Chi phí tồn kho là gì? 5 Cách tối ưu chi phí tồn kho hiệu quả

Chi phí tồn kho là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Việc hàng hóa tồn đọng quá lâu trong kho không chỉ gây tốn kém chi phí lưu trữ, quản lý mà còn tiềm ẩn rủi ro hư hỏng, mất giá. 

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về các loại chi phí tồn kho, cách tính toán và đặc biệt là các chiến lược tối ưu để giảm thiểu chi phí, tối đa hóa hiệu quả kinh doanh. Cùng tìm hiểu nhé!

1.Chi phí tồn kho là gì?

Chi phí tồn kho (Inventory Cost) là toàn bộ chi phí liên quan đến việc lưu trữ và duy trì hàng hóa trong kho của doanh nghiệp, từ lúc nhập kho cho đến khi xuất kho. Đây là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào có sản xuất hoặc buôn bán hàng hóa.

Chi phí tồn kho có tầm quan trọng như thế nào đối với doanh nghiệp?

– Ảnh hưởng đến lợi nhuận: Các loại chi phí tồn kho chiếm một phần đáng kể trong tổng chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Việc quản lý hiệu quả chi phí hàng tồn kho có thể giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tăng lợi nhuận và cải thiện sức cạnh tranh.

– Đảm bảo khả năng đáp ứng nhu cầu: Duy trì mức tồn kho hợp lý giúp doanh nghiệp luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa gây mất doanh thu và ảnh hưởng đến uy tín.

– Tối ưu hóa dòng tiền: Quản lý chi phí tồn kho tốt giúp doanh nghiệp giảm thiểu vốn bị ứ đọng trong hàng tồn kho, từ đó cải thiện dòng tiền và tăng khả năng đầu tư vào các hoạt động khác.

>>>Xem thêm: Hàng tồn kho là gì? Cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất

2. Các loại chi phí tồn kho

Chi phí tồn kho bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến việc lưu trữ và quản lý hàng hóa trong kho. Có nhiều loại chi phí tồn kho khác nhau, bao gồm:

2.1 Chi phí đặt hàng

Chi phí đặt hàng bao gồm các khoản sau:

• Chi phí nhân sự: Lương, thưởng, bảo hiểm và các phúc lợi khác cho nhân viên bộ phận thu mua.
• Chi phí vận chuyển: Phí vận chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp về kho của doanh nghiệp.
• Chi phí tìm kiếm và xúc tiến: Chi phí khảo sát thị trường, tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng, đàm phán hợp đồng.
• Chi phí tiếp nhận: Chi phí kiểm tra, phân loại và nhập hàng vào kho.
• Chi phí chuẩn bị đơn hàng: Chi phí in ấn, xử lý giấy tờ, gửi đơn đặt hàng.
• Chi phí trao đổi dữ liệu điện tử: Chi phí sử dụng hệ thống phần mềm, đường truyền internet để trao đổi thông tin với nhà cung cấp.

Các chi phí này thuộc nhóm chi phí chung và được phân bổ cho từng đơn vị quản lý sản xuất theo kỳ.

2.2 Chi phí lưu trữ hàng tồn kho

Trong các loại chi phí tồn kho, đây là khoản chi phí mà doanh nghiệp phải gánh chịu để duy trì và bảo quản hàng hóa chưa bán được trong kho. Bao gồm:

• Chi phí dịch vụ kho bãi: Chi phí thuê kho, bảo trì kho, điện nước, an ninh, vận chuyển hàng hóa trong kho, v.v.
• Chi phí rủi ro: Chi phí bảo hiểm, chi phí tổn thất do hư hỏng, mất mát, hết hạn sử dụng, v.v.
• Chi phí cơ hội: Lợi nhuận mà doanh nghiệp có thể thu được nếu số tiền đầu tư vào hàng tồn kho được sử dụng cho các mục đích khác.
• Chi phí không gian lưu trữ: Chi phí thuê mặt bằng, xây dựng kho, giá kệ, v.v.
• Chi phí tài trợ: Lãi suất vay ngân hàng để mua hàng tồn kho.

