FIFO và FEFO: Lựa chọn nào tối ưu cho doanh nghiệp của bạn

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là chìa khóa thành công cho mọi doanh nghiệp. Nhưng làm thế nào để lựa chọn phương pháp tối ưu giữa FIFO và FEFO? Hãy cùng khám phá sự khác biệt giữa FIFO FEFO, đánh giá ưu nhược điểm và tìm ra giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.

1. FIFO và FEFO là gì?

FIFO và FEFO là hai phương pháp quản lý hàng tồn kho phổ biến, thể hiện mức độ ưu tiên bán trước hoặc xử lý trước đối với các mặt hàng. Sau đây cùng tìm hiểu khái niệm nguyên tắc FIFO và FEFO là gì nhé!

1.1 FIFO là gì?

FIFO, viết tắt của cụm từ “First-In, First-Out” (Nhập trước, Xuất trước), là một phương pháp quản lý hàng tồn kho và nguyên vật liệu, trong đó các mặt hàng được nhập kho trước sẽ được xuất kho hoặc sử dụng trước. 

Nói cách khác, hàng hóa “cũ” nhất sẽ được ưu tiên xử lý trước, đảm bảo rằng không có hàng hóa nào bị tồn đọng quá lâu trong kho.

>>>Xem thêm: FIFO là gì? Khi nào nên áp dụng phương pháp FIFO?

1.2 FEFO là gì?

FEFO, viết tắt của “First Expired, First Out” (Hết hạn trước, Xuất trước), là một nguyên tắc quan trọng trong quản lý hàng tồn kho, đặc biệt đối với các sản phẩm có hạn sử dụng. Theo nguyên tắc này, các sản phẩm có ngày hết hạn sớm nhất sẽ được ưu tiên xuất kho hoặc sử dụng trước, nhằm giảm thiểu tối đa tình trạng hàng hóa hết hạn, hư hỏng hoặc phải bỏ đi.

FEFO thường được áp dụng trong các ngành công nghiệp như thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, và các sản phẩm tiêu dùng nhanh khác, nơi mà việc kiểm soát hạn sử dụng là rất quan trọng để đảm bảo chất lượng và an toàn cho người tiêu dùng.

>>>Xem thêm: FEFO là gì? Tìm hiểu & áp dụng để tối ưu quản lý kho hàng

2. So sánh nguyên tắc FIFO và FEFO

FIFO và FEFO là hai phương pháp quản lý hàng tồn kho phổ biến, vậy FIFO FEFO có những điểm giống và khác nhau như thế nào?

2.1 Điểm giống nhau giữa FIFO FEFO

– Mục tiêu chung: Cả FIFO và FEFO đểu hướng tới việc quản lý hàng tồn kho một cách có hệ thống, đảm bảo hàng hóa được xuất kho theo một thứ tự cụ thể để tránh tình trạng ứ đọng hoặc hư hỏng.

– Giảm tổn thất: FIFO FEFO giúp giảm thiểu tổn thất do hàng hóa hết hạn sử dụng hoặc lỗi thời, từ đó tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

– Tăng hiệu quả: Việc áp dụng FIFO FEFO giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho, từ đó tăng hiệu quả hoạt động và ra quyết định kinh doanh.

2.2 Điểm khác nhau giữa FIFO và FEFO

Mặc dù có điểm tương đồng nhưng nguyên tắc FIFO và FEFO cũng có những khác biệt cần xem xét.

Dưới đây là bảng so sánh FIFO và FEFO.

Tóm lại, cả FIFO và FEFO đều là những phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả, vậy nên lựa chọn nguyên tắc nào. 

Để giúp bạn ra quyết định đúng đắn hãy cùng phân tích những ưu nhược điểm của FIFO FEFO nhé.

>>>Có thể bạn muốn biết: Quy trình quản lý kho theo ISO các doanh nghiệp nên nắm rõ

2. Ưu điểm của nguyên tắc FIFO và FEFO

FIFO và FEFO có những ưu điểm đáng kể, giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa một cách khoa học và tránh những tổn thất không đáng có. Cụ thể, ưu điểm của FIFO FEFO như sau:

2.1 Ưu điểm của nguyên tắc FIFO

Nguyên tắc FIFO mang lại nhiều lợi ích quan trọng trong quản lý hàng tồn kho và kế toán, bao gồm:

– Giảm thiểu hư hỏng, lãng phí: FIFO đảm bảo hàng hóa nhập trước được xuất trước, giúp tránh tình trạng hàng hóa tồn kho quá lâu dẫn đến hết hạn sử dụng, hư hỏng hoặc lỗi thời, đặc biệt quan trọng đối với các mặt hàng dễ hỏng như thực phẩm, mỹ phẩm.

– Phản ánh giá trị hàng tồn kho chính xác: FIFO tính giá vốn hàng bán dựa trên giá trị của hàng nhập trước, phản ánh sát hơn giá trị thực tế của hàng tồn kho còn lại, giúp báo cáo tài chính đáng tin cậy hơn.

