Downtime là gì? 5 Cách giảm thiểu Downtime trong sản xuất

Trong sản xuất, thời gian là tiền bạc, mỗi phút gián đoạn hoạt động đều có thể gây thiệt hại lớn về doanh thu và uy tín. Downtime chính là một trong những nguyên nhân hàng đầu gây ra những gián đoạn này. Vậy Downtime là gì? Cùng tìm hiểu nguyên nhân, hậu quả và các giải pháp hiệu quả để giảm thiểu downtime trong bài viết này của DACO. 

Downtime là gì?

Downtime, hay còn được gọi là thời gian chết trong sản xuất, là bất kỳ khoảng thời gian nào hoạt động sản xuất bị gián đoạn, dẫn đến việc tạm dừng sản xuất sản phẩm. Đây là khoảng thời gian mà máy móc, thiết bị hoặc toàn bộ dây chuyền sản xuất không hoạt động, gây ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả sản xuất.

Downtime không chỉ bao gồm việc máy móc bị hỏng hóc mà còn do nhiều nguyên nhân khác như:

• Bảo trì định kỳ
• Thay thế linh kiện
• Điều chỉnh, sửa chữa thiết bị
• Thiếu nguyên vật liệu hoặc nhân lực

Downtime có thể xảy ra ở bất kỳ giai đoạn nào trong quy trình sản xuất, từ khâu chuẩn bị nguyên liệu đến khâu hoàn thiện sản phẩm. Việc xác định, đo lường và quản lý downtime là yếu tố quan trọng để tối ưu hóa hiệu suất và năng suất của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, không phải tất cả downtime đều mang tính tiêu cực. Có hai loại downtime chính: downtime theo kế hoạch và downtime ngoài kế hoạch, hãy cùng tìm hiểu cụ thể trong phần tiếp theo

Các loại Downtime trong sản xuất là gì?

Downtime theo kế hoạch 

Đúng như tên gọi, đây là thời gian ngừng sản xuất đã được dự kiến trước để thực hiện các hoạt động bảo trì, sửa chữa, nâng cấp hoặc thử nghiệm thiết bị. Đây là một phương pháp bảo trì chủ động giúp duy trì hoạt động ổn định của máy móc và giảm thiểu downtime ngoài kế hoạch.

Mặc dù vẫn gây gián đoạn sản xuất, downtime theo kế hoạch cho phép doanh nghiệp chủ động kiểm soát tổn thất về thời gian, chi phí, nhân lực và năng suất thông qua kế hoạch triển khai cụ thể.

Downtime ngoài kế hoạch

Downtime ngoài kế hoạch là những khoảng thời gian sản xuất bị gián đoạn ngoài dự kiến do nhiều nguyên nhân khác nhau như trục trặc thiết bị, thiếu nhân công, lỗi thao tác của nhân viên… Nghiên cứu cho thấy khoảng 44% tổng số thời gian downtime ngoài kế hoạch là do thiết bị cũ kỹ.

Loại downtime này gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng:

• Giảm năng suất và chất lượng: Sản xuất bị trì trệ, ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng và uy tín doanh nghiệp.
• Tốn kém chi phí: Phát sinh chi phí sửa chữa, thay thế linh kiện, thuê ngoài bảo trì, bồi thường hợp đồng…
• Ảnh hưởng đến tuổi thọ thiết bị: Máy móc hoạt động trong tình trạng kém tối ưu dễ bị hỏng hóc và xuống cấp nhanh chóng.
• Nguy cơ mất an toàn lao động: Gần 40% các sự cố an toàn lao động trong nhà máy là do downtime bất ngờ.

Thực tế cho thấy downtime ngoài kế hoạch có thể tốn kém gấp 15 lần downtime theo kế hoạch. Tổn thất doanh thu do downtime có thể lên đến 3 triệu đô la cho mỗi sự cố.

Nguyên nhân dẫn đến Downtime là gì?

Trong sản xuất, downtime (thời gian chết) là nỗi ám ảnh của bất kỳ doanh nghiệp nào. Nó không chỉ làm gián đoạn quy trình, gây lãng phí thời gian và tài nguyên mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến năng suất và lợi nhuận. 

Vậy những nguyên nhân chính dẫn đến downtime là gì?