2.3 Chi phí thiếu hụt

Chi phí thiếu hụt, hay còn gọi là chi phí hết hàng, phát sinh khi doanh nghiệp không đủ hàng để đáp ứng nhu cầu. Điều này có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân, dẫn đến những hậu quả tốn kém như:

• Chi phí vận chuyển khẩn cấp: Để khắc phục tình trạng thiếu hàng, doanh nghiệp buộc phải sử dụng các dịch vụ vận chuyển nhanh nhưng đắt đỏ, làm tăng đáng kể chi phí vận chuyển.
• Chi phí gián đoạn sản xuất: Thiếu nguyên liệu hoặc thành phẩm có thể khiến dây chuyền sản xuất bị ngưng trệ, gây giảm sản lượng, lãng phí chi phí nhân công và máy móc.
• Mất khách hàng và tổn hại uy tín: Việc thường xuyên hết hàng khiến khách hàng không hài lòng, tìm đến đối thủ cạnh tranh, ảnh hưởng tiêu cực đến doanh thu, lợi nhuận và uy tín của doanh nghiệp.

2.4 Chi phí hư hỏng

Hàng tồn kho có nguy cơ hư hỏng nếu không được bán kịp thời, gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Do đó, việc kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả là rất quan trọng để ngăn ngừa hư hỏng. 

Đặc biệt, trong các ngành sản xuất thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm,… vấn đề sản phẩm hết hạn sử dụng là một mối lo ngại lớn, cần được đặc biệt quan tâm và quản lý chặt chẽ.

2.5 Chi phí vận chuyển hàng tồn kho

Đây là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tổng chi phí tồn kho, tác động trực tiếp đến báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (P&L) của doanh nghiệp. 

Doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng và định lượng mức độ ảnh hưởng của chi phí này, đặc biệt là số tiền lợi nhuận bị mất đi do hàng hóa tồn kho chưa bán được và vẫn nằm trong kho.

3. Cách tính chi phí hàng tồn kho

Tính toán chi phí hàng tồn kho là một quá trình quan trọng giúp doanh nghiệp hiểu rõ về chi phí liên quan đến việc lưu trữ và quản lý hàng hóa, từ đó đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt. 

Dưới đây là một số phương pháp phổ biến để tính toán chi phí tồn kho:

3.1 Tính chi phí tồn kho theo Pallet

Đây là một phương pháp tính chi phí hàng tồn kho phổ biến, chi phí sẽ được tính dựa trên số lượng pallet sử dụng. Số lượng pallet lưu trữ càng nhiều, chi phí tương ứng cũng sẽ tăng lên. 

Công thức: 

Chi phí lưu trữ = Số lượng Pallet x Chi phí lưu trữ mỗi Pallet

Thông thường, phương pháp lưu kho theo pallet phù hợp với các loại hàng hóa có kích thước đồng đều. Hàng hóa sẽ được xếp lên pallet, sau đó đóng gói và di chuyển lên kệ chứa pallet để bảo quản.

3.2 Tính chi phí hàng tồn kho theo thể tích

Phương pháp tính hàng tồn kho theo thể tích mang lại nhiều lợi ích cho cả đơn vị lưu trữ và khách hàng. Đối với đơn vị lưu trữ, việc này giúp tối ưu hóa không gian kho bãi. Đối với khách hàng, họ có thể tiết kiệm chi phí đáng kể. 

Khi hàng hóa được lưu trữ theo mét khối (m3), chúng sẽ được sắp xếp gọn gàng trên các kệ tiêu chuẩn.

Thể tích của hàng hóa chính là không gian mà chúng chiếm dụng trong kho, được tính bằng công thức: Dài x Rộng x Cao. Để tính phí lưu trữ, bạn chỉ cần nhân số mét khối hàng hóa với đơn giá thuê kho trên mỗi mét khối.

Công thức: 

Chi phí lưu trữ = Dung tích tồn kho x Chi phí lưu trữ mỗi đơn vị dung tích

3.3 Tính chi phí tồn kho theo diện tích

Khi tính hàng tồn kho theo diện tích, không gian thuê được tính dựa trên diện tích sàn của kho, tức là Dài x Rộng. 

