Chi phí chất lượng CoQ là gì và cách tối ưu hiệu quả

Để sản xuất ra sản phẩm chất lượng và đạt được sự hài lòng của khách hàng, doanh nghiệp cần quan tâm đến CoQ – chi phí chất lượng. Vậy CoQ là gì?  Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn chi tiết về CoQ, từ khái niệm, tầm quan trọng, cách phân loại, tính toán đến các phương pháp tối ưu hóa chi phí này.

1. Chi phí chất lượng CoQ là gì?

Chi phí chất lượng (CoQ), viết tắt của Cost of Quality, là một phương pháp luận được sử dụng để tính toán toàn bộ chi phí mà một doanh nghiệp phải bỏ ra để đạt được chất lượng mong muốn cho sản phẩm hoặc dịch vụ của mình.

Nói cách khác, CoQ bao gồm không chỉ chi phí phát sinh khi sản phẩm không đạt chuẩn mà còn cả chi phí bỏ ra để đảm bảo chất lượng ngay từ đầu

2. Phân loại chi phí chất lượng

Để quản lý một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần hiểu rõ chi phí chất lượng bao gồm những gì.

Nhìn chung, cách phân loại chi phí chất lượng CoQ như sau:

2.1 Chi phí chất lượng tốt (CoGQ)

CoGQ – Cost of Good quality Chi phí chất lượng tốt (CoGQ) là những khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để đảm bảo sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật. 

CoGQ bao gồm hai loại chính: chi phí phòng ngừa và chi phí thẩm định.

2.1.1 Chi phí thẩm định (AC – Appraisal Cost):

Để đảm bảo chất lượng sản phẩm trước khi đến tay khách hàng, doanh nghiệp cần đầu tư vào chi phí thẩm định. Đây là những khoản chi phí phát sinh từ các hoạt động kiểm tra, đánh giá chất lượng, bao gồm:

• Kiểm tra nguyên liệu đầu vào: Đảm bảo nguyên vật liệu, quy trình sản xuất và thành phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn đã đề ra.
• Đánh giá hệ thống chất lượng: Xác nhận hệ thống quản lý chất lượng đang vận hành hiệu quả.
• Đánh giá nhà cung cấp: Thẩm định và lựa chọn các nhà cung cấp nguyên vật liệu, dịch vụ đáng tin cậy.

Thay vì khắc phục sự cố sau khi sản xuất, các nhà quản lý thường ưu tiên đầu tư vào các biện pháp phòng ngừa để đảm bảo chất lượng sản phẩm, đồng thời tiết kiệm chi phí về lâu dài.

2.1.2 Chi phí phòng ngừa (PC- Prevention Cost):

Để ngăn chặn sản phẩm kém chất lượng ngay từ đầu, doanh nghiệp cần đầu tư vào chi phí phòng ngừa. Cách tiếp cận chủ động này giúp giải quyết các vấn đề tiềm ẩn, giảm thiểu lỗi sản xuất, hàng lỗi và lãng phí. Nói cách khác, mục tiêu là hạn chế tối đa khả năng sản xuất ra sản phẩm không đạt tiêu chuẩn. Các khoản chi phí phòng ngừa thường phát sinh trước khi quá trình sản xuất bắt đầu, bao gồm:

• Xác định yêu cầu sản phẩm/dịch vụ: Đặt ra các tiêu chuẩn rõ ràng về nguyên vật liệu đầu vào, quy trình sản xuất, thành phẩm và dịch vụ.
• Lập kế hoạch chất lượng: Lên kế hoạch chi tiết cho các hoạt động liên quan đến chất lượng, độ tin cậy, sản xuất và kiểm tra.
• Đảm bảo chất lượng: Xây dựng và duy trì một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả.
• Đào tạo: Thường xuyên tổ chức các chương trình đào tạo để nâng cao nhận thức và kỹ năng về chất lượng cho nhân viên.

2.2 Chi phí chất lượng kém (CoPQ)

Bên cạnh chi phí bỏ ra để đảm bảo chất lượng, doanh nghiệp cũng phải đối mặt với những chi phí phát sinh khi sản phẩm/dịch vụ không đáp ứng được yêu cầu.  

CoPQ – Cost of Poor Quality chính là khoản chi phí mà doanh nghiệp phải gánh chịu do những sai sót, lỗi lầm trong quá trình sản xuất hoặc cung ứng dịch vụ.

CoPQ bao gồm:

2.2.1 Chi phí tổn thất bên trong (IFC – Internal Failure Costs)

Những “tổn thất” này xảy ra ngay trong nội bộ doanh nghiệp, trước khi sản phẩm được giao cho khách hàng. IFC bao gồm các chi phí liên quan đến việc phát hiện và xử lý lỗi sản phẩm, chẳng hạn như:

• Chi phí nguyên vật liệu bị hư hỏng, hao hụt.
• Chi phí sản phẩm bị lỗi, phế phẩm.
• Chi phí sản xuất hàng hóa chất lượng thấp hơn (hàng thứ cấp).
• Chi phí lãng phí trong quá trình sản xuất do lỗi.

