Số hóa tài liệu là gì? Lợi ích & Quy trình thực hiện Chi tiết

Chuyển đổi số đang là xu hướng tất yếu, và số hóa tài liệu chính là một bước không thể thiếu trong quá trình này. Vậy số hóa tài liệu là gì? Lợi ích ra sao và cần lưu ý gì khi triển khai? DACO sẽ giải đáp tất cả trong bài viết này!

Số hóa tài liệu là gì?

Số hóa tài liệu là quy trình chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý (như giấy tờ, hình ảnh) sang dạng kỹ thuật số. Quá trình này bao gồm việc sử dụng công nghệ để quét, chụp ảnh hoặc nhập liệu từ tài liệu gốc, sau đó chuyển đổi sang các định dạng tập tin kỹ thuật số phổ biến như PDF, văn bản, hình ảnh hoặc video.

Quy trình này cho phép lưu trữ, xử lý và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả thông qua các thiết bị điện tử và mạng máy tính.

>>>Có thể bạn muốn biết: Số hóa là gì? Phân biệt số hóa và chuyển đổi số

Những loại tài liệu lưu trữ nên được số hóa

Việc số hóa tài liệu mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tuy nhiên không phải tài liệu nào cũng cần thiết phải số hóa. Vậy những loại tài liệu nào nên được ưu tiên ? Dưới đây là một số gợi ý:

• Giấy tờ tài chính: Báo cáo tài chính, sổ sách kế toán, hóa đơn, chứng từ,…
• Bản vẽ kỹ thuật: Bản vẽ công trình, thiết kế sản phẩm,…
• Bản đồ, sơ đồ: Bản đồ nhà máy, sơ đồ quy trình,…
• Tài liệu đào tạo: Bài giảng, tài liệu hướng dẫn,…
• Hợp đồng, thỏa thuận: Hợp đồng lao động, hợp đồng mua bán,…
• Hồ sơ nhân sự: Hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, bảng lương,…
• Chứng từ kế toán: Hóa đơn, biên lai, phiếu thu chi,…

Số hóa những tài liệu này giúp doanh nghiệp tiết kiệm không gian lưu trữ, dễ dàng truy cập, chia sẻ thông tin, và nâng cao hiệu quả quản lý.

Các bước số hóa tài liệu chi tiết

Số hóa không chỉ giúp bảo quản tài liệu an toàn, lâu dài mà còn giúp tối ưu hóa quy trình quản lý, tra cứu và sử dụng thông tin hiệu quả. Vậy các bước trong quy trình số hóa tài liệu là gì?

Bước 1: Chuẩn bị tài liệu

Trước khi bắt đầu số hóa, cần xác định rõ ràng những loại tài liệu nào cần được chuyển đổi sang dạng kỹ thuật số. Sau đó, tiến hành thu thập, phân loại và sắp xếp các tài liệu này một cách khoa học. Việc làm sạch và xử lý sơ bộ tài liệu (ví dụ: loại bỏ ghim, kẹp giấy,…) cũng rất quan trọng để đảm bảo chất lượng hình ảnh sau khi scan.

Bước 2: Scan tài liệu

Sử dụng máy scan chuyên dụng để chuyển đổi tài liệu giấy sang dạng hình ảnh kỹ thuật số. Cần lựa chọn thiết bị và chế độ scan phù hợp để đảm bảo chất lượng hình ảnh rõ nét, đầy đủ thông tin.

Bước 3: Nhập liệu (nếu cần)

Đối với những tài liệu cần chỉnh sửa hoặc khai thác thông tin, bạn có thể cần nhập liệu từ hình ảnh scan sang dạng văn bản có thể chỉnh sửa được (ví dụ: file Word, Excel,…). Có thể sử dụng phần mềm OCR (Optical Character Recognition) để tự động nhận dạng ký tự từ hình ảnh, hoặc nhập liệu thủ công nếu cần.

Bước 4: Kiểm tra và chỉnh sửa

Sau khi scan và nhập liệu (nếu có), cần kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo thông tin đã được chuyển đổi chính xác và đầy đủ.

Bước 5: Lưu trữ và quản lý

Bước cuối cùng là lưu trữ tài liệu số hóa một cách có hệ thống, khoa học trên các thiết bị lưu trữ (ổ cứng, server,…) hoặc nền tảng đám mây. Việc phân loại, đặt tên file và sử dụng các phần mềm quản lý tài liệu sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm, truy xuất và sử dụng tài liệu sau này.

Tại sao doanh nghiệp cần số hóa tài liệu?

Tài liệu được số hóa mang đến nhiều lợi ích thiết thực, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa quy trình vận hành. Cụ thể:

Khuyến nghị từ Chính phủ

Để nâng cao hiệu quả quản lý văn bản và thông tin, Chính phủ đã ban hành Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 về công tác văn thư. Nghị định này quy định rõ ràng các nội dung quan trọng, bao gồm soạn thảo, ký duyệt, quản lý văn bản, quy trình và thời hạn xử lý văn bản.

Đặc biệt, công tác quản lý văn bản, tài liệu được yêu cầu bắt buộc đối với các cơ quan, tổ chức nhà nước. Đồng thời, Chính phủ cũng khuyến khích các doanh nghiệp, tổ chức khác tham khảo Nghị định 30 để xây dựng quy trình, quy định riêng, đảm bảo tính chuẩn xác và hiệu quả.

Trong bối cảnh hiện nay, số hóa các tài liệu trong doanh nghiệp được xem là bước đi tiên phong, then chốt giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động quản lý văn bản, nâng cao hiệu quả và tăng tính linh hoạt trong vận hành.