Mặc dù chi phí thuê theo diện tích thường cao hơn so với tính theo mét khối (m3), nhưng phương pháp này đặc biệt phù hợp với những mặt hàng cồng kềnh, có kích thước lớn và trọng lượng nặng như đồ nội thất, kim loại, máy móc,…

Công thức: Chi phí lưu trữ = Diện tích tồn kho x Chi phí lưu trữ mỗi đơn vị diện tích

Ưu điểm nổi bật của cách tính này là sự linh hoạt trong việc sắp xếp và chất hàng hóa theo ý muốn, tối ưu hóa không gian sử dụng. Bạn có thể dễ dàng xuất nhập hàng, thay đổi số lượng hàng hóa mà không phải lo lắng về các chi phí phát sinh.

3.4 Tính chi phí tồn kho theo số lượng thùng hàng

Phương pháp tính phí này dựa trên tổng số thùng hàng để đưa ra mức giá phù hợp. Cách tính này thường được áp dụng cho các kiện hàng đã được đóng gói cố định, với yêu cầu hàng hóa bên trong phải có kích thước và khối lượng tương đồng nhau.

Công thức: 

Chi phí lưu trữ = Số lượng thùng hàng x Chi phí lưu trữ mỗi thùng hàng

3.5 Tính phí lưu kho tự quản

Tính phí lưu kho tự quản về cơ bản là mở rộng hình thức thuê kho theo diện tích (m2), cho phép khách hàng thuê số mét vuông phù hợp với lượng hàng hóa thực tế. Với phương thức này, khách hàng có toàn quyền tự do sắp xếp và bố trí hàng hóa theo ý muốn.

Chi phí lưu kho sẽ được thỏa thuận dựa trên diện tích kho cũng như thời gian lưu kho. Tuy nhiên, khách hàng vẫn cần có nhân viên quản kho để thực hiện các công việc như quản lý kho, xuất nhập hàng hóa,…

>>>Có thể bạn muốn biết: Cách tính vòng quay hàng tồn kho

4. Chiến lược tối ưu chi phí tồn kho

Tối ưu các loại chi phí tồn kho là một mục tiêu quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, nhằm cân bằng giữa việc đảm bảo đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu khách hàng và giảm thiểu chi phí lưu trữ, quản lý. Dưới đây là một số chiến lược hữu ích giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu này:

4.1 Phân tích nhu cầu và dự báo

Để đảm bảo chi phí hàng tồn kho luôn ở mức an toàn và hiệu quả, việc hiểu rõ nhu cầu khách hàng và dự báo chính xác là bước đầu tiên và quan trọng nhất. 

Doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ lưỡng thị trường, phân tích dữ liệu bán hàng, theo dõi xu hướng tiêu dùng và các yếu tố mùa vụ để nắm bắt được nhu cầu thực tế. 

Bên cạnh đó, việc sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu và phần mềm dự báo sẽ hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra những dự đoán chính xác về lượng hàng cần thiết, tránh tình trạng tồn kho quá nhiều gây lãng phí hoặc thiếu hụt hàng hóa gây gián đoạn hoạt động kinh doanh.

4.2 Thiết lập mức tồn kho an toàn

Mức tồn kho an toàn đóng vai trò như một “tấm đệm” bảo vệ, giúp doanh nghiệp đối phó với những biến động không lường trước trong nhu cầu hoặc chuỗi cung ứng. Việc xác định mức tồn kho tối thiểu cần thiết để đáp ứng nhu cầu đột xuất hoặc gián đoạn chuỗi cung ứng là rất quan trọng. 

Để tính toán mức tồn kho an toàn phù hợp, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố như thời gian đặt hàng, thời gian vận chuyển, mức độ biến động nhu cầu và khả năng đáp ứng của nhà cung cấp.

4.3 Sử dụng mô hình quản lý tồn kho phù hợp

Không có một mô hình quản lý tồn kho nào là hoàn hảo cho tất cả mọi doanh nghiệp. Tùy theo đặc thù sản phẩm, nhu cầu kinh doanh và nguồn lực sẵn có, doanh nghiệp cần lựa chọn mô hình quản lý tồn kho phù hợp như EOQ (Economic Order Quantity), JIT (Just-in-Time), hoặc ABC analysis. 

