Chi phí lưu kho và 5 cách tối ưu hiệu quả nhất

Bạn có đang trả quá nhiều cho việc lưu trữ hàng hóa? Chi phí lưu kho có thể âm thầm “ngốn” lợi nhuận của bạn nếu không được kiểm soát. Từ A đến Z, bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về loại chi phí này, các yếu tố tác động và quan trọng nhất là các chiến lược để tối ưu hóa chúng. Cùng khám phá ngay!

1. Chi phí lưu kho là gì?

Chi phí lưu kho là toàn bộ chi phí liên quan đến việc lưu trữ và quản lý nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm trong suốt quá trình sản xuất.

Đây là một phần không thể thiếu trong hoạt động sản xuất, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và lợi nhuận của doanh nghiệp.

Do đó, việc quản lý và tối ưu hóa khoản chi phí này là rất quan trọng để doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sản xuất, giảm thiểu lãng phí, và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.

>>>Xem thêm: 

Lưu kho là gì? Giải đáp chi tiết từ A-Z

Các loại kho hàng phổ biến nhất

2. Các loại chi phí lưu kho

Sau khi đã hiểu rõ chi phí lưu kho là gì, chúng ta hãy đi sâu hơn vào các loại chi phí cụ thể mà doanh nghiệp có thể phải đối mặt khi lưu trữ hàng hóa.

Các chi phí chính bao gồm:

2.1 Chi phí vốn

Đây là chi phí liên quan đến việc đầu tư vào hàng tồn kho, bao gồm chi phí cơ hội (lợi nhuận có thể đạt được nếu số vốn đó được đầu tư vào hoạt động khác), lãi suất vay (nếu doanh nghiệp vay vốn để mua hàng), và chi phí bảo hiểm hàng hóa.

2.2 Chi phí dịch vụ hàng tồn kho

Bao gồm các chi phí liên quan đến việc quản lý và vận hành kho, như chi phí thuê kho bãi, nhân công, điện nước, hệ thống quản lý kho, bảo trì thiết bị, và các dịch vụ liên quan khác như kiểm kê, đóng gói, vận chuyển nội bộ.

2.3 Chi phí rủi ro hàng tồn kho

Liên quan đến các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình lưu kho, như hư hỏng, mất mát, hết hạn sử dụng, lỗi thời, hoặc trộm cắp.

2.4 Chi phí về không gian lưu trữ

Chi phí thuê hoặc sở hữu mặt bằng kho, bao gồm chi phí xây dựng, sửa chữa, bảo trì, và các chi phí liên quan đến việc tối ưu hóa không gian lưu trữ như lắp đặt kệ, pallet, v.v.

Ngoài ra, còn có các chi phí khác như chi phí quản lý, chi phí hành chính, chi phí công nghệ thông tin, và các chi phí phát sinh khác. Hiểu rõ và kiểm soát các loại chi phí này là chìa khóa để doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động lưu kho, giảm thiểu chi phí, và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

3. Cách tính chi phí lưu kho

Đây là một yếu tố quan trọng cần được xem xét trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có nhu cầu lưu trữ hàng hóa. Việc tính toán một cách chính xác giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các khoản chi phí phát sinh, từ đó đưa ra những quyết định kinh doanh hiệu quả hơn.

Công thức tính như sau:

Chi phí lưu kho = chi phí vốn + chi phí dịch vụ + chi phí rủi ro + chi phí mặt bằng

Để bạn dễ hình dung hơn về cách tính, chúng ta hãy cùng xem xét một tình huống thực tế của một nhà phân phối dược phẩm. Các chi phí liên quan bao gồm:

• Chi phí vốn: Đây là số tiền bỏ ra để mua các loại thuốc, nguyên liệu thô, thành phẩm, bao bì, nhãn mác, v.v. Giả sử trong trường hợp này, chi phí vốn là 20.000$
• Chi phí quản lý tồn kho: 5.000$.  
• Chi phí không gian kho lưu trữ: 7.000$.
• Chi phí rủi ro: 2.000$

⇒Tổng chi phí lưu kho của nhà phân phối dược phẩm này là:

20.000$(chi phí vốn) + 5.000$ (chi phí quản lý) + 7.000$(chi phí thuê kho) + 2.000$ (chi phí rủi ro) = 34.000$

>>>Có thể bạn muốn biết: Chi phí tồn kho là gì? 

4. Yếu tố ảnh hưởng đến phí lưu kho

Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí lưu kho là gì?

4.1 Thời gian lưu kho

Thời gian hàng hóa lưu kho có tác động trực tiếp đến chi phí. Hàng hóa tồn kho càng lâu, chi phí lưu trữ và bảo quản càng tăng, bao gồm các khoản phí như thuê kho bãi, điện, nước, và bảo dưỡng.

4.2 Quy mô lưu kho

Diện tích và sức chứa của kho hàng tác động trực tiếp đến chi phí. Kho lớn đồng nghĩa với chi phí thuê mặt bằng cao, trong khi kho nhỏ có thể dẫn đến tình trạng chật chội, làm tăng chi phí sắp xếp và quản lý hàng hóa.

4.3 Cơ cấu lưu kho

Cách thức tổ chức và sắp xếp hàng hóa trong kho cũng có tác động trực tiếp đến chi phí lưu trữ. 

Một cơ cấu lưu kho được tối ưu hóa không chỉ giúp giảm thiểu chi phí nhân công và thời gian tìm kiếm hàng hóa mà còn nâng cao khả năng kiểm soát và quản lý toàn bộ hàng tồn kho.

4.4 Quản lý lượng hàng tồn kho

Lượng hàng tồn kho ảnh hưởng đáng kể đến chi phí tồn kho. Hàng tồn kho quá nhiều dẫn đến chi phí lưu trữ tăng cao, đồng thời gia tăng rủi ro hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng. 

