Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Giải đáp A-Z

Quản lý chi phí kinh doanh tốt là chìa khóa vàng giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, hợp lý hóa các khoản phát sinh không cần thiết và làm chủ tài chính. Vậy chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những gì?  

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan và những bí quyết quản lý chi phí thiết thực, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Đừng bỏ lỡ!

1. Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình điều hành và vận hành hoạt động chung của doanh nghiệp. Nó bao gồm các khoản chi cần thiết để duy trì hoạt động thường ngày, đảm bảo mọi bộ phận phối hợp nhịp nhàng, từ quản lý nhân sự, hành chính, đến marketing và các hoạt động hỗ trợ khác.

Vậy tại sao cần phải kiểm soát CPQL doanh nghiệp?

Thực tế, việc kiểm soát chi phí quản lý hiệu quả mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực:

• Giúp doanh nghiệp sử dụng nguồn lực tài chính một cách hiệu quả, tránh lãng phí và phân bổ ngân sách hợp lý cho các hoạt động.
• Khi chi phí được kiểm soát tốt, doanh nghiệp có thể giảm thiểu các khoản chi không cần thiết, từ đó gia tăng lợi nhuận.
• Việc quản lý chi phí chặt chẽ giúp doanh nghiệp nhận ra những điểm chưa hiệu quả, từ đó có những điều chỉnh phù hợp để nâng cao năng suất làm việc.
• Kiểm soát chi phí là nền tảng vững chắc cho sự ổn định và phát triển lâu dài của doanh nghiệp.

2. Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những gì?

Để quản lý chi phí một cách hiệu quả, trước hết, doanh nghiệp cần xác định rõ CPQL doanh nghiệp bao gồm những khoản mục nào. Mặc dù không tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất, nhưng các khoản chi này lại đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động chung, đảm bảo bộ máy vận hành trơn tru và hiệu quả.

Vậy chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những gì? Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:

2.1 Chi phí nhân viên 

Chi phí quản lý nhân viên là một phần không thể thiếu trong hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào. Khoản chi này bao gồm tất cả các khoản chi trả cho đội ngũ nhân sự đảm nhiệm vai trò quản lý, điều hành doanh nghiệp, từ cấp lãnh đạo (ban giám đốc) đến các trưởng bộ phận. Cụ thể, chi phí quản lý nhân viên bao gồm:

• Tiền lương
• Bảo hiểm y tế
• Bảo hiểm xã hội
• Các khoản phụ cấp 

2.2 Chi phí vật liệu quản lý 

Để hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần trang bị các vật dụng phục vụ cho công tác quản lý. Đây chính là khoản chi dành cho việc mua sắm những vật dụng này, bao gồm:

• Công cụ, dụng cụ hỗ trợ công việc (ví dụ: máy tính, máy in, điện thoại bàn…)
• Văn phòng phẩm (giấy, bút, sổ,…)
• Vật liệu dùng cho việc sửa chữa, bảo dưỡng tài sản cố định (ví dụ: sơn, vữa,…)

Nói cách khác, đây là những chi phí cần thiết để duy trì hoạt động thường ngày của bộ máy quản lý doanh nghiệp.

2.3 Chi phí khấu hao tài sản cố định

Trong quá trình sử dụng, các tài sản cố định của doanh nghiệp sẽ dần bị hao mòn và mất giá trị. Để phản ánh sự hao mòn này, doanh nghiệp cần trích chi phí khấu hao tài sản cố định.

Đối với hoạt động quản lý doanh nghiệp, chi phí này thường bao gồm khấu hao của:

• Máy móc, thiết bị quản lý: máy tính, máy in, máy photocopy, máy chiếu,…
• Vật liệu truyền dẫn: đường dây điện thoại, cáp mạng,…
• Nội thất văn phòng: bàn ghế, tủ kệ,…
• Các tài sản cố định khác: như xe ô tô phục vụ công tác quản lý,…

Việc trích khấu hao tài sản cố định giúp doanh nghiệp có cái nhìn chính xác về giá trị thực tế của tài sản, từ đó đưa ra các quyết định đầu tư, sửa chữa hoặc thay thế hợp lý.

2.4 Chi phí đồ dùng văn phòng

Để duy trì hoạt động hàng ngày của văn phòng, doanh nghiệp cần phải chi trả cho các vật dụng cần thiết. Chi phí đồ dùng văn phòng chính là khoản chi dành cho việc mua sắm, bảo dưỡng những vật dụng này.

Cụ thể, chi phí đồ dùng văn phòng có thể bao gồm:

• Đồ dùng văn phòng phẩm 
• Đồ dùng nội thất
• Thiết bị văn phòng 
• Các vật dụng khác 

Đây là những khoản chi phí nhỏ nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một môi trường làm việc thuận tiện và hiệu quả.

