Cách quản lý kho hiệu quả và nghiệp vụ quản lý kho

Bạn đang đau đầu với việc quản lý kho hàng? Hàng hóa thất thoát thường xuyên, quy trình vận hành rắc rối? Đừng lo lắng! DACO sẽ chia sẻ các cách quản lý kho hiệu quả nhất dưới đây! 

Giới thiệu chung về quản lý kho

Để hiểu về quản lý kho, những kiến thức về khái niệm: quản lý kho là gì, những cách quản lý kho hiệu quả và những lợi ích, vai trò của quản lý kho là không thể thiếu.

Quản lý kho là gì?

Quản lý kho là hoạt động thiết yếu trong chuỗi cung ứng, đảm bảo hàng hóa được lưu trữ, bảo quản và phân phối hiệu quả. Theo nghiên cứu của Deloitte, 75% doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý kho hàng, dẫn đến mất mát hàng hóa lên tới 30% và chi phí logistics tăng 30%.

Để đảm bảo việc quản lý kho diễn ra đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng, các nhà quản lý cần các nghiệp vụ, các cách quản lý kho hiệu quả và những giải pháp, ứng dụng để giúp đỡ họ như các phần mềm WMS, robot, AI,…

>>Xem thêm: Quản lý kho

Lợi ích của việc quản lý kho

Vậy thì lợi ích của việc quản lý kho là gì?

Việc quản lý kho hàng hiệu quả mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí và gia tăng lợi nhuận. Dưới đây là một số số liệu cụ thể để minh họa cho những lợi ích này:

Tăng hiệu quả hoạt động:

• Giảm thiểu sai sót
• Nâng cao năng suất: Hệ thống quản lý sản xuất hiệu quả giúp tự động hóa các quy trình thủ công, tiết kiệm thời gian và nhân lực, từ đó nâng cao năng suất làm việc lên tới 20%.

Tiết kiệm chi phí:

• Giảm thiểu thất thoát hàng hóa
• Giảm chi phí tồn kho

Gia tăng lợi nhuận:

• Nâng cao tỷ lệ đáp ứng đơn hàng.
• Nâng cao uy tín thương hiệu: Các nhà quản lý cần có cách quản lý kho hiệu quả, chuyên nghiệp giúp nâng cao uy tín thương hiệu của doanh nghiệp, tạo dựng niềm tin với khách hàng và đối tác.

Các nghiệp vụ quản lý kho

Nghiệp vụ quản lý kho là những hoạt động điều phối, kiểm soát những quá trình nhập-xuất hàng, lưu trữ, di chuyển và phân phối hàng hóa trong 1 khu vưc kho.

Nghiệp vụ quản lý kho bao gồm rất nhiều đầu việc và công đoạn. Trong bài viết này, DACO sẽ đưa ra 4 nghiệp vụ quản lý kho phổ biến nhất.

1. Nhập hàng hóa

Quy trình nhập hàng hóa đóng vai trò then chốt trong vận hành kho hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và trải nghiệm khách hàng. Theo số liệu thống kê, 80% lỗi kho hàng xuất phát từ sai sót trong khâu nhập – xuất.

Khi nhập kho cần có những hoạt động sau:  

Lập kế hoạch nhập hàng:

• Dự báo nhu cầu hàng hóa dựa trên dữ liệu bán hàng, tồn kho và xu hướng thị trường.
• Lên kế hoạch đặt hàng chi tiết, bao gồm số lượng, chủng loại, nhà cung cấp và thời gian giao hàng.
• Xác nhận đơn đặt hàng với nhà cung cấp và theo dõi tiến độ giao hàng.

Kiểm tra hàng hóa và nhập kho:

• Đối chiếu số lượng, chủng loại và chất lượng hàng hóa thực tế với thông tin trong đơn đặt hàng và hóa đơn.
• Kiểm tra bao bì, nhãn mác, tem chống hàng giả và các yếu tố khác liên quan đến chất lượng hàng hóa.
• Ghi chép kết quả kiểm tra và xử lý kịp thời các sai sót hoặc hàng hóa không đạt yêu cầu.

2. Xuất hàng hóa

Các hoạt động nghiệp vụ quản lý kho liên quan đến xuất hàng hóa bao gồm:

Lập kế hoạch xuất kho:

• Tiếp nhận thông tin đơn hàng từ bộ phận bán hàng.
• Kiểm tra tình trạng hàng tồn kho để đảm bảo đáp ứng đủ số lượng và chất lượng hàng hóa theo yêu cầu đơn hàng.
• Lập kế hoạch xuất kho, bao gồm xác định vị trí lấy hàng, phương tiện vận chuyển và nhân viên phụ trách.

Chuẩn bị hàng hóa xuất kho:

• Lấy hàng hóa từ khu vực lưu trữ theo kế hoạch.
• Kiểm tra lại chất lượng và số lượng hàng hóa trước khi xuất kho.
• Đóng gói hàng hóa theo quy định, đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.
• Gắn nhãn mác và ghi chú cần thiết lên kiện hàng.

Xuất kho và bàn giao hàng hóa:

• Cập nhật số lượng hàng hóa xuất kho vào hệ thống quản lý kho.
• Làm thủ tục xuất kho theo quy định của doanh nghiệp.
• Bàn giao hàng hóa cho bên vận chuyển hoặc khách hàng trực tiếp.
• Lưu trữ hồ sơ liên quan đến hoạt động xuất kho.

Với lượng công việc nhiều như vậy, nhiều kho hàng đã áp dụng những cách quản lý kho, những giải pháp tự động hóa vào khâu quản lý việc nhập-xuất để tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu sai sót. Ví dụ như hệ thống SEEACT-WMS là một hệ thống giải pháp tự động được nhiều nhà quản lý kho tin dùng, với khả năng giảm 99% sai sót khi xuất nhập kho.

3. Quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hoạt động trơn tru và hiệu quả của chuỗi cung ứng, góp phần nâng cao năng suất và lợi nhuận cho doanh nghiệp.

• Tỷ lệ quay vòng hàng tồn kho: Thể hiện số lần hàng hóa được bán ra trong một khoảng thời gian nhất định. Tỷ lệ quay vòng cao cho thấy doanh nghiệp đang quản lý hàng tồn kho hiệu quả, tránh tình trạng ứ đọng vốn. 
• Tỷ lệ hết hàng: Thể hiện tỷ lệ phần trăm đơn hàng không thể đáp ứng do thiếu hàng tồn kho. Tỷ lệ hết hàng cao có thể dẫn đến mất doanh thu và làm giảm sự hài lòng của khách hàng.

• Độ chính xác của đơn hàng: Thể hiện tỷ lệ phần trăm đơn hàng được giao đúng sản phẩm, đúng số lượng và đúng thời gian. Độ chính xác đơn hàng cao giúp tăng cường sự hài lòng của khách hàng và giảm thiểu chi phí đổi trả hàng.
• Thời gian xử lý đơn hàng: Thể hiện thời gian trung bình cần thiết để xử lý một đơn hàng từ khi nhận được đến khi giao hàng cho khách hàng. Thời gian xử lý đơn hàng ngắn giúp tăng tốc độ giao hàng và đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhanh chóng.

4. Kiểm kê hàng hóa và quản lý hàng tồn kho

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay, quản lý hiệu quả hàng tồn kho đóng vai trò then chốt cho sự thành công của doanh nghiệp. Kiểm kê hàng hóa thường xuyên và chính xác giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình hàng hóa một cách rõ ràng, từ đó đưa ra những quyết định sáng suốt về việc mua bán, sản xuất và phân phối.

Ngoài ra, nghiệp vụ quản lý kho còn bao gồm nhiều chức năng khác, tùy thuộc vào quy mô và tính chất của kho như báo cáo, thống kê, kiểm đơn,…. Để hoàn thành những nghiệp vụ này, các nhà quản lý rất cần các cách quản lý kho hiệu quả.

Các cách quản lý kho hiệu quả

Trong thời đại công nghệ bùng nổ, việc quản lý kho hàng hiệu quả đóng vai trò then chốt cho sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào. Vậy có những cách quản lý kho hiệu quả nào?

Dưới đây là những cách quản lý kho hiệu quả phổ biến nhất hiện nay. 

Sử dụng hệ thống quản lý kho thông minh

Hệ thống quản lý kho thông minh (WMS) nổi lên như cách quản lý kh hiệu quả, giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất hoạt động.

>> Xem thêm: Tìm hiểu sâu về hệ thống WMS – Hệ thống quản lý kho hàng

Hệ thống WMS là giải pháp được thiết kế chuyên biệt cho quản lý kho hàng, gồm cả phần mềm WMS. Hệ thống này là cách quản lý kho hiệu quả bằng cách tự động hóa các quy trình thủ công, cung cấp thông tin chi tiết về hàng tồn kho theo thời gian thực, đồng thời hỗ trợ tối ưu hóa việc sắp xếp, lưu trữ và vận chuyển hàng hóa.

Trong các hệ thống giải pháp kho thông minh, hệ thống quản lý kho SEEACT-WMS của DACO nổi bật lên với khả năng tích hợp với các hệ thống phần mềm WMS khác, khả năng số hóa, định danh sản phẩm trong kho. Với hơn 10 năm phát triển, SEEACT-WMS tự hào khi đem lại kết quả: tăng 95% độ chính xác về hàng tồn kho, giảm 25% chi phí quản lý kho.

Đặc biệt, SEEACT-WMS có ưu điểm vượt trội – báo cáo số liệu tại thời gian thực. Đây là một trong những lợi ích tuyệt vời khi mà 73% các nhà quản lý kho đau đầu khi không nắm được thông tin, số liệu về kho tại thời gian thực.

>>Xem thêm: SEEACT-WMS – Hệ thống quản lý kho thông minh

Lên kế hoạch xuất nhập kho hợp lý

Lên kế hoạch xuất nhập kho hợp lý cũng là một cách quản lý kho hàng tốt. Nó là quá trình dự trù, sắp xếp khoa học các hoạt động xuất nhập hàng hóa nhằm đảm bảo:

FIFO – “Nhập trước – Xuất trước“

Phương pháp FIFO (First In, First Out) vận hành theo nguyên tắc “Cái gì vào trước, xuất trước”. Giống như dòng chảy hàng hóa, FIFO đảm bảo những sản phẩm nhập kho sớm nhất sẽ được xuất kho trước, tránh tình trạng tồn kho lâu ngày, dẫn đến hư hỏng, lỗi thời hay mất giá trị. 

LIFO – “Nhập sau – Xuất trước“

LIFO (Last In, First Out) hoạt động theo cách quản lý kho: “Cái gì vào sau, xuất trước”. Phương pháp này ghi nhận giá vốn hàng bán dựa trên giá trị nguyên vật liệu mới nhất, phù hợp với những doanh nghiệp dự đoán giá nguyên vật liệu có xu hướng tăng.

Vậy ứng dụng của LIFO trong quản lý kho là gì? LIFO giúp doanh nghiệp ghi nhận giá vốn hàng bán thấp hơn, từ đó gia tăng lợi nhuận. LIFO có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp trong một số trường hợp.

FEFO – “Hết hạn trước, xuất trước”

FEFO là một cách quản lý kho hiệu quả.

FEFO (First Expired, First Out) tập trung vào quản lý sản phẩm có hạn sử dụng, ưu tiên xuất kho những sản phẩm sắp hết hạn trước để đảm bảo chất lượng và tránh lãng phí.

FEFO giúp khách hàng nhận được sản phẩm có chất lượng tốt nhất, hạn chế rủi ro sử dụng sản phẩm hết hạn.

Nâng cao chất lượng nhân lực

Cách quản lý kho hiệu quả cuối cùng những luôn hiệu quản là quản trị chất lượng nguồn nhân lực.

Nhân lực chính là mắt xích quan trọng nhất trong chuỗi quản lý kho hàng. Họ là những người trực tiếp tiếp nhận, lưu trữ, bảo quản và xuất kho hàng hóa, đảm bảo an toàn và chất lượng cho sản phẩm. Do đó, việc nâng cao chất lượng nhân lực kho hàng là vô cùng cần thiết, mang lại nhiều lợi ích thiết thực.

Kết luận

Cách quản lý kho hiệu quả là yếu tố then chốt góp phần vào thành công của doanh nghiệp. Hãy áp dụng ngay hệ thống hệ thống SEEACT-MES của DACO để tối ưu hóa quy trình và cách quản lý kho hiệu quả, nâng cao hiệu quả kinh doanh và gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp của bạn.

————————————————————-

SEEACT-MES – NO.1 ON MES IN VIETNAM

Địa chỉ: Số 146, Đường Cầu Bươu, Xã Tân Triều, Huyện Thanh Trì, Thành Phố Hà Nội

Hotline: 0359.206.636

Email: seeact@dacovn.com

Website: www.seeact.vn