Ngược lại, hàng tồn kho quá ít có thể gây ra tình trạng thiếu hụt, làm gián đoạn sản xuất và tăng chi phí đặt hàng lại.

4.5 Độ chính xác dữ liệu kho hàng

Độ chính xác của dữ liệu kho hàng đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát mức chi phí này. Nếu thông tin về hàng tồn kho không đáng tin cậy, việc quản lý và theo dõi kho hàng sẽ gặp khó khăn, có thể dẫn đến tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa, gây phát sinh chi phí không cần thiết và gia tăng rủi ro cho hoạt động sản xuất.

4.6 Quy trình đặt hàng và nhập kho

Hiệu quả của quy trình đặt hàng và nhập kho có thể tác động đáng kể đến chi phí lưu trữ trong sản xuất. Một quy trình được tổ chức tốt sẽ giúp giảm thiểu thời gian và chi phí liên quan đến các hoạt động này.

4.7 Các yếu tố khác

Bên cạnh các yếu tố nội tại, chi phí lưu kho còn chịu ảnh hưởng đáng kể từ những biến động của môi trường kinh doanh bên ngoài. Những yếu tố như biến động giá cả thị trường, thay đổi trong chính sách thuế, lạm phát, chi phí vận chuyển và các yếu tố thị trường khác đều có thể tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến loại chi phí này.

Do đó, doanh nghiệp cần phải có khả năng thích ứng linh hoạt để đối phó với những biến động này, đảm bảo hoạt động lưu kho luôn hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

5. Cách giảm chi phí lưu kho

Giảm chi phí tồn kho là mục tiêu quan trọng của mọi doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và tăng cường lợi nhuận. Dưới đây là một số cách hữu ích bạn có thể tham khảo:

5.1 Tăng sức chứa của kho hàng

Một trong những giải pháp hiệu quả nhất để giảm chi phí lưu kho và đồng thời tăng sức chứa là tối ưu hóa không gian kho hàng hiện có. 

Để tăng sức chứa kho hàng, doanh nghiệp có thể:

1. Xây dựng thêm: Nếu có đủ diện tích đất, việc xây dựng thêm một phần nhà kho mới sẽ mang lại không gian lưu trữ đáng kể.
2. Trang bị hệ thống kệ hàng: Kệ hàng, đặc biệt là các loại kệ cao tầng, giúp tận dụng tối đa chiều cao của kho, tăng mật độ lưu trữ mà không cần mở rộng diện tích mặt bằng.

Đầu tư vào mở rộng nhà kho hoặc hệ thống kệ hàng có thể tốn kém ban đầu, nhưng về lâu dài, nó sẽ giúp giảm chi phí thuê kho bên ngoài, tối ưu hóa hoạt động và tăng hiệu quả kinh doanh.

5.2 Giảm thiểu lượng tồn kho mặt hàng kém hiệu quả

Cần xem xét loại bỏ hoặc giảm đáng kể lượng tồn kho cho các mặt hàng bán chậm, không còn phù hợp với thị trường. Việc này giúp giải phóng không gian kho bãi và giảm chi phí lưu trữ không cần thiết.

5.3 Đẩy nhanh vòng quay hàng tồn kho 

Để giảm chi phí lưu kho, hãy tập trung vào việc đẩy nhanh vòng quay hàng tồn kho. Đây là một chỉ số then chốt đánh giá hiệu quả quản lý kho hàng. 

Khi bạn tăng tốc độ vòng quay, đồng nghĩa với việc giảm thời gian hàng hóa nằm trong kho và giải phóng vốn. Để đạt được điều này, hãy tối ưu hóa quy trình sản xuất, đặt hàng và phân phối. 

Đồng thời, áp dụng các chiến lược tiếp thị như giảm giá, khuyến mãi để thúc đẩy doanh số và tăng lượng khách hàng trung thành.

5.4 Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho

Để tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho. Hiện nay có nhiều lựa chọn trên thị trường, nhưng giải pháp tối ưu là hệ thống thông minh, tích hợp toàn diện với hệ thống quản trị sản xuất MES và quản trị doanh nghiệp ERP như SEEACT-WMS.

SEEACT-WMS mang đến nhiều tính năng vượt trội, bao gồm:

• Quản lý nhập, xuất, kiểm kê hiệu quả nhờ Barcode, QR Code.
• Quản lý vị trí hàng hóa chi tiết theo Layout.
• Theo dõi chất lượng hàng hóa chặt chẽ.

Đặc biệt, hệ thống được lập trình linh hoạt để phù hợp với quy trình và yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.

Nhờ đó, SEEACT-WMS không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động lưu trữ mà còn kiểm soát hiệu quả chi phí liên quan.

5.5 Thỏa thuận với nhà cung cấp dịch vụ thuê kho

Một cách khác để tiết kiệm chi phí lưu kho là đàm phán với nhà cung cấp dịch vụ thuê kho. Doanh nghiệp có thể tìm cách ký kết các hợp đồng dài hạn với mức giá ổn định, giúp dự đoán và kiểm soát chi phí tốt hơn.

6. Lời kết

Hiểu rõ và kiểm soát chi phí lưu kho là chìa khóa để tối ưu hóa lợi nhuận và nâng cao hiệu quả hoạt động. Bằng cách áp dụng các chiến lược phù hợp, doanh nghiệp của bạn hoàn toàn có thể biến thách thức thành lợi thế cạnh tranh.

Bạn muốn tìm hiểu thêm về cách phần mềm quản lý kho SEEACT-WMS có thể giúp bạn tối ưu chi phí lưu kho? Đừng ngần ngại liên hệ với DACO qua Hotline 0359.206.636 ( Minh Anh) ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ!