Chuyển đổi số doanh nghiệp vừa và nhỏ: Bắt kịp xu hướng hay bị bỏ lại?

Chuyển đổi số doanh nghiệp vừa và nhỏ đang trở thành xu hướng tất yếu trong thời đại công nghệ 4.0. Việc ứng dụng công nghệ số vào hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, nâng cao năng suất lao động, giảm thiểu chi phí và gia tăng lợi nhuận. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn gặp khó khăn trong việc triển khai chuyển đổi số. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, những lợi ích, thách thức cũng như các bước triển khai hiệu quả.

Thực trạng chuyển đổi số doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam

Chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trên toàn cầu và Việt Nam không nằm ngoài xu hướng này. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNNVV) cũng đã nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động sản xuất kinh doanh.

Theo thống kê, tính đến năm 2023, khoảng 47% số doanh nghiệp Việt Nam đã bắt đầu thực hiện chuyển đổi số ở các mức độ khác nhau. Điều này cho thấy, nhận thức về chuyển đổi số trong cộng đồng doanh nghiệp đang dần được nâng cao. Đáng chú ý, 98% số doanh nghiệp kỳ vọng chuyển đổi số sẽ mang lại những thay đổi tích cực, giúp tối ưu hóa hoạt động, giảm chi phí và cải thiện hiệu quả sản xuất.

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tập trung chuyển đổi số theo 6 trụ cột chính:

Mặc dù nhận thức được tầm quan trọng của chuyển đổi số, nhưng thực tế cho thấy mức độ chuyển đổi số trong doanh nghiệp vừa và nhỏ còn chưa cao. 

Khoảng 50% doanh nghiệp cho biết mới chỉ bắt đầu khởi động chuyển đổi số ở tất cả các trụ cột. Yếu tố kỹ thuật và trình độ chuyên môn còn hạn chế cũng là một rào cản lớn. Theo khảo sát, 70% doanh nghiệp lựa chọn mua các giải pháp công nghệ có sẵn thay vì tự nghiên cứu và phát triển.

Chuyển đổi số: Tại sao doanh nghiệp vừa và nhỏ cần?

Chuyển đổi số đang trở thành yếu tố then chốt quyết định sự thành công của doanh nghiệp trong thời đại công nghệ 4.0. Đối với doanh nghiệp SME, việc ứng dụng công nghệ số không chỉ là xu hướng mà còn là con đường tất yếu để nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng cường năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.

Tối ưu trải nghiệm khách hàng

DNNVV hoàn toàn có thể nâng cao trải nghiệm khách hàng thông qua việc ứng dụng công nghệ số. Hệ thống CRM (quản lý quan hệ khách hàng) cho phép doanh nghiệp thu thập, lưu trữ và phân tích thông tin khách hàng một cách có hệ thống. 

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về thị hiếu, hành vi mua hàng và nhu cầu của từng đối tượng khách hàng, từ đó cá nhân hóa trải nghiệm và cung cấp các sản phẩm/dịch vụ phù hợp. Các kênh tương tác trực tuyến như website, mạng xã hội, email marketing cũng giúp doanh nghiệp tăng cường kết nối và xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng.

Nâng cao hiệu suất hoạt động

Chuyển đổi số doanh nghiệp SME giúp nâng cao hiệu suất hoạt động trên mọi phương diện, đặc biệt là chuyển đổi số trong sản xuất. Việc ứng dụng các phần mềm quản lý vào hoạt động sản xuất kinh doanh giúp tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. 

Bên cạnh đó, công nghệ số giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các nguồn lực như tài chính, nhân sự, kho vận, từ đó tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban, nâng cao năng suất lao động. Ngoài ra, chuyển đổi số còn giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường, tiếp cận khách hàng tiềm năng trên phạm vi toàn cầu thông qua các nền tảng thương mại điện tử và mạng xã hội.

Tăng cường sức mạnh cạnh tranh

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, chuyển đổi số là chìa khóa giúp DNNVV gia tăng sức cạnh tranh và khẳng định vị thế trên thị trường. Nhờ vào các công cụ phân tích dữ liệu, doanh nghiệp có thể nắm bắt xu hướng thị trường, dự đoán nhu cầu khách hàng, từ đó đưa ra quyết định kinh doanh chính xác và hiệu quả.

Chiến lược marketing trên nền tảng số không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao nhận diện thương hiệu và tiếp cận đúng khách hàng mục tiêu, mà còn thúc đẩy sự đổi mới sáng tạo, cho phép phát triển sản phẩm/dịch vụ mới đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của thị trường.

>>>Xem thêm: Cẩm nang chuyển đổi số toàn tập cho doanh nghiệp

Lộ trình chuyển đổi số dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Chuyển đổi số doanh nghiệp vừa và nhỏ là một quá trình phức tạp, đòi hỏi phải có kế hoạch rõ ràng và lộ trình phù hợp. Dưới đây là quy trình 4 bước được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng thành công:

Bước 1: Đánh giá tình hình doanh nghiệp hiện tại

Trước khi triển khai bất kỳ hoạt động chuyển đổi số nào, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá toàn diện năng lực hiện tại của mình. Quá trình này bao gồm việc phân tích các yếu tố then chốt như: mô hình kinh doanh, tình hình tài chính, nguồn nhân lực, cơ sở hạ tầng công nghệ, và hệ thống quản lý dữ liệu. Việc đánh giá này giúp doanh nghiệp xác định rõ điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức trong quá trình chuyển đổi số, từ đó đưa ra quyết định phù hợp.

Bước 2: Xác định mục tiêu và lộ trình chuyển đổi

Dựa trên kết quả đánh giá hiện trạng, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng mục tiêu chuyển đổi số và xây dựng lộ trình phù hợp.

• Mục tiêu ngắn hạn (dưới 1 năm): Ví dụ: số hóa quy trình quản lý, xây dựng website, ứng dụng CRM,…
• Mục tiêu trung hạn (1-3 năm): Ví dụ: phát triển ứng dụng di động, triển khai thương mại điện tử, ứng dụng AI vào sản xuất,…
• Mục tiêu dài hạn (trên 3 năm): Ví dụ: xây dựng hệ sinh thái số, trở thành doanh nghiệp số,…

Bên cạnh đó, việc chia nhỏ mục tiêu chuyển đổi số doanh nghiệp vừa và nhỏ theo từng giai đoạn/mục tiêu sẽ giúp dễ dàng theo dõi, kiểm tra và đánh giá kết quả thường xuyên. Có hai hướng chuyển đổi số chính mà doanh nghiệp có thể lựa chọn, đó là tập trung vào mục tiêu kinh doanh hoặc mục tiêu quản trị.

Bước 3: Lập kế hoạch chuyển đổi chi tiết

Kế hoạch hành động là bước cụ thể hóa lộ trình chuyển đổi số. Kế hoạch này cần bao gồm các nội dung chính như: lựa chọn giải pháp công nghệ phù hợp, phân công trách nhiệm, đào tạo nhân lực, xây dựng ngân sách và các biện pháp đảm bảo an ninh thông tin. Việc lập kế hoạch chi tiết giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn quá trình chuyển đổi số, đảm bảo các hoạt động được triển khai đúng tiến độ và hiệu quả.

Bước 4: Triển khai kế hoạch  

Đây là giai đoạn doanh nghiệp bắt tay vào thực hiện chuyển đổi số, bao gồm:

• Số hóa thông tin: Chuyển đổi dữ liệu từ dạng giấy tờ sang dạng kỹ thuật số.
• Số hóa quy trình: Ứng dụng công nghệ vào các quy trình nghiệp vụ để tối ưu hóa hoạt động.
• Đánh giá và cải tiến: Thường xuyên theo dõi, đánh giá hiệu quả của các hoạt động chuyển đổi số và điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp.

>>>Xem ngay:

• Hướng dẫn triển khai số hóa dữ liệu chi tiết A-Z

• Số hóa quy trình là gì? Hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp

• 4 Phương pháp triển khai số hóa doanh nghiệp thành công

Chuyển đổi số doanh nghiệp vừa và nhỏ là một hành trình liên tục, không có điểm kết thúc. Doanh nghiệp cần chủ động thích ứng, liên tục cập nhật công nghệ mới và cải tiến quy trình để đạt được hiệu quả tối ưu.

Những rào cản khi chuyển đổi số doanh nghiệp SME

Mặc dù chuyển đổi số mang lại nhiều lợi ích to lớn, nhưng các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) thường gặp phải những rào cản nhất định trong quá trình triển khai. Cụ thể:

Văn hóa doanh nghiệp

Chuyển đổi số đòi hỏi sự thay đổi trong tư duy và cách thức làm việc. Nhiều SME gặp khó khăn trong việc thích ứng với môi trường làm việc mới, đặc biệt là các doanh nghiệp có truyền thống hoạt động theo phương thức truyền thống. 

Theo thống kê, thiếu tư duy kỹ thuật số hoặc các thách thức về văn hóa kỹ thuật số trong doanh nghiệp chiếm tới 15,7% rào cản đối với các SME Việt Nam. Sự kháng cự của nhân viên đối với việc áp dụng công nghệ mới, thiếu sự ủng hộ từ ban lãnh đạo, và khó khăn trong việc thay đổi quy trình làm việc là những yếu tố cản trở quá trình chuyển đổi số.

