Bill of Materials là gì? Chi tiết cách tạo định mức nguyên vật liệu

Bill of Materials là gì? Bill of Materials (BOM) là danh sách đầy đủ các nguyên vật liệu, linh kiện, bộ phận cần thiết để sản xuất một sản phẩm. Tìm hiểu chi tiết về BOM, các loại BOM và tầm quan trọng của chúng trong sản xuất ngay!

1. Bill of Materials là gì? 

Bill of Materials, viết tắt là BOM – Định mức nguyên vật liệu, là một tài liệu kỹ thuật quan trọng, liệt kê toàn bộ các thành phần cấu thành nên một sản phẩm. BOM bao gồm thông tin chi tiết về từng hạng mục, từ nguyên vật liệu thô, bán thành phẩm, linh kiện, phụ tùng, cho đến số lượng, đơn vị tính, và thậm chí cả nguồn cung ứng.

BOM đóng vai trò then chốt trong quy trình sản xuất, là nền tảng cho hoạt động lập kế hoạch, mua sắm, quản lý kho, và kiểm soát sản xuất. Nó cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác về cấu trúc sản phẩm, đảm bảo quá trình lắp ráp, chế tạo diễn ra trơn tru, hiệu quả, đồng thời tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và giảm thiểu lãng phí.

Có thể hình dung BOM như một “công thức sản xuất”, trong đó mỗi thành phần được định lượng và xác định rõ ràng, tương tự như danh sách nguyên liệu và hướng dẫn chế biến trong một công thức nấu ăn.

Việc xây dựng BOM chính xác là yếu tố tiên quyết để đảm bảo hiệu quả sản xuất. Sai sót trong BOM có thể dẫn đến thiếu hụt vật tư, gián đoạn sản xuất, gia tăng chi phí và ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.

2. Tầm quan trọng của việc sử dụng BOM là gì?

Việc sử dụng BOM mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp sản xuất, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa quy trình.

2.1 Là sổ tay hoạt động của doanh nghiệp sản xuất

Định mức nguyên vật liệu BOM là tài liệu nền tảng trong sản xuất, giống như “sổ tay hướng dẫn” chi tiết cho doanh nghiệp. BOM liệt kê đầy đủ các nguyên vật liệu thô, số lượng cần thiết và quy trình sản xuất (có thể ở dạng sơ lược). BOM đóng vai trò then chốt, là “bí kíp” dẫn dắt quá trình sản xuất hiệu quả.

2.2 Tối ưu các chi phí liên quan

Bill of materials là gì? Có tầm quan trọng như thế nào? Bằng cách liệt kê chi tiết tất cả các nguyên vật liệu, số lượng và giá cả, BOM cho phép doanh nghiệp tính toán giá thành sản phẩm một cách chính xác, từ đó đưa ra mức giá bán hợp lý, tối ưu hóa lợi nhuận và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. 

BOM cũng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đàm phán giá cả với nhà cung cấp, giảm thiểu chi phí phát sinh do mua sắm dư thừa nguyên vật liệu, tránh lãng phí và tồn kho không cần thiết.

2.3 Tối ưu tồn kho và giảm thiểu lãng phí

Nhờ cung cấp thông tin chính xác về nguyên vật liệu cần thiết, BOM giúp doanh nghiệp sử dụng hiệu quả các bộ phận, tránh tồn kho dư thừa, giảm thiểu lãng phí vật tư và chi phí lưu kho.

Hơn nữa, BOM hỗ trợ kiểm soát số lượng chính xác, hạn chế sản xuất sai lệch, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm.

2.4 Đặt ra các tiêu chuẩn sản xuất

BOM là nền tảng để doanh nghiệp xây dựng và thiết lập các tiêu chuẩn sản xuất, đảm bảo chất lượng và tính đồng nhất của sản phẩm. BOM giúp xác định quy trình sản xuất tiêu chuẩn, từ khâu chuẩn bị nguyên liệu đến khâu kiểm tra chất lượng sản phẩm, giúp nâng cao chất lượng sản phẩm, đáp ứng yêu cầu của khách hàng, đồng thời giảm thiểu sai sót trong quá trình sản xuất, đảm bảo tính ổn định và đồng nhất của sản phẩm.

2.5 Giúp chuỗi cung ứng hoạt động nhất quán

Về bản chất BOM – Bill of materials là gì, BOM giúp tất cả các bộ phận làm việc cùng nhau. Vì để xây dựng BOM chính xác cần có sự tham gia của nhiều phòng ban, bao gồm thiết kế, mua sắm, sản xuất và bán hàng. 

BOM trở thành tài liệu tham khảo quan trọng cho tất cả các bên liên quan, từ kỹ sư, nhân viên mua hàng đến nhà sản xuất và nhà cung cấp, đảm bảo sự thống nhất thông tin và phối hợp hiệu quả trong suốt vòng đời sản phẩm.

3. Các loại BOM trong sản xuất hiện nay

Sau khi đã nắm vững khái niệm và tầm quan trọng của BOM là gì trong sản xuất, chúng ta cần tìm hiểu sâu hơn về các loại BOM phổ biến hiện nay.  

Dưới đây là một số loại BOM thường gặp:

3.1 mBOM (Manufacturing Bill of Materials)

mBOM, hay BOM sản xuất, là loại BOM được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp sản xuất. mBOM cung cấp thông tin chi tiết về tất cả các bộ phận, linh kiện, và lắp ráp cần thiết để tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh. 

Điểm khác biệt của mBOM là khả năng hiển thị mối quan hệ chi tiết giữa các thành phần, cũng như thông tin về các bộ phận yêu cầu xử lý trước khi lắp ráp. mBOM phụ thuộc vào độ chính xác của đơn đặt hàng để đảm bảo bộ phận mua hàng có thể duy trì lịch trình tối ưu và đàm phán giá cả hiệu quả với nhà cung cấp.

3.2 eBOM (Engineering Bill of Materials)

eBOM, hay BOM kỹ thuật, tập trung vào các thành phần và vật liệu được sử dụng trong giai đoạn thiết kế sản phẩm. eBOM được phát triển dựa trên các công cụ thiết kế hỗ trợ máy tính (CAD) và tự động hóa thiết kế điện tử (EDA). eBOM liệt kê chi tiết các vật phẩm, bộ phận, thành phần và lắp ráp theo thiết kế của nhóm kỹ thuật. Một sản phẩm có thể liên kết với nhiều eBOM khác nhau, tùy thuộc vào giai đoạn thiết kế và các biến thể của sản phẩm.

3.3 Production BOM

Production BOM là gì? Production BOM hay BOM sản phẩm, là nền tảng cho đơn đặt hàng sản xuất. Loại BOM này liệt kê tất cả các thành phần và lắp ráp cần thiết để tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh, bao gồm thông tin về giá cả, mô tả, số lượng, và đơn vị đo lường. 

Production BOM hỗ trợ quá trình chuyển đổi nguyên vật liệu thô thành sản phẩm hoàn chỉnh, đồng thời giúp phân bổ nguyên liệu hợp lý và tự động thêm nhu cầu thành phần, chi phí và tính sẵn có của nguyên liệu vào đơn đặt hàng.

3.4 Single – Level BOM (BOM đơn cấp)

Single – Level BOM là gì? Single-Level BOM/BOm đơn cấp là loại BOM đơn giản, thường được sử dụng cho các sản phẩm có cấu trúc đơn giản, không có nhiều thành phần nhỏ. BOM đơn cấp chỉ chứa danh sách các bộ phận được sử dụng trực tiếp để tạo ra sản phẩm cuối cùng, được liệt kê theo thứ tự. Loại BOM này chỉ cho phép một cấp độ con trong danh sách thành phần, lắp ráp và vật liệu.

3.5 Multi- Level BOM (BOM đa cấp)

Multi- Level BOM là gì?

Multi-Level BOM được sử dụng cho các sản phẩm có cấu trúc phức tạp, bao gồm nhiều cấp độ lắp ráp khác nhau. Trong BOM đa cấp, mỗi vật phẩm (nguyên liệu thô hoặc lao động) được liên kết với vật phẩm gốc ở cấp độ cao hơn, tạo thành một cấu trúc phân cấp chi tiết.

BOM đa cấp giúp quản lý hiệu quả các sản phẩm phức tạp, bao gồm nhiều thành phần và lắp ráp phụ.

4. Hướng dẫn chi tiết các tạo BOM – Bill Of Materials

BOM là gì? Cách tạo BOM như thế nào? Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn tạo Bill of materials một cách chuyên nghiệp:

4.1 Các thành phần chính trong Bill of materials

Một BOM hoàn chỉnh cần bao gồm đầy đủ các thông tin sau để đảm bảo tính rõ ràng, chi tiết và dễ sử dụng:

• Cấp BOM (BOM Level): BOM thường được cấu trúc theo dạng phân cấp, với mỗi cấp đại diện cho một tổ hợp, cụm chi tiết hoặc bộ phận. Việc phân cấp BOM giúp người dùng dễ dàng nắm bắt được cấu trúc sản phẩm và quy trình lắp ráp.
• Tham chiếu (Reference): Mỗi bộ phận hoặc cụm chi tiết được gán một tham chiếu (định danh) duy nhất để dễ dàng xác định và phân biệt. Tham chiếu thường bao gồm chữ cái và số, ví dụ R1, R2 cho các điện trở.
• Số lượng (Part Number): Ghi rõ số lượng của từng thành phần, linh kiện, bộ phận cần thiết cho mỗi đơn vị sản phẩm.
• Đơn vị đo (Unit of Measure): Xác định đơn vị đo lường của từng thành phần, ví dụ: inch, feet, kg, ounce,…
• Mô tả (Description): Cung cấp mô tả chi tiết về từng thành phần, bao gồm kích thước, điện áp, màu sắc, và các thông số kỹ thuật khác. Mô tả có thể ở dạng văn bản hoặc hình ảnh.
• Giai đoạn (Phrase): Chỉ ra vị trí của bộ phận trong vòng đời sản phẩm (sản xuất, thử nghiệm, thiết kế).
• Loại mua sắm (Procurement type): Xác định cách thức mua sắm hoặc sản xuất từng bộ phận (mua sẵn, sản xuất hàng loạt, sản xuất theo yêu cầu).
• Tên nhà sản xuất (Manufacturer name): Liệt kê tên nhà sản xuất của từng linh kiện.
• Các chỉ số tham khảo (Reference Indicators): Đối với các sản phẩm có chứa bảng mạch in (PCBA), cần chỉ rõ vị trí của từng bộ phận trên bảng mạch.
• Nhận xét và ghi chú (Note): Cung cấp thêm thông tin bổ sung, ghi chú về các vấn đề đặc biệt hoặc thay đổi.

BOM càng chi tiết và chính xác, quá trình sản xuất càng hiệu quả, giảm thiểu sai sót, lãng phí và tối ưu hóa chi phí.

4.2 Các bước lập bảng định mức nguyên vật liệu 

Xây dựng BOM là bước quan trọng trong quy trình sản xuất. Dưới đây là các bước cơ bản để tạo Bill of materials, sử dụng MS Excel:

Bước 1: Tạo tài liệu

Trước tiên, bạn cần mở phần mềm bảng tính như Microsoft Excel và tạo một bảng tính mới. Hãy đặt tên file sao cho dễ nhận biết, ví dụ như “[Tên dự án] – BOM” hoặc “[Mã sản phẩm] – BOM”. Sau đó, điền các thông tin nhận dạng của dự án, chẳng hạn như tên dự án, mã sản phẩm, phiên bản BOM,… vào đầu bảng tính.

Bước 2: Sắp xếp tài liệu

Để đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn của BOM, bạn cần thiết lập quyền truy cập và chỉnh sửa cho người dùng. Bạn cũng nên thiết lập tính năng theo dõi thay đổi để quản lý các phiên bản của BOM một cách hiệu quả. Nếu sản phẩm có cấu trúc phức tạp, bạn cần tạo các cấp BOM để thể hiện cấu trúc phân cấp của sản phẩm.

Bước 3: Điền vào các cột

Ở bước này, bạn cần xác định các thông tin cần thiết cho BOM và điền tên các thành phần chính của BOM đã nêu tại phần trên vào mỗi cột.

Bước 4: Điền vào các hàng

Sau khi đã tạo khung bảng, bạn tiến hành điền thông tin chi tiết của từng thành phần vào các hàng tương ứng. Hãy đảm bảo rằng thông tin bạn điền là chính xác và được cập nhật liên tục. 

Bạn cũng có thể sử dụng các tính năng của Excel như định dạng có điều kiện, công thức,… để tạo ra một BOM trực quan và dễ sử dụng.

Bước 5: Cập nhật khi cần thiết

BOM không phải là một tài liệu tĩnh, nó cần được cập nhật thường xuyên khi có thay đổi về thiết kế, nguyên vật liệu, quy trình sản xuất,… Hãy lưu file BOM thường xuyên và ghi lại các thay đổi để dễ dàng quản lý và truy xuất.

5. Những khó khăn khi quản lý BOM theo phương pháp thủ công

Mặc dù việc sử dụng các công cụ đơn giản như MS Excel để quản lý Bill of materials đã phổ biến từ lâu, phương pháp thủ công này tiềm ẩn nhiều khó khăn và hạn chế, đặc biệt là khi quy mô sản xuất mở rộng và sản phẩm trở nên phức tạp hơn.

Dễ mắc lỗi: Quá trình nhập liệu thủ công tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót, từ việc nhập sai, nhập thiếu thông tin đến việc tính toán nhầm lẫn. Những lỗi này không chỉ gây lãng phí thời gian và công sức mà còn có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến các quyết định kinh doanh quan trọng, đặc biệt khi các quyết định này dựa trên dữ liệu BOM không chính xác.

Khó khăn khi thêm các biến thể: Khi sản phẩm thay đổi, phát triển thêm các phiên bản mới hoặc đa dạng hóa, việc quản lý BOM thủ công trở nên phức tạp. Gần như cách duy nhất để cập nhật BOM là tạo ra một BOM mới hoàn toàn cho mỗi biến thể, gây khó khăn trong việc theo dõi và quản lý các phiên bản khác nhau của sản phẩm.

Quản lý BOM đa cấp phức tạp: Đối với các sản phẩm có cấu trúc phức tạp, việc quản lý BOM đa cấp bằng phương pháp thủ công là một thách thức lớn. Việc theo dõi và cập nhật thông tin của các bộ phận trên nhiều cấp độ khác nhau trong hệ thống phân cấp BOM dễ dẫn đến nhầm lẫn, sai sót và khó kiểm soát.

6. Quản lý định mức nguyên vật liệu với SEEACT-MES

Nhằm khắc phục những khó khăn và hạn chế của phương pháp quản lý Bill of materials thủ công, doanh nghiệp bạn có thể cân nhắc lựa chọn giải pháp SEEACT-MES. 

Đây là hệ thống điều hành sản xuất thông minh do DACO phát triển,  hỗ trợ nhà quản trị cập nhật thông tin và ra quyết định kịp thời, chính xác.

SEEACT-MES được thiết kế với khả năng tùy chỉnh cao, đáp ứng các yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp, giúp quản lý BOM một cách chuyên nghiệp và toàn diện.  

• Tạo và quản lý BOM: Hỗ trợ tạo Bill of materials chi tiết cho từng sản phẩm, bao gồm thông tin về nguyên vật liệu, số lượng, nhà cung cấp, giá cả. Cho phép sửa đổi và cập nhật thông tin BOM một cách dễ dàng.
• Quản lý kho nguyên vật liệu: Theo dõi kho nguyên vật liệu và từng BOM, hỗ trợ cảnh báo khi lượng nguyên vật liệu sắp hết, đảm bảo sản xuất không bị gián đoạn.
• Lập kế hoạch sản xuất: Dựa trên BOM để lập kế hoạch sản xuất chi tiết, cụ thể về thời gian, số lượng, nguyên vật liệu cho từng công đoạn. Tối ưu hóa kế hoạch sản xuất để tiết kiệm chi phí và thời gian.
• Theo dõi tiến độ sản xuất: Theo dõi tiến độ sản xuất theo từng công đoạn và từng BOM. Cung cấp báo cáo chi tiết về việc sử dụng nguyên vật liệu và hiệu quả sản xuất.

Để được tư vấn miễn phí về giải pháp SEEACT-MES và cách ứng dụng hiệu quả vào quy trình sản xuất của doanh nghiệp bạn, hãy liên hệ ngay với chuyên gia MES của DACO theo Hotline 0904.675.995

7. Lời kết

Trên đây là những thông tin chi tiết giải đáp cho câu hỏi Bill of materials là gì cũng như vai trò và tầm quan trọng của định mức nguyên vật liệu trong sản xuất. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về BOM và ứng dụng của nó trong thực tiễn.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý sản xuất hiệu quả, tối ưu hóa quy trình và nâng cao năng suất, việc ứng dụng BOM là một bước đi không thể thiếu.

Để được tư vấn và hỗ trợ triển khai BOM một cách chuyên nghiệp, hãy liên hệ với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm của chúng tôi qua số Hotline 0904.675.995 ngay hôm nay!