2.2.2 Chi phí tổn thất bên ngoài (EFC – External Failure Costs)

Đây là những tổn thất mà doanh nghiệp phải gánh chịu sau khi sản phẩm đã đến tay khách hàng. EFC thường liên quan đến việc giải quyết các vấn đề phát sinh từ sản phẩm lỗi, bao gồm:

• Chi phí bảo hành, sửa chữa sản phẩm.
• Chi phí xử lý khiếu nại, phản hồi của khách hàng.
• Chi phí thu hồi sản phẩm lỗi.
• Chi phí chiết khấu, giảm giá cho khách hàng do sản phẩm lỗi.
• Chi phí liên quan đến việc điều tra, đánh giá nguyên nhân gây lỗi (nhân công, đi lại…).

EFC thường gây thiệt hại nặng nề hơn IFC, không chỉ về mặt tài chính mà còn ảnh hưởng đến hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp.

Ví dụ về CoQ:

Một công ty sản xuất điện thoại di động có thể phải chịu các chi phí CoQ sau:

• Chi phí phòng ngừa: Đào tạo công nhân về quy trình lắp ráp, kiểm tra chất lượng linh kiện đầu vào.
• Chi phí thẩm định: Kiểm tra điện thoại trong quá trình sản xuất, kiểm tra chức năng trước khi xuất xưởng.
• Chi phí lỗi nội bộ: Sửa chữa các điện thoại bị lỗi trong quá trình sản xuất.
• Chi phí lỗi bên ngoài: Bảo hành, đổi trả cho khách hàng khi điện thoại gặp sự cố sau khi mua

3. Cách tính chi phí chất lượng

Mặc dù cách tính CoQ có thể khác nhau tùy theo quy mô, ngành nghề và hệ thống quản lý chất lượng riêng của từng doanh nghiệp, nhưng nhìn chung, công thức cơ bản để tính tổng chi phí chất lượng (CoQ) là:

CoQ = CoGQ + CoPQ  = PC + AC + IFC + EFC

Trong đó:

• CoGQ = PC + AC
  
  • PC: Chi phí phòng ngừa
  • AC: Chi phí thẩm định
• CoPQ = IFC + EFC
  
  • IFC: Chi phí tổn thất bên trong
  • EFC: Chi phí tổn thất bên ngoài

4. Tại sao chi phí chất lượng lại quan trọng?

4.1 Ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận

CoQ là một chỉ số quan trọng phản ánh hiệu quả quản lý và cải thiện chất lượng của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp gặp phải các vấn đề về chất lượng, chẳng hạn như lãng phí nguyên vật liệu, tốn công sức làm lại sản phẩm, hoặc sử dụng kém hiệu quả thời gian và máy móc, CoQ sẽ tăng lên do phải chi trả cho các hoạt động phòng ngừa và khắc phục lỗi. Điều này dẫn đến tổng chi phí hoạt động tăng và lợi nhuận giảm sút.

4.2 Cung cấp thông tin cho quyết định chiến lược

CoQ là một công cụ quản lý quan trọng, cung cấp thông tin giá trị để doanh nghiệp đưa ra các quyết định chiến lược,  nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, tối ưu hóa chi phí và đạt được mục tiêu kinh doanh. Cụ thể: 

– Xác định điểm yếu: Thông qua việc phân tích CoQ, doanh nghiệp có thể xác định được những khu vực, công đoạn nào đang hoạt động kém hiệu quả, gây ra lãng phí và tổn thất do chất lượng kém. Từ đó, doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực vào việc cải thiện những điểm yếu này.

– Tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ: CoQ không chỉ chỉ ra vấn đề mà còn giúp doanh nghiệp đi sâu tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của những vấn đề về chất lượng. Việc hiểu rõ nguyên nhân sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra các giải pháp khắc phục hiệu quả và bền vững hơn.

– Hỗ trợ ra quyết định: Dữ liệu về CoQ cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu suất chất lượng, giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định chiến lược sáng suốt hơn về đầu tư, phân bổ nguồn lực, cải tiến quy trình và nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ.

– Cải tiến chất lượng: CoQ thôi thúc doanh nghiệp xây dựng và triển khai các chương trình cải tiến chất lượng, đầu tư vào đào tạo nhân viên, hoàn thiện quy trình sản xuất và nâng cao năng lực quản lý chất lượng.

4.3 Nâng cao sự hài lòng của khách hàng

Vấn đề chất lượng phát sinh sau khi sản phẩm đến tay khách hàng (vấn đề chất lượng bên ngoài) thường gây thiệt hại cho doanh nghiệp. 

Ví dụ, những đánh giá tiêu cực có thể khiến doanh nghiệp mất đi khách hàng tiềm năng, hoặc một lô hàng lỗi có thể dẫn đến chi phí bảo hành và sửa chữa tăng cao.

