[CẬP NHẬT] Các loại chi phí trong doanh nghiệp và cách tối ưu hiệu quả

Các loại chi phí trong doanh nghiệp bao gồm những gì hẳn là điều nhiều người thắc mắc.

Bài viết này của DACO sẽ phân loại chi phí thường gặp, đặc biệt trong doanh nghiệp sản xuất, cùng với những giải pháp tối ưu chi phí và công cụ hỗ trợ quản lý đắc lực. Nắm bắt thông tin chi tiết để kiểm soát dòng tiền và nâng cao lợi nhuận!

1. Chi phí là gì?

Chi phí là một khái niệm cơ bản, không chỉ trong kế toán mà còn trong kinh tế và kinh doanh. Nói một cách đơn giản, chi phí là tất cả những gì doanh nghiệp phải bỏ ra –  tiền bạc, thời gian, công sức, nguyên vật liệu… – để đạt được mục tiêu kinh doanh.

Theo chuẩn mực kế toán quốc tế, chi phí được hiểu là sự giảm sút lợi ích kinh tế của doanh nghiệp, thể hiện qua việc giảm tài sản hoặc tăng nợ phải trả. 

Ví dụ, khi doanh nghiệp mua nguyên vật liệu để sản xuất, đó là một khoản chi phí vì doanh nghiệp đã dùng tiền (tài sản) để đổi lấy nguyên vật liệu.

2. Cơ cấu các loại chi phí trong doanh nghiệp  

2.1 Chi phí cố định 

Trong các loại chi phí trong doanh nghiệp, chi phí cố định đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng đến điểm hòa vốn và khả năng sinh lời. Đây là loại chi phí không thay đổi khi sản lượng hoặc doanh thu biến động, và doanh nghiệp phải thanh toán định kỳ bất kể hoạt động kinh doanh ra sao.

Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất phải trả tiền thuê nhà xưởng, bảo hiểm, khấu hao máy móc thiết bị,… cho dù sản xuất nhiều hay ít, thậm chí không sản xuất.

Chi phí cố định có thể được phân loại theo nhiều cách khác nhau, tuy nhiên, có hai cách phân loại chính thường được sử dụng: dựa trên yếu tố quản lý và dựa trên yếu tố phân bổ. 

2.2 Chi phí biến đổi 

Chi phí biến đổi, hay còn gọi là biến phí là  những khoản chi phí thay đổi trực tiếp theo khối lượng sản xuất hoặc bán ra của doanh nghiệp. Nói cách khác, khi doanh nghiệp sản xuất hoặc bán nhiều hơn, biến phí sẽ tăng lên và ngược lại, khi sản xuất hoặc bán ít đi, biến phí sẽ giảm xuống.

Thông thường, những doanh nghiệp có tỷ lệ chi phí biến đổi cao so với chi phí cố định được xem là ít rủi ro hơn, bởi lợi nhuận của họ phụ thuộc nhiều vào doanh số bán hàng. 

Các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ, xây dựng thường có tỷ lệ biến phí cao. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ và cạnh tranh ngày càng gay gắt, nhiều doanh nghiệp đang có xu hướng đầu tư mạnh hơn vào chi phí cố định (công nghệ, tự động hóa,…) để mở rộng quy mô, kiểm soát chất lượng và nâng cao năng lực cạnh tranh.

2.3 Bán biến phí

Ngoài chi phí cố định và biến đổi, doanh nghiệp còn có chi phí bán biến đổi. Đây là loại chi phí kết hợp cả đặc điểm của chi phí cố định và biến đổi, nghĩa là nó vừa thay đổi theo khối lượng sản xuất nhưng vẫn tồn tại ngay cả khi không sản xuất.

Ví dụ điển hình là chi phí tiền lương. Lương của nhân viên chính thức thường được coi là chi phí cố định, vì doanh nghiệp vẫn phải trả lương cho họ dù có sản xuất hay không. 

Tuy nhiên, khi sản lượng tăng, doanh nghiệp có thể phải trả thêm tiền làm thêm giờ, và đây là phần chi phí biến đổi. Như vậy, tổng chi phí tiền lương bao gồm cả phần cố định và phần biến đổi, nên được xem là chi phí bán biến đổi.

3. Phân loại chi phí trong doanh nghiệp sản xuất

Đối với doanh nghiệp sản xuất, việc phân loại chi phí có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Nó không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát dòng tiền, mà còn là cơ sở để tính giá thành sản phẩm, đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh và đưa ra các quyết định chiến lược.

Có nhiều cách tiếp cận khác nhau để phân loại chi phí sản xuất. Dưới đây là một số cách phân loại phổ biến, dựa trên các tiêu chí khác nhau:

3.1  Theo chức năng hoạt động

Dưới đây là cách phân loại các loại chi phí trong doanh nghiệp sản xuất theo chức năng:

1. Chi phí trong sản xuất: Đây là những chi phí phát sinh trực tiếp trong quá trình tạo ra sản phẩm.

– Chi phí NVL trực tiếp: Đây là chi phí dành cho việc mua sắm nguyên vật liệu chính và phụ cần thiết để tạo ra sản phẩm. Nguyên liệu chính là những vật liệu chủ yếu cấu thành nên sản phẩm, còn nguyên liệu phụ là những vật liệu hỗ trợ tăng chất lượng và tính thẩm mỹ cho sản phẩm.

– Chi phí nhân công trực tiếp: Đây là khoản chi phí bao gồm tiền lương và các khoản phúc lợi khác dành cho nhân viên trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm. Lưu ý, chi phí này không bao gồm chi phí cho nhân viên quản lý sản xuất, hoặc công nhân tham gia vào các hoạt động khác (như bảo trì, bảo dưỡng thiết bị).

– Chi phí sản xuất chung: Đây là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất tại phân xưởng, nhằm phục vụ trực tiếp cho việc tạo ra sản phẩm. Chi phí này bao gồm:

• Tiền lương cho ban quản lý phân xưởng.
• Chi phí khấu hao tài sản cố định như máy móc, thiết bị.
• Các chi phí khác liên quan đến vận hành và quản lý sản xuất tại phân xưởng.

2. Chi phí ngoài sản xuất: Bao gồm các khoản chi phát sinh sau khi sản phẩm đã được sản xuất ra, nhằm đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng. Có thể chia chi phí ngoài sản xuất thành hai loại chính:

– Chi phí bán hàng: Đây là những chi phí liên quan trực tiếp đến việc tiếp thị và phân phối sản phẩm, đảm bảo sản phẩm đến được tay người tiêu dùng. 

Ví dụ: Chi phí vận chuyển, đóng gói, quảng cáo, khuyến mãi,…

– Chi phí quản lý doanh nghiệp: Là những chi phí chung cho hoạt động quản lý, điều hành toàn bộ doanh nghiệp, không liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất hay bán hàng. 

Ví dụ: Chi phí văn phòng phẩm, lương nhân viên quản lý, khấu hao tài sản cố định, chi phí thuê văn phòng…

>>>Xem thêm: Chi phí quản lý doanh nghiệp và cách giảm thiểu hiệu quả

3.2 Chi phí hữu hình và chi phí ngầm

Chi phí hữu hình là những chi phí được thể hiện rõ ràng qua các chứng từ, hóa đơn, sổ sách kế toán. Chúng ta có thể dễ dàng nhận biết, đo lường và tính toán một cách chính xác. Ví dụ: chi phí NVL, chi phí nhân công, tiền thuê mặt bằng…

Chi phí ngầm là những chi phí “ẩn”, không hiện hữu rõ ràng trên sổ sách kế toán như các loại chi phí thông thường. Nói cách khác, doanh nghiệp không phải bỏ tiền mặt ra để “trả” cho những chi phí này.

Để hiểu rõ hơn, hãy theo dõi bảng so sánh dưới đây

4. Bài toán tối ưu các loại chi phí trong doanh nghiệp sản xuất

Về cơ bản, bài toán tối ưu các loại chi phí trong doanh nghiệp sản xuất là việc tìm ra phương án sản xuất sao cho tổng chi phí là thấp nhất mà vẫn đảm bảo đạt được sản lượng và chất lượng sản phẩm theo yêu cầu.

Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải phân tích kỹ lưỡng tất cả các loại chi phí trong sản xuất và tìm ra cách thức để giảm thiểu chúng một cách hợp lý.

Dưới đây là một số giải pháp: 

4.1 Tối ưu chi phí nguyên vật liệu

1. Lựa chọn nhà cung cấp:

Việc lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu là bước đầu tiên và vô cùng quan trọng trong việc tối ưu chi phí. Doanh nghiệp cần tìm kiếm và lựa chọn những nhà cung cấp uy tín, có giá cả cạnh tranh, chất lượng nguyên vật liệu đảm bảo và thời gian giao hàng đúng hạn. Bên cạnh đó, cần chủ động đàm phán để có được mức giá tốt nhất, chính sách chiết khấu hấp dẫn và phương thức thanh toán linh hoạt.