– Đơn giản và dễ áp dụng: FIFO dễ hiểu và thực hiện, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp và ngành nghề.

– Tối ưu hóa dòng tiền: FIFO giúp doanh nghiệp bán hàng hóa nhanh chóng, giảm thiểu vốn bị tồn đọng trong hàng tồn kho, cải thiện dòng tiền.

2.2 Ưu điểm của nguyên tắc FEFO

– Tối ưu hóa chất lượng sản phẩm: FEFO đảm bảo sản phẩm sắp hết hạn được xuất kho trước, giảm thiểu tối đa tình trạng hàng hóa hết hạn, hư hỏng hoặc giảm chất lượng, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng và bảo vệ uy tín thương hiệu.

– Giảm thiểu lãng phí và tổn thất: Bằng cách ưu tiên xuất hàng sắp hết hạn, FEFO giúp doanh nghiệp tránh được việc phải tiêu hủy hoặc giảm giá bán sản phẩm quá hạn, tiết kiệm chi phí và giảm thiểu tổn thất tài chính.

– Quản lý hàng tồn kho hiệu quả: FEFO giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và kiểm soát hạn sử dụng của sản phẩm, từ đó đưa ra quyết định nhập hàng và xuất hàng hợp lý, tránh tình trạng tồn kho quá nhiều sản phẩm sắp hết hạn.

– Tăng cường an toàn thực phẩm: Đối với ngành thực phẩm và đồ uống, FEFO là một nguyên tắc quan trọng để đảm bảo an toàn cho người tiêu dùng, tránh các vấn đề về sức khỏe do sử dụng sản phẩm hết hạn.

– Tuân thủ quy định: Trong một số ngành nghề, việc áp dụng FEFO là bắt buộc để tuân thủ các quy định về an toàn và chất lượng sản phẩm.

3. Nhược điểm của FIFO và FEFO

Mặc dù FIFO và FEFO mang lại nhiều lợi ích đáng kể trong quản lý hàng tồn kho, không thể phủ nhận rằng việc áp dụng các nguyên tắc này cũng đi kèm với một số hạn chế nhất định. 

Dưới đây là nhược điểm của FIFO FEFO.

3.1 Nhược điểm của nguyên tắc FIFO

– Tăng chi phí quản lý: Việc theo dõi và sắp xếp hàng hóa theo thứ tự nhập kho đòi hỏi không gian lưu trữ lớn, cùng với việc sử dụng các công cụ và hệ thống quản lý để đảm bảo hàng hóa cũ được xuất trước. Điều này có thể làm tăng chi phí quản lý, đặc biệt đối với doanh nghiệp có nhiều loại sản phẩm hoặc khối lượng hàng tồn kho lớn.

– Không phù hợp với mọi ngành hàng: Đối với các mặt hàng không bị ảnh hưởng bởi thời gian như vật liệu xây dựng, thiết bị điện tử, việc áp dụng FIFO có thể không mang lại lợi ích đáng kể. Thậm chí, nó còn có thể gây khó khăn trong việc luân chuyển hàng tồn kho nếu không có nhu cầu tiêu thụ sản phẩm cũ.

– Ảnh hưởng bởi biến động giá: Trong trường hợp giá hàng hóa tăng, việc áp dụng FIFO có thể dẫn đến giá vốn hàng bán cao hơn, làm giảm lợi nhuận kế toán. Điều này có thể ảnh hưởng đến việc đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh và quyết định đầu tư.

– Khó khăn khi giá giảm: Nếu giá hàng hóa giảm sau khi nhập kho, FIFO có thể tạo ra lợi nhuận kế toán cao hơn thực tế, gây hiểu lầm về tình hình tài chính của doanh nghiệp.

3.2 Nhược điểm của nguyên tắc FEFO

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, FEFO cũng có một số điểm cần lưu ý:

– Chi phí quản lý tăng: Để áp dụng FEFO, cần có hệ thống quản lý kho chặt chẽ, theo dõi kỹ lưỡng hạn sử dụng của từng sản phẩm, điều này có thể dẫn đến chi phí quản lý cao hơn.

– Không phù hợp với mọi loại hàng hóa: FEFO đặc biệt hữu ích cho hàng hóa có hạn sử dụng, nhưng không hiệu quả với các sản phẩm không có hạn hoặc có hạn sử dụng rất dài.

– Vận hành phức tạp: Việc sắp xếp và xuất hàng theo FEFO có thể phức tạp hơn so với các phương pháp khác như FIFO (nhập trước, xuất trước).

4. FIFO và FEFO – Khi nào nên sử dụng?

Sau khi đã hiểu rõ về ưu nhược điểm của FIFO và FEFO, việc lựa chọn phương pháp phù hợp sẽ phụ thuộc vào đặc thù sản phẩm và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.

Vậy, khi nào nên sử dụng FIFO FEFO?

