VN
EN
JP
KR
Doanh nghiệp nào cũng muốn thành công trong thời đại số, mà muốn vậy thì phải tối ưu quy trình và tăng năng suất lao động. Giải pháp ở đây chính là RPA (Robotic Process Automation), một công nghệ tiên tiến tự động hóa những công việc lặp đi lặp lại nhàm chán, giúp nhân viên tập trung vào việc quan trọng hơn và giảm thiểu sai sót. Cùng DACO khám phá công nghệ RPA là gì, ứng dụng và lợi ích tuyệt vời của nó ngay sau đây!
RPA là gì?
RPA là từ viết tắt của Robotic Process Automation, tạm dịch là Tự động hóa quy trình bằng robot phần mềm. Hãy hình dung RPA như một “nhân viên ảo” làm việc trên máy tính của bạn. RPA hoạt động như một hệ thống tự động thực hiện các tác vụ máy tính lặp đi lặp lại, thay thế con người trong các công việc như nhập liệu, di chuyển dữ liệu, xử lý văn bản, v.v.
Điểm đặc biệt của RPA là khả năng tự động hóa mà không cần thay đổi hệ thống CNTT hiện có. Nói cách khác, RPA hoạt động như một lớp phủ trên các ứng dụng hiện tại, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian triển khai.
So với các công nghệ tự động hóa khác, RPA tập trung vào tự động hóa các tác vụ đơn lẻ, dựa trên quy tắc có sẵn. Ví dụ, thay vì nhân viên kế toán phải mất hàng giờ để nhập liệu từ hóa đơn giấy, RPA có thể “huấn luyện” robot phần mềm làm việc này một cách tự động và chính xác.
Trong sản xuất, RPA mang lại hiệu quả vượt trội nhờ khả năng cải thiện quy trình và tối ưu hóa hoạt động, cụ thể:
- Tự động hóa sản xuất: RPA điều khiển robot thực hiện các thao tác lặp đi lặp lại trên dây chuyền, giúp tăng năng suất và giảm thiểu lỗi.
- Quản lý kho vận: RPA tự động hóa quy trình quản lý kho, theo dõi tồn kho, điều phối vận chuyển, tối ưu hóa chuỗi cung ứng.
- Giám sát và bảo trì: RPA thu thập dữ liệu từ thiết bị, phân tích và dự đoán sự cố, hỗ trợ lập kế hoạch bảo trì, giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động.
Cấu trúc và thành phần của RPA là gì?
RPA thường được triển khai theo kiến trúc nhiều lớp, bao gồm ba thành phần cốt lõi:
Orchestrator – Phần mềm điều khiển
Orchestrator là trung tâm điều khiển của hệ thống RPA, có chức năng quản lý, điều phối và giám sát toàn bộ hoạt động của robot phần mềm (bots). Nó cho phép người dùng dễ dàng tạo, lên lịch trình, chạy và theo dõi các quy trình tự động hóa.
Orchestrator cũng cung cấp các tính năng bảo mật quan trọng như phân quyền truy cập, mã hóa dữ liệu, đồng thời cung cấp báo cáo chi tiết về hiệu suất hoạt động của hệ thống RPA, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả và tối ưu hóa quy trình.
Phần mềm robot
Bot là phần mềm được lập trình để tự động hóa các tác vụ theo quy trình định sẵn. Bot tương tác với các ứng dụng phần mềm khác thông qua giao diện người dùng (GUI) hoặc giao diện lập trình ứng dụng (API) để thực hiện các thao tác như nhập liệu, trích xuất dữ liệu, xử lý văn bản,…
Có nhiều loại Bot khác nhau, từ đơn giản (thực hiện một tác vụ) đến phức tạp (tự động hóa toàn bộ quy trình).
Phần mềm giám sát
Phần mềm giám sát đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hệ thống RPA hoạt động ổn định và liên tục. Nó cho phép theo dõi hoạt động của hệ thống RPA trong thời gian thực, phát hiện và cảnh báo các sự cố, lỗi phát sinh. Nhờ đó, người quản trị có thể kịp thời can thiệp, khắc phục sự cố và đảm bảo hiệu quả hoạt động của hệ thống.