Downtime ngoài kế hoạch sản xuất

Downtime ngoài kế hoạch sản xuất là những sự cố bất ngờ xảy ra trong quá trình sản xuất, gây gián đoạn hoạt động và nằm ngoài dự kiến của doanh nghiệp. Bao gồm:

• Trục trặc thiết bị: Hỏng hóc máy móc, thiết bị là nguyên nhân hàng đầu gây ra downtime ngoài kế hoạch. Các sự cố thường gặp bao gồm hỏng hóc cảm biến, động cơ, quá tải, quá nhiệt, hoạt động liên tục không được bảo trì đúng cách…
• Sự cố mạng: Trong thời đại công nghiệp 4.0, các hệ thống sản xuất ngày càng phụ thuộc vào kết nối mạng. Sự cố internet có thể làm tê liệt hoạt động của toàn bộ nhà máy.
• Bảo trì không đầy đủ: Việc thiếu bảo trì hoặc kiểm tra định kỳ khiến máy móc dễ gặp trục trặc, tăng nguy cơ hỏng hóc và kéo dài thời gian downtime.
• Lỗi thao tác: Nhân viên vận hành hoặc bảo trì có thể mắc phải những sai lầm trong quá trình làm việc, gây ra sự cố ngoài ý muốn. Nguyên nhân có thể do sơ suất, thiếu kinh nghiệm hoặc do chương trình đào tạo chưa hiệu quả.
• Thiếu nhân lực: Việc thiếu hụt nhân công, đặc biệt là đội ngũ sửa chữa và bảo trì, khiến việc xử lý sự cố trở nên khó khăn và kéo dài thời gian downtime.
• Thiếu nguồn lực: Sản xuất có thể bị gián đoạn do thiếu hụt nguyên vật liệu, phụ tùng thay thế, nhiên liệu hoặc các tiện ích thiết yếu (điện, nước, internet…).
• Lập kế hoạch kém: Nhiều doanh nghiệp thiếu thông tin về nhu cầu bảo trì, sửa chữa và nâng cấp hệ thống, dẫn đến việc lập kế hoạch bảo trì kém hiệu quả và không có phương án xử lý sự cố kịp thời.

Downtime trong kế hoạch sản xuất

Nguyên nhân dẫn đến Downtime là gì? Dù đã lên kế hoạch bảo trì định kỳ, Downtime vẫn có thể xảy ra do một số nguyên nhân sau:

Downtime trong kế hoạch sản xuất là những khoảng thời gian ngừng hoạt động đã được dự kiến trước, nhằm phục vụ cho các hoạt động bảo trì, nâng cấp hoặc chuyển đổi sản xuất.

• Bảo trì định kỳ: Mặc dù được coi là downtime theo kế hoạch, bảo trì định kỳ vẫn có thể gây ra gián đoạn sản xuất nếu kế hoạch bảo trì không hiệu quả, không tuân thủ lịch trình, quy trình thủ công dễ sai sót hoặc không tận dụng được dữ liệu để tối ưu hóa hoạt động bảo trì.
• Chuyển đổi sản phẩm: Khi nhà máy thay đổi sản xuất sang một sản phẩm khác, dây chuyền sản xuất cần được điều chỉnh, lắp đặt lại hoặc thay thế khuôn mẫu. Đây là khoảng thời gian downtime đã được dự tính trước trong kế hoạch sản xuất.

Ảnh hưởng của Downtime là gì trong sản xuất?

Downtime, dù là theo kế hoạch hay ngoài kế hoạch, đều gây ra những ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động và hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp. Những ảnh hưởng này có thể được chia thành hai loại chính: chi phí hữu hình và chi phí vô hình.

Chi phí hữu hình

Downtime gây ra những tổn thất tài chính trực tiếp, dễ dàng đo lường được. Cụ thể, các chi phí hữu hình bao gồm:

• Giảm sản lượng: Mỗi sản phẩm được sản xuất đều mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Downtime làm gián đoạn quá trình sản xuất, khiến sản lượng giảm sút và ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu.
• Giảm công suất: Thời gian ngừng hoạt động khiến công suất nhà máy không đạt mức tối ưu, gây khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu thị trường, đặc biệt là khi đơn hàng tăng đột biến.
• Tăng chi phí lao động: Trong thời gian downtime, hoạt động sản xuất bị đình trệ nhưng chi phí nhân công vẫn phải duy trì, làm tăng chi phí sản xuất.
• Tăng chi phí lưu kho: Downtime khiến nhà máy phải lưu trữ hàng tồn kho nhiều hơn, dẫn đến tăng chi phí lưu kho, ước tính khoảng 10% – 30% giá trị hàng tồn kho mỗi năm.

Chi phí vô hình

Bên cạnh những tổn thất về tài chính, downtime còn gây ra những thiệt hại khó định lượng được gọi là chi phí vô hình. Dưới đây là một số ví dụ:

• Giảm khả năng đáp ứng: Khi downtime xảy ra, nhân viên phải tập trung giải quyết sự cố, ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất và khả năng đáp ứng đơn hàng.
• Tăng căng thẳng: Downtime gây áp lực cho cả nhân viên và máy móc. Nhân viên phải làm việc với cường độ cao để bù đắp lại thời gian chết, trong khi máy móc phải hoạt động hết công suất, tăng nguy cơ hỏng hóc.