Để duy trì sự hài lòng của khách hàng, doanh nghiệp cần chủ động giải quyết các vấn đề về chất lượng ngay từ giai đoạn sản xuất (vấn đề chất lượng bên trong). Việc này không chỉ dễ dàng và ít tốn kém hơn mà còn giúp bảo vệ danh tiếng cũng như giữ chân khách hàng.

4.4 Nâng cao nhận thức và xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Để doanh nghiệp nhận thức rõ tầm quan trọng của chất lượng sản phẩm, dịch vụ đối với sự phát triển, việc thống kê chi tiết và chính xác các chi phí thiệt hại là điều kiện tiên quyết. CoQ đóng vai trò cung cấp số liệu, giúp doanh nghiệp báo cáo và phân tích các chi phí chất lượng, từ đó thúc đẩy sự cam kết và hợp tác của mọi thành viên trong việc giảm thiểu các chi phí liên quan.

5. Cách tối ưu chi phí chất lượng CoQ

5.1 Phát hiện lỗi sớm – Chìa khóa then chốt

Phát hiện lỗi sớm là yếu tố then chốt để tối ưu hóa CoQ. Phòng ngừa sự không phù hợp ngay từ đầu hoặc phát hiện chúng càng sớm càng tốt sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí hiệu quả.

Ngược lại, việc phát hiện lỗi ở giai đoạn cuối sản xuất hoặc phân phối sẽ dẫn đến chi phí khắc phục cao, khó khăn trong việc thu hồi sản phẩm và làm tăng CoQ đáng kể.

Giải pháp xây dựng hệ thống phát hiện lỗi sớm:

1. Hoạch định chất lượng trước (APQP): Lập kế hoạch chi tiết về các yêu cầu chất lượng, quy trình kiểm tra và phương pháp kiểm soát chất lượng ngay từ giai đoạn thiết kế sản phẩm.

>>Xem thêm: Quy trình APQP là gì? 5 giai đoạn trong quy trình triển khai APQP

2. Xây dựng và phổ biến cẩm nang tiêu chuẩn chất lượng: Đảm bảo mọi bộ phận trong tổ chức đều nắm rõ và tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng.
3. Thực hiện đánh giá lỗi định kỳ: Phân tích xu hướng và nguyên nhân gốc rễ của các lỗi phát sinh để đưa ra biện pháp phòng ngừa hiệu quả.

5.2 Quản lý hiệu quả chi phí chất lượng

Quản lý CoQ hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp phải ưu tiên các hành động khắc phục và phân bổ nguồn lực hợp lý. Sử dụng biểu đồ Pareto kết hợp với các công cụ chất lượng khác như biểu đồ kiểm soát và biểu đồ nhân quả là một phương pháp hiệu quả để:

• Đánh giá chi phí lỗi: Xác định mức độ nghiêm trọng của từng loại lỗi và tác động của chúng đến CoQ.
• Xác định lĩnh vực ưu tiên: Tập trung nguồn lực vào những lĩnh vực có chi phí lỗi cao nhất hoặc ảnh hưởng lớn nhất đến chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
• Phân tích nguyên nhân gốc rễ: Hiểu rõ nguyên nhân gây ra lỗi để đưa ra các biện pháp khắc phục hiệu quả.

Bên cạnh việc sử dụng biểu đồ, doanh nghiệp cần ghi chép chi tiết chi phí lỗi và báo cáo đầy đủ cho bộ phận quản lý. Điều này giúp theo dõi sự biến động của CoQ theo thời gian và đánh giá hiệu quả của các biện pháp cải thiện chất lượng.

Đặc biệt chú trọng vào chi phí phòng ngừa và thẩm định: ban đầu, chi phí thẩm định có thể tăng do đầu tư vào kiểm tra, đánh giá, nhưng về lâu dài, việc cải tiến quy trình và đào tạo nhân viên sẽ giúp giảm chi phí này. Chi phí phòng ngừa tăng nhẹ nhưng mang lại hiệu quả lớn trong việc giảm thiểu lỗi phát sinh. Duy trì ổn định các hoạt động này sẽ giúp giảm CoQ xuống mức tối ưu, nâng cao chất lượng sản phẩm và tăng cường hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

6. Kết luận

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu được chi phí chất lượng CoQ là gì và tầm quan trọng của CoQ với sự phát triển của doanh nghiệp. 

Trong bối cảnh chuyển đổi số và cạnh tranh toàn cầu đang diễn ra mạnh mẽ, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý chất lượng sẽ là chìa khóa giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả và tối ưu hóa chi phí. 

Một giải pháp hữu ích mà doanh nghiệp nên cân nhắc là hệ thống quản lý sản xuất thông minh SEEACT-MES của DACO. Với khả năng thu thập, phân tích dữ liệu sản xuất theo thời gian thực, SEEACT-MES giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ chất lượng, nhanh chóng phát hiện và xử lý các sai sót, từ đó giảm thiểu chi phí chất lượng và nâng cao năng lực cạnh tranh. 

Liên hệ với DACO qua Hotline 0904.675.995 để được hỗ trợ chi tiết!