Bật mí những tiêu chuẩn quản lý kho hiệu quả, dễ áp dụng

Quản lý kho hàng hiệu quả là bài toán nan giải đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Để giải quyết thách thức này, việc tuân thủ các tiêu chuẩn quản lý kho là yếu tố then chốt. Trong bài viết này, DACO sẽ cung cấp thông tin chi tiết về các tiêu chuẩn phổ biến, hỗ trợ bạn đánh giá và lựa chọn giải pháp tối ưu để nâng cao hiệu suất hoạt động kho hàng của mình.

1. Vai trò của việc quản lý kho hàng

Quản lý kho hàng hiệu quả là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của mọi doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ. Một hệ thống quản lý kho chặt chẽ không chỉ giúp tối ưu không gian lưu trữ, giảm chi phí vận hành mà còn đảm bảo đáp ứng nhu cầu khách hàng nhanh chóng và chính xác.

Hơn nữa, quản lý kho còn giúp kiểm soát lượng hàng tồn, tránh tình trạng hàng hết hạn hoặc hư hỏng, giảm thiểu lãng phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Vậy, để đạt hiệu quả quản lý kho như mong muốn, cần tuân thủ những tiêu chuẩn nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết hơn trong phần tiếp theo.

2. Các tiêu chuẩn quản lý kho phổ biến

Tiêu chuẩn quản lý kho là một tập hợp các quy trình, quy định và hướng dẫn được thiết lập để đảm bảo hoạt động quản lý kho diễn ra một cách hiệu quả, khoa học và tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế. 

Mục tiêu chính của tiêu chuẩn này là tối ưu hóa việc sử dụng không gian kho, giảm thiểu chi phí, nâng cao năng suất và đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Một số tiêu chuẩn phổ biến:

2.1 Tiêu chuẩn ISO 9001

Một trong những tiêu chuẩn quản lý kho hàng phổ biến và được áp dụng rộng rãi nhất hiện nay là ISO 9001. Đây là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng, trong đó bao gồm cả các yêu cầu liên quan đến quản lý kho hàng.

Áp dụng ISO 9001 vào quản lý kho, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

– Quản lý quy trình: Xây dựng và duy trì các quy trình rõ ràng, chi tiết cho mọi hoạt động trong kho, từ nhập hàng, lưu trữ, đến xuất hàng.

– Kiểm soát tài liệu: Đảm bảo tất cả các tài liệu liên quan đến kho hàng, như phiếu nhập xuất, sổ sách kiểm kê, đều được lưu trữ và quản lý một cách hệ thống.

– Kiểm tra và giám sát: Thực hiện kiểm tra định kỳ để đảm bảo hàng hóa được bảo quản đúng cách, tránh hư hỏng, mất mát. Đồng thời, giám sát chặt chẽ các quy trình để phát hiện và khắc phục kịp thời các sai sót.

– Không ngừng cải tiến: Luôn chủ động tìm kiếm và áp dụng các giải pháp cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả quản lý kho, giảm thiểu chi phí và mang đến sự hài lòng cao nhất cho khách hàng.

Để áp dụng thành công ISO 9001, doanh nghiệp cần có sự đầu tư về thời gian, công sức và nguồn lực. Đồng thời, cần có sự cam kết và tham gia của toàn bộ nhân viên trong quá trình triển khai và duy trì hệ thống.

>>>Xem thêm: 

• Quy trình quản lý kho theo ISO các doanh nghiệp nên nắm rõ
• 7 nguyên tắc quản lý chất lượng hiệu quả đạt tiêu chuẩn ISO

2.2 Quản lý kho theo tiêu chuẩn 5s

Trong các tiêu chuẩn quản lý kho, 5S là một tiêu chuẩn đơn giản nhưng mang lại những hiệu quả vượt trội.

Tiêu chuẩn 5S là hệ thống quản lý xuất phát từ Nhật Bản, gồm 5 nguyên tắc, mỗi nguyên tắc được đại diện bởi một chữ “S”:

1. Sàng lọc (Seiri): Loại bỏ những vật dụng không cần thiết, chỉ giữ lại những gì thực sự cần thiết cho công việc.
2. Sắp xếp (Seiton): Sắp xếp mọi thứ một cách khoa học, ngăn nắp, dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại.
3. Sạch sẽ (Seiso): Vệ sinh sạch sẽ khu vực làm việc, máy móc thiết bị, đảm bảo môi trường làm việc luôn gọn gàng, ngăn nắp.
4. Săn sóc (Seiketsu):  Duy trì 3S đầu tiên một cách thường xuyên và liên tục.
5. Sẵn sàng (Shitsuke): Rèn luyện, tạo thói quen tốt để tuân thủ các tiêu chuẩn đã đề ra.

Việc quản lý kho theo tiêu chuẩn 5S mang đến nhiều lợi ích đáng kể:

– Tăng năng suất: Giảm thời gian tìm kiếm, di chuyển và xử lý hàng hóa.

– Tiết kiệm không gian: Tối ưu hóa việc sử dụng không gian kho.

– Cải thiện an toàn: Giảm thiểu rủi ro tai nạn lao động.

– Nâng cao chất lượng: Giảm thiểu sai sót và hư hỏng hàng hóa.

– Tăng cường tinh thần làm việc: Tạo môi trường làm việc tích cực và chuyên nghiệp.

Tiêu chuẩn 5S không chỉ là một phương pháp quản lý kho, mà còn là một triết lý về tổ chức và cải tiến liên tục. Việc áp dụng 5S đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực từ toàn bộ nhân viên, nhưng những lợi ích mà nó mang lại là không thể phủ nhận.

2.3 Các tiêu chuẩn khác

Ngoài ISO 9001 và 5S, còn có một số tiêu chuẩn khác cũng mang lại hiệu quả cao:

– Lean Manufacturing: Tập trung vào việc loại bỏ lãng phí trong mọi hoạt động, từ đó tối ưu hóa quy trình, giảm tồn kho, và tăng tốc độ sản xuất. Trong quản lý kho, Lean giúp giảm thiểu hàng tồn kho dư thừa, rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng, và cải thiện bố trí kho bãi.

– Kaizen (Cải tiến liên tục):  Khuyến khích mọi nhân viên tham gia vào việc tìm kiếm và thực hiện các cải tiến nhỏ, liên tục trong công việc hàng ngày. Trong quản lý kho, Kaizen giúp tạo ra một môi trường làm việc luôn hướng tới sự hoàn thiện, từ đó nâng cao hiệu suất và tinh thần làm việc của nhân viên.

– OHSAS 18001:2007 là tiêu chuẩn về hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Trong lĩnh vực quản lý kho, tiêu chuẩn này đặt ra các yêu cầu để đảm bảo an toàn cho nhân viên làm việc. Các biện pháp cụ thể có thể bao gồm: phòng ngừa tai nạn lao động, cung cấp đầy đủ thiết bị bảo hộ lao động và đào tạo về an toàn lao động cho toàn thể nhân viên.

Các tiêu chuẩn này có thể được áp dụng độc lập hoặc kết hợp với nhau để tạo ra một hệ thống quản lý kho toàn diện và hiệu quả, phù hợp với đặc thù và mục tiêu của từng doanh nghiệp.

3. Lợi ích của việc áp tiêu chuẩn quản lý kho

Việc áp dụng các tiêu chuẩn không chỉ mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp mà còn góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa chi phí. Cụ thể như sau:

3.1 Tăng hiệu quả hoạt động

Đầu tiên, việc tuân thủ tiêu chuẩn giúp tăng hiệu quả hoạt động thông qua việc thiết lập quy trình rõ ràng, từ tiếp nhận, lưu trữ, đến xuất kho hàng hóa. 

Điều này giảm thiểu sai sót, nhầm lẫn, thất thoát, đồng thời tăng tốc độ xử lý đơn hàng. Bên cạnh đó, tiêu chuẩn còn giúp doanh nghiệp sử dụng không gian kho bãi hiệu quả hơn, giảm chi phí lưu trữ và vận hành.

