Hàng tồn kho là gì? Cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất

Bạn đã bao giờ tự hỏi hàng tồn kho là gì và tại sao chúng lại đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh? Nắm vững khái niệm về hàng tồn kho và áp dụng các phương pháp quản lý hiệu quả chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, gia tăng doanh thu và củng cố vị thế trên thị trường. 

Hãy cùng tìm hàng tồn kho là gì và tất tần tật vấn đề liên quan qua bài viết dưới đây!

1. Hàng tồn kho là gì?  

Thông thường khi nhắc đến hàng tồn kho, người ta thường nghĩ đến những lô hàng “ế ẩm”, “tồn đọng” vì không bán được, nhưng thực tế không phải vậy.

Vậy hàng tồn kho là gì? Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 02), hàng tồn kho được định nghĩa là tài sản:

– Được doanh nghiệp sở hữu để bán trong hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường.

– Đang trong quá trình sản xuất/kinh doanh dở dang, chưa hoàn thiện.

– Là các vật tư, nguyên liệu, dụng cụ, thiết bị được sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.

Đặc điểm của hàng tồn kho là gì?

– Tính lưu động: Là một loại tài sản lưu động, hàng tồn kho có khả năng chuyển đổi thành tiền mặt nhanh chóng.

– Tính biến động: Giá trị và số lượng hàng tồn kho thường xuyên thay đổi do quá trình sản xuất, kinh doanh.

– Tính đa dạng: Hàng tồn kho có thể là nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm hoặc hàng hóa, tùy thuộc vào ngành nghề và hoạt động của doanh nghiệp.

Đôi khi, hàng tồn kho cũng có thể là dấu hiệu cảnh báo những vấn đề trong hoạt động kinh doanh. Hàng tồn đọng quá lâu có thể đồng nghĩa với việc sản phẩm khó bán, sản xuất trì trệ, thậm chí giảm chất lượng và tăng chi phí lưu kho. Chính vì vậy, quản lý hàng tồn kho hiệu quả là vô cùng quan trọng.  

2. Hàng tồn kho bao gồm những gì?

Sau khi đã hiểu được hàng tồn kho là gì, tiếp theo chúng ta sẽ tìm hiểu hàng tồn kho bao gồm những gì?

Hàng tồn kho bao gồm: 

– Nguồn vật tư: Các vật liệu, công cụ, dụng cụ được sử dụng trong quá trình sản xuất

– Nguyên vật liệu: Vật liệu thô, mua về chưa đưa vào sản xuất

– Bán thành phẩm (sản phẩm dở dang): Sản phẩm chưa hoàn thiện hoặc đã hoàn thiện nhưng chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm.

– Thành phẩm: Sản phẩm đã hoàn thiện, sẵn sàng để bán

– Hàng hóa: Mặt hàng mua về để bán lại mà không qua gia công, chế biến

– Chi phí sản xuất dở dang: Các chi phí liên quan đến sản phẩm dở dang

Ví dụ: Đối với một doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo thì hàng tồn kho là gì? Hàng tồn kho bao gồm:

• Nguồn vật tư: Máy trộn bột, lò nướng, máy đóng gói, bao bì, nhãn mác…
• Nguyên vật liệu: Bột mì, đường, trứng, sữa,…
• Bán thành phẩm: Bánh chưa nướng, kẹp chưa đóng gói
• Thành phẩm: Các loại bánh kẹo đã đóng gói 
• Hàng hóa: Các loại bánh kẹo nhập khẩu để bán

3. Nguyên tắc tính giá hàng tồn kho là gì?

Sau khi đã nắm rõ khái niệm hàng tồn kho là gì, chúng ta cần hiểu rõ các nguyên tắc cơ bản để tính giá trị của chúng. 

Theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02), hàng tồn kho được ghi nhận ban đầu theo giá gốc. Tuy nhiên, nếu giá trị thuần có thể thực hiện được (giá trị mà doanh nghiệp dự kiến thu được khi bán hàng tồn kho, sau khi trừ đi chi phí bán hàng) thấp hơn giá gốc, thì hàng tồn kho phải được ghi nhận lại theo giá trị thuần có thể thực hiện được.

Giá gốc hàng tồn kho bao gồm:

– Giá mua: Là giá mua hàng hóa, cộng với các khoản thuế không hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua, và các chi phí trực tiếp khác liên quan đến việc mua hàng.

– Chi phí chế biến: Bao gồm các chi phí trực tiếp liên quan đến quá trình sản xuất sản phẩm như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và biến đổi.

– Chi phí khác: Là các chi phí khác ngoài chi phí mua và chế biến, ví dụ như chi phí thiết kế sản phẩm, chi phí đóng gói.

– Chi phí cung cấp dịch vụ: Là tổng chi phí liên quan đến việc cung cấp dịch vụ, bao gồm chi phí nhân viên, chi phí giám sát, chi phí chung và các chi phí trực tiếp khác.

4. Các phương pháp xác định giá hàng tồn kho

Hàng tồn kho là gì? Có bao nhiêu cách tính hàng tồn kho?

Hiện nay, có nhiều phương pháp tính giá hàng tồn kho khác nhau, mỗi phương pháp đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng, phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp và đặc thù hoạt động kinh doanh cụ thể.

Các phương pháp xác định giá hàng tồn kho bao gồm:

4.1 Phương pháp tính giá hàng tồn kho theo bình quân gia quyền

Phương pháp này tính giá vốn hàng bán dựa trên giá trị trung bình của hàng tồn đầu kỳ và hàng nhập kho (mua hoặc sản xuất) trong kỳ. Việc tính giá trị trung bình có thể được thực hiện theo kỳ hoặc sau mỗi lần nhập hàng, tùy thuộc vào tình hình hoạt động và quy định của từng doanh nghiệp.

Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản và ổn định, ít bị ảnh hưởng bởi biến động giá cả. Tuy nhiên, nó có thể không phản ánh chính xác giá trị thực của hàng tồn kho là gì trong một số trường hợp.

4.2 Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO)

Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO) là một phương pháp rất đơn giản, trong đó doanh nghiệp sẽ xuất hàng hóa theo đúng thứ tự chúng được nhập vào kho. 

Cụ thể, lô hàng nào được nhập kho trước sẽ được xuất kho trước. Khi lô hàng đầu tiên đã xuất hết, doanh nghiệp sẽ tiếp tục xuất lô hàng thứ hai, cứ tiếp tục như vậy theo trình tự. Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ được tính bằng giá của lô hàng nhập vào cuối cùng trong kỳ đó.

>>>Xem thêm: 

Phương pháp FIFO là gì?

Lô sản xuất –  Cách quản lý hàng hóa theo lô hiệu quả

Vậy ưu điểm của phương pháp FIFO khi tính giá hàng tồn kho là gì?

Phương pháp FIFO đơn giản, dễ áp dụng và phản ánh thực tế luân chuyển hàng hóa. Tuy nhiên, doanh thu hiện tại được tính dựa trên giá trị hàng hóa cũ, có thể không phản ánh đúng chi phí sản xuất hiện tại, gây khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả kinh doanh.

4.3 Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO)

Ngược lại với FIFO, LIFO là phương pháp tính giá hàng tồn kho dựa trên giả thuyết rằng hàng hóa được mua hoặc sản xuất sau sẽ được xuất kho trước. Hàng tồn kho còn lại cuối kỳ sẽ là hàng hóa được mua hoặc sản xuất trước đó. 

Giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập gần nhất, trong khi giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ.

Ưu nhược điểm của phương pháp LIFO trong tính giá hàng tồn kho là gì? 

Phương pháp LIFO là cho phép tính toán giá trị vốn hàng xuất kho ngay tại thời điểm xuất kho, cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán và quản lý. Chi phí của lần mua gần nhất thường sát với giá vốn thực tế xuất kho, đảm bảo tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán.

Tuy nhiên, phương pháp LIFO cũng có nhược điểm là giá trị vốn của hàng tồn kho còn lại cuối kỳ có thể không phản ánh chính xác giá trị thực tế của hàng hóa.

4.4 Phương pháp định giá hàng tồn kho theo đích danh

Phương pháp giá đích danh khi tính giá hàng tồn kho là gì? Đây là phương pháp tính giá hàng tồn kho dựa trên giá trị thực tế của từng mặt hàng mua vào hoặc sản xuất ra. Phương pháp này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có số lượng mã hàng ít, hàng hóa ổn định và dễ nhận diện.

Ưu điểm của phương pháp này là giá trị hàng tồn kho được phản ánh chính xác theo giá trị thực tế của từng mặt hàng. Đồng thời đảm bảo chi phí và doanh thu thực tế tương ứng với nhau, giúp báo cáo tài chính đáng tin cậy hơn.

Tuy nhiên, phương pháp định giá theo đích danh cũng đòi hỏi điều kiện áp dụng chặt chẽ. Chỉ những doanh nghiệp kinh doanh ít chủng loại hàng, hàng tồn kho có giá trị lớn, mặt hàng ổn định và dễ nhận diện mới có thể áp dụng phương pháp này một cách hiệu quả.

5. Tại sao doanh nghiệp cần quản lý hàng tồn kho?

Trong sản xuất 4.0, quản lý hàng tồn kho đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả và thành công. 

Vậy những lợi ích của việc quản lý chặt chẽ hàng tồn kho là gì?

– Tối ưu hóa chi phí: Việc này giúp giảm thiểu chi phí lưu kho, chi phí vốn và chi phí hư hỏng, mất mát. Bằng cách xác định mức tồn kho tối ưu, doanh nghiệp có thể giảm thiểu lãng phí và tiết kiệm chi phí.

– Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Quản lý hàng tồn kho tốt đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Điều này giúp tránh tình trạng thiếu hàng, mất doanh thu và làm khách hàng thất vọng.

– Nâng cao hiệu quả sản xuất: Giúp doanh nghiệp kiểm soát được lượng nguyên vật liệu, đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục, không bị gián đoạn do thiếu hụt nguyên vật liệu.

– Giảm thiểu rủi ro: Giúp doanh nghiệp kiểm soát được tình trạng hư hỏng, mất mát hoặc hết hạn sử dụng của hàng hóa, từ đó giảm thiểu rủi ro và tổn thất về tài chính.

– Cải thiện khả năng cạnh tranh: Doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho tốt có thể đưa ra mức giá cạnh tranh hơn, đồng thời đáp ứng nhu cầu của khách hàng tốt hơn so với đối thủ, từ đó nâng cao vị thế và khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Tóm lại, quản lý hàng tồn kho không chỉ là một hoạt động quản lý đơn thuần mà còn là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến sự thành công và phát triển bền vững của doanh nghiệp.

6. 6 Giải pháp quản lý tồn kho hiệu quả

Hàng tồn kho là gì? Đơn giản là tất cả nguyên vật liệu, bán thành phẩm, và thành phẩm mà một doanh nghiệp đang nắm giữ. Quản lý hiệu quả nguồn lực này không chỉ tối ưu chi phí mà còn đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra trơn tru. 

Dưới đây là 6 cách tiếp cận chiến lược để đạt được mục tiêu đó:

6.1 Tối ưu quản lý tồn kho với mã vạch thông minh

Mã vạch là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý tồn kho khoa học và hiệu quả. Bằng cách gán mã vạch cho từng nhóm hàng, việc tổ chức và sắp xếp kho trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Khi cần tìm kiếm sản phẩm, chỉ cần quét mã vạch, mọi thông tin liên quan như vị trí, số lượng, tình trạng… sẽ được hiển thị ngay lập tức, tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức cho việc quản lý kho.

6.2 Tối ưu hóa quy trình xuất – nhập kho

Đối với các doanh nghiệp hiện nay, khối lượng đơn hàng xuất kho ngày càng tăng, đòi hỏi quy trình xử lý phải được kiểm soát chặt chẽ nhằm giảm thiểu rủi ro. 

Việc đối chiếu đơn hàng với danh sách sản phẩm, kiểm tra kỹ lưỡng mã hàng và số lượng trước khi đóng gói là vô cùng quan trọng, đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng đúng và đủ, không gặp bất kỳ sai sót nào.

Để thực hiện quy trình này một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần có đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, am hiểu về quản lý kho và vận hành doanh nghiệp.  

6.3 Tính vòng quay hàng tồn kho

Vòng quay tồn kho, hay còn gọi là Inventory turnover, là một chỉ số quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động quản lý hàng tồn kho. 

Chỉ số này cho biết số lần hàng hóa được nhập vào và bán ra trong một khoảng thời gian nhất định, từ đó ước tính thời gian trung bình để bán hết hàng tồn kho. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch nhập hàng phù hợp, tránh tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hàng.

