[CẬP NHẬT] Các bước chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Chuyển đổi số đang là xu hướng tất yếu, tuy nhiên, các bước chuyển đổi số lại là vấn đề khiến nhiều tổ chức, doanh nghiệp “đau đầu” khi bắt đầu. 

Không có một “công thức chung” nào cho quá trình này, mỗi doanh nghiệp sẽ có cách tiếp cận và triển khai riêng. Bài viết dưới đây của DACO sẽ cung cấp các bước cơ bản, giúp doanh nghiệp tham khảo và xây dựng lộ trình chuyển đổi số phù hợp nhất.

3 giai đoạn chuyển đổi số doanh nghiệp là gì?

Trước khi tìm hiểu các bước thực hiện chuyển đổi số, doanh nghiệp cần có cái nhìn tổng quan về các giai đoạn cần trải qua. 

Nếu phải tổng kết lại thành những định hướng chung, chuyển đổi số có thể được nhìn nhận theo 3 giai đoạn chính:

 

Giai đoạn 1: Xây dựng nền tảng. Ứng dụng công nghệ để chuyển đổi mô hình quản trị và kinh doanh, tập trung vào việc xây dựng hệ thống dữ liệu cốt lõi, sẵn sàng cho các ứng dụng chuyên sâu trong tương lai.

Giai đoạn 2: Tối ưu hóa vận hành. Khai thác dữ liệu và công nghệ số để nâng cao hiệu quả hoạt động, bao gồm: xây dựng hệ thống báo cáo, tự động hóa quy trình, quản lý công việc và tiến độ.

Giai đoạn 3: Chuyển đổi số toàn diện. Hoàn thiện cơ sở dữ liệu, tập trung quản lý dữ liệu trên một nền tảng thống nhất. Dữ liệu trở thành trọng tâm trong việc chuyển đổi mô hình kinh doanh và quản trị, hỗ trợ ra quyết định, quản trị nguồn lực, lập kế hoạch tài chính và phát triển sản phẩm mới.

Cần lưu ý rằng, trọng tâm chuyển đổi số cũng thay đổi theo từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp. Giai đoạn đầu nên tập trung vào quản lý nhân sự, mở rộng thị trường và tối ưu hóa tiếp thị. Khi doanh nghiệp đã ổn định, chuyển đổi số cần hướng đến nâng cao hiệu quả quản trị tổng thể và khai thác dữ liệu lớn.

Ba giai đoạn trên là “khung” định hướng cho chiến lược chuyển đổi số. Để hiện thực hóa các kế hoạch này, doanh nghiệp cần triển khai các bước chuyển đổi số theo trình tự dưới đây:

Bước 1: Xác định ý nghĩa của việc triển khai chuyển đổi số với doanh nghiệp

Đây là bước then chốt, đặt nền móng cho toàn bộ quá trình. Doanh nghiệp cần có cái nhìn toàn cảnh và thấu hiểu sâu sắc lý do tại sao phải chuyển đổi số. Việc này giúp định hướng chiến lược, xác định nguồn lực và đảm bảo chuyển đổi số thực sự mang lại giá trị.

Để làm rõ điều này, doanh nghiệp cần trả lời những câu hỏi quan trọng sau:

• Vấn đề hiện tại: Doanh nghiệp đang gặp phải những khó khăn gì? Có phải là đáp ứng nhu cầu khách hàng chậm, năng suất lao động thấp, hay khả năng đổi mới kém?
• Mục tiêu chuyển đổi số: Doanh nghiệp muốn đạt được gì thông qua chuyển đổi số?
• Lợi ích kỳ vọng: Chuyển đổi số sẽ mang lại những lợi ích cụ thể nào cho doanh nghiệp?

Việc trả lời những câu hỏi này sẽ giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu chuyển đổi số. Tuy nhiên, mục tiêu này cần phải thực tế, phù hợp với nguồn lực, nhân sự và tình hình tài chính hiện có. Do đó, tiếp theo trong các bước chuyển đổi số là đánh giá hiện trạng doanh nghiệp để có cái nhìn tổng quan về những gì mình đang có.

Bước 2: Đánh giá và phân tích hiện trạng

Trên lộ trình các bước chuyển đổi số, doanh nghiệp cần có cái nhìn toàn diện về tình hình bên trong và bối cảnh bên ngoài. Bằng cách kết hợp đánh giá các yếu tố khách quan và chủ quan, doanh nghiệp có thể xác định rõ điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức, từ đó hoạch định chiến lược chuyển đổi số hiệu quả.

Yếu tố khách quan

1. Thực trạng doanh nghiệp

Nắm rõ điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức là bước khởi đầu quan trọng. Ban lãnh đạo cần đánh giá toàn diện tình hình kinh doanh, cơ cấu tổ chức, quy trình vận hành, công nghệ hiện có, nguồn lực tài chính và năng lực nhân sự.

2. Xu hướng thị trường

Thấu hiểu nhu cầu khách hàng, xu hướng thị trường và động thái của đối thủ cạnh tranh là yếu tố then chốt để định hình chiến lược chuyển đổi số phù hợp.

3. Công nghệ

Lựa chọn công nghệ cần dựa trên nhu cầu thực tế và khả năng tài chính. Doanh nghiệp lớn có thể hướng đến các hệ thống ERP quản trị toàn diện, trong khi doanh nghiệp vừa và nhỏ nên cân nhắc các giải pháp phần mềm chuyên biệt, tích hợp linh hoạt.

4. Chính sách của Chính phủ

Chủ động nắm bắt và tận dụng các chính sách hỗ trợ chuyển đổi số (ví dụ: Đề án “Quốc gia số”, Chương trình Chuyển đổi số quốc gia) là cách doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, thúc đẩy quá trình chuyển đổi.

Yếu tố chủ quan

Thành công của chuyển đổi số không chỉ phụ thuộc vào các yếu tố khách quan mà còn chịu tác động mạnh mẽ từ nội lực của chính doanh nghiệp. Cụ thể:

1. Mô hình hoạt động và kinh doanh

Chuyển đổi số có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa mô hình hiện tại hoặc thậm chí tạo ra mô hình kinh doanh mới, mang lại giá trị gia tăng cho khách hàng. Doanh nghiệp cần đánh giá khả năng ứng dụng công nghệ để đổi mới và sáng tạo.

2. Cam kết từ lãnh đạo

Sự quyết tâm và cam kết của ban lãnh đạo là yếu tố then chốt, định hướng cho toàn bộ quá trình chuyển đổi số. Lãnh đạo cần tiên phong, ủng hộ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai.

3. Thái độ của nhân viên

Nhân viên cần được trang bị kiến thức, kỹ năng và có thái độ sẵn sàng thích ứng với thay đổi. Sự ủng hộ và tham gia tích cực của nhân viên sẽ góp phần quan trọng vào thành công của chuyển đổi số.

4. Con người và văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp cởi mở, khuyến khích đổi mới sáng tạo sẽ là nền tảng vững chắc cho chuyển đổi số. Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống quản trị truyền thông nội bộ hiệu quả, đồng thời chú trọng đào tạo, nâng cao nhận thức cho nhân viên về tầm quan trọng của chuyển đổi số.

5. Năng lực quản trị

Đội ngũ lãnh đạo và quản lý cần có tầm nhìn chiến lược, năng lực lãnh đạo và kỹ năng quản lý để dẫn dắt doanh nghiệp vượt qua những thách thức trong quá trình chuyển đổi số.

Bước 3: Xây dựng mục tiêu chuyển đổi số

Việc thiết lập mục tiêu rõ ràng và cụ thể đóng vai trò then chốt trong thành công của chuyển đổi số. Dựa trên mục đích ban đầu và thực trạng doanh nghiệp, cần xác định:

• Mục tiêu dài hạn: Hình dung bức tranh tổng thể về doanh nghiệp sau chuyển đổi số.
• Mục tiêu ngắn hạn: Chia nhỏ mục tiêu dài hạn thành các giai đoạn, với các chỉ số đo lường cụ thể, thực tế và có thể đạt được.

Để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả, doanh nghiệp có thể hợp tác với các chuyên gia tư vấn. Họ sẽ hỗ trợ đánh giá thực trạng, xác định các yếu tố quan trọng và đề xuất mục tiêu phù hợp.

Sau khi xác định, mục tiêu cần được truyền đạt rõ ràng đến toàn bộ tổ chức, nhằm tạo sự thống nhất và huy động sự tham gia của mọi thành viên.

Đồng thời, cần thường xuyên theo dõi, đánh giá tiến độ thực hiện và điều chỉnh mục tiêu khi cần thiết để đảm bảo quá trình chuyển đổi số diễn ra đúng hướng.

Bước 4: Lập chiến lược và kế hoạch

Sau khi xác định mục tiêu, doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược và kế hoạch hành động chi tiết, đảm bảo các bước chuyển đổi số trong doanh nghiệp diễn ra hiệu quả.

Lập chiến lược chuyển đổi số

Chiến lược chuyển đổi số cần thể hiện tầm nhìn rõ ràng, bao gồm định hướng chiến lược và kết quả kinh doanh mong muốn. Để xây dựng chiến lược hiệu quả, doanh nghiệp cần trả lời 3 câu hỏi quan trọng:

• Xu hướng phát triển của ngành: Ngành kinh doanh hiện tại đang hướng đến tương lai như thế nào?
• Vị thế của doanh nghiệp: Vai trò và vị thế của doanh nghiệp trong tương lai sẽ ra sao?
• Con đường chuyển đổi: Làm thế nào để cân bằng giữa định hướng chiến lược và khả năng thích ứng linh hoạt với những thay đổi?

Chiến lược chuyển đổi số hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt cơ hội kinh doanh trong hiện tại, đồng thời tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai.

Lập kế hoạch chuyển đổi số

Để hiện thực hóa chiến lược chuyển đổi số, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch chi tiết với các bước cụ thể như sau:

Xây dựng kế hoạch chuyển đổi số một cách chi tiết

1. Xác định các sáng kiến

Khởi đầu bằng việc xác định những sáng kiến cụ thể, phù hợp với thực trạng doanh nghiệp và hỗ trợ đạt được mục tiêu chuyển đổi số đã đề ra. Mỗi sáng kiến nên tập trung giải quyết một hoặc một vài mục tiêu nhất định, tránh dàn trải, chồng chéo.

2. Lập danh sách ưu tiên

Sau khi xác định các sáng kiến, doanh nghiệp cần ưu tiên thực hiện dựa trên nguồn lực sẵn có và tầm quan trọng của từng mục tiêu. Các sáng kiến quan trọng, có khả năng mang lại hiệu quả cao và phù hợp với nguồn lực sẽ được ưu tiên triển khai trước.

3. Thiết lập hệ thống tiêu chí đo lường và KPI

Để theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả của các bước chuyển đổi số, cần thiết lập hệ thống tiêu chí đo lường và KPI rõ ràng, cụ thể. Mỗi sáng kiến cần có bộ KPI riêng, phản ánh chính xác mức độ hoàn thành mục tiêu.

4. Thiết lập kế hoạch cho dự án

Mỗi sáng kiến cần có một kế hoạch chi tiết, bao gồm mục tiêu, phạm vi, thời gian thực hiện, nguồn lực cần thiết, người phụ trách và các rủi ro tiềm ẩn. Kế hoạch càng chi tiết càng giúp kiểm soát quá trình triển khai hiệu quả.

5. Đánh giá mức độ thành công

Sau khi triển khai các sáng kiến, doanh nghiệp cần đánh giá mức độ thành công của chuyển đổi số dựa trên các tiêu chí đã đề ra. Kết quả đánh giá sẽ được sử dụng để điều chỉnh chiến lược, kế hoạch và hoàn thiện quá trình chuyển đổi số.

Bước 5:Phát triển nền tảng công nghệ và dữ liệu

Với các bước chuyển đổi số, trong giai đoạn này, doanh nghiệp nên cân nhắc việc thay thế các phần mềm, ứng dụng cũ kỹ bằng những giải pháp tối ưu hơn. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng phần mềm phức tạp hay tự phát triển không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất.

Để tránh lãng phí nguồn lực vào những phần mềm, tính năng không thực sự cần thiết, doanh nghiệp nên tập trung vào các giải pháp phù hợp với nhu cầu hiện tại, đồng thời xem xét khả năng tích hợp và mở rộng trong tương lai.

Hiện nay, nhiều phần mềm cho phép tùy chỉnh và kết nối với nhau. Do đó, việc dự đoán nhu cầu và hệ sinh thái tính năng trong tương lai sẽ giúp doanh nghiệp khoanh vùng lựa chọn phần mềm phù hợp ngay từ bây giờ.

Bước 6: Phát triển đội ngũ nhân sự cho chuyển đổi số

Con người là nhân tố quyết định thành bại của chuyển đổi số. Để đảm bảo sở hữu đội ngũ nhân sự có đủ năng lực và tinh thần thích ứng với yêu cầu mới, ban lãnh đạo có thể áp dụng song song hai phương án sau:

Đào tạo và nâng cao năng lực đội ngũ

Tiến hành đào tạo, bồi dưỡng cho nhân viên các kỹ năng số, kiến thức về công nghệ và khả năng thích ứng với thay đổi. Đồng thời, thay đổi tư duy, khuyến khích tinh thần cởi mở, sẵn sàng học hỏi và ứng dụng công nghệ mới vào công việc. 

Đặc biệt, cần lấy người dùng làm trung tâm, hướng dẫn nhân viên áp dụng công nghệ để nâng cao trải nghiệm và gia tăng giá trị cho khách hàng.

Tuyển dụng và thu hút nhân tài

Chủ động tuyển dụng hoặc thuê ngoài những chuyên gia có kinh nghiệm về chuyển đổi số và các công nghệ liên quan. Bên cạnh đó, ưu tiên tìm kiếm ứng viên có năng lực số, khả năng thích ứng nhanh và mong muốn học hỏi, góp phần xây dựng đội ngũ vững mạnh, sẵn sàng cho chuyển đổi số.

Bước 7: Thực hiện số hóa thông tin và quy trình, hướng đến chuyển đổi số

Sau khi hoàn tất các bước chuẩn bị về mục tiêu, kế hoạch, nguồn lực và con người, doanh nghiệp sẽ chính thức bắt đầu các bước chuyển đổi số toàn diện. Trong giai đoạn này, việc thu thập và ghi chép dữ liệu là rất quan trọng để đánh giá hiệu quả và điều chỉnh chiến lược sau này.

Số hóa thông tin

Đây là bước đầu tiên, bao gồm việc chuyển đổi thông tin từ dạng giấy tờ sang dạng kỹ thuật số (ví dụ: Excel, PDF) và lưu trữ trên các nền tảng trực tuyến. Các hạng mục cần tập trung khi số hóa thông tin bao gồm:

• Khảo sát và phân loại tài liệu: Xác định số lượng, chủng loại và phân loại tài liệu cần số hóa.
• Lựa chọn công nghệ phù hợp: Đầu tư vào các phần mềm và nền tảng số hóa dữ liệu hiệu quả.
• Thực hiện số hóa và kiểm tra chất lượng: Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu sau khi số hóa.

>>Chi tiết:

Hướng dẫn triển khai số hóa dữ liệu A-Z

Số hóa tài liệu là gì? Lợi ích & Quy trình thực hiện Chi tiết

Số hóa quy trình

Số hóa quy trình bao gồm cả quy trình nội bộ và quy trình tương tác với khách hàng. Việc này giúp doanh nghiệp:

• Nâng cao năng suất làm việc: Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, giảm thiểu thao tác thủ công.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Đơn giản hóa quy trình, tăng tốc độ phục vụ và nâng cao sự hài lòng.
• Tiết kiệm chi phí: Giảm nhu cầu nhân sự và các chi phí vận hành khác.