2. Quản lý nhập kho và tồn kho:

Doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ quá trình nhập kho, xuất kho, đảm bảo số lượng và chất lượng nguyên vật liệu. Đồng thời, áp dụng các phương pháp quản lý tồn kho hiện đại như Just-in-Time (JIT) để giảm thiểu chi phí lưu kho, tránh tồn kho quá mức, giảm thiểu rủi ro hư hỏng và hao mòn nguyên vật liệu.

>>>Xem thêm: Just In Time là gì? Phân tích chi tiết về mô hình Just In Time

3. Sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả:

Để tối ưu hóa việc sử dụng nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần xây dựng định mức nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm, quy trình sản xuất, tránh lãng phí và thất thoát. 

Ngoài ra, cần tận dụng tối đa phế liệu, nguyên vật liệu dư thừa để tái sử dụng hoặc bán lại, góp phần bảo vệ môi trường và tăng hiệu quả kinh tế. 

4.2 Nâng cao năng suất lao động

Nâng cao năng suất lao động là giải pháp then chốt để tối ưu chi phí trong sản xuất, giúp doanh nghiệp giảm chi phí nhân công trên mỗi đơn vị sản phẩm, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh. Để đạt được mục tiêu này, doanh nghiệp cần tập trung vào các yếu tố sau:

• Đầu tư vào con người: Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao tay nghề, kỹ năng cho người lao động. Đồng thời, xây dựng môi trường làm việc tích cực, tạo động lực để người lao động phát huy tối đa năng lực.
• Ứng dụng công nghệ: Đầu tư vào công nghệ tự động hóa, robot hóa để thay thế sức lao động thủ công, nâng cao năng suất và độ chính xác trong sản xuất.
• Tối ưu hóa quy trình: Rà soát, cải tiến quy trình sản xuất, loại bỏ các công đoạn dư thừa, sắp xếp lại quy trình một cách hợp lý để giảm thiểu thời gian và công sức lãng phí.
• Hệ thống lương thưởng hiệu quả: Xây dựng hệ thống lương thưởng công bằng, cạnh tranh, khuyến khích người lao động làm việc năng suất, sáng tạo.
• Cải thiện điều kiện làm việc: Đảm bảo môi trường làm việc an toàn, vệ sinh, trang bị đầy đủ thiết bị, dụng cụ cần thiết để người lao động làm việc hiệu quả.

4.3 Kiểm soát chi phí chung và các chi phí ngoài sản xuất

Đây là các loại chi phí trong doanh nghiệp sản xuất tuy không trực tiếp tạo ra sản phẩm nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động và ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh. 

Để kiểm soát hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện đồng bộ nhiều biện pháp:

• Lập kế hoạch và quản lý sử dụng năng lượng: Xây dựng kế hoạch sử dụng điện, nước, nhiên liệu hợp lý, tiết kiệm. Ứng dụng hệ thống quản lý năng lượng để theo dõi, giám sát và tối ưu hóa việc sử dụng năng lượng trong toàn bộ quá trình sản xuất.

>>>Xem ngay: Hệ thống quản lý năng lượng SEEACT-PMS tối ưu cho nhà máy

• Thực hiện bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị định kỳ: Việc bảo trì bảo dưỡng thường xuyên giúp kéo dài tuổi thọ máy móc, giảm thiểu hư hỏng, sửa chữa, tiết kiệm chi phí thay thế, đồng thời đảm bảo năng suất hoạt động.
• Ứng dụng công nghệ thông tin: Sử dụng phần mềm quản lý sản xuất để theo dõi, kiểm soát chi phí chung, phân tích dữ liệu, tự động hóa các quy trình, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu chi phí chung.
• Kiểm soát các chi phí ngoài sản xuất: Cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết như chi phí văn phòng phẩm, chi phí đi lại, tiếp khách, hội họp…

4.4 Các biện pháp quản lý chi phí ngầm

Tuy khó định lượng và theo dõi hơn so với chi phí hữu hình, doanh nghiệp vẫn có thể áp dụng một số phương pháp để kiểm soát chi phí ngầm, bao gồm:

• Sử dụng bảng tính chi phí ngầm: Doanh nghiệp có thể tự thiết kế bảng tính để theo dõi các chi phí ngầm, bao gồm thông tin về nguồn lực sử dụng, chi phí cơ hội, hao mòn tài sản vô hình,…
• Phân tích chi phí – lợi ích: Khi đưa ra quyết định kinh doanh, doanh nghiệp nên xem xét cả chi phí ngầm trong phân tích chi phí – lợi ích. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi yếu tố chi phí, dù hữu hình hay ngầm, đều được đánh giá kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định.
• Báo cáo quản lý nội bộ: Bên cạnh báo cáo tài chính chính thức, doanh nghiệp nên lập báo cáo quản lý nội bộ bao gồm cả chi phí ngầm. Báo cáo này cung cấp cho ban lãnh đạo cái nhìn toàn diện về tình hình hoạt động và hiệu quả kinh doanh thực tế.
• Sử dụng công cụ và phần mềm quản lý chi phí: Hiện nay, có nhiều phần mềm quản lý chi phí tích hợp các tính năng theo dõi, tính toán và phân tích chi phí ngầm, giúp doanh nghiệp quản lý chi phí một cách hiệu quả.

Bằng cách chủ động theo dõi và quản lý chi phí ngầm, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác hơn, tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao hiệu quả sản xuất và đạt được mục tiêu lợi nhuận.

5. Công cụ hỗ trợ quản lý các loại chi phí trong doanh nghiệp

Bên cạnh việc áp dụng các biện pháp tối ưu chi phí đã nêu, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý là xu hướng tất yếu để nâng cao hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Dưới đây là một số công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp:

5.1 Hệ thống quản lý sản xuất MES

Một trong những công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp chính là hệ thống quản lý sản xuất (MES). 

Trong đó, SEEACT-MES của DACO là giải pháp toàn diện, tập trung vào việc quản lý, giám sát và điều khiển quá trình sản xuất trong thời gian thực, cung cấp cho nhà quản lý cái nhìn tổng quan và chi tiết về tình hình sản xuất ở từng công đoạn, từng thiết bị. 

Các chức năng cốt lõi của SEEACT-MES:

•  Quản lý kế hoạch và tạo lệnh sản xuất
• Quản lý hiệu suất tổng thể thiết bị (OEE)
• Quản lý công đoạn sản xuất/Truy xuất nguồn gốc
• Quản lý kho thông minh
• Quản lý chất lượng
• Quản lý bảo trì, bảo dưỡng thiết bị
• Quản lý năng lượng 

Bằng cách số hóa và tự động hóa quy trình sản xuất, SEEACT-MES giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót, nâng cao năng suất lao động và cải thiện chất lượng sản phẩm. Hơn nữa, việc thu thập và phân tích dữ liệu sản xuất cung cấp cho ban lãnh đạo thông tin chính xác và kịp thời để ra quyết định chiến lược, đóng góp vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

>>>Tìm hiểu chi tiết: Hệ thống quản lý sản xuất SEEACT-MES 

4.2 Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP

Bên cạnh hệ thống MES, phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP (Enterprise Resource Planning) cũng là một công cụ hỗ trợ đắc lực khi quản lý chi phí trong sản xuất. 

ERP là hệ thống thông tin tích hợp, cho phép doanh nghiệp quản lý toàn bộ các hoạt động kinh doanh, từ mua hàng, sản xuất, bán hàng đến tài chính, kế toán trên một nền tảng duy nhất.

Hơn nữa, ERP có thể tích hợp với hệ thống MES giúp doanh nghiệp thu thập dữ liệu sản xuất theo thời gian thực, từ đó đưa ra những điều chỉnh kịp thời, nâng cao hiệu quả sản xuất và tối ưu hóa chi phí. 

Nhờ khả năng kết nối và đồng bộ dữ liệu, doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt chẽ chi phí,  phân tích hiệu quả hoạt động, và đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác hơn.

4.3 Công cụ phân tích dữ liệu 

Các công cụ phân tích dữ liệu (như Google Analytics, Power BI) giúp doanh nghiệp thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu về chi phí trong sản xuất, từ đó nhận diện các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí, phát hiện các khoản chi phí bất thường và đưa ra các giải pháp tối ưu chi phí.

6. Kết luận

Hiểu rõ và quản lý hiệu quả các loại chi phí trong doanh nghiệp là yếu tố then chốt quyết định sự thành bại trong kinh doanh. Từ việc xác định cơ cấu chi phí, phân loại chi phí, đến việc áp dụng các phương pháp tối ưu chi phí và sử dụng công cụ hỗ trợ phù hợp, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng cường lợi nhuận và đạt được mục tiêu phát triển bền vững.

Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan và những kiến thức hữu ích về chi phí trong doanh nghiệp đặc biệt là trong sản xuất.

Để tìm hiểu thêm các giải pháp quản lý sản xuất hiệu quả, tối ưu chi phí và nâng cao năng suất, hãy liên hệ với DACO ngay hôm nay qua Hotline 0904 675 995!