3.2 Giảm chi phí

Bên cạnh việc tăng hiệu quả hoạt động, việc áp dụng các tiêu chuẩn trong quản lý kho còn giúp doanh nghiệp giảm chi phí đáng kể. Nhờ việc tối ưu hóa không gian lưu trữ và quy trình làm việc, doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí vận hành, lưu kho, và nhân công. 

Hơn nữa, việc kiểm soát hàng tồn kho chặt chẽ giúp tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa, từ đó giảm chi phí lưu kho không cần thiết và tránh mất doanh thu do thiếu hàng.

3.3 Nâng cao sự hài lòng của khách hàng

Không chỉ mang lại lợi ích về hiệu quả và chi phí, áp dụng tiêu chuẩn trong quản lý kho còn giúp nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Nhờ quy trình xử lý đơn hàng nhanh chóng và chính xác, khách hàng sẽ nhận được sản phẩm đúng hẹn, giảm thiểu tình trạng giao hàng sai hoặc chậm trễ. 

Đồng thời, việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả đảm bảo luôn có sẵn sản phẩm đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tránh tình trạng hết hàng gây thất vọng. Sự chuyên nghiệp và tin cậy trong dịch vụ sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, tạo lợi thế cạnh tranh bền vững.

4. Cách lựa chọn tiêu chuẩn quản lý kho hàng phù hợp

4.1 Xác định rõ mục tiêu và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp

Để lựa chọn tiêu chuẩn phù hợp, bước đầu tiên và quan trọng nhất là xác định rõ mục tiêu và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. 

Mỗi doanh nghiệp có quy mô, ngành nghề, đặc thù sản phẩm và quy trình hoạt động khác nhau, do đó, tiêu chuẩn quản lý kho cũng cần được điều chỉnh để đáp ứng tốt nhất những yêu cầu riêng biệt này. 

Việc xác định mục tiêu giúp doanh nghiệp tập trung vào những khía cạnh quan trọng nhất, chẳng hạn như tối ưu hóa không gian lưu trữ, tăng tốc độ xử lý đơn hàng, hay nâng cao khả năng truy xuất nguồn gốc sản phẩm.

4.2 Đánh giá các tiêu chuẩn khác nhau

Sau khi xác định được mục tiêu và nhu cầu, bước tiếp theo là đánh giá các tiêu chuẩn quản lý khác nhau hiện có. Có nhiều tiêu chuẩn được công nhận rộng rãi như ISO 9001, hay 5S, mỗi tiêu chuẩn có những ưu điểm và tập trung vào các khía cạnh khác nhau. Doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ về nội dung, yêu cầu, và quy trình thực hiện của từng tiêu chuẩn để so sánh và đánh giá mức độ phù hợp với tình hình thực tế của mình.

4.3 Lựa chọn tiêu chuẩn phù hợp và xây dựng kế hoạch triển khai

Sau khi đã cân nhắc kỹ lưỡng các tiêu chuẩn khác nhau, doanh nghiệp cần lựa chọn tiêu chuẩn phù hợp nhất với mục tiêu, nhu cầu và khả năng của mình. 

Tiếp theo, cần xây dựng kế hoạch triển khai chi tiết, bao gồm các bước cụ thể, thời gian biểu, nguồn lực cần thiết, và các biện pháp đánh giá hiệu quả. 

Việc triển khai tiêu chuẩn trong quản lý kho có thể đòi hỏi sự thay đổi về quy trình, công nghệ, và cả tư duy của nhân viên, do đó, cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và sự tham gia tích cực từ tất cả các bộ phận liên quan.

5. Kết luận

Qua bài viết này, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về các tiêu chuẩn quản lý kho và những lợi ích mà nó mang lại. Để áp dụng các tiêu chuẩn này một cách hiệu quả, phần mềm SEEACT-WMS của DACO là một giải pháp toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp triển khai các tiêu chuẩn một cách hiệu quả. Hãy liên hệ với DACO qua Hotline 0359.206.636 (Mr. Minh Anh) để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất!