Cách lập mã hàng hóa: Hướng dẫn chi tiết từ A đến Z

Quản lý hàng trăm, thậm chí hàng ngàn sản phẩm trong kho khiến bạn đau đầu? Đừng lo, giải pháp nằm ở việc xây dựng một hệ thống mã hàng hóa hiệu quả! Hãy cùng khám phá cách lập mã hàng hóa (SKU) chi tiết, từ việc xác định thông tin cần thiết đến quản lý và cập nhật mã, giúp bạn tối ưu hóa quy trình quản lý sản phẩm, theo dõi doanh số và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Đừng bỏ lỡ bí quyết để biến việc quản lý sản phẩm trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết!

1. Mã hàng hóa là gì?

Mã hàng hóa, hay còn gọi là mã SKU (Stock Keeping Unit), là một chuỗi ký tự hoặc số duy nhất được gán cho mỗi sản phẩm trong kho của bạn. Nó đóng vai trò như một “dấu vân tay” riêng biệt, giúp bạn phân biệt giữa các sản phẩm có sự khác biệt dù là nhỏ nhất, ví dụ như màu sắc, kích thước, hoặc nhà cung cấp. 

Mã hàng hóa không chỉ đơn thuần là một chuỗi ký tự, mà còn là công cụ đắc lực giúp bạn quản lý tồn kho, theo dõi doanh số, và tối ưu hóa quy trình bán hàng một cách hiệu quả.

2. Tạo sao phải lập mã hàng hóa?

Việc lập mã hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và vận hành hiệu quả của bất kỳ doanh nghiệp nào. Dưới đây là một số lý do chính giải thích tại sao cần phải lập mã hàng hóa:

– Nhận diện và phân loại hàng hóa: Cách lập mã hàng hóa giúp phân biệt các sản phẩm khác nhau một cách rõ ràng, tránh nhầm lẫn và sai sót trong quá trình lưu trữ, vận chuyển và bán hàng.

– Quản lý tồn kho: Mã hàng hóa cho phép theo dõi số lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn kho một cách chính xác, từ đó giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn tình hình kinh doanh, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá mức.

– Định giá và bán hàng: Mã hàng hóa hỗ trợ việc định giá bán, áp dụng các chương trình khuyến mãi, giảm giá cho từng sản phẩm cụ thể, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quá trình bán hàng.

– Thống kê và báo cáo: Bằng cách lập mã hàng hóa, doanh nghiệp có thể dễ dàng thu thập dữ liệu bán hàng, phân tích xu hướng tiêu dùng, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.

– Tối ưu hóa quy trình: Mã hàng hóa giúp tự động hóa nhiều quy trình như nhập liệu, kiểm kê, thanh toán, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian, công sức.

– Tuân thủ quy định: Trong một số ngành nghề, việc lập mã hàng hóa là bắt buộc để đáp ứng các quy định về quản lý, xuất nhập khẩu hàng hóa.

3. Cách lập mã hàng hóa dễ dàng, hiệu quả

Sau khi đã hiểu rõ tầm quan trọng của mã hàng hóa, hãy cùng bắt tay vào việc tìm hiểu những cách tạo mã hàng hóa hiệu quả.  

3.1 Cách tạo mã hàng hóa theo tên và ngày nhập hàng

Đây là một cách lập mã hàng hóa đơn giản nhưng hiệu quả giúp bạn vừa nhận diện sản phẩm, vừa nắm rõ thời điểm nhập hàng.

Với cách này, bạn chỉ cần kết hợp chữ cái đầu của từng từ trong tên sản phẩm với ngày nhập hàng theo định dạng “ngày tháng năm” (DDMMYY).

Ví dụ:

– Sản phẩm “Tôn Hoa Sen” nhập hàng ngày 26/08/2022 sẽ có mã là THS260822.

– Sản phẩm “Bột Giặt Aba” nhập hàng ngày 10/03/2023 sẽ có mã là BGABA100323.

Cách lập mã hàng hóa này đặc biệt hữu ích khi bạn cần theo dõi thời gian lưu kho của sản phẩm, hỗ trợ việc quản lý hàng tồn kho, kiểm soát hạn sử dụng, hoặc ưu tiên bán những sản phẩm nhập trước.

3.2 Cách tạo mã hàng hóa theo tên và thuộc tính sản phẩm

Đây là cách lập mã hàng hóa giúp bạn theo dõi sản phẩm chi tiết hơn, dựa trên các thuộc tính quan trọng như kích thước, màu sắc, chất liệu, v.v. 

Bằng cách kết hợp tên sản phẩm (thường là chữ cái đầu của từng từ) với các ký tự hoặc số đại diện cho thuộc tính, bạn tạo ra mã hàng hóa vừa dễ nhận diện, vừa cung cấp thông tin hữu ích.

Ví dụ:

– Sản phẩm “Tôn Hoa Sen” có độ dày 0.35mm và màu đỏ sẽ có mã là THS035Đ.

– Sản phẩm “Áo Sơ Mi Nam” size M, màu xanh dương, chất liệu cotton sẽ có mã là ASMNMXDCOT.

Ưu điểm của cách lập mã hàng hóa này là khả năng lọc và tìm kiếm sản phẩm theo thuộc tính cụ thể, giúp bạn nhanh chóng nắm bắt tình hình kinh doanh, biết được sản phẩm nào đang bán chạy, màu sắc hay kích thước nào được ưa chuộng, từ đó đưa ra quyết định nhập hàng và sản xuất kịp thời, đáp ứng nhu cầu thị trường.

3.3 Cách tạo mã hàng hóa theo tên và nhà cung cấp

Đây là cách lập mã hàng hóa tập trung vào việc theo dõi nguồn gốc sản phẩm. Bằng cách kết hợp thông tin về tên sản phẩm (thường là viết tắt) với mã hoặc tên viết tắt của nhà cung cấp, bạn có thể dễ dàng kiểm soát chất lượng, đánh giá hiệu quả kinh doanh theo từng đối tác.

Ví dụ:

– Sản phẩm “Hộp mạ kẽm 30601.2” do nhà cung cấp “Loan Trần” cung cấp sẽ có mã là HMK306012LT.

– Sản phẩm “Gạo ST25” do nhà cung cấp “Công ty Tân Tiến” cung cấp sẽ có mã là GST25TT.

Lợi ích của cách tạo mã hàng hóa này là giúp bạn:

• Đánh giá nhà cung cấp: Nhanh chóng xác định nhà cung cấp nào cung cấp sản phẩm bán chạy, chất lượng tốt, hoặc có vấn đề về hàng hóa.
• Quản lý nguồn hàng: Theo dõi lượng hàng tồn kho, thời gian giao hàng, và các thông tin khác liên quan đến từng nhà cung cấp.
• Xử lý sự cố: Dễ dàng truy xuất nguồn gốc sản phẩm khi có vấn đề phát sinh, từ đó có biện pháp xử lý kịp thời và hiệu quả.

Phương pháp này đặc biệt hữu ích khi bạn làm việc với nhiều nhà cung cấp khác nhau, hoặc khi chất lượng và độ tin cậy của sản phẩm là yếu tố quan trọng trong kinh doanh của bạn.

>>Có thể bạn muốn biết: Tổng hợp cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả  

4. Lưu ý khi lập mã hàng hóa

4.1 Đảm bảo tính duy nhất

Tính duy nhất là nguyên tắc hàng đầu trong cách tạo mã hàng hóa. Mỗi mã phải là duy nhất và không được trùng lặp với bất kỳ sản phẩm nào khác trong hệ thống. Điều này giúp tránh nhầm lẫn nghiêm trọng trong quản lý kho, bán hàng, và các hoạt động khác liên quan đến sản phẩm.

4.2 Dễ đọc và dễ nhớ

Mã hàng hóa nên được tạo sao cho dễ đọc, dễ nhớ và dễ ghi nhớ để thuận tiện trong quá trình quản lý hàng hóa. Giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm, nhập liệu hoặc xử lý thông tin liên quan đến sản phẩm.

4.3 Linh hoạt, mở rộng

Một hệ thống mã hàng hóa tốt không chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại mà còn phải có khả năng mở rộng và thích ứng với sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. 

Để đảm bảo rằng bạn có thể dễ dàng thêm mới các sản phẩm, mở rộng danh mục, hoặc thay đổi cấu trúc kinh doanh mà không cần phải thiết kế lại toàn bộ hệ thống mã hàng hóa.

4.4 Tích hợp với hệ thống quản lý

Một hệ thống mã hàng hóa hiệu quả không chỉ tồn tại độc lập mà còn phải tích hợp trơn tru với hệ thống quản lý hiện có của doanh nghiệp, bao gồm phần mềm bán hàng, quản lý kho, kế toán, và các hệ thống khác. 

Sự tương thích này đảm bảo việc nhập liệu, xử lý dữ liệu, và trao đổi thông tin diễn ra một cách tự động và chính xác, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

4.5 Tiêu chuẩn hóa

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, cách tạo mã hàng hóa chuẩn hóa thông tin trở nên đặc biệt quan trọng. Sử dụng các tiêu chuẩn quốc tế như GTIN (Global Trade Item Number) hoặc UPC (Universal Product Code) không chỉ giúp bạn dễ dàng trao đổi thông tin với các đối tác quốc tế, mà còn mang lại nhiều lợi ích khác:

– Tương thích toàn cầu: Các tiêu chuẩn này được công nhận và sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới, giúp sản phẩm của bạn dễ dàng được nhận diện và chấp nhận ở bất kỳ thị trường nào.

– Tăng khả năng hiển thị: Các nền tảng thương mại điện tử lớn thường yêu cầu hoặc ưu tiên các sản phẩm có mã GTIN hoặc UPC, giúp sản phẩm của bạn tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng hơn.

– Quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả: Sử dụng cách lập mã hàng hóa tiêu chuẩn giúp cải thiện khả năng truy xuất nguồn gốc, theo dõi sản phẩm trong toàn bộ chuỗi cung ứng, từ nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng.

– Giảm thiểu sai sót: Các tiêu chuẩn này có quy tắc và cấu trúc rõ ràng, giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu và xử lý thông tin.

Tuy nhiên, việc áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế cũng có thể đòi hỏi một số điều chỉnh trong hệ thống mã hàng hóa hiện tại của bạn. Nếu bạn có kế hoạch mở rộng kinh doanh ra thị trường quốc tế, việc tiêu chuẩn hóa mã hàng hóa ngay từ đầu là một bước đi chiến lược quan trọng.

4.6 Đánh giá và điều chỉnh

Thường xuyên đánh giá và điều chỉnh hệ thống mã hàng hoá của bạn để đảm bảo tính hiệu quả và sự linh hoạt. Đừng xem cách lập mã hàng hóa là một công việc một lần; hãy xem nó như một quy trình liên tục. Dựa trên phản hồi từ quá trình quản lý hàng hoá và phân tích dữ liệu, bạn có thể điều chỉnh mã hàng hoá để tối ưu hóa quy trình và cải thiện hiệu suất hoạt động.

Việc điều chỉnh có thể bao gồm việc cập nhật mã cho các sản phẩm mới, điều chỉnh cấu trúc mã khi cần thiết, hoặc loại bỏ các mã không còn sử dụng. Điều này giúp hệ thống mã hàng hóa luôn phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp và đáp ứng tốt hơn các yêu cầu quản lý.

5. [FAQ] Cách lập mã hàng hóa và những câu hỏi liên quan

5.1 Mã vạch và mã SKU có giống nhau không?

Mã vạch và mã SKU (mã hàng hóa), mặc dù đều là các mã nhận dạng sản phẩm, nhưng chúng có những điểm khác biệt quan trọng:

Tóm lại, mã vạch và mã SKU đều quan trọng trong quản lý sản phẩm, nhưng chúng phục vụ các mục đích khác nhau. Mã vạch giúp nhận dạng sản phẩm nhanh chóng, còn mã SKU giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho một cách chi tiết và hiệu quả hơn.

5.2 Mã hàng hóa có cần phải đăng ký với cơ quan nào không?

Thông thường, mã hàng hóa (SKU) không cần phải đăng ký với bất kỳ cơ quan nào. Doanh nghiệp có thể tự do tạo và sử dụng mã hàng hóa nội bộ để quản lý sản phẩm của mình.

Tuy nhiên, có một số trường hợp ngoại lệ bạn cần lưu ý:

– Khi hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt: Một số loại hàng hóa như thuốc, thực phẩm, mỹ phẩm, … có thể yêu cầu mã số đăng ký hoặc mã vạch theo quy định của cơ quan quản lý chuyên ngành.

– Khi tham gia các sàn thương mại điện tử: Một số sàn thương mại điện tử có thể yêu cầu bạn sử dụng mã sản phẩm theo tiêu chuẩn của họ hoặc cung cấp mã GTIN (Global Trade Item Number) để niêm yết sản phẩm.

– Khi xuất nhập khẩu hàng hóa: Mã hàng hóa có thể được yêu cầu để khai báo hải quan và áp dụng các chính sách thuế, xuất nhập khẩu. Trong trường hợp này, bạn cần sử dụng mã HS (Harmonized System) theo quy định quốc tế.

Tóm lại, việc đăng ký mã hàng hóa hay không phụ thuộc vào loại hình sản phẩm và hoạt động kinh doanh của bạn. Nếu bạn không chắc chắn, hãy tìm hiểu kỹ các quy định pháp luật liên quan hoặc tham khảo ý kiến của chuyên gia tư vấn.

5.3 Có thể tạo mã hàng hóa trong Excel không?

Hoàn toàn có thể tạo mã hàng hóa trong Excel, thậm chí đây còn là một cách phổ biến và tiện lợi, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới khởi nghiệp.

Excel cung cấp nhiều công cụ và hàm hỗ trợ giúp bạn tạo mã hàng hóa một cách linh hoạt và hiệu quả.

Tuy nhiên, với cách lập mã hàng hóa bằng Excel bạn cần lưu ý:

– Khả năng mở rộng: Excel có thể gặp khó khăn khi xử lý lượng dữ liệu lớn hoặc phức tạp.

– Tính bảo mật: Dữ liệu trên Excel có thể dễ bị tổn thất hoặc truy cập trái phép nếu không được bảo vệ đúng cách.

Tóm lại, Excel là một công cụ hữu ích để tạo mã hàng hóa, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới bắt đầu. Tuy nhiên, bạn cần cân nhắc kỹ các ưu nhược điểm và lựa chọn phương pháp phù hợp nhất với nhu cầu của mình. 

5.4 Có phần mềm nào hỗ trợ tạo mã hàng hóa không?

Hiện nay có rất nhiều phần mềm hỗ trợ tạo và quản lý mã hàng hóa, từ các công cụ miễn phí đến các giải pháp trả phí chuyên nghiệp, đáp ứng nhu cầu đa dạng của các doanh nghiệp. Dưới đây là một số phần mềm phổ biến bạn có thể tham khảo:

– Phần mềm miễn phí: Excel hoặc Google sheet.

– Phần mềm trả phí:

• Phần mềm quản lý bán hàng (POS)
• Phần mềm quản lý kho

• Phần mềm ERP

Việc lựa chọn phần mềm phù hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô doanh nghiệp, ngành nghề, ngân sách, và các yêu cầu cụ thể về quản lý mã hàng hóa. Bạn nên cân nhắc kỹ các tính năng, giao diện, khả năng tích hợp, và hỗ trợ khách hàng trước khi đưa ra quyết định.

6. Kết luận

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã nắm vững cách lập mã hàng hóa một cách hiệu quả. Việc áp dụng đúng đắn phương pháp này không chỉ giúp bạn quản lý sản phẩm, tồn kho một cách tối ưu mà còn hỗ trợ đắc lực cho việc theo dõi doanh số và nâng cao trải nghiệm của khách hàng. 

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc cần thêm hỗ trợ về cách lập mã hàng hóa, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua Hotline 0359.206.636 (Mr. Minh Anh). Chúc bạn thành công!