Khả năng bảo mật

Khi chuyển đổi số, dữ liệu của doanh nghiệp được lưu trữ và xử lý trên môi trường mạng, do đó nguy cơ về an ninh mạng và rò rỉ dữ liệu là một mối quan ngại lớn. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường có nguồn lực hạn chế để đầu tư vào hệ thống bảo mật, khiến họ dễ bị tấn công bởi các cuộc tấn công mạng. Các chuyên gia cho rằng nguy cơ rò rỉ dữ liệu là một trong những thách thức chính mà các SME phải đối mặt khi chuyển đổi số.

Tiềm lực tài chính

Chuyển đổi số yêu cầu đầu tư đáng kể vào cơ sở hạ tầng công nghệ, phần mềm, đào tạo nhân lực,… Chi phí đầu tư ban đầu có thể là một gánh nặng đối với các SME, đặc biệt là những doanh nghiệp có nguồn vốn hạn chế. 

Theo báo cáo, các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam đang bước đầu đầu tư vào công nghệ Cloud Computing (18%), an ninh mạng (12,7%), nâng cấp phần mềm, phần cứng để chuyển đổi số (10,7%). 

Tuy nhiên, mức độ đầu tư này còn thấp so với yêu cầu thực tế. Chi phí đầu tư cao cho công nghệ mới được xem là một trong những khó khăn chính cản trở quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.

4 yếu tố then chốt để doanh nghiệp nhỏ chuyển đổi số thành công

Chuyển đổi số đang trở thành xu hướng tất yếu đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ. Vậy đâu là chìa khóa hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ chuyển đổi số thành công?  

Phối hợp liên phòng ban hiệu quả

Truyền thông nội bộ hiệu quả là yếu tố then chốt trong chuyển đổi số. Doanh nghiệp cần xây dựng một môi trường làm việc minh bạch, nơi thông tin được chia sẻ thông suốt giữa các phòng ban. Điều này giúp các bộ phận liên quan phối hợp nhịp nhàng, xử lý công việc nhanh chóng và hiệu quả, từ đó nâng cao năng suất lao động và cải thiện dịch vụ khách hàng. 

Ví dụ, khi xảy ra sự cố với đơn hàng, việc trao đổi thông tin kịp thời giữa bộ phận bán hàng, kho vận và chăm sóc khách hàng sẽ giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng, hạn chế tối đa thiệt hại và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

Khai thác dữ liệu hiệu quả

Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, dữ liệu đóng vai trò là tài sản quan trọng của doanh nghiệp. Xây dựng hệ thống thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp thấu hiểu khách hàng, nắm bắt thị trường và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

Việc ứng dụng các công nghệ phân tích dữ liệu tiên tiến như AI, Machine Learning sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác, dự đoán xu hướng thị trường và tối ưu hóa hoạt động.

Thúc đẩy sự tham gia của toàn doanh nghiệp

Chuyển đổi số không chỉ là việc ứng dụng công nghệ mà còn là sự thay đổi về tư duy và văn hóa làm việc. Doanh nghiệp cần tuyên truyền, phổ biến kiến thức về chuyển đổi số tới toàn thể nhân viên, tạo động lực để mọi người cùng tham gia vào quá trình này. Sự ủng hộ và tham gia tích cực từ tất cả các cấp sẽ giúp quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp SME diễn ra thuận lợi, đồng thời nâng cao nhận thức và kỹ năng số cho toàn bộ nhân viên.

Lựa chọn và tích hợp hệ thống công nghệ phù hợp

Việc lựa chọn và tích hợp hệ thống công nghệ phù hợp với nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp là yếu tố quan trọng để đảm bảo thành công của chuyển đổi số. Doanh nghiệp nên ưu tiên các giải pháp công nghệ có khả năng tích hợp cao, dễ sử dụng, dễ quản lý và bảo trì. Tránh đầu tư dàn trải vào quá nhiều hệ thống rời rạc, gây khó khăn trong việc quản lý, vận hành và tăng chi phí.

Chuyển đổi số là một quá trình liên tục, không phải là điểm đến cuối cùng. Doanh nghiệp vừa và nhỏ cần chủ động nắm bắt xu hướng, lựa chọn giải pháp phù hợp và kiên trì theo đuổi để đạt được hiệu quả tối ưu. Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích, giúp doanh nghiệp định hình rõ hơn về con đường chuyển đổi số phía trước.