Biểu đồ Pareto là gì? Hướng dẫn cách triển khai Pareto Chart

Việc hiểu rõ và ứng dụng các công cụ phân tích khoa học là bước tiên quyết để doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá biểu đồ Pareto – một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp đơn giản hóa vấn đề và đưa ra giải pháp tối ưu. Vậy, biểu đồ Pareto là gì?  

1. Biểu đồ Pareto là gì?

1.1. Tổng quan về biểu đồ Pareto 

Biểu đồ Pareto (Pareto Chart) là một công cụ thống kê trực quan được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực sản xuất nhằm phân tích và đánh giá mức độ ảnh hưởng của các yếu tố khác nhau gây ra một vấn đề hoặc kết quả cụ thể.

Công cụ này được xây dựng dựa trên nguyên lý Pareto, còn được biết đến với tên gọi quy luật 80/20, khẳng định rằng 80% kết quả thường đến từ 20% nguyên nhân.

Biểu đồ thường được thể hiện dưới dạng hình cột, trong đó chiều cao của mỗi cột tương ứng với tần suất hoặc mức độ ảnh hưởng của từng nguyên nhân. Các cột được sắp xếp theo thứ tự giảm dần từ trái sang phải, giúp người xem dễ dàng nắm bắt và so sánh mức độ quan trọng của các yếu tố.

Biểu đồ Pareto là một công cụ phân tích vô cùng giá trị trong lĩnh vực sản xuất, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động, nâng cao hiệu quả và đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu thực tế. Việc ứng dụng biểu đồ Pareto một cách hiệu quả sẽ góp phần mang lại lợi thế cạnh tranh và thúc đẩy sự thành công cho doanh nghiệp.

1.2. Nguồn gốc của Pareto Chart là gì?

Nguồn gốc của biểu đồ Pareto là gì?

Pareto Chart (biểu đồ Pareto) được xuất phát từ nghiên cứu của kỹ sư người Ý Vilfredo Pareto vào đầu thế kỷ 20. Ông nhận thấy một quy luật thú vị trong khi phân tích phân phối đất đai ở Anh: 80% diện tích đất đai thuộc sở hữu của 20% dân số.

Từ khám phá này, Pareto bắt đầu áp dụng quy luật này vào nhiều lĩnh vực khác nhau và nhận thấy sự tương đồng trong nhiều trường hợp: 20% nguyên nhân thường dẫn đến 80% kết quả. Quy luật này sau đó được gọi là nguyên lý Pareto hoặc quy luật 80/20.

Quy tắc này được coi là một quy luật ngầm chi phối nhiều khía cạnh trong cuộc sống: 80% kết quả thường xuất phát từ 20% nguyên nhân.

Sản xuất: 20% công nhân tạo ra 80% sản phẩm; 20% khiếm khuyết gây ra 80% sự cố; 20% tính năng đáp ứng 80% nhu cầu sử dụng.

Kinh doanh: 20% khách hàng mang lại 80% doanh thu.

Cuộc sống: 20% thói quen tạo ra 80% kết quả.

1.3. Ý nghĩa của biểu đồ Pareto trong sản xuất kinh doanh

Biểu đồ Pareto là một công cụ thống kê vô cùng hữu ích cho các doanh nghiệp. Hiểu rõ ý nghĩa và cách thức hoạt động của Biểu đồ Pareto sẽ giúp doanh nghiệp ứng dụng công cụ này một cách hiệu quả, từ đó gặt hái nhiều lợi ích trong hoạt động sản xuất.

– Đối với nhà lãnh đạo: Biểu đồ Pareto cung cấp thông tin chi tiết về hiệu quả sử dụng nguồn lực, giúp nhà lãnh đạo tối ưu hóa chi phí, đầu tư vào những hoạt động mang lại lợi nhuận cao nhất, và loại bỏ những lãng phí không cần thiết. Qua những con số trực quan trên biểu đồ, nhà lãnh đạo có thể dễ dàng nắm bắt tình hình hoạt động của từng bộ phận, phòng ban, từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp để nâng cao hiệu quả chung.

– Đối với cá nhân: Biểu đồ Pareto giúp phân chia công việc một cách hợp lý, đảm bảo mỗi cá nhân đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình. Nhờ đó, nhân viên có thể tập trung hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, góp phần vào thành công chung của doanh nghiệp.

– Đối với doanh nghiệp: Biểu đồ Pareto thể hiện rõ ràng thông tin về nguồn lực và cách thức phân bổ, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả. Thông qua dữ liệu trực quan, doanh nghiệp có thể lý giải nguyên nhân thành công/thất bại của dự án từ đó rút ra bài học kinh nghiệm quý báu.

2. Các yếu tố cấu thành của biểu đồ Pareto

Để hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của biểu đồ Pareto là gì, ta cần phân tích các thành phần chính cấu tạo nên biểu đồ này:

Trục hoành (X-axis)

• Trục hoành là nền tảng cho biểu đồ, nơi chứa danh sách các yếu tố cần được phân tích.
• Các yếu tố này có thể vô cùng đa dạng, phụ thuộc vào mục đích phân tích của doanh nghiệp, ví dụ như:
  • Nguồn gốc lưu lượng truy cập website
  • Các thành phẩm bị lỗi
  • Các kiểu lỗi sai khác nhau
  • Các loại hàng hóa thiếu hụt trong kho
  • Hoặc bất kỳ một biến số nào khác liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh
• Điều quan trọng là các yếu tố được sắp xếp theo thứ tự giảm dần mức độ ảnh hưởng, giúp dễ dàng xác định những nguyên nhân chính gây ra vấn đề trong biểu đồ Pareto.

 Trục tung (Y-axis)

• Trục tung phản ánh giá trị số lượng hoặc tần suất của từng yếu tố được liệt kê trên trục X.
• Giúp so sánh mức độ ảnh hưởng của các yếu tố một cách trực quan, từ đó đưa ra đánh giá chính xác về tầm quan trọng của từng yếu tố.
• Trên trục tung, thường có các vạch kẻ ngang thể hiện các giá trị nhất định, giúp người đọc dễ dàng ước lượng giá trị của các yếu tố trong biểu đồ Pareto.

Thanh giá trị (Vertical bars)

      Thể hiện cho giá trị tương ứng với từng yếu tố trên trục X. Chiều cao của thanh giá trị khi tham chiếu trên trục Y chính là độ lớn của ảnh hưởng do yếu tố đó gây ra. Các thanh giá trị được sắp xếp theo thứ tự giảm dần chiều cao, giúp dễ dàng xác định tỷ lệ phần trăm yếu tố chính chiếm tỷ trọng cao nhất trong việc tác động đến kết quả.

Đường cong tích lũy (Cumulative line)

Trong biểu đồ Pareto, đường cong tích lũy biểu diễn giá trị phần trăm tích lũy của các yếu tố từ trái sang phải trên trục X. Đường cong này thường bắt đầu từ 0% ở cột đầu tiên và tăng dần lên đến 100% ở cột cuối cùng, thể hiện mức độ ảnh hưởng cộng dồn của các yếu tố. Giúp người đọc dễ dàng hình dung tỷ lệ phần trăm tác động của các yếu tố này so với tổng thể.

Trục phụ (nếu có)

Là một trục đứng nằm ở phía bên phải biểu đồ Pareto (song song với trục Y), thể hiện giá trị tỷ lệ phần trăm tích lũy của các yếu tố so với tổng thể.

Giúp xác định tỷ lệ phần trăm tích lũy của một yếu tố cụ thể một cách nhanh chóng và chính xác.

Các yếu tố bổ sung hoàn thiện thông tin

Đường cơ sở (Baseline): Có thể được hiển thị ở phía dưới cùng để làm điểm tham chiếu, giúp đo chiều cao của các thanh dọc và so sánh mức độ ảnh hưởng của các yếu tố trong biểu đồ Pareto một cách hiệu quả.

Tiêu đề (Titles): Mô tả tên, giá trị, đơn vị đo,… của các dữ liệu được trình bày trên biểu đồ, giúp người xem hiểu rõ nội dung và mục đích của phân tích.

Chú thích (Legend): Phân biệt các giá trị và nguồn dữ liệu khi có nhiều nguồn dữ liệu hoặc dữ liệu được thu thập trong các thời kỳ khác nhau, đảm bảo tính chính xác và rõ ràng cho thông tin được truyền tải.

Ngoài ra, ứng dụng quy luật 80/20 hay nguyên tắc Pareto vào biểu đồ Pareto có thể xác định được các yếu tố chính gây ra vấn đề. Ví dụ cụ thể được minh họa ở hình dưới đây: 

Thông qua biểu đồ trên, chúng ta có thể thấy, từ giao điểm của đường thẳng vuông góc xuất phát từ trục tung tại giá trị 80% và đường cong tích lũy, kẻ một đường vuông góc với trục hoành sẽ cho ta biết những vấn đề nằm ở phía bên trái của đường thẳng vuông góc gây nên 80% hậu quả. Do đó, đây là những vấn đề cần được ưu tiên giải quyết để đạt được hiệu quả cao nhất. 

3. Cách vẽ biểu đồ Pareto

Để vẽ Pareto Chart (biểu đồ Pareto) hiệu quả, chúng ta cần thực hiện những bước sau:

Bước 1: Thu thập và chuẩn bị các dữ liệu cần thiết

Bước đầu tiên cũng là bước đóng vai trò quan trọng của việc triển khai biểu đồ Pareto hiệu quả là xác định rõ mục đích phân tích và đối tượng cần phân tích (ví dụ: nguyên nhân gây ra lỗi sản phẩm, tỷ lệ khách hàng hủy đơn hàng, v.v.). 

Sau khi đã xác định rõ mục tiêu thực hiện biểu đồ Pareto là gì, tiến hành thu thập dữ liệu liên quan đến mục đích phân tích một cách đầy đủ và chính xác. Dữ liệu có thể được thu thập từ các nguồn khác nhau như báo cáo sản xuất, hồ sơ bán hàng, khảo sát khách hàng, v.v.

Ví dụ minh họa:

Vấn đề	Số lần
Vấn đề 1	753
Vấn đề 2	685
Vấn đề 3	1002
Vấn đề 4	356
Vấn đề 5	2452

Bước 2: Sắp xếp dữ liệu và và tính toán các yếu tố

Sau khi thu thập dữ liệu liên quan đến vấn đề cần phân tích trong biểu đồ Pareto là gì, ta tiến hành sắp xếp và tính toán các yếu tố để vẽ biểu đồ Pareto.

Đầu tiên, dữ liệu cần được được sắp xếp theo thứ tự giảm dần mức độ ảnh hưởng. Có thể bỏ qua những yếu tố có mức độ ảnh hưởng thấp nếu không cần thiết. 

Ví dụ minh họa:

Vấn đề	Số lần
Vấn đề 5	2452
Vấn đề 3	1002
Vấn đề 1	753
Vấn đề 2	685
Vấn đề 4	356

Sau đó tiến hành tính toán tỷ lệ tỷ lệ phần trăm tích lũy của các yếu tố trong biểu đồ Pareto.

Công thức tính giá trị tích lũy:

Tích lũy của vấn đề a = vấn đề a + tích lũy vấn đề a-1.

Tỷ lệ phần trăm tích lũy cho mỗi vấn đề là: 

% tích lũy của vấn đề a =  (Tích lũy của vấn đề a / Tổng số tích lũy) x 100%

Ví dụ khi áp dụng các số liệu trên ta có:

• Tích lũy vấn đề 5 = giá trị số lần của vấn đề 5 = 2452
• Tích lũy vấn đề 3 = Tích lũy vấn đề 5 + vấn đề 3 = 2452 + 1002 = 3454
• Tương tự như vậy, tổng số tích lũy = 2452 + 1002 + 753 + 685 + 356 = 5248
• Tỷ lệ % tích lũy vấn đề 5 =  (2452 / 5248) x 100% = 47%

Số liệu sau khi được tính toán như sau:

Vấn đề	Số lần	Số lần tích lũy	Tỷ lệ % tích lũy
Vấn đề 5	2452	2452	47%
Vấn đề 3	1002	3454	66%
Vấn đề 1	753	4207	80%
Vấn đề 2	685	4892	93%
Vấn đề 4	356	5248	100%

Bước 3: Vẽ biểu đồ Pareto

Tạo hai trục: 

• Trục X (trục hoành): Ghi các yếu tố được phân tích theo thứ tự đã sắp xếp ở bước 1.

• Trục Y (trục tung): Thể hiện giá trị số lượng hoặc tần suất của từng yếu tố.

Vẽ thanh giá trị:

      Sử dụng các thanh dọc có chiều cao tương ứng với giá trị số lượng hoặc tần suất của từng yếu tố trên trục Y. Sắp xếp các thanh giá trị theo thứ tự giảm dần chiều cao từ trái sang phải trên trục X.

Vẽ đường cong tích lũy:

      Bắt đầu từ điểm 0 trên trục Y, vẽ đường cong đi qua các điểm đầu trên mỗi thanh giá trị. Đường cong tích lũy thể hiện tỷ lệ phần trăm tích lũy của các yếu tố từ trái sang phải.

Hoàn thiện biểu đồ:

       Cuối cùng hãy thêm tiêu đề cho biểu đồ Pareto, mô tả rõ ràng nội dung phân tích. Ghi chú đơn vị đo cho các giá trị trên trục Y. Đồng thời cân nhắc thêm trục phụ nếu cần thiết để hiển thị tỷ lệ phần trăm tích lũy.

Sau khi hoàn thiện, biểu đồ sẽ có dạng như sau:

Bước 4: Đánh giá lại và phân tích kết quả

Tập trung phân tích và giải quyết những yếu tố chính để mang lại hiệu quả cao nhất.

| Xem thêm: Cách vẽ biểu đồ Pareto trong Excel.

4. Ứng dụng biểu đồ Pareto vào thực tế

4.1. Ứng dụng biểu đồ Pareto trong quản lý thời gian

Khi đã nắm rõ được biểu đồ Pareto là gì, chúng ta sẽ thấy rõ hơn sự lãng phí thời gian cho những công việc không mang lại nhiều kết quả. Vậy làm thế nào để ứng dụng nguyên tắc Pareto trong việc quản lý tốt thời gian?

Xác định mức độ ưu tiên:

• Liệt kê tất cả công việc, phân loại thành nhóm ưu tiên và không ưu tiên.
• Sắp xếp thứ tự công việc trong nhóm ưu tiên theo mức độ quan trọng.
• Ủy quyền hoặc loại bỏ các công việc trong nhóm không ưu tiên.

Xác định khoảng thời gian hiệu quả để làm việc:

• Xác định khung giờ làm việc tập trung nhất.
• Sử dụng phương pháp Pomodoro để tối ưu hóa hiệu quả làm việc.

Tạo lập và đánh giá mục tiêu:

• Đặt ra những mục tiêu rõ ràng, cụ thể và có thể đo lường được.
• Thường xuyên đánh giá và điều chỉnh mục tiêu khi cần thiết.

Thiết lập khung giờ cho từng công việc:

• Dành thời gian cố định cho từng loại công việc.
• Cần hạn chế lãng phí thời gian vào các hoạt động không quan trọng.

Tạo phần thưởng cho bản thân:

• Khen thưởng bản thân sau khi hoàn thành mỗi nhiệm vụ.
• Tạo động lực để tiếp tục hoàn thành tốt các công việc tiếp theo.

4.2. Ứng dụng biểu đồ Pareto trong sản xuất kinh doanh

Biểu đồ Pareto chính là một trong những công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động

Quy tắc 80/20 khẳng định rằng 80% kết quả thường đến từ 20% nguyên nhân. Áp dụng vào kinh doanh, quy tắc này cho thấy rằng chỉ 20% yếu tố trong hoạt động kinh doanh mang lại 80% giá trị kết quả cho doanh nghiệp. Để tăng hiệu quả hoạt động, mỗi doanh nghiệp nên tập trung vào 20% yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nguồn lực và chi phí, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và lợi nhuận.

Doanh nghiệp áp dụng hiệu quả biểu đồ Pareto sẽ có lợi thế cạnh tranh so với đối thủ nhờ khả năng hoạt động hiệu quả và tiết kiệm. Thay vì hành động lan man, doanh nghiệp có thể xác định và loại bỏ những yếu tố không mang lại nhiều giá trị, tập trung vào những công việc quan trọng, từ đó nhân viên sẽ có động lực và hiệu quả làm việc cao hơn, góp phần gia tăng năng suất chung của doanh nghiệp.

Ví dụ khi một cá nhân có nhu cầu tìm kiếm nguồn vốn cũng có thể áp dụng nguyên tắc Pareto để tối ưu hóa hiệu quả. Khoảng 20% nhà tư vấn tiềm năng nắm giữ 80% nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Thay vì dành nhiều thời gian tiếp cận các nhà đầu tư nhỏ lẻ, hãy tập trung kết nối và xây dựng mối quan hệ với 20% nhà đầu tư lớn tiềm năng này để gia tăng cơ hội huy động vốn thành công.

5. Ưu điểm và hạn chế của biểu đồ Pareto

Biểu đồ Pareto là một công cụ thống kê giúp phân tích và xác định những yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến kết quả trong lĩnh vực sản xuất. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm nổi bật, biểu đồ Pareto cũng có một số hạn chế nhất định cần được cân nhắc khi sử dụng. Vậy, ưu –  nhược điểm của biểu đồ Pareto là gì?

5.1. Ưu điểm

– Tập trung giải quyết vấn đề hiệu quả: Biểu đồ Pareto giúp phân loại các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm theo mức độ quan trọng, từ đó cho phép doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào giải quyết những nguyên nhân chính, mang lại hiệu quả cao nhất.

– Xác định cơ hội tiềm năng: Không chỉ giúp phát hiện vấn đề, biểu đồ Pareto còn có thể được sử dụng để xác định các cơ hội tiềm năng nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm. Doanh nghiệp có thể tập trung vào những yếu tố có tác động tích cực đến sản phẩm để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.

– Hỗ trợ ra quyết định sáng suốt: Biểu đồ Pareto cung cấp thông tin trực quan về mức độ ảnh hưởng của từng yếu tố, giúp người quản lý dễ dàng đưa ra quyết định sáng suốt trong việc phân bổ nguồn lực và giải quyết vấn đề.

-Tăng cường giao tiếp: Biểu đồ Pareto là công cụ giao tiếp hiệu quả, giúp các bên liên quan trong doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt thông tin, thống nhất quan điểm và cùng nhau giải quyết vấn đề.

5.2. Hạn chế

– Không phân tích được nguyên nhân gốc rễ: Biểu đồ Pareto chỉ cho thấy mức độ ảnh hưởng của các yếu tố, nhưng không giải thích lý do tại sao chúng lại quan trọng. Doanh nghiệp cần kết hợp với các phương pháp phân tích khác để xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và đưa ra giải pháp hiệu quả.

→ Tham khảo công cụ phân tích: Biểu đồ xương cá là gì?

– Dựa trên dữ liệu quá khứ: Biểu đồ Pareto chỉ phản ánh tình hình trong quá khứ, không thể dự đoán xu hướng tương lai. Doanh nghiệp cần cẩn trọng khi áp dụng kết quả phân tích để đưa ra quyết định cho các hoạt động trong tương lai.

– Độ chính xác phụ thuộc vào chất lượng dữ liệu: Biểu đồ Pareto chỉ hiệu quả khi được xây dựng dựa trên dữ liệu chính xác và đầy đủ. Doanh nghiệp cần đảm bảo thu thập và xử lý dữ liệu một cách cẩn thận để có được kết quả phân tích đáng tin cậy.

– Có thể bị thao túng: Việc lựa chọn các yếu tố hiển thị trong biểu đồ Pareto có thể ảnh hưởng đến kết quả phân tích. Doanh nghiệp cần đảm bảo tính khách quan và minh bạch trong quá trình xây dựng biểu đồ.

6. Những lưu ý khi triển khai biểu đồ Pareto là gì?

• Biểu đồ Pareto chỉ nên được sử dụng khi tình trạng vấn đề phức tạp, khó xác định nguyên nhân gốc rễ. Đối với những vấn đề đơn giản, có thể dễ dàng tìm ra nguyên nhân và giải quyết nhanh chóng, việc sử dụng biểu đồ Pareto có thể tốn thời gian và công sức mà không mang lại nhiều hiệu quả.
• Cần phân biệt rõ ràng giữa các vấn đề có thể giải quyết ngay và những vấn đề cần phân tích kỹ lưỡng bằng biểu đồ Pareto.
• Việc lựa chọn các yếu tố để phân tích trong biểu đồ Pareto cần dựa trên mục tiêu và phạm vi nghiên cứu cụ thể. Cần đảm bảo rằng các yếu tố được lựa chọn có liên quan trực tiếp đến vấn đề cần phân tích và đủ để phản ánh đầy đủ bản chất của vấn đề. Tránh lựa chọn quá nhiều yếu tố vì có thể khiến biểu đồ trở nên phức tạp và khó phân tích.

Kết luận

Hy vọng rằng, bài viết trên của DACO đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về biểu đồ Pareto, hiểu được biểu đồ Pareto là gì, lý do tại sao doanh nghiệp nên áp dụng cũng như cách vẽ biểu đồ Pareto một cách chi tiết.

Tuy nhiên, để phát huy tối đa hiệu quả của biểu đồ Pareto, doanh nghiệp cần sử dụng nó một cách linh hoạt, kết hợp với các phương pháp phân tích khác và luôn cập nhật dữ liệu mới nhất. 

Và để khai thác triệt để tiềm năng của biểu đồ Pareto, doanh nghiệp cần có sự hỗ trợ của các giải pháp phần mềm quản lý tiên tiến. Giải pháp SEEACT-MES chính là chìa khóa để đưa biểu đồ Pareto lên tầm cao mới, giúp doanh nghiệp bứt phá trong quản lý chất lượng và nâng cao hiệu quả sản xuất.

SEEACT-MES là hệ thống quản lý thực thi sản xuất (Manufacturing Execution System) tiên tiến, được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp sản xuất. Hệ thống cung cấp một bộ công cụ toàn diện để thu thập, phân tích và quản lý dữ liệu chất lượng theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp:

• Giảm thiểu thời gian, quá trình thu thập dữ liệu
• Hệ thống tự động hóa quy trình phân tích dữ liệu
• Xác định chính xác nguyên nhân gốc rễ xảy ra vấn đề
• Hỗ trợ đưa ra các phương pháp cải tiến, xử lý vấn đề

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí về giải pháp SEEACT-MES và cách ứng dụng biểu đồ Pareto hiệu quả! Hotline: Mr. Vũ: 0936.064.289

| Tham khảo ngay: Giải pháp trong sản xuất