Tóm lại, downtime gây ra nhiều tổn thất cho doanh nghiệp, từ việc giảm doanh thu, tăng chi phí đến ảnh hưởng đến uy tín và mối quan hệ với khách hàng. Do đó, việc giảm thiểu downtime là một trong những mục tiêu quan trọng để nâng cao hiệu quả sản xuất và lợi nhuận của doanh nghiệp.

Tính toán tổn thất do Downtime trong sản xuất

Chi phí tổn thất do Downtime 

Downtime gây ra những thiệt hại đáng kể về mặt tài chính cho doanh nghiệp sản xuất. Theo Hiệp hội Tự động hóa Quốc tế (ISA), một nhà máy sản xuất trung bình mất từ 5% đến 20% năng suất hàng năm do downtime ngoài kế hoạch.

Mỗi sự cố downtime đều kéo theo một loạt hậu quả tiêu cực, bao gồm:

• Mất doanh thu 
• Giảm năng suất 
• Kéo dài thời gian hoàn thành 
• Mất uy tín với khách hàng 
• Tăng nguy cơ tai nạn lao động

Khi đối mặt với các sự cố bất ngờ như hỏng hóc thiết bị, nhân viên vận hành dễ gặp phải tai nạn lao động do quy trình bị gián đoạn. Thống kê cho thấy mặc dù chỉ có 5% thời gian vận hành dành cho việc khởi động và tắt thiết bị, nhưng đây lại là khoảng thời gian chiếm đến 40% số vụ tai nạn lao động xảy ra.

Nghiên cứu của công ty công nghệ thông tin Arimo (được trích dẫn bởi Forbes) cho thấy một nhà máy sản xuất trung bình gặp phải 15 giờ downtime mỗi tuần. Công ty nghiên cứu B2B Aberdeen ước tính mỗi giờ downtime khiến doanh nghiệp thiệt hại khoảng 260.000 đô la, tương đương với hơn 2 triệu đô la mỗi năm. Con số thực tế có thể còn cao hơn do các chi phí phát sinh từ tai nạn lao động, thay thế thiết bị… 

Việc tính toán chi phí downtime một cách chính xác là rất phức tạp vì nó bao gồm nhiều yếu tố, cả hữu hình và vô hình. 

Vậy công thức tính chi phí Downtime là gì, cách tính như thế nào?

Cách tính chi phí Downtime

Để hiểu rõ hơn về tổn thất tài chính do downtime gây ra, doanh nghiệp cần tính toán chi phí downtime một cách cụ thể. Có hai phương pháp chính để tính toán chi phí này, tùy thuộc vào việc bạn muốn đo lường dựa trên thời gian hay doanh thu bị mất.

1. Tính toán dựa trên thời gian bị mất

Phương pháp này tập trung vào việc xác định tỷ lệ thời gian tài sản (máy móc, dây chuyền sản xuất…) không hoạt động so với tổng thời gian làm việc.

Công thức:

Thời gian chết ngoài kế hoạch = (Thời gian tài sản ngừng hoạt động / Tổng thời gian) x 100

2. Tính toán dựa trên doanh thu bị mất

Phương pháp này tính toán chi phí downtime dựa trên số tiền doanh nghiệp thiệt hại do sản xuất bị gián đoạn.

Công thức:

Chi phí downtime ngoài kế hoạch = Lương trung bình theo giờ x (Thời gian tài sản ngừng hoạt động / Tổng thời gian) x Số lượng nhân viên bị ảnh hưởng

Lưu ý:

• Các công thức trên chỉ mang tính ước lượng và tập trung vào chi phí trực tiếp. Chi phí thực tế có thể cao hơn do các yếu tố gián tiếp như uy tín thương hiệu, mất cơ hội kinh doanh…
• Việc tính toán chi phí downtime giúp doanh nghiệp nhận thức rõ hơn về tổn thất do downtime gây ra, từ đó có biện pháp phòng ngừa và giảm thiểu downtime hiệu quả.

