Cách vẽ lưu đồ quy trình sản xuất chi tiết A-Z

Hiện nay, việc tối ưu hóa hiệu quả và chất lượng sản xuất là mục tiêu hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Để đạt được điều này, lưu đồ quy trình sản xuất đóng vai trò như một công cụ đắc lực không thể thiếu. Vậy lưu đồ quy trình sản xuất là gì? Vai trò và cách thức ứng dụng của nó ra sao? Bài viết dưới đây của DACO sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn chi tiết và những kiến thức hữu ích về công cụ quản lý đắc lực này.

Tổng quan về lưu đồ quy trình sản xuất

Lưu đồ quy trình sản xuất là gì?

Lưu đồ quy trình sản xuất/ Sơ đồ quy trình sản xuất (tiếng Anh: Production Flow Chart hoặc Manufacturing Process Flowchart) là một trong 7 công cụ quản lý chất lượng (7 QC Tools) mô tả chi tiết các bước, công đoạn trong một quy trình sản xuất sản phẩm. Các bước này được thể hiện một cách tuần tự, có hệ thống và logic, giúp người xem dễ dàng nắm bắt được toàn bộ quy trình.

Lưu đồ quy trình SX được thiết kế dựa trên các tiêu chuẩn quản lý chất lượng, đặc biệt là ISO 9001:2015, nhằm đảm bảo tính chính xác, hiệu quả và sự thống nhất trong toàn bộ hệ thống sản xuất.

>>>Xem thêm: [7 QC Tools] 7 công cụ quản lý chất lượng cho doanh nghiệp 

Một số ký hiệu thường dùng trong sơ đồ quy trình sản xuất

Trong lĩnh vực sản xuất, việc biểu diễn trực quan quy trình thông qua sơ đồ là vô cùng quan trọng để tối ưu hóa hiệu quả và sự rõ ràng. Để đảm bảo tính thống nhất và dễ hiểu, người thực hiện thường sử dụng một bộ ký hiệu chuẩn hóa khi thiết kế lưu đồ.

Dưới đây là bảng ký hiệu phổ biến nhất:

Các loại lưu đồ quy trình sản xuất

Trong lĩnh vực sản xuất, lưu đồ quy trình được phân thành hai dạng chính: lưu đồ tổng quan và lưu đồ chi tiết.

Lưu đồ quy trình tổng quan

Lưu đồ tổng quan cung cấp cái nhìn toàn cảnh về quy trình sản xuất, tập trung vào các bước chính yếu với số lượng giai đoạn thường dao động từ 6 đến 10. Ưu điểm của loại lưu đồ này là khả năng bao quát và khái quát hóa quy trình, đặc biệt hữu ích trong giai đoạn lập kế hoạch ban đầu, giúp xác định phạm vi dự án và ưu tiên các hoạt động then chốt.

Lưu đồ quy trình chi tiết

Ngược lại với lưu đồ tổng quan, lưu đồ chi tiết đi sâu vào từng bước cụ thể của quy trình, thường bao gồm hơn 15 giai đoạn. Mục tiêu của lưu đồ chi tiết là phân tích chi tiết từng công đoạn, làm rõ độ phức tạp của quy trình, hỗ trợ việc truy vết lỗi và tối ưu hóa quy trình sản xuất.

Tóm lại, lưu đồ tổng quan phù hợp cho việc hình dung tổng thể quy trình, trong khi lưu đồ chi tiết đóng vai trò quan trọng trong việc phân tích, kiểm soát và cải tiến quy trình. Sự kết hợp hài hòa giữa hai loại lưu đồ này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành sản xuất.

Vai trò của lưu đồ/sơ đồ quy trình sản xuất  

Được áp dụng từ giữa thế kỷ 20 tại Nhật Bản, sơ đồ quy trình sản xuất đã góp phần vào sự thành công vượt bậc của các doanh nghiệp Nhật trong việc quản lý chất lượng và tối ưu hóa sản xuất.

Cụ thể, sơ đồ quy trình sản xuất mang lại những lợi ích sau:

Chuẩn hóa quy trình sản xuất

Lưu đồ giúp doanh nghiệp thiết lập một quy trình sản xuất tiêu chuẩn, rõ ràng và minh bạch. 

Điều này giúp loại bỏ những hoạt động không hiệu quả, gây lãng phí thời gian, tài chính và nguồn lực. Nhân viên sẽ hiểu rõ nhiệm vụ của mình, thực hiện công việc một cách chính xác, nhanh chóng và hiệu quả hơn. Sơ đồ quy trình sản xuất góp phần tăng năng suất lao động, tối ưu hóa việc sử dụng máy móc, thiết bị, từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất chung.

Cải thiện chất lượng sản phẩm 

Bằng cách minh họa rõ ràng các bước sản xuất, sơ đồ quy trình sản xuất giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình sản xuất, hạn chế sự cố máy móc và gián đoạn sản xuất. Việc kiểm soát chặt chẽ chất lượng từ nguyên liệu đầu vào đến thành phẩm đầu ra giúp giảm tỷ lệ phế phẩm, đảm bảo chất lượng sản phẩm luôn đạt yêu cầu.

Hỗ trợ bảo trì, bảo dưỡng

Sơ đồ quy trình sản xuất còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc bảo trì, bảo dưỡng máy móc, thiết bị. Thông qua sơ đồ, doanh nghiệp có thể lập lịch trình bảo trì định kỳ, dự đoán và phòng ngừa các sự cố hỏng hóc. 

Điều này giúp doanh nghiệp chủ động trong việc bảo trì, sửa chữa, giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động sản xuất, duy trì hoạt động sản xuất liên tục.

Xác định nguyên nhân lỗi

Khi có sự cố xảy ra, sơ đồ quy trình cho phép phân tích chi tiết từng bước, từ đó dễ dàng truy vết và xác định nguyên nhân gốc rễ gây ra lỗi. Việc xác định chính xác nguyên nhân giúp doanh nghiệp nhanh chóng khắc phục sự cố, đồng thời đưa ra các biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn lỗi tương tự xảy ra trong tương lai, nâng cao hiệu quả sản xuất.

Nâng cao hiệu quả giao tiếp

Với hình ảnh trực quan, dễ hiểu, sơ đồ quy trình sản xuất là công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc trao đổi thông tin trong nội bộ doanh nghiệp cũng như với khách hàng. Sơ đồ giúp mọi người dễ dàng nắm bắt và hiểu rõ quy trình sản xuất, thúc đẩy sự hiểu biết chung, tăng cường hợp tác và làm việc nhóm.

Nhìn chung, lưu đồ (Flow Chart) là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sản xuất, quản lý chất lượng và tối ưu hóa hoạt động.

>>>Có thể bạn muốn biết: Quy trình sản xuất chi tiết gồm những bước nào?

Các bước tạo lưu đồ quy trình sản xuất

Bước 1: Lập danh sách các hoạt động

Đầu tiên, bạn cần xác định và liệt kê tất cả các hoạt động diễn ra trong quy trình sản xuất. 

Hãy bắt đầu từ khâu tiếp nhận nguyên vật liệu đầu vào, sau đó đến các công đoạn xử lý, gia công, lắp ráp, kiểm tra chất lượng. Tiếp đến là các hoạt động đóng gói, bảo quản và vận chuyển thành phẩm. 

Lưu ý rằng, bạn cần liệt kê đầy đủ và chi tiết tất cả các bước, bao gồm cả những hoạt động nhỏ như kiểm tra, phân loại sản phẩm, xử lý sản phẩm lỗi, bảo trì thiết bị… 

Để dễ dàng nhận biết và theo dõi trên sơ đồ, hãy gắn cho mỗi hoạt động một ký hiệu theo quy định chung.

Bước 2: Sắp xếp các hoạt động sản xuất theo quy trình

Sau khi đã có danh sách đầy đủ các hoạt động, bạn cần sắp xếp chúng theo một thứ tự logic để tạo thành một chuỗi các bước liên kết với nhau, phản ánh đúng trình tự thực tế của quy trình sản xuất. Bạn có thể tham khảo quy trình hiện tại của doanh nghiệp để cải tiến hoặc sử dụng để xây dựng một quy trình mới. 

Hãy đảm bảo rằng trình tự các bước được sắp xếp một cách hợp lý, không có bước nào bị bỏ sót hay đặt sai vị trí.

Bước 3: Vẽ lưu đồ quy trình SX

Bạn có thể vẽ sơ đồ bằng tay hoặc sử dụng các phần mềm hỗ trợ. Nếu vẽ tay, hãy sử dụng các ký hiệu đã thống nhất ở bước 1 để biểu diễn các bước trong quy trình. 

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm hỗ trợ vẽ sơ đồ quy trình sản xuất, chẳng hạn như Word, Excel, Lucidchart, Microsoft Visio… Các phần mềm này cung cấp các mẫu sơ đồ, ký hiệu có sẵn và các công cụ hỗ trợ, giúp bạn tạo ra các sơ đồ chuyên nghiệp, dễ dàng chỉnh sửa và cập nhật hơn.

Bước 4: Kiểm tra trước khi đưa vào hoạt động

Trước khi đưa vào áp dụng thực tế, bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng sơ đồ để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin. Hãy rà soát lại từng bước trong sơ đồ, đối chiếu với quy trình sản xuất thực tế, bổ sung các bước còn thiếu sót (nếu có) và loại bỏ các bước không cần thiết. 