>>>Xem thêm: Cách tính vòng quay hàng tồn kho đơn giản nhất

6.4 Thiết lập vị trí kho hàng

Để đảm bảo quy trình kiểm kê hàng hóa diễn ra thuận lợi và giảm thiểu rủi ro, việc lựa chọn và thiết lập vị trí kho hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp không nên xem nhẹ việc quản lý kho và bố trí không gian làm việc chật hẹp, gây khó khăn cho nhân viên.

Thay vào đó, hãy ưu tiên lựa chọn vị trí kho hàng rộng rãi, dễ quan sát và thuận tiện cho việc nhập – xuất cũng như giao nhận hàng hóa. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn nâng cao hiệu quả quản lý kho, giảm thiểu rủi ro thất thoát, hư hỏng hàng hóa.

6.5 Sử dụng phần mềm quản lý kho

Cách hiệu quả nhất để quản lý hàng tồn kho là gì, không thể không kể đến việc sử dụng phần mềm quản lý kho vào mỗi doanh nghiệp. Các phần mềm này không chỉ giúp tự động hóa các quy trình quản lý mà còn cung cấp các báo cáo chi tiết, hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh thông minh hơn.

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý kho đáng tin cậy và hiệu quả, hãy khám phá SEEACT-WMS của DACO. Với các tính năng ưu việt như:

– Theo dõi hàng tồn kho chính xác: Cập nhật số lượng, vị trí và tình trạng hàng hóa theo thời gian thực.

– Tối ưu hóa mức tồn kho: Xác định mức tồn kho tối ưu, tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt.

– Dự báo nhu cầu: Phân tích dữ liệu bán hàng để dự đoán nhu cầu thị trường, lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.

– Quản lý nhập xuất kho hiệu quả: Tự động hóa quy trình nhập xuất kho, giảm thiểu sai sót.

– Báo cáo chi tiết: Cung cấp báo cáo chi tiết về tình hình hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp ra quyết định kinh doanh sáng suốt.

SEEACT-WMS sẽ là trợ thủ đắc lực giúp bạn quản lý kho hàng hiệu quả, tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất hoạt động

6.6 Áp dụng Lean Manufacturing vào quản lý tồn kho

Lean Manufacturing – sản xuất tinh gọn là một mô hình quản trị tập trung vào việc tối ưu hóa quản lý nguồn hàng trong kho, đảm bảo sản phẩm luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu thị trường một cách kịp thời, đồng thời giảm thiểu tối đa lãng phí trong quá trình sản xuất và lưu trữ.

Lợi ích khi áp dụng Lean Manufacturing vào quản lý hàng tồn kho là gì?

– Nâng cao hiệu quả hoạt động: Loại bỏ các hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng, tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm lượng hàng tồn kho không cần thiết, từ đó tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất.

– Cải thiện chất lượng sản phẩm: Tập trung vào việc phát hiện và khắc phục lỗi sớm trong quá trình sản xuất, đảm bảo sản phẩm đạt chất lượng cao, đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

– Tăng cường tinh thần làm việc: Khuyến khích sự tham gia và đóng góp ý kiến của nhân viên trong việc cải tiến quy trình, tạo môi trường làm việc tích cực, thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm.

– Tăng tính linh hoạt: Nâng cao khả năng thích ứng với những thay đổi của thị trường, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu đa dạng của khách hàng, từ đó gia tăng lợi thế cạnh tranh.

7. Lời kết

Trên đây là một số cách quản lý hiệu quả mà bạn có thể tham khảo. Việc quản lý tốt hàng tồn kho không chỉ giúp giảm chi phí, tăng doanh thu mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu khách hàng tốt hơn.

Qua bài viết này, chúng ta đã cùng tìm hiểu chi tiết về hàng tồn kho là gì, cách tính giá và những bí quyết quản lý hiệu quả. Hiểu rõ và áp dụng đúng các kiến thức này sẽ giúp doanh nghiệp bạn tối ưu hóa chi phí, tăng doanh thu và nâng cao lợi thế cạnh tranh.

Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý tồn kho là xu hướng tất yếu. Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ mạnh mẽ, linh hoạt và dễ sử dụng thì phần mềm SEEACT-WMS là một lựa chọn đáng cân nhắc. 

Với các tính năng ưu việt như quản lý nhập xuất kho, theo dõi tồn kho theo thời gian thực, cảnh báo hàng tồn kho thấp,… SEEACT-WMS sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng.

Hãy liên hệ ngay với DACO qua HOTLINE 0359.206.636 (Minh Anh) để được tư vấn chi tiết và nhận demo miễn phí!