Cách giảm thiểu Downtime trong sản xuất hiệu quả

Downtime gây ra những tổn thất đáng kể cho doanh nghiệp. Do đó, việc chủ động áp dụng các biện pháp giảm thiểu downtime là rất quan trọng. Dưới đây là một số cách hiệu quả để giảm thiểu downtime trong sản xuất:

Lập kế hoạch bảo trì bảo dưỡng

Một kế hoạch bảo trì bảo dưỡng hiệu quả là yếu tố then chốt để giảm thiểu Downtime. Kế hoạch này cần bao gồm các nội dung chi tiết như: loại hình bảo trì, hướng dẫn thực hiện, lịch trình bảo trì, nhân sự phụ trách, phụ tùng thay thế và nguồn lực cần thiết.

Vậy các phương pháp bảo trì để hạn chế Downtime là gì?

Có nhiều phương pháp bảo trì khác nhau như bảo trì khắc phục (Corrective Maintenance), bảo trì phòng ngừa (Preventive Maintenance), bảo trì dự đoán (Predictive Maintenance)… Doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp phù hợp với mục tiêu, yêu cầu và chiến lược quản lý của mình.

Tuân thủ lịch trình bảo trì bảo hành bảo dưỡng

Việc xây dựng kế hoạch bảo trì thôi chưa đủ, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng lịch trình bảo trì được tuân thủ nghiêm ngặt. Điều này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và ý thức trách nhiệm của từng nhân viên. Ban lãnh đạo cần nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuân thủ lịch trình bảo trì đối với toàn bộ nhân viên.

Đào tạo nhân viên

Nhân viên được đào tạo bài bản có khả năng xử lý sự cố nhanh chóng và hiệu quả hơn, giúp giảm thiểu thời gian downtime. Đầu tư vào đào tạo giúp nâng cao năng lực của đội ngũ kỹ thuật, đồng thời trang bị cho nhân viên kiến thức về quy trình sản xuất, vận hành thiết bị an toàn và nhận biết các dấu hiệu tiềm ẩn của sự cố.

Sử dụng dữ liệu để theo dõi Downtime

Thu thập và phân tích dữ liệu sản xuất là cách tiếp cận hiệu quả để theo dõi downtime, từ đó xác định nguyên nhân gốc rễ và đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời. Dữ liệu giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hiệu suất thiết bị, tần suất xảy ra sự cố và các yếu tố ảnh hưởng đến downtime.

Tự động hóa bảo trì bảo dưỡng

Trong thời đại công nghiệp 4.0, việc ứng dụng phần mềm quản lý bảo trì bảo dưỡng là xu hướng tất yếu. Phần mềm SEEACT-MANT của DACO là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tự động hóa các nhiệm vụ bảo trì, nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu downtime.

Các tính năng nổi bật của SEEACT-MANT:

• Lập kế hoạch bảo trì khoa học, tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của thiết bị.
• Quản lý thông tin, trạng thái thiết bị theo thời gian thực, kiểm soát hiệu quả công việc bảo trì.
• Cảnh báo lỗi tự động, giúp nhà quản trị xử lý sự cố kịp thời, giảm thiểu downtime.
• Đánh giá hiệu suất thiết bị (OEE), theo dõi trạng thái bảo trì, hỗ trợ bảo trì dự đoán.

SEEACT-MANT là một phần của bộ giải pháp quản lý sản xuất tổng thể SEEACT-MES, bao gồm các module:

• SEEACT-WOMS: Quản lý kế hoạch, lệnh sản xuất.
• SEEACT-SPM: Quản lý công đoạn sản xuất.
• SEEACT-OEE: Quản lý hiệu suất tổng thể thiết bị.
• SEEACT-WMS: Quản lý kho thông minh.
• SEEACT-QMS: Quản lý chất lượng sản phẩm.

Với 6 Module được tích hợp, hệ thống quản lý sản xuất SEEACT-MES là một bộ giải pháp quản lý toàn diện cho nhà máy. 

SEEACT-MES là giải pháp toàn diện cho mọi loại hình sản xuất, giúp doanh nghiệp khắc phục những hạn chế và tối ưu hóa hoạt động.

>>>Tìm hiểu chi tiết: Hệ thống quản lý sản xuất SEEACT-MES

Liên hệ ngay với các chuyên gia của DACO qua số Hotline 0904.675.995 để được tư vấn và demo miễn phí.

Kết luận

Hiểu rõ Downtime là gì và những tác động của nó đến hiệu quả sản xuất là bước đầu tiên để doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và nâng cao năng suất. Bằng cách chủ động xác định nguyên nhân, áp dụng các biện pháp phòng ngừa hiệu quả và tận dụng các giải pháp công nghệ tiên tiến như phần mềm quản lý bảo trì bảo dưỡng SEEACT-MANT, doanh nghiệp có thể kiểm soát downtime, giảm thiểu tổn thất và duy trì hoạt động sản xuất ổn định.

Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về downtime trong sản xuất là gì. Chúc bạn thành công!