4.1 Khi nào nên sử dụng FIFO?

FIFO đặc biệt phù hợp trong những trường hợp sau:

– Sản phẩm có vòng đời dài hoặc không có hạn sử dụng: Điển hình như đồ điện tử, quần áo, vật liệu xây dựng,…

– Sản phẩm thường xuyên thay đổi mẫu mã, phiên bản: Giúp doanh nghiệp tránh tình trạng hàng tồn kho bị lỗi thời, mất giá trị.

Doanh nghiệp muốn quy trình quản lý kho thật đơn giản: So với FIFO FEFO dễ thực hiện và kiểm soát hơn.

>>>Có thể bạn muốn biết: Khám phá các bước trong quy trình quản lý kho

4.2 Khi nào nên sử dụng FEFO?

Bạn nên sử dụng phương pháp FEFO trong các trường hợp sau:

– Khi quản lý hàng hóa có hạn sử dụng: Đây là trường hợp phổ biến nhất để áp dụng FEFO. Bằng cách ưu tiên xuất những sản phẩm sắp hết hạn trước, bạn có thể giảm thiểu tối đa tình trạng hàng hóa hết hạn trong kho, tránh lãng phí và tổn thất tài chính.

– Khi kinh doanh các sản phẩm dễ hư hỏng: Đối với các sản phẩm như thực phẩm tươi sống, sữa, thuốc, mỹ phẩm,… việc áp dụng FEFO là rất quan trọng để đảm bảo chất lượng sản phẩm đến tay người tiêu dùng luôn ở mức tốt nhất.

– Khi muốn tối ưu hóa vòng quay hàng tồn kho: FEFO giúp đảm bảo rằng hàng hóa không bị lưu trữ quá lâu trong kho, từ đó giúp tăng tốc độ luân chuyển hàng hóa và giảm chi phí lưu kho.

– Khi tuân thủ các quy định về an toàn thực phẩm: Trong một số ngành nghề, đặc biệt là thực phẩm và dược phẩm, việc áp dụng FEFO là bắt buộc để đảm bảo an toàn cho người tiêu dùng.

4.3 Lựa chọn giữa nguyên tắc FIFO và FEFO

Việc lựa chọn giữa FIFO và FEFO phụ thuộc vào loại hình sản phẩm và mục tiêu của doanh nghiệp.

• Ưu tiên chất lượng và an toàn: Nếu sản phẩm có hạn sử dụng và ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe người tiêu dùng, nên ưu tiên FEFO.
• Ưu tiên giảm chi phí tồn kho: Nếu sản phẩm không có hạn sử dụng hoặc hạn sử dụng dài, FIFO có thể là lựa chọn phù hợp hơn vì dễ quản lý và ít tốn kém chi phí hơn.
• Cân nhắc cả hai: Trong một số trường hợp, có thể kết hợp cả FIFO và FEFO. Ví dụ, áp dụng FIFO cho các sản phẩm mới về và FEFO cho các sản phẩm sắp hết hạn.

5. Kết luận

Tóm lại, cả FIFO và FEFO đều có vai trò quan trọng trong quản lý hàng tồn kho, mỗi phương pháp mang đến những lợi ích riêng biệt tùy thuộc vào đặc thù sản phẩm và mục tiêu kinh doanh. Không có phương pháp nào là hoàn hảo, quan trọng là bạn phải hiểu rõ nhu cầu của doanh nghiệp mình để đưa ra lựa chọn sáng suốt.

Ngoài ra, để kiểm soát và thực hiện nguyên tắc FIFO và FEFO hiệu quả, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp để quản lý kho hàng của mình. Một trong những giải pháp hàng đầu hiện nay là SEEACT-WMS. 

SEEACT-WMS là phần mềm quản lý kho toàn diện, giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho, tối ưu hóa quy trình xuất nhập hàng và hỗ trợ áp dụng các nguyên tắc quản lý  FIFO và FEFO một cách dễ dàng. Với SEEACT-WMS, bạn có thể:

• Theo dõi chi tiết thông tin sản phẩm, bao gồm hạn sử dụng, lô sản xuất, vị trí lưu trữ.
• Tự động đề xuất xuất hàng theo FIFO hoặc FEFO, giảm thiểu rủi ro hàng hóa hết hạn, hư hỏng.
• Tối ưu hóa bố trí kho hàng, tiết kiệm diện tích và thời gian xử lý đơn hàng.
• Cung cấp báo cáo chi tiết về tình hình hàng tồn kho, giúp bạn ra quyết định kinh doanh chính xác.

Với giao diện thân thiện, tính năng đa dạng và khả năng tùy chỉnh cao, SEEACT-WMS đáp ứng mọi nhu cầu quản lý kho hàng của doanh nghiệp, từ quy mô nhỏ đến lớn.

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua Hotline 0359.206.636 (Minh Anh) để được tư vấn và trải nghiệm miễn phí phần mềm SEEACT-WMS!