2.5 Thuế và các loại lệ phí

Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những gì? Bên cạnh các chi phí nội bộ, doanh nghiệp còn phải thực hiện nghĩa vụ tài chính với Nhà nước thông qua thuế và các loại lệ phí.

Các khoản thuế, phí thường gặp trong hoạt động quản lý doanh nghiệp bao gồm:

• Thuế môn bài: Khoản thuế bắt buộc phải nộp hàng năm khi đăng ký kinh doanh.
• Tiền thuê đất: Phát sinh khi doanh nghiệp sử dụng đất do Nhà nước quản lý.
• Các khoản lệ phí: Ví dụ như lệ phí cấp giấy phép kinh doanh, lệ phí công bố thông tin doanh nghiệp,…

2.6 Chi phí dự phòng

Khoản chi phí này được trích lập để dự phòng cho những rủi ro có thể xảy ra trong tương lai, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Cụ thể, chi phí dự phòng bao gồm:

• Dự phòng phải thu khó đòi: Dành cho những khoản công nợ khó có khả năng thu hồi từ khách hàng.
• Dự phòng phải trả: Dành cho những khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp, người lao động,… mà có khả năng phát sinh thêm chi phí trong tương lai.

2.7 Chi phí dịch vụ mua ngoài

Chi phí dịch vụ mua ngoài có thể bao gồm: chi phí thuê dịch vụ kế toán, kiểm toán, tư vấn pháp lý; chi phí thuê chuyên gia; chi phí bảo trì, sửa chữa thiết bị; chi phí quảng cáo, tiếp thị; chi phí thuê mặt bằng, thuê tài sản cố định; chi phí mua và sử dụng tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế; chi phí trả cho nhà thầu phụ thực hiện một phần công việc,…

Nói cách khác, đây là những khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để tận dụng các nguồn lực bên ngoài, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu chi phí vận hành nội bộ.

2.8 Các loại chi phí bằng tiền khác

Ngoài những khoản trên, trong quá trình hoạt động, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều khoản phát sinh khác phục vụ cho công tác quản lý chung. Các khoản chi bằng tiền khác này thường bao gồm:

• Chi phí hội nghị, tiếp khách 
• Chi phí đi lại, tàu xe 
• Chi phí bưu chính, viễn thông 
• Chi phí tổ chức sự kiện, hoạt động văn hóa, xã hội 
• Chi phí khác: Các khoản chi phát sinh ngoài dự kiến, không thuộc các nhóm chi phí trên.

Mặc dù mỗi khoản chi phí này có thể không lớn, nhưng khi cộng gộp lại, chúng cũng chiếm một phần đáng kể trong tổng CPQL doanh nghiệp.

3. Chi phí quản lý doanh nghiệp ảnh hưởng đến giá sản phẩm dịch vụ như thế nào?

CPQL doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định giá cả sản phẩm hoặc dịch vụ. Sự ảnh hưởng này thể hiện qua hai khía cạnh chính: trực tiếp và gián tiếp.

3.1 Ảnh hưởng trực tiếp

Một số khoản chi phí quản lý được tính trực tiếp vào giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ, chẳng hạn như chi phí văn phòng, lương nhân viên quản lý, chi phí marketing… Khi những chi phí này tăng lên, giá thành sản phẩm/dịch vụ cũng sẽ tăng theo để đảm bảo lợi nhuận cho doanh nghiệp.

3.2 Ảnh hưởng gián tiếp

Nhiều khoản chi phí quản lý khác, ví dụ như chi phí nghiên cứu và phát triển, chi phí hỗ trợ khách hàng, chi phí hành chính… không được tính trực tiếp vào giá thành của từng sản phẩm/dịch vụ cụ thể. Tuy nhiên, chúng vẫn ảnh hưởng đến tổng chi phí hoạt động và lợi nhuận của doanh nghiệp, từ đó gián tiếp tác động đến giá cả chung.

Do đó, doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả sẽ có lợi thế cạnh tranh hơn. Chi phí quản lý thấp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động, giảm giá thành sản phẩm/dịch vụ, thu hút khách hàng và tăng doanh số bán hàng.

Bên cạnh đó, mức độ cạnh tranh trong ngành cũng ảnh hưởng đến giá cả. Nếu đối thủ cạnh tranh có chi phí quản lý thấp hơn, họ có thể đưa ra mức giá thấp hơn, buộc doanh nghiệp phải cân nhắc giảm giá hoặc tối ưu hóa chi phí quản lý để duy trì sức cạnh tranh.

>>>Xem thêm: 5 cách giảm chi phí quản lý hiệu quả nhất

Tóm lại, việc quản lý chi phí hiệu quả và định giá sản phẩm/dịch vụ hợp lý là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp  đảm bảo lợi nhuận, tăng cường sức cạnh tranh và phát triển bền vững.

4. Cách tính chi phí quản lý doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể áp dụng những phương pháp nào để tính toán chi phí quản lý một cách chính xác và hiệu quả? Dưới đây là một số cách tính chi phí quản lý doanh nghiệp phổ biến:

4.1 Phương pháp trực tiếp

Phương pháp trực tiếp thường được các doanh nghiệp có hoạt động sản xuất kinh doanh đơn giản áp dụng. Đặc biệt là những doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất ngắn, số lượng mặt hàng ít và sản xuất với số lượng lớn.

Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ hiểu và dễ áp dụng. Doanh nghiệp chỉ cần tập hợp tất cả các khoản chi phí liên quan đến hoạt động quản lý chung rồi cộng lại với nhau.

Tuy nhiên, phương pháp trực tiếp cũng tồn tại một số hạn chế nhất định. Cụ thể:

• Doanh nghiệp sẽ mất nhiều thời gian để tổng hợp và lưu trữ thông tin một cách khoa học và thống nhất.
• Việc lưu trữ và tra cứu thông tin thường bị rời rạc, riêng rẽ, dẫn đến việc dễ gây ra sai sót trong quá trình tính toán.
• Phương pháp này chỉ cung cấp con số tổng quát về chi phí quản lý chung, không phân tích được chi tiết từng khoản chi phí cụ thể. Điều này gây khó khăn cho việc đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí và đưa ra quyết định cải thiện.

Do đó, đối với những doanh nghiệp lớn, có hoạt động sản xuất kinh doanh phức tạp, cần áp dụng phương pháp tính chi phí quản lý khác để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.

4.2 Phương pháp gián tiếp

Thực tế cho thấy, cách tính thủ công thường tốn nhiều thời gian và công sức, đồng thời dễ dẫn đến sai sót trong quá trình tổng hợp và xử lý dữ liệu. Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn phương pháp gián tiếp, ứng dụng công nghệ vào quản lý chi phí.

Các phần mềm quản lý doanh nghiệp, điển hình là ERP được sử dụng để thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu chi phí một cách nhanh chóng và chính xác. ERP không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức mà còn cung cấp cái nhìn tổng quan về chi phí quản lý, hỗ trợ đắc lực cho việc ra quyết định kinh doanh.

Tuy nhiên, để quản lý toàn diện hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp không nên chỉ dừng lại ở việc ứng dụng ERP. Bởi ERP thường tập trung vào quản lý các hoạt động ở cấp độ tổng quan, chưa đi sâu vào chi tiết hoạt động sản xuất.

Giải pháp tối ưu là tích hợp ERP với hệ thống thực thi sản xuất (MES). MES sẽ thu thập dữ liệu trực tiếp từ máy móc, thiết bị sản xuất, cung cấp cái nhìn chi tiết và theo thời gian thực về tình hình sản xuất.

Lợi ích của việc tích hợp MES và ERP

Sự kết hợp giữa ERP và MES sẽ giúp doanh nghiệp:

• Nắm bắt thông tin sản xuất chi tiết: Theo dõi sát sao tiến độ sản xuất, tình trạng máy móc, năng suất lao động, chất lượng sản phẩm…
• Tối ưu hóa quy trình sản xuất: Phát hiện và xử lý kịp thời các sự cố, giảm thiểu lãng phí, nâng cao hiệu quả sản xuất.
• Kiểm soát chi phí hiệu quả: Theo dõi chi tiết chi phí sản xuất, từ đó đưa ra các quyết định điều chỉnh phù hợp, tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận.
• Cải thiện khả năng ra quyết định: Dựa trên dữ liệu chính xác và toàn diện từ ERP và MES, ban lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định kinh doanh sáng suốt, kịp thời và hiệu quả hơn.

Tóm lại, việc tích hợp ERP và MES là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện hoạt động sản xuất kinh doanh, nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường sức cạnh tranh trên thị trường.

>>>Chi tiết: Bộ đôi MES và ERP cho doanh nghiệp sản xuất

4.3 Phương pháp kết hợp

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp không chỉ áp dụng riêng lẻ phương pháp trực tiếp hay gián tiếp mà lựa chọn phương pháp kết hợp để tính chi phí quản lý doanh nghiệp.

Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm, ngành nghề và quy mô sản xuất khác nhau. Chính vì vậy, việc kết hợp linh hoạt giữa hai phương pháp trên sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng được ưu điểm của từng phương pháp, đồng thời khắc phục những hạn chế còn tồn tại.

Ví dụ, doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp trực tiếp để theo dõi chi tiết từng khoản chi phí nhỏ, đồng thời kết hợp với phần mềm để tổng hợp, phân tích và báo cáo chi phí một cách tự động, chính xác. Hoặc doanh nghiệp có thể dựa trên số liệu chi phí quản lý của các năm trước, kết hợp với doanh thu kế hoạch và các chính sách phát triển của doanh nghiệp để đưa ra định mức chi phí quản lý phù hợp cho từng giai đoạn.

Việc lựa chọn phương pháp tính chi phí quản lý phù hợp là rất quan trọng, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, kiểm soát chi phí và tối ưu hóa hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

5. [FAQ] Giải đáp thắc mắc thường gặp

5.1 Ý nghĩa của việc xác định chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Việc xác định chi phí quản lý có ý nghĩa quan trọng đối với sự phát triển bền vững của bất kỳ tổ chức nào.

– Thứ nhất, nó là cơ sở để lập dự toán hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó giúp doanh nghiệp phân bổ nguồn lực hợp lý, kiểm soát chi phí và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.

– Thứ hai, chi phí quản lý là công cụ hữu hiệu để kiểm soát các hoạt động kinh doanh. Bằng cách theo dõi và phân tích chi phí, nhà quản lý có thể đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận, kịp thời phát hiện và khắc phục những điểm chưa hợp lý.

– Thứ ba, việc xác định chi phí quản lý giúp cung cấp thông tin quan trọng cho việc ra quyết định, chẳng hạn như quyết định đầu tư, định giá bán sản phẩm, phân tích khả năng tạo lợi nhuận…

– Cuối cùng, xác định chi phí quản lý rõ ràng góp phần tiết kiệm trong quản lý và sử dụng các nguồn lực của tổ chức, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh và sức cạnh tranh trên thị trường.

5.2 Tỷ lệ chi phí quản lý doanh nghiệp bao nhiêu là hợp lý?

Không có một con số cố định nào về tỷ lệ CPQL doanh nghiệp lý tưởng, bởi nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: ngành nghề sản xuất/kinh doanh, quy mô doanh nghiệp, chu kỳ sống và vòng đời sản phẩm, mục tiêu chiến lược…

Tuy nhiên, nhìn chung, tỷ lệ chi phí quản lý nên nằm trong khoảng từ 1% đến 5% tổng doanh thu. Theo nhiều chuyên gia, tỷ lệ dưới 2% được coi là hợp lý, thể hiện doanh nghiệp đang quản lý chi phí hiệu quả.

Quan trọng nhất là doanh nghiệp cần theo dõi và phân tích tỷ lệ này theo thời gian, so sánh với các đối thủ cạnh tranh và đưa ra những điều chỉnh phù hợp để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động kinh doanh.

5.3 Các sai lầm thường gặp khi kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Kiểm soát chi phí quản lý là một nhiệm vụ quan trọng, nhưng không phải lúc nào cũng dễ dàng. Dưới đây là một số sai lầm thường gặp cần tránh:

• Thiếu kế hoạch chi tiết: Không có kế hoạch cụ thể, mục tiêu rõ ràng khiến việc kiểm soát chi phí trở nên mơ hồ, thiếu hiệu quả.
• Theo dõi chi phí không đầy đủ: Bỏ sót các khoản chi phát sinh hoặc không ghi chép đầy đủ, chính xác dẫn đến việc khó đánh giá tình hình thực tế.
• Không phân tích chi phí: Chỉ tập trung vào việc cắt giảm chi phí mà không phân tích nguyên nhân, tìm ra giải pháp tối ưu lâu dài.
• Chậm áp dụng công nghệ: Sử dụng phương pháp thủ công, thiếu sự hỗ trợ của phần mềm khiến việc quản lý chi phí tốn thời gian, dễ sai sót.

Hiểu rõ bản chất và tầm quan trọng của chi phí quản lý doanh nghiệp chính là bước đầu tiên để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và nâng cao lợi nhuận. Bằng cách áp dụng những kiến thức và chiến lược được chia sẻ trong bài viết, hy vọng bạn sẽ có thể kiểm soát tốt các khoản chi, đưa ra những quyết định tài chính sáng suốt và vững bước trên con đường phát triển kinh doanh.

Ngoài ra, đừng quên theo dõi website Seeact.vn của chúng tôi để cập nhật thêm nhiều bài viết hữu ích về quản trị sản xuất và các chủ đề liên quan khác.