dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm:

• Dữ liệu nội bộ: Năng lực máy móc, số lượng nhân công, lượng hàng tồn kho, lịch sử sản xuất…
• Dữ liệu bên ngoài: Nhu cầu thị trường, giá cả nguyên vật liệu, biến động kinh tế…

Để vượt qua thách thức về tốc độ và độ chính xác khi xử lý dữ liệu từ nhiều hệ thống khác nhau, cần có giải pháp hiệu quả cho việc thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu với định dạng và chất lượng không đồng nhất.

3. Biến động khó lường

Việc dự báo và hoạch định năng lực gặp nhiều thách thức do thị trường biến động không ngừng và nhu cầu khách hàng luôn thay đổi. Bên cạnh đó, những yếu tố bất ngờ như thiên tai, dịch bệnh, biến động chính trị… cũng tiềm ẩn nguy cơ gây ảnh hưởng đến nguồn cung ứng nguyên vật liệu, dẫn đến gián đoạn quá trình sản xuất.

4. Thiếu công cụ hỗ trợ

Một số nhà máy vẫn đang áp dụng phương pháp hoạch định truyền thống, phụ thuộc vào các công cụ như bảng tính Excel hoặc các phương pháp thủ công khác. Tuy nhiên, cách tiếp cận này bộc lộ nhiều hạn chế đáng kể, bao gồm:

• Khi quy mô sản xuất mở rộng, lượng dữ liệu cần phân tích cũng tăng theo. Các công cụ truyền thống thường gặp khó khăn trong việc xử lý lượng dữ liệu khổng lồ này một cách hiệu quả.
• Việc nhập liệu và tính toán thủ công tiềm ẩn nhiều rủi ro về sai sót, đặc biệt khi xử lý lượng lớn dữ liệu phức tạp.
• Thị trường luôn biến động, đòi hỏi kế hoạch sản xuất phải được điều chỉnh liên tục. Phương pháp hoạch định truyền thống thường kém linh hoạt, gây khó khăn cho việc cập nhật và thay đổi kế hoạch một cách nhanh chóng.

5. Thiếu nhân lực có chuyên môn

Việc hoạch định hiệu quả đòi hỏi đội ngũ nhân sự có kiến thức chuyên môn về quản lý sản xuất, phân tích dữ liệu và sử dụng các công cụ hỗ trợ. Tuy nhiên, nhiều nhà máy còn thiếu nhân lực có trình độ và kinh nghiệm trong lĩnh vực này.

Bí quyết hoạch định năng lực thành công

Trong bối cảnh thị trường biến động không ngừng, việc hoạch định năng lực SX hiệu quả đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp duy trì tính cạnh tranh và phát triển bền vững. Vậy đâu là bí quyết để doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực và đạt được hiệu quả sản xuất cao nhất?

Ứng dụng công nghệ hiện đại

Công nghệ đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao hiệu quả hoạch định năng lực sản xuất. Nhà máy nên triển khai hệ thống ERP/MES để tự động hóa việc thu thập dữ liệu, cung cấp cái nhìn tổng quan về năng lực sản xuất và hỗ trợ phân tích, dự báo. 

Trong đó, một giải pháp đáng cân nhắc là SEEACT-MES, hệ thống quản lý sản xuất toàn diện giúp kết nối và đồng bộ dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ máy móc, thiết bị đến các bộ phận quản lý kho, quản lý chất lượng, quản lý nhân sự…

SEEACT-MES cho phép tích hợp các hệ thống này vào một nền tảng duy nhất, giúp nhà máy tạo ra một hệ sinh thái dữ liệu thống nhất, giúp doanh nghiệp khai thác tối đa giá trị của dữ liệu, hỗ trợ ra quyết định chính xác hơn.

>>>SEEACT-MES và cách thức ứng dụng vào hoạch định năng lực sản xuất 

Bên cạnh đó, việc ứng dụng AI/Machine Learning giúp nâng cao độ chính xác của dự báo nhu cầu, tối ưu hóa kế hoạch sản xuất và đưa ra cảnh báo sớm về các rủi ro tiềm ẩn. 

Nâng cao năng lực quản lý điều hành công tác sản xuất

Con người là yếu tố quyết định sự thành công của bất kỳ kế hoạch nào. Doanh nghiệp cần đầu tư vào các chương trình đào tạo chuyên sâu để nâng cao kiến thức và kỹ năng cho đội ngũ nhân sự về quản lý sản xuất, phân tích dữ liệu và sử dụng các công cụ hỗ trợ hoạch định. 

Ngoài ra, cần phát triển tư duy phân tích, khuyến khích nhân viên chủ động tìm ra các vấn đề và đề xuất giải pháp cải tiến. Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp để thu hút và giữ chân nhân tài trong lĩnh vực quản lý sản xuất cũng là một yếu tố quan trọng.

Xây dựng quy trình chuẩn

on người là yếu tố quyết định sự thành công của bất kỳ kế hoạch nào. Doanh nghiệp cần đầu tư vào các chương trình đào tạo chuyên sâu để nâng cao kiến thức và kỹ năng cho đội ngũ nhân sự về quản lý sản xuất, phân tích dữ liệu và sử dụng các công cụ hỗ trợ hoạch định. Đồng thời, cần phát triển tư duy phân tích, khuyến khích nhân viên chủ động tìm ra các vấn đề và đề xuất giải pháp cải tiến. Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp để thu hút và giữ chân nhân tài trong lĩnh vực quản lý sản xuất cũng là một yếu tố quan trọng.

Linh hoạt và chủ động

Trong môi trường kinh doanh biến động, sự linh hoạt và chủ động là yếu tố then chốt để thành công. Doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi các chỉ số KPI, phân tích các báo cáo để đánh giá hiệu quả thực hiện kế hoạch và sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch khi có những thay đổi về nhu cầu thị trường, nguồn lực hoặc các yếu tố bên ngoài. 

Xây dựng các kịch bản dự phòng cho các tình huống bất ngờ (thiên tai, dịch bệnh, sự cố kỹ thuật…) cũng là một việc làm cần thiết để giảm thiểu thiệt hại và duy trì hoạt động sản xuất liên tục.

Lời kết

Hoạch định năng lực sản xuất là một quá trình liên tục và cần được điều chỉnh linh hoạt để thích ứng với những thay đổi của thị trường và nội bộ doanh nghiệp. Bằng cách áp dụng những kiến thức và chiến lược phù hợp, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hiệu quả sản xuất, nâng cao năng lực cạnh tranh và đạt được mục tiêu tăng trưởng bền vững.

Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về hoạch định năng lực SX. Để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ xây dựng kế hoạch phù hợp với doanh nghiệp, hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay qua Hotline 0904.675.995!