Mỗi mô hình đều có ưu nhược điểm riêng, do đó, việc đánh giá định kỳ hiệu quả của mô hình và điều chỉnh khi cần thiết là rất quan trọng để đảm bảo tồn kho luôn được quản lý một cách tối ưu.

4.4 Tối ưu quy trình đặt hàng và vận chuyển

Quy trình đặt hàng và vận chuyển ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian hàng hóa về kho và chi phí hàng tồn kho. Doanh nghiệp cần xây dựng mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với nhà cung cấp để đảm bảo thời gian giao hàng nhanh chóng và đáng tin cậy. 

Ngoài ra, việc cân nhắc sử dụng các dịch vụ vận chuyển nhanh hoặc ký kết hợp đồng dài hạn với nhà cung cấp cũng là một cách để giảm chi phí vận chuyển và đảm bảo nguồn cung ổn định.

4.5 Ứng dụng công nghệ và tự động hóa

Trong thời đại công nghệ số, việc ứng dụng công nghệ và tự động hóa vào quản lý kho hàng là xu hướng tất yếu. Đầu tư vào hệ thống quản lý kho hàng hiện đại giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát và tối ưu hóa chi phí tồn kho một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, việc sử dụng công nghệ mã vạch, RFID, hoặc IoT còn giúp cải thiện hiệu quả quản lý, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian, nhân lực.

5. Giảm chi phí tồn kho với SEEACT-WMS

Giải pháp SEEACT-WMS nằm trong phần mềm MES của DACO được thiết kế để tối ưu hóa quy trình quản lý kho hàng và giảm chi phí tồn kho. 

Bằng cách ứng dụng công nghệ tiên tiến và tự động hóa quy trình, SEEACT-WMS giúp:

Quản lý kho hàng hiện đại: Sử dụng mã vạch và mã QR Code để nhập/xuất/kiểm kê/lưu chuyển hàng hóa nhanh chóng và chính xác. Tối ưu không gian lưu trữ và tìm kiếm hàng hóa dễ dàng nhờ quản lý vị trí theo Layout.

Quản lý thông tin hàng hóa chi tiết: Lưu trữ thông tin sản phẩm toàn diện, bao gồm số lô, số serial, hạn sử dụng. Quản lý tồn kho hiệu quả dựa trên lô và date, đảm bảo chất lượng và an toàn sản phẩm.

Quản lý tồn kho thông minh: Theo dõi số lượng tồn kho, phân tích vòng quay hàng hóa để đưa ra quyết định giảm tồn kho và chi phí.  

Quản lý chất lượng chặt chẽ: Kiểm tra chất lượng hàng hóa ở các bước quan trọng, theo dõi lịch sử chất lượng để đánh giá sự biến động và đảm bảo sản phẩm đạt chuẩn.

Quản lý đơn hàng và vận chuyển hiệu quả: Hỗ trợ quản lý đơn hàng từ đặt hàng đến xuất kho, tối ưu lộ trình vận chuyển và giảm thời gian giao hàng.

Với SEEACT-WMS, doanh nghiệp không chỉ kiểm soát tốt hơn hàng tồn kho mà còn giảm đáng kể chi phí vận hành, nâng cao năng suất và tối ưu hóa lợi nhuận. Đây là giải pháp toàn diện, phù hợp với nhiều ngành nghề và quy mô doanh nghiệp, từ sản xuất, phân phối đến bán lẻ.

6. Tổng kết

Hy vọng qua bài viết này bạn đã hiểu được chi phí tồn kho là gì cũng như các vấn đề liên quan khác. Việc quản lý chi phí hàng tồn kho hiệu quả không chỉ là việc giảm thiểu các khoản chi phí phát sinh mà còn là chiến lược then chốt để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. 

Bằng việc áp dụng các phương pháp tính toán chính xác, dự báo nhu cầu thị trường và sử dụng các công cụ quản lý hiện đại, doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt hơn hàng tồn kho, giảm thiểu lãng phí và tăng cường hiệu suất hoạt động.

Nếu bạn đang quan tâm đến giải pháp quản lý kho thông minh SEEACT-WMS, hãy liên hệ với DACO qua Hotline 0359.206.636 (Mr. Minh Anh) ngay hôm nay để được hỗ trợ miễn phí.