Quản lý và khai thác dữ liệu tập trung

Việc quản lý và khai thác dữ liệu tập trung mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Bằng cách sử dụng hệ thống lưu trữ tập trung, toàn bộ dữ liệu được tổ chức và sắp xếp một cách khoa học, giúp cho việc tìm kiếm, truy cập và chia sẻ thông tin trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, ngay trên nền tảng số.

Điều này không chỉ thúc đẩy sự cộng tác hiệu quả giữa các phòng ban, mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho nhân sự tiếp cận thông tin cần thiết một cách nhanh chóng, góp phần nâng cao năng suất làm việc chung.

Tối ưu hóa quy trình xử lý tài liệu đến và đi

Đây là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp xử lý nhanh chóng quy trình quản lý tài liệu đến và đi. Nhờ việc chuyển đổi văn bản sang dạng điện tử, doanh nghiệp có thể tự động hóa quy trình, loại bỏ hoặc giảm thiểu sự phụ thuộc vào các thao tác thủ công như chờ đợi cấp quản lý ký duyệt.

Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, công sức mà còn giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu quả và tốc độ xử lý công việc. Từ đó, năng suất làm việc của đội ngũ nhân viên chắc chắn sẽ được cải thiện đáng kể.

Đồng nhất tất cả loại hình văn bản nhờ lưu trữ số hóa

Tài liệu số hóa cho phép doanh nghiệp chuyển đổi mọi loại hình văn bản, từ hợp đồng, báo cáo, biểu mẫu đến các tài liệu khác, sang dạng kỹ thuật số thống nhất. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể loại bỏ tình trạng phân tán, lộn xộn thường gặp trong hệ thống lưu trữ truyền thống, tạo nên một kho lưu trữ tập trung, dễ quản lý và truy cập.

Tiết kiệm thời gian, chi phí và sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả

Quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực mà còn góp phần bảo vệ môi trường. Việc tìm kiếm thông tin trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết khi không còn phải lục tìm trong hàng tá tài liệu giấy.

Hơn nữa, việc giảm thiểu sử dụng giấy và mực in góp phần đáng kể vào việc bảo vệ môi trường. Số hóa thúc đẩy cách làm việc minh bạch, chính xác, hạn chế sai sót, đồng thời mở ra những phương thức vận hành tiên tiến, giải quyết hiệu quả các vấn đề lãng phí và bất cập.

So sánh số hóa tài liệu và số hóa dữ liệu

Có hai khái niệm thường gây nhầm lẫn là “số hóa tài liệu” và “số hóa dữ liệu”. Mặc dù có vẻ tương đồng, nhưng thực chất đây là hai quá trình khác biệt với mục đích và phạm vi tác động riêng.

Tóm lại:

• Số hóa tài liệu là một phần của số hóa dữ liệu.
• Số hóa dữ liệu có phạm vi rộng hơn, bao gồm cả số hóa tài liệu và các dạng dữ liệu khác.

Cả hai đều đóng vai trò quan trọng trong việc bảo quản thông tin, tối ưu hóa quy trình làm việc và tạo ra các giá trị mới trong thời đại số.

>>>Tìm hiểu thêm: Số hóa dữ liệu là gì? Hướng dẫn triển khai chi tiết A-Z

Những yếu tố liên quan đến hoạt động số hóa tài liệu là gì?

Để hoạt động này diễn ra thành công và đạt hiệu quả cao, doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng các yếu tố sau:

Mục tiêu số hóa dữ liệu

Xác định rõ ràng mục tiêu số hóa là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Doanh nghiệp cần trả lời câu hỏi: “Vì sao chúng ta cần số hóa các tài liệu?”. Số hóa để lưu trữ, để chia sẻ, để khai thác thông tin, hay để phục vụ mục đích cụ thể nào khác?

Mục tiêu rõ ràng sẽ định hướng cho toàn bộ quá trình số hóa, từ việc lựa chọn tài liệu, công nghệ đến việc phân bổ nguồn lực.

Lựa chọn trang thiết bị chuyên dụng

Trang thiết bị ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả của quá trình số hóa. Doanh nghiệp cần đầu tư vào máy scan chất lượng cao để đảm bảo hình ảnh rõ nét, phần mềm OCR để chuyển đổi hình ảnh sang văn bản, hệ thống lưu trữ dữ liệu an toàn và các công cụ hỗ trợ quản lý tài liệu điện tử

Lựa chọn tài liệu

Không phải tài liệu nào cũng cần được số hóa. Doanh nghiệp nên tập trung vào những tài liệu quan trọng, có giá trị lưu trữ lâu dài và thường xuyên được sử dụng. Việc lựa chọn tài liệu phù hợp giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và công sức cho quá trình số hóa.

Nhân lực phục vụ quy trình số hóa những tài liệu trong doanh nghiệp

Con người đóng vai trò then chốt trong việc vận hành quy trình số hóa. Doanh nghiệp cần có đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản về kỹ thuật số hóa, sử dụng thành thạo các phần mềm, công cụ hỗ trợ và am hiểu quy trình quản lý tài liệu điện tử.

Kinh phí số hóa tài liệu

Đây là một quá trình đầu tư dài hạn, doanh nghiệp cần chuẩn bị kinh phí cho việc mua sắm trang thiết bị, phần mềm, đào tạo nhân lực và duy trì hoạt động của hệ thống. Việc lập kế hoạch ngân sách chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và đảm bảo hiệu quả đầu tư.

Hy vọng bài viết trên đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về số hóa tài liệu là gì và những lợi ích thiết thực mà nó mang lại.

Để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích khác về chuyển đổi số và công nghệ, hãy truy cập Seeact.vn thường xuyên nhé!