Ví dụ: Ứng dụng chữ ký số trong ký kết hợp đồng giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả.

>>>Xem thêm: Số hóa quy trình và các bước thực hiện chi tiết

Chuyển đổi số toàn diện

Chuyển đổi số là một quá trình liên tục, tác động đến mọi mặt của doanh nghiệp, từ hoạt động kinh doanh, quản lý nội bộ đến tương tác với khách hàng. Mục tiêu cuối cùng là nâng cao hiệu quả, tăng khả năng cạnh tranh và tạo ra giá trị mới.

Doanh nghiệp cần nhớ rằng chuyển đổi số là một hành trình dài hạn, không có điểm dừng. Việc định kỳ đánh giá và điều chỉnh là rất cần thiết để đảm bảo quá trình diễn ra thuận lợi và đạt được hiệu quả cao nhất

Chuyển đổi số thành công: 3 yếu tố then chốt cần lưu ý

Để chuyển đổi số thành công, việc xác định rõ các bước đi là rất quan trọng. Tuy nhiên, bên cạnh đó, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến 3 yếu tố then chốt sau đây, bởi chúng đóng vai trò quyết định đến hiệu quả của toàn bộ quá trình:

Trao quyền cho nhân viên

Để tránh rủi ro trong các bước chuyển đổi số, cần trao quyền cho nhân viên bằng cách biến chuyển đổi số thành sứ mệnh chung, khuyến khích mỗi cá nhân chủ động thay đổi từ công việc hàng ngày.

Bắt đầu từ vai trò lãnh đạo, cần giúp họ hiểu rõ mục đích và giá trị của chuyển đổi số. Sau đó, tạo không gian mở để nhân viên trao đổi, đóng góp ý kiến, giúp lãnh đạo dự đoán rủi ro nội bộ.

Tạo động lực ban đầu và duy trì đà phát triển

Sau khi đã tạo được sự đồng thuận và truyền cảm hứng cho toàn doanh nghiệp, hãy tận dụng sự hào hứng của nhân viên để bắt tay vào triển khai ngay lập tức. Giai đoạn đầu tiên trong lộ trình chuyển đổi số có vai trò then chốt, ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ và hiệu quả của toàn bộ quá trình.

Thực tế cho thấy, các công ty thành công trong chuyển đổi số thường đạt được 57% mục tiêu đề ra chỉ trong vòng 6 tháng đầu tiên. 

Tuy nhiên, để duy trì đà phát triển, doanh nghiệp cần tái đầu tư những kết quả đạt được, liên tục cải tiến và gia tăng giá trị cho quá trình chuyển đổi số.

Nâng cao hiệu quả chuyển đổi số với phần mềm quản lý

Để hạn chế rủi ro và đảm bảo chuyển đổi số diễn ra đúng hướng, doanh nghiệp nên áp dụng các công cụ quản lý hỗ trợ như:

• Nền tảng áp dụng kỹ thuật số (DAP): Giúp kiểm soát và quản lý sự thay đổi, triển khai công nghệ mới hiệu quả. Có thể lựa chọn công cụ quản lý riêng lẻ hoặc nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể.
• Công cụ thu thập phản hồi: Khuyến khích nhân viên tham gia đóng góp ý kiến.
• Kênh trò chuyện nội bộ: Tạo không gian trao đổi, hỗ trợ và cập nhật thông tin liên quan đến chuyển đổi số.

Hy vọng rằng, với những các bước chuyển đổi số trong doanh nghiệp được chia sẻ trong bài viết, doanh nghiệp của bạn đã có thêm những thông tin hữu ích để vạch ra lộ trình phù hợp, tối ưu hóa hoạt động và nâng cao năng lực cạnh tranh trong thời đại số.

Hãy nhớ rằng, thành công của chuyển đổi số phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm sự cam kết của ban lãnh đạo, sự tham gia của nhân viên, và việc lựa chọn công nghệ phù hợp. Chúc doanh nghiệp của bạn gặt hái được nhiều thành công trên hành trình chuyển đổi số!