Các loại RPA
Tùy vào mức độ can thiệp của con người và khả năng tự động hóa, RPA được chia thành ba loại chính:
Robot có giám sát – Attended robot
Loại robot này yêu cầu sự can thiệp và giám sát của con người trong quá trình hoạt động. Chúng thường được sử dụng để hỗ trợ nhân viên thực hiện các tác vụ phức tạp, đòi hỏi sự phán đoán và ra quyết định. Ví dụ, trong quy trình xử lý yêu cầu bảo hiểm, robot có giám sát có thể tự động thu thập thông tin khách hàng, nhưng vẫn cần nhân viên phê duyệt trước khi chi trả.
Robot không có giám sát – Unattended robot
Robot không có giám sát có thể hoạt động độc lập mà không cần sự can thiệp của con người. Chúng thường được sử dụng để tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại, có quy tắc rõ ràng, chẳng hạn như nhập liệu, đối chiếu dữ liệu, tạo báo cáo. Robot không có giám sát có thể được lên lịch trình để hoạt động 24/7, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
Robot linh hoạt – Hybrid robot
Đây là sự kết hợp giữa hai loại trên, tận dụng ưu điểm của cả robot có giám sát và robot không có giám sát. Robot linh hoạt có khả năng tự động hóa một phần quy trình và cho phép con người can thiệp khi cần thiết. Tuy nhiên, việc triển khai robot linh hoạt có thể phức tạp hơn do đòi hỏi sự phối hợp giữa con người và robot.
Lợi ích của việc áp dụng công nghệ RPA là gì?
Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt hiện nay, việc áp dụng công nghệ RPA mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa hoạt động và nâng cao năng lực cạnh tranh.
Cải thiện năng suất làm việc
RPA giải phóng nhân viên khỏi các tác vụ lặp đi lặp lại, tốn thời gian, cho phép họ tập trung vào các công việc có giá trị cao hơn như phân tích, sáng tạo và giải quyết vấn đề. Robot phần mềm có thể làm việc 24/7 với tốc độ và độ chính xác cao, giúp doanh nghiệp tăng năng suất và hiệu quả làm việc đáng kể.
Giảm thiểu sai sót
Robot phần mềm hoạt động dựa trên quy tắc được lập trình sẵn, loại bỏ rủi ro do lỗi chủ quan gây ra. Điều này đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong mọi quy trình, giảm thiểu chi phí phát sinh do sai sót và nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
Tiết kiệm thời gian và chi phí
RPA mang lại hiệu quả về chi phí và thời gian bằng cách:
- Rút ngắn thời gian hoàn thành công việc: Tự động hóa quy trình giúp đẩy nhanh tốc độ xử lý.
- Giảm chi phí nhân công và vận hành: Thay thế con người trong các tác vụ lặp đi lặp lại, giảm thiểu sai sót và chi phí liên quan.
- Chi phí triển khai thấp: So với các giải pháp tự động hóa truyền thống, RPA thường có chi phí triển khai hợp lý hơn.
- Lợi tức đầu tư (ROI) nhanh chóng: Doanh nghiệp có thể thu hồi vốn đầu tư trong thời gian ngắn nhờ hiệu quả hoạt động được cải thiện.
Nâng cao khả năng mở rộng
Hệ thống RPA có thể dễ dàng mở rộng để đáp ứng nhu cầu tự động hóa ngày càng tăng của doanh nghiệp. Việc triển khai thêm robot phần mềm hoặc điều chỉnh quy trình tự động hóa diễn ra nhanh chóng và linh hoạt, giúp doanh nghiệp thích ứng với sự thay đổi của thị trường.
Cải thiện sự hài lòng của nhân viên
Khi được giải phóng khỏi các công việc nhàm chán, nhân viên sẽ có thêm thời gian và năng lượng để tập trung vào các công việc sáng tạo và có ý nghĩa hơn. Điều này giúp tạo ra môi trường làm việc tích cực, thúc đẩy sự gắn kết và nâng cao năng suất lao động.
Các bước triển khai ứng dụng RPA là gì?
Việc triển khai RPA đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ quy trình bài bản để đạt hiệu quả cao nhất. Dưới đây là các bước cần thiết để triển khai ứng dụng RPA trong doanh nghiệp:
Bước 1. Phân tích và lựa chọn quy trình
Bước đầu tiên là xác định các quy trình phù hợp để tự động hóa bằng RPA. Doanh nghiệp cần phân tích kỹ lưỡng các quy trình hiện tại, đánh giá mức độ lặp đi lặp lại, tần suất thực hiện, khối lượng dữ liệu xử lý và khả năng chuẩn hóa. Các quy trình có tính chất lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc rõ ràng và ít ngoại lệ sẽ là ứng cử viên lý tưởng cho RPA.
Bước 2. Xác định nhu cầu kỹ thuật
Sau khi lựa chọn quy trình, doanh nghiệp cần xác định các yêu cầu kỹ thuật và công nghệ cần thiết để triển khai RPA. Cần xem xét các yếu tố như hệ điều hành, phần mềm ứng dụng, cơ sở hạ tầng CNTT hiện có, yêu cầu bảo mật, khả năng tích hợp với các hệ thống khác,…
Bước 3. Lựa chọn giải pháp RPA
Thị trường RPA hiện nay rất đa dạng về giải pháp, tính năng và giá cả. Doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ, so sánh các nhà cung cấp dựa trên các yếu tố như:
- Tính năng: Đáp ứng yêu cầu tự động hóa cụ thể.
- Khả năng mở rộng: Giải pháp có khả năng mở rộng, đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp
- Chi phí: Cân đối ngân sách và hiệu quả đầu tư.
- Hỗ trợ kỹ thuật: Đảm bảo triển khai và vận hành thuận lợi.
Việc lựa chọn giải pháp RPA phù hợp cần dựa trên nhu cầu và quy mô của từng doanh nghiệp.
Bước 4. Triển khai và kiểm thử
Sau khi lựa chọn giải pháp, doanh nghiệp tiến hành triển khai RPA và kiểm thử hệ thống. Giai đoạn này bao gồm cài đặt phần mềm, cấu hình robot, thiết lập quy trình tự động hóa, chạy thử nghiệm và kiểm tra kết quả. Việc kiểm thử kỹ lưỡng giúp đảm bảo hệ thống hoạt động chính xác, ổn định và đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ.
Bước 5. Đào tạo người dùng
Để hệ thống RPA hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần đào tạo cho nhân viên về cách sử dụng, vận hành và giám sát robot phần mềm. Đào tạo giúp người dùng hiểu rõ chức năng, lợi ích của RPA, cách thức tương tác với robot và xử lý các tình huống phát sinh.
Bước 6. Đánh giá và cải tiến
Sau khi triển khai, doanh nghiệp cần thường xuyên đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống RPA, thu thập phản hồi từ người dùng, phân tích dữ liệu vận hành để xác định các điểm cần cải tiến. Việc đánh giá và cải tiến liên tục giúp tối ưu hóa hệ thống RPA, nâng cao hiệu quả tự động hóa và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của doanh nghiệp.
Thực trạng áp dụng công nghệ RPA trên thế giới và ở Việt Nam
Tổng quan về việc áp dụng RPA trên thế giới
Thị trường RPA toàn cầu đang tăng trưởng với tốc độ chóng mặt. Doanh thu thị trường phần mềm RPA năm 2022 đạt 2.5 tỷ USD và dự kiến sẽ đạt 6.5 tỷ USD vào năm 2027. Sự tăng trưởng này được thúc đẩy bởi nhu cầu tự động hóa ngày càng cao, sự phát triển của các công nghệ AI/Machine Learning và xu hướng chuyển đổi số mạnh mẽ trên toàn cầu. RPA được xem là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, nâng cao năng suất và giảm thiểu chi phí.
Thực trạng áp dụng RPA tại Việt Nam
Mặc dù RPA là xu hướng công nghệ nổi bật trên thế giới, nhưng mức độ áp dụng RPA tại Việt Nam còn khá hạn chế. RPA chủ yếu được triển khai ở các doanh nghiệp lớn và tập đoàn đa quốc gia.
Tuy nhiên, tiềm năng phát triển của RPA tại Việt Nam là rất lớn, nhờ vào lợi thế về chi phí nhân công, sự hỗ trợ của chính phủ trong chuyển đổi số và nhu cầu tự động hóa ngày càng tăng của các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Mặc dù còn nhiều thách thức, một số doanh nghiệp tiên phong tại Việt Nam đã ứng dụng RPA thành công và đạt được hiệu quả đáng kể. Ví dụ, Vietcombank đã triển khai RPA trong quy trình xử lý giao dịch, giúp giảm thiểu thời gian xử lý và nâng cao độ chính xác. Tập đoàn FPT cũng đã ứng dụng RPA trong quy trình quản lý nhân sự, giúp tự động hóa các tác vụ và giải phóng thời gian làm việc cho nhân viên.
Những khó khăn khi áp dụng công nghệ RPA là gì?
Mặc dù RPA mang lại nhiều lợi ích, việc triển khai và ứng dụng công nghệ này cũng đối mặt với một số thách thức nhất định:
Thiếu hụt nguồn nhân lực
Triển khai và vận hành RPA hiệu quả đòi hỏi đội ngũ nhân sự có kiến thức chuyên môn và kỹ năng về lập trình, cấu hình robot phần mềm. Tuy nhiên, nguồn nhân lực chất lượng cao trong lĩnh vực RPA còn khan hiếm, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc tìm kiếm và đào tạo nhân sự.
Lựa chọn giải pháp RPA phù hợp
Thị trường RPA hiện nay có nhiều nhà cung cấp, mỗi nhà cung cấp lại có những giải pháp khác nhau về tính năng, quy mô và chi phí. Do đó, việc lựa chọn giải pháp RPA phù hợp với nhu cầu, ngân sách và chiến lược phát triển của doanh nghiệp là một quyết định quan trọng, cần được cân nhắc kỹ lưỡng.
Quản lý rủi ro an ninh thông tin/dữ liệu
Vì RPA thường xử lý các quy trình liên quan đến dữ liệu nhạy cảm, nên bảo mật thông tin và an ninh dữ liệu là cực kỳ quan trọng. Doanh nghiệp cần triển khai các biện pháp bảo mật chặt chẽ để ngăn chặn rủi ro rò rỉ thông tin và tấn công mạng.
Cải tiến quy trình và thích ứng với công nghệ
Triển khai RPA có thể đòi hỏi doanh nghiệp phải thay đổi quy trình hiện tại để phù hợp với công nghệ mới. Điều này có thể gặp phải sự kháng cự từ phía nhân viên hoặc khó khăn trong việc tích hợp RPA với hệ thống công nghệ thông tin hiện có. Doanh nghiệp cần có kế hoạch rõ ràng và sự chuẩn bị kỹ lưỡng để vượt qua thách thức này.
Trong tương lai triển vọng của RPA là gì?
Công nghệ RPA đang phát triển mạnh mẽ và được kỳ vọng sẽ có những bước tiến đột phá trong tương lai. Một số xu hướng nổi bật như:
Ứng dụng AI và Machine Learning
Việc tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (Machine Learning) vào RPA sẽ tạo ra thế hệ robot phần mềm tiên tiến hơn, có khả năng tự học hỏi, xử lý dữ liệu phức tạp và đưa ra quyết định chính xác. Điều này mở rộng khả năng ứng dụng RPA sang các lĩnh vực đòi hỏi phân tích và xử lý thông tin chuyên sâu như phân tích dữ liệu khách hàng, dự đoán rủi ro và tự động hóa quy trình ra quyết định.
Phát triển mô hình RPA as a Service (RPAaaS)
Mô hình RPAaaS (RPA as a Service) giúp doanh nghiệp tiếp cận và sử dụng RPA dễ dàng hơn với chi phí thấp hơn. Thay vì đầu tư lớn vào cơ sở hạ tầng và nhân lực kỹ thuật, doanh nghiệp có thể triển khai RPA nhanh chóng và linh hoạt thông qua dịch vụ đám mây. RPAaaS được dự đoán sẽ trở thành xu hướng chủ đạo, cho phép các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, tiếp cận công nghệ RPA dễ dàng hơn.
Tiếp tục tăng trưởng mạnh mẽ
Trong xu thế chuyển đổi số hiện nay, RPA được dự đoán sẽ trở thành công cụ thiết yếu cho doanh nghiệp. Bằng cách nâng cao hiệu quả hoạt động, tối ưu hóa chi phí và gia tăng lợi thế cạnh tranh, RPA giúp doanh nghiệp thích ứng với thị trường và phát triển bền vững. Doanh nghiệp nào tiên phong ứng dụng RPA sẽ nắm giữ lợi thế đáng kể trong cuộc đua này.
Lời kết
Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ RPA là gì, cũng như những lợi ích thiết thực mà công nghệ này mang lại. RPA đang dần trở thành xu hướng tất yếu trong thời đại số, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động, nâng cao năng suất và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững. Tuy nhiên, việc triển khai RPA cần có sự đầu tư và lựa chọn giải pháp phù hợp. Hãy nghiên cứu kỹ lưỡng và lựa chọn đối tác uy tín để quá trình ứng dụng RPA đạt hiệu quả cao nhất.
>>>Xem thêm:
Đăng nhập bằng Google