Bạn cũng nên tham khảo ý kiến của các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp để đảm bảo sơ đồ phản ánh đúng thực tế sản xuất và nhận được sự đồng thuận chung.

Bước 5: Chạy thử, theo dõi và đánh giá

Hoàn thiện sơ đồ quy trình sản xuất chỉ là bước đầu. Để đạt hiệu quả tối ưu, bạn cần áp dụng thử nghiệm vào thực tế và theo dõi sát sao quá trình vận hành. Hãy ghi nhận mọi vấn đề phát sinh, từ những điểm chưa phù hợp đến những khó khăn gặp phải.

Dựa trên những ghi nhận này, bạn cần điều chỉnh sơ đồ quy trình cho phù hợp. Việc cập nhật và điều chỉnh là vô cùng quan trọng, giúp đảm bảo quy trình luôn hiệu quả và thích ứng với những thay đổi của môi trường sản xuất thực tế.

Cách vẽ lưu đồ quy trình kiểm soát chất lượng

Tương tự như các loại lưu đồ quy trình khác, để vẽ lưu đồ quy trình kiểm soát chất lượng, bạn cũng cần trải qua 5 bước cơ bản: lên danh sách hoạt động, sắp xếp hoạt động, vẽ sơ đồ, kiểm tra và chạy thử. 

Dưới đây là chi tiết bước sắp xếp hoạt động theo trình tự logic:

Tiếp nhận sản phẩm cần kiểm tra

Quy trình kiểm soát chất lượng luôn bắt đầu bằng việc tiếp nhận sản phẩm cần kiểm tra. Sản phẩm này có thể là thành phẩm đã hoàn thiện, sẵn sàng để đưa ra thị trường, cũng có thể là bán thành phẩm đang trong quá trình sản xuất hoặc thậm chí là nguyên vật liệu thô ban đầu. Việc xác định rõ loại sản phẩm cần kiểm tra sẽ giúp bạn xác định được các tiêu chuẩn chất lượng cụ thể và phương pháp kiểm tra phù hợp.

Kiểm tra sản phẩm

Đây là bước quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình kiểm soát chất lượng. Sản phẩm sẽ được kiểm tra một cách kỹ lưỡng, tỉ mỉ dựa trên các tiêu chuẩn chất lượng đã được thiết lập trước đó. Quá trình kiểm tra có thể bao gồm nhiều phương pháp khác nhau như kiểm tra bằng mắt thường hoặc sử dụng các công cụ đo lường. Kết quả kiểm tra sẽ cho biết sản phẩm có đáp ứng được các yêu cầu chất lượng hay không.

Dựa trên kết quả kiểm tra, sản phẩm sẽ được phân loại và xử lý tương ứng.

• Sản phẩm đạt yêu cầu: Sản phẩm sẽ được chuyển sang công đoạn tiếp theo trong quy trình sản xuất (nếu là bán thành phẩm hoặc nguyên liệu thô) hoặc được đóng gói và đưa ra thị trường (nếu là thành phẩm).
• Sản phẩm không đạt yêu cầu: Sản phẩm sẽ được phân loại là hàng NG (hàng không đạt) và được xử lý theo quy định. Tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của lỗi, sản phẩm có thể được sửa chữa, làm lại hoặc loại bỏ hoàn toàn.

Kiểm tra chất lượng sản phẩm sau khi sửa chữa

Nếu sản phẩm không đạt yêu cầu ở bước 2 và được sửa chữa hoặc làm lại, thì sau khi hoàn tất quá trình sửa chữa, sản phẩm cần được kiểm tra lại một lần nữa. Bước kiểm tra này nhằm đảm bảo rằng các lỗi đã được khắc phục hoàn toàn và sản phẩm hiện đã đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng.

Sau khi sản phẩm đã vượt qua tất cả các bước kiểm tra và được xác nhận là đạt yêu cầu, quy trình kiểm soát chất lượng sẽ được hoàn tất. Sản phẩm cuối cùng sẽ được đưa vào sử dụng hoặc phân phối ra thị trường.

Mẫu lưu đồ quy trình sản xuất 

Lưu đồ là công cụ không thể thiếu trong việc quản lý và tối ưu hóa hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. 

Nó giúp minh họa trực quan các bước trong quy trình, từ đó dễ dàng nhận diện điểm nghẽn, lãng phí và cải thiện hiệu suất. Dưới đây là một số mẫu lưu đồ trong các ngành nghề phổ biến:

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về lưu đồ quy trình sản xuất cũng như tầm quan trọng của nó trong việc nâng cao hiệu quả sản xuất. Việc ứng dụng lưu đồ quy trình SX sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu lãng phí, nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm.

Để tìm hiểu thêm về các giải pháp tối ưu hóa quy trình sản xuất, vui lòng liên hệ với DACO qua Hotline 0904.675